AAGen-ITC Software Idea Management Ideenmanagement-Software Ideenmanagement für das Inter-/Intranet Produktinfo AAGen-ITC Software Inh.: Leyla Erarslan www.aagen.de Grüberstr. 6 / 58511 - Lüdenscheid Tel: 02351 944721 / Mobil: 0171 17 25 287 Fax: 02351 944722 / E-Mail: Kontakte@aagen.de

Idea Management: Ideenmanagement für das Inter-/Intranet AAGen-ITC Software Idea Management: Ideenmanagement für das Inter-/Intranet Export/Import MS-Access, MS-Excel Datenaustausch mit anderen Systemen Internet, Intranet Einreichermenü / Vorschlagsformular Masteradmin-Menü 1. Vorschlag eingeben 2. Statistik für eigene Vorschläge -Festsetzen von Administratoren -Einstellen von Parametern Personalbüro/ Finanzbuchhaltung Administrationsmenü/ Administration 13. Prämienzahlung 3 . Vorschläge annehmen, kontrollieren Gutachtermenü/Gutachter 6 . Vorschlag begutachten Realisierbarkeit, Einsparung, Realisierung 4 . Gutachter benennen und an ihn weiterleiten 5. Terminkontrolle 7 . Gutachten annehmen und zum nächsten Arbeitsgang für Komissionsentscheidung weiterbearbeiten IM-Kommission 8 . Über die begutachteten Vorschläge wird entschieden: -Anerkennung -Ablehnung -Zurückstellung zur Weiterbearbeitung 10 . Benachrichtigung der Einreicher 11. Prämienlisten 12. Realisierungskontrolle 14. Terminkontrolle 15. Statistik- und Informationsdienste Firmenmanagement 9. Bestätigung

IM-Idea Management Ablauforganisation AAGen-ITC Software IM-Idea Management Ablauforganisation Anmeldung (einmalig) Vorschlag eingeben Automatische E-Mail-Bestätigung / Einreicherstatistik Ausdruck Gutachter benennen und dem Vorschlag an Gutachter lenken Erstellung eines Gutachtens dann Lenken an Administrator Auswertung des Gutachten Gutachten i. O. ? Aufnahme in die Kommissionsliste Kommissionsentscheidung Anerkennung ? Anerkannter Vorschlag Abgelehnter Vorschlag Prämienliste an das Personalbüro Ablehnungs- bescheid an Einreicher Realisiert ? Aufforderung zur Realisierung Bestätigung des Firmenmanagements Anerkennungs- bescheid an Einreicher nein ja IM-Administration Einreicher Gutachter Personalabteilung IM-Kommission Firmenmamagement Prämienzahlung Exportfunktionen zur weiteren Auswertungen Statistische Auswertungen Vorschläge pro Jahr, Mon. Abt., Mitarb. usw. Anerk, Ablehn., pro Jahr, Mon., Mitarb. usw. Prämie, Einsparung pro Jahr, Mon. Abt., Mitarb. usw.

AAGen-ITC Software Anmeldung: Login Jeder muss sich mit Login anmelden. Beim ersten Mal muss jeder Teilnehmer einmalig das Anmeldeformular ausfüllen. Ein Klick auf Einreicher neu startet das Anmeldeformular.

Anmeldung: Einreicherangaben AAGen-ITC Software Anmeldung: Einreicherangaben Die Einreicherangaben muss jeder einmal eingeben, der mit dem Ideenmanagement etwas zu tun hat, sei es als Einreicher oder als Master-Admin. Die Vorschläge sind vor Unbefugten durch ein entsprechendes Passwort geschützt. Jeder Einreicher kann eigene Vorschläge ansehen, jeder nicht die anderer Einreicher. Dies dürfen allerdings die Einreicher mit höheren Berechtigungen, wie die Administratoren.

Master Admin:Aufgaben AAGen-ITC Software Master Admin:Aufgaben Master-Admin übernimmt die übergeordneten Aufgaben und seine Aufgaben bestehen darin, die Einstellungen und Parameter festzusetzen und die Berechtigungen zu vergeben. Die Einstellungen sind die firmenspezifischen Werte, Parameter und Faktoren. Hier wurden 4 Berechtigungsarten definiert: 1. Master-Admin, 2. Administrator, 3. Gutachter und 4. Kommission Die Berechtigungsarten können nach Kundenwunsch erweitert bzw. geändert werden. Einreicherliste / Aufgabenbereiche Nur Master-Admin kann Berechtigungen der einzelnen Einreicher (Mitglieder) vergeben. Wie unten im Bild zu sehen ist.

Master Admin: Aufgaben AAGen-ITC Software Master Admin: Aufgaben Einstellungen Die Einstellungen und Parameter dürfen nur die Master-Admin ändern. Es sind verschiedene Änderungen der Einstellungen möglich: Dauer des Gutachtens (Tag): Die Frist in Tagen für die Gutachter. In diesem Zeitraum muss das Gutachten fertig sein. Textlänge: Anzahl Zeichen für die maximale Textlänge. Berücksichtigter Anteil der Kosten: Die Realisierungskosten für anerkannte Vorschläge sind in dem Maße berücksichtigt, wie sie in diesem Feld angegeben sind. Der angegebene Anteil der Realisierungskosten wird von der jährlichen Einsparung abgezogen; die restlichen Einsparungen (Netto-Einsparung) werden bei der Prämienberechnung berücksichtigt. Prämienanteil: Der angegebene Anteil von der jährlichen Netto-Einsparung definiert den Grundbetrag von der errechneten Prämie. VVnr. Year-Month-Digit (Jahr-Monat-Zähler): Diese Angaben beeinflussen die Nummerngestaltung. Beispiele: Jahr Monat Zähler Ergebnis Y Y 5 20040400001 Y N 5 200400001 N Y 5 nicht möglich N N 5 00001

Master Admin: Faktoren AAGen-ITC Software Master Admin: Faktoren Die Faktoren sind die Tabellen, die bei Ermittlung von Prämien angewendet werden. Tabelle Pauschalprämie Die Pauschalprämie ist dann anzuwenden, wenn keine jährliche Einsparung zu ermitteln ist. Es werden die Prämienhöhen von der Prämientabelle übernommen.

Master Admin: Faktoren AAGen-ITC Software Master Admin: Faktoren Parameter für Prämienberechnungen Die Tabellen 1 und 2 sind Gewichtungen für die Prämienberechnung. Sie enthalten prozentuelle Werte . Diese beeinflussen die errechnete Prämie entsprechend ihrer Größe. Mit der Tabelle 1 werden die Aufgabenbereiche gewichtet und die Tabelle 2 enthält die Gewichtungen für Themenbereiche. Tabelle 1 Diese Tabelle enthält die Gewichtungen nach Aufgabenbereichen. Höchster Wert ist gewöhnlich 100%. Im allgemeinen bedeutet, je höher die Stellung, um so geringer ist die Gewichtung. D. h. ein Abteilungsleiter bekommt bei gleicher Einsparung weniger als seine Mitarbeiter.

Master Admin: Faktoren AAGen-ITC Software Master Admin: Faktoren Tabelle 2: Tabelle Gewichtung nach Themen Die berechenbare Prämienermittlung wird im allgemeinen unter Berücksichtigung von Realisierungskosten nach Basis der jährlichen Einsparungen berechnet. Diese sind bereits unter Einstellungen angegeben. Es gibt weitere Einstellungen, die je nach Unternehmen unterschiedlich sind. Diese kann man nach Aufgaben- und Themenbereichen frei definieren. Nach diesen Faktoren werden die Basisprämien gewichtet. Das Ergebnis ist dann die zu zahlende Prämie. Beispiel Jährliche Einsparung: 10.000 € / Realisierungskosten: 3.000 €, berücksichtigt 30% also 900 € Prämienberechnungsbasis: 9.100 € / Prämienanteil: 20% Basisprämie: 9100 € * 20%= 1820 € Position: Meister=60% / Thema: Materialeinsparung=125% Zu zahlende Prämie=1820 €*60%*125%= 1365 € (Dieses Beispiel dient zur Erläuterung des Nutzens von Tabellen. Die Aufgabe von Master-Admin ist, diese Faktoren festzuschreiben. Berechnungen machen die Administratoren und Kommissionsmitglieder.

Menü: Vorschlag Eingabe Verbesserungsvorschlag AAGen-ITC Software Einreicher können hier Verbesserungsvorschläge eingeben. Hier werden die Einreicherdaten nicht noch einmal eingegeben. Diese Daten sind immer verfügbar und vorhanden. Man braucht nur die Idee einzugeben (Vorschlagsbezeichnung und Vorschlag). Weitere Angaben sind bei Gruppenvorschlägen fällig: Mit Einreicher hinzufügen fügt man weitere Beteiligte hinzu. Man kann auch bis zu 3 Dokumente als Anlage einfügen. Dokument einfügen Gruppenvorschlag

Menü: Vorschlag Auflistung und Statistiken AAGen-ITC Software Menü: Vorschlag Auflistung und Statistiken Jeder Einreicher kann seine eigenen Vorschläge auflisten und sich über den Stand der Einzelnen erkundigen. Darüber hinaus können die Einreicher eigene Statistiken ansehen. Hier hat man auch die Möglichkeit, sich mit Unternehmensdurchschnitt zu vergleichen. Mit der Vorschlagsliste hat der Einreicher die Möglichkeit, seine Vorschläge und den Stand der Vorschläge einzusehen. Bild: Eigenstatistik des Einreichers Bild: Vorschlagsliste des Einreichers

Menü:Administration AAGen-ITC Software Die Administratoren sind für die Steuerung des Ideenmanagements zuständig. Sie nehmen die Vorschläge auf, korrigieren und leiten sie an die Gutachter weiter. Begutachtete Vorschläge überprüfen die Administratoren und leiten sie an die Kommission weiter. Die Administratoren veröffentlichen Statistiken und Kennzahlen.

Menü:Admin - Verbesserungsvorschläge AAGen-ITC Software Menü:Admin - Verbesserungsvorschläge Hier werden die Vorschläge weiterbearbeitet und an Gutachter weitergeleitet. Mit einem Klick auf die Bezeichnung des gewünschten Verbesserungsvorschlags, erhält man eine dedaillierte Ausführung desselben.

Menü: Administration - Verbesserungsvorschläge AAGen-ITC Software Menü: Administration - Verbesserungsvorschläge Vom Gutachter begutachtete Vorschläge werden an Administrator zurückgeschickt. Hier kann der Administrator diese kontrollieren und für die Kommission freigeben. Hier sind bei anerkannten Vorschlägen mit jährlichen Einsparungen Grundprämien (hier als Prämienanteil benannt) berechnet.

Menü: Administration - Einreicherliste AAGen-ITC Software Menü: Administration - Einreicherliste Ein Administrator muss einen Vorschlag an einen Gutachter lenken. Wenn dieser Gutachter noch nicht benannt worden ist, kann dies Master-Admin tun. Hier kann Administrator die Einreicherliste ansehen, wenn es nötig ist, dann die Änderung vornehmen; der Administrator kann die Änderung bei Einreicherdaten vornehmen.

Menü: Gutachter AAGen-ITC Software Die Gutachter haben die Aufgabe, an sie gelenkte Vorschläge so zu bewerten, so dass die Kommission bzw. das Unternehmensmanagement eine endgültige Entscheidung treffen können. Schriftlicher Teil vom Gutachten Jahreseinsparung+Realisierungskosten (wenn Anerkennung)

Menü: Kommission AAGen-ITC Software Die Aufgabe der Kommission ist, über die von Gutachtern begutachteten Vorschläge verbindlich zu entscheiden. Die Kommission setzt bei anerkannten Vorschlägen Prämienhöhen fest. Sie kann die Gutachten ablehnen, revidieren oder ein neues Gutachten verlangen. Die Kommission bekommt begutachtete Vorschläge, wie sie unten zu sehen sind. Um Prämien zu berechnen, klickt man auf der Schaltfläche Prämienberechnung.

Menü: Kommission - Prämienberechnung AAGen-ITC Software Menü: Kommission - Prämienberechnung Prämienberechnungsgrundlagen sind bereits durch Master-Admin vorgegeben. Die Prämienhöhe und -art hängt davon ab, ob dieser Vorschlag eine Jahreseinsparung bringt oder nicht, welchen Aufgabenbereich der Einreicher hat und um welchen Themenbereich es sich handelt.All diese Einflussgrößen sind in den Tabellen abgelegt. Hier kann man Prämienart 1 (AN1: Pauschalprämie) und Prämienart 2 (AN2: errechnete Prämie) wählen. Pauschalprämie Für Vorschläge, die keine Jahreseinsparung ausmachen, wird man einen Pauschalbetrag zahlen, der aus einer Liste zu übernehmen ist.

Menü: Kommission - Prämienberechnung AAGen-ITC Software Menü: Kommission - Prämienberechnung Errechnete Prämie Für Vorschläge, wo Jahreseinsparungen auszumachen sind, wird die Prämienhöhe errechnet. Die Grundberechnung ist in der Einstellung (Master-Menü) angegeben und die weiteren Parameter sind unter Faktoren ( Master-Menü) aufgelistet.

AAGen-ITC Software Kürzeln VV-Nr.: Verbesserungsvorschlagsnummer VV: Verbesserungsvorschlag Status Verbesserungsvorschläge NEU: Noch nicht bearbeiteter VV GA: VV ist bei Gutachter AB: VV abgelehnt AN1: Anerkennung / Pauschalprämie AN2: Anerkennung / Errechnete Prämie Z: Von der Kommission zurückgestellt worden, um nochmals begutachten zu lassen. Realisierungsstatus R0: Noch keine Wertung. R1: Idee ist realisiert worden R2: Idee wird realisiert R3: Idee wird trotz der Anerkennung nicht realisiert R4: Idee wurde realisiert aber überholt

AAGen-ITC Software Bearbeitung es gibt die Regeln und Vorgehensweise, die, unabhängig von Modulen, überall gleich sind, z. B. wenn man auf die Bezeichnung von VV klickt, öffnet man Vorschlagsformular mit allen Daten und Bearbeitung. Einen Vorschlag öffnen: Mit einem Klick auf die Bezeichnung des gewünschten Vorschlages öffnet man der Vorschlag. Je nach Liste sind die Formulare kann man bearbeiten bzw. nur betrachten. Im Bild sind beide Formulararten abgebildet.

AAGen-ITC Software Bearbeitung Sortieren Mit einem Mausklick auf den gewünschten Titel aufwärts und abwärts sortieren, z. B. ein Klick auf das VVNr sortiert die Liste aufwärts nach VVNr. Der nächste Klick sortiert die Liste abwärts. Man kann nach VVNr, Name, Vorname und Eingangsdatum sortieren. History Mit einem Klick auf History kann man sehen, welchen Weg ein Vorschlag genommen hat.

AAGen-ITC Software Bearbeitung Druckaussicht Durch Betätigung der Schaltfläche erscheint Druckaufbereitung. Dies kann man mit Drucken ausdrucken.

AAGen-ITC Software Bearbeitung Exportieren Durch die Betätigung der Schaltfläche erscheint Druckaufbereitung. Dies kann man mit Drucken ausdrucken.

AAGen-ITC Software Bearbeitung Suchfunktionen Suchfunktion in den Modulen Administration und Kommission ermöglicht Anwendern, nach Vorschlägen von bis zu 3 Kriterien zu suchen. Eine andere Suchfunktion gibt es im Modul ‚Administration‘ in der Liste ‚Alle Vorschläge‘. Hier gibt man ein Stichwort ein und kann die Liste nach Bezeichnung, Name und VV-Nr. filtern.

AAGen-ITC Software Bearbeitung Messaging Mit einem Messaging-System können alle Teilnehmer im AAGidea miteinander kommunizieren.

AAGen-ITC Software Bearbeitung WAP WAP-Handy-Besitzer können sich über die eingegangenen Vorschlägen erkundigen. Die Einreicher können den Status der eigenen Vorschläge, die Administratoren die letzten 5 Vorschläge auflisten usw. Die Möglichkeiten kann man nach Kundenwünschen erweitern. Nach dem Kauf der Software ‚AAGidea‘ entfällt selbstverständlich die Eingabe von ‚Firm Username‘ und ‚Firm Password‘. WAP-Adresse für den Probezugang: http://wapidea.aagen.de