Date of this version: 10 December 2004 Anforderungen der europäischen Finanzkontrolle an die Abwicklung von Forschungsprojekten Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 Übersicht 1. Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse 2 Externe und interne Prüfungen 3. Prüfungsabschnitte 4. Prüfungs-Check Liste 5. Follow-up der Prüfungen 6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel 7. Management des 5.FRP und Ausblick auf 7.Rahmen- programm 8.Referenzen Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

1. Prüfungsziele, -anlässe, -ergebnisse 1.1.- Finanzprüfung (Ordnungs- und Rechtmäßigkeit - Performance Prüfung 1.2. – Zuverlässigkeitsprüfung - Thematische Prüfungen 1.3. - Jahresbericht - Sonderbericht - Stellungnahmen Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

2. Externe und interne Prüfungen 2.1 Europäischer Rechnungshof (Prüfung der Rechnungslegung und Mittelverwendung der EU; Entlastung) 2.2. Prüfung durch die Kommission 2.3. Zertifizierung der cost-statements Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 3. Prüfungsabschnitte Prüfungsplanung (Risikoanalyse; APM; AWP) Stichprobe; Projektauswahl Aktenprüfung Kommission Prüfungsankündigung (vor Ort) Vor Ort Prüfung Vorläufige Prüfungsfeststellungen an die Kommission Endgültige Bemerkungen (ggf. Bezug in Berichten) – follow-up Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list -1 Informationen über den Zuwendungsempfänger Statut, Eigentümerverhältnisse, letzte Jahresabschlüsse mit Prüfungsbericht Organisationsplan Liste der mit dem Projekt befassten Personen Interne Vorschriften o. Richtlinien für die finanzielle und wissenschaftliche Vw. des/der EU-Verträge Liste aller abgeschlossenen u. laufenden F&E Verträge mit der Kommission (1997 – 2004) Liste anderer EU Zuwendungen (Referenz, Beträge) (1997 –2004) Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list -2 Eingang und Verteilung der Zuwendungen Projekt Berichte und Vertragsänderungen Rechnungslegungssystem für das Projekt Detaillierte Liste und Zusammenfassung der/des cost statement Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list –3 Personalkosten - Liste der Personen (Zeitraum im Projekt; Position; Kategorie) - Arbeitsverträge (bzw. Nachweis der Abordnung) - Gehaltsliste und Nachweis der Gehaltszahlungen - Kalkulation der Stundensätze (Btto plus Abgaben) - Bestätigte Zeitnachweise aller am Projekt beteiligten Personen Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list - 4 Anschaffungen von Geräten (inkl.Leasing) - Originalrechnung - Abschreibungsberechnung - Inventarverzeichnis (sofern für das Projekt) - Benutzernachweis (z.B. Laborlogbuch) - physischer Nachweis Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list - 5 Unterverträge - Vergaberichtlinien des Zuwendungsempfängers - Originalvertrag (mit datierten Unterschriften inkl. Techn. Anhänge) - Anfrage und Genehmigung durch die Kommission - Rechnungen - Nachweis der Lieferungen/Leistungen - Status/Eigentümerverhältnisse des Untervertragsnehmers Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list - 6 Reisekosten - interne Reiserichtlinien - Liste mit allen Personen, Zielen, Daten und Kosten der projektbezogenen Reisen - Genehmigte (Dienst-)Reiseanträge - Kommissionsgenehmigung für Länder außerhalb der EU/EFTA - Rechnungen für Reisen, Unterkunft etc. und boarding card bzw. Tickets Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 4. Prüfungs-Check list - 7 Verbrauchsmaterial - interne Vorschriften zur Beschaffung - Bestellung - Rechnungen - Lagerentnahmenachweis Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

5. Follow-up der Prüfungen Kommission veranlasst Nachgang bei Zuwendungsempfänger (Zusatzprüfung; Stellungnahme des ZWEmpfängers; Rückforderungen ggf. „red flag procedure“ Bei Unregelmäßigkeiten: OLAF Überprüfung der von der Kommission getroffenen Maßnahmen und Bericht im Jahresbericht (follow-up der Hofbemerkungen und Auflagen im Entlastungsverfahren) Impact assessment der RP Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

6. Beispiele von festgestellten Fehlern/Mängel Antragsverfahren (Evaluierung) Verträge Zahlungen Fehlende Zeiterfassung Budgetierte statt reale Kosten Überhöhte Abrechnungen Doppelabrechnungen Fehlende Projektbuchhaltung Reisekosten Geräte und Verbrauchsmaterialien Fehlende Zielerreichung Berichtswesen Unzureichende Zertifikate Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

7. Management des 5.RP und Ausblick auf 7. Rahmenprogramm Systemanalyse und Tests des Management des 5.RP hat erhebliche Schwachstellen nachgewiesen. Zahlreiche Empfehlungen zur nachhaltigen Verbesserung (z.B. IT Instrumente, Antragsverfahren, Rolle des Koordinators, Bedeutung des audit certificates; Sanktionen) Intensive Diskussion mit Fachministerien auf Basis des SB u. mit EP, im Hínblick auf 7RP (eventuell “avis” vom ERH) Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 8.Referenzen Sonderbericht Nr. 9/99 „Forschungsmaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft u. Fischerei; Programm FAIR“ ABL C 92 30.03.2000 SB Nr.10/2000 „GFSM Vergabe von öffentlichen Aufträgen“, ABL C 172 21.06.2000 SB Nr. 9/2000 „Ausbildung und Mobilität von Forschern“, ABL C 349 10.12.2001 SB Nr.2/2002 „Sokrates und Jugend für Europa“, ABL C 136 07.06.2002 SB Nr. 1/2004 „Verwaltung indirekter FTE Aktionen (5.RP)“, ABL C 99 23.04.2004 Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Date of this version: 10 December 2004 Kontakte: Prof. Dr. Hendrik FEHR Abteilungsleiter am Europ. Rechnungshof 12, rue Alcide De Gasperi L-1511 Luxemburg +352.43 98 45503 hendrik.fehr@eca.eu.int www.eca.eu.int Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004

Ihre Steuergelder, unsere Prüfungsfelder - herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Prof. Dr. Hendrik Fehr Fortbildungsseminar “Öffentliche Finanzkontrolle...” , Leipzig Date of this version: 10 December 2004