Projektbericht: Welcome Centre an der Ruhr-Universität Bochum Pfeile jeweils zusammen Bild am Ende abspeichern Schneller reinfliegen Monika Sprung, Leiterin Akademisches Auslandsamt Anna Tredota, Projektmitarbeiterin Welcome Centre Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Konzept Welcome Centre Bochum Information und Serviceleistungen für international mobile ForscherInnen und ihre Familien sowie die gastgebenden Lehrstühle Bündelung der Expertise und Ergänzung der Angebote von bereits existierenden (Verwaltungs-)Strukturen - Matrixorganisation (AAA, Personaldezernat, Pro-Kids, Research School, Lehrstühle, Akafö, Sprachabteilung DaF u.a.) Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Projektumsetzung Aufgaben innerhalb des Projektes Koordination und Vernetzung intern Aufbau der Dienstleistungen Aufbau und Pflege der Internetseiten Vernetzung Welcome Centre-Mitarbeiter (Matrix) Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung Printmaterial Aufbau der Datenbank (Datenschutz!) Rekrutierung und Fortbildung der student. Tutoren Organisation von Veranstaltungen Vernetzung extern (Stadt Bochum, Unis Bonn und Marburg, ERAMORE, Utrecht Network) Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Arbeitsweise und Kommunikation Zentraler Kontakt Stud.Tutoren AAA Ansprechpartner RUB Lehrstühle externe Ansprechpartner lokal Internationale Netzwerke Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Stand der Umsetzung: Services und Informationen Homepage: Praktische Informationen, Events/News, Rückblicke Hilfe bei der Wohnungssuche Beratung ausländerrechtliche Angelegenheiten Beratung Arbeitsverträge (Personaldezernat), englische Übersetzungen von allen Verträgen, Personalbogen etc. Beratung Familie (ProKids) Sprachkurse Deutsch als Fremdsprache Studentische Tutoren Datenbank der Gastwissenschaftler: Anmeldung online Datenbank der Gastgeber: Backoffice Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Stand der Umsetzung: Begleitprogramm und Extras Neujahrsempfang Welcome Centre Cocktails Angebote für begleitende PartnerInnen (z.B. Frauenkontaktgruppe) Wissenschaftler Lounge Projekt Wirtschaftspsychologie Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Stand der Umsetzung: Aktuelles Gastwissenschaftler-Ausweis Internetseite „Internationale Gäste der RUB“ Willkommens-Mappe: Welcome Centre-Booklet Begleitprogramm (Zusammenarbeit BO-Marketing) Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Projektphase 2 und danach: Aufgaben und offene Fragen Gestaltung der Geschäftsprozesse Nachhaltigkeit der aufgebauten Dienstleistungen und Strukturen nach dem Förderzeitraum Gastwissenschaftler inclusive Doktoranden? Ausbau der externen Vernetzungsstrukturen (Universitätsallianz Metropole Ruhr, Utrecht Network) Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Geschäftsprozesse: Beispiel real Vorbereitungen Ankunft Unterbringung Visum und Anmeldung Kontoeröffnung Formalitäten Kinder Formalitäten Partner Arbeitsvertrag Mietvertrag Doppelbesteuerung Rechenzentrum GW-Ausweis Universitätsführung Formalitäten während und am Ende des Aufenthalts Lehrstuhl Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Geschäftsprozesse: Wunschmodell? Vorbereitungen Ankunft Unterbringung Visum und Anmeldung Formalitäten Partner Formalitäten Kinder Kontoeröffnung Arbeitsvertrag Mietvertrag Doppelbesteuerung Rechenzentrum GW-Ausweis Universitätsführung Formalitäten während und am Ende des Aufenthalts Lehrstuhl Lehrstuhl Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

Lösung: Paket-Angebot (nach Abschluß der Projektphase) Basispaket: Informieren Beraten Lehrstuhl „Rundum-Sorglos-Paket“: Übernehmen Erledigen Lehrstuhl Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre

für Ihre Aufmerksamkeit! Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Stand: 05.06.2008 www.rub.de/welcome-centre