Fakultätsmanagement: Von der Pflicht zur Kür Nikolas Lange Vortrag im Rahmen des CHE-Hochschulkurses „Fakultätsmanagement: Von der Verwaltung zur Geschäftsführung“ Bielefeld, 6. und 7. Dezember 2004 © N. Lange 6. Dezember 2004

Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Gliederung Einleitung Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge Zusammenfassung © N. Lange 6. Dezember 2004

1.1 Die TU Braunschweig und der Fachbereich Maschinenbau 1745 gegründet, zehn Fachbereiche, davon acht technisch bzw. naturwissenschaftlich, etwa 13.500 Studierende, ca. 2.700 Beschäftigte, 190 Mio. € Haushaltsvolumen, davon 40 Mio. € Drittmittel. Fachbereich Maschinenbau 24 Institute, ca. 420 Beschäftigte, etwa 2.200 Studierende, 16 Mio. € Landesmittel, 16 Mio. € Drittmittel Altgebäude der TU Braunschweig © N. Lange 6. Dezember 2004

1.2 Bisherige Entwicklung des Fachbereichs Maschinenbau bis 1960er Jahre: Maschinenbau traditioneller Prägung mit z.B. Luft- und Raumfahrttechnik, Feinwerktechnik, Feinbearbeitung ab 1960er Jahre: Aufnahme der Themengebiete Kerntechnik, Verfahrenstechnik seit 1980er Jahre: Neue Arbeitsgebiete Mikrotechnik, Oberflächentechnik, Bioverfahrenstechnik seit 1997 / 1998: Beginn der Neuausrichtung Einsparauflagen und Neuausrichtungen erforderten z.B. Aufgabe von Fördertechnik, Flugtriebwerke, Kerntechnik Änderung der Personalstruktur seit 1994: von 38 Professuren verbleiben 26 (davon eine Juniorprofessur) Reduzierung des wissenschaftlichen Personals um ca. 20 % © N. Lange 6. Dezember 2004

1.3 Institute und Fachrichtungen des Maschinenbaus © N. Lange 6. Dezember 2004

Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Gliederung Einleitung Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge Zusammenfassung © N. Lange 6. Dezember 2004

2.1 Aktuelle Herausforderungen für (deutsche) Hochschulen im Wettbewerb Effizienz Internationalisierung Öffentlichkeitsarbeit und Marketing Hochschule „Bologna“ Verordnungen und Erlasse Evaluierungen W-Besoldung Kundenorientierung und Service Finanzierung Fazit: Hochschulen sind Bildungs- und Forschungsunternehmen, die sich dem internationalen Wettbewerb stellen müssen! © N. Lange 6. Dezember 2004

2.2 Hochschulinterne Probleme (I) In der Regel werden genannt: zu geringe finanzielle Ressourcen schlechte Betreuung der Studierenden fehlende Planungssicherheit schlechte Kommunikation Überregulierung / Detailsteuerung wenig Offenheit … © N. Lange 6. Dezember 2004

2.2 Hochschulinterne Probleme (II) In der Regel werden nicht genannt, sind aber maßgeblich: 1. fehlende Ziele, keine Strategie 2. ineffiziente Organisations- und Führungsstrukturen 3. Vertrauenskrise © N. Lange 6. Dezember 2004

2.2.1 Fehlende Ziele, keine Strategie Institut Fachbereich / Fakultät Resultierende keine übergeordneten Ziele / mangelhafte strategische Ausrichtung individuelles Agieren der Einrichtungen nach eigenen Zielsetzungen © N. Lange 6. Dezember 2004

2.2.2 Ineffiziente Organisations- und Führungsstrukturen Hochschule „Außenwelt“ gegenseitige Wünsche Senat Präsidium Zentrale Verwaltung Fachbereich n Fachbereich 1 … InstituteFB 1 InstituteFB n Linien repräsentieren formale und informelle Kommunikations- und Entscheidungswege Kunden Land Forschungsförderer … © N. Lange 6. Dezember 2004

2.2.3 Vertrauenskrise (I) Mißtrauen besteht … Folge: Wer auch nur entfernt andeutet, er könne sich „bewegen“, wird bestraft. Daher gibt es keine „Bewegung“. Beispiel: Einmal abgegebene Ressourcen sind für immer verloren. … fachbereichsintern und zwischen den Fachbereichen … zwischen den Fachbereichen und der Hochschulleitung intern Fazit: Vertrauenskrise ist maßgeblich, andere Probleme sind Folge-erscheinungen, zumindest aber nachgeordnet. … zwischen den Hochschulen … zwischen Hochschule und Politik / Ministerien extern © N. Lange 6. Dezember 2004

Medien, Politik, Ministerien, Bedeutungs- losigkeit 2.2.3 Vertrauenskrise (II) Medien, Politik, Ministerien, CHE ;-) individuelle Ziele Egoismus Neid, Missgunst Hochschule gemeinsame Ziele Kooperation „Wir-Gefühl“ Bedeutungs- losigkeit „Maß“ für nötige Arbeit 100 Exzellenz © N. Lange 6. Dezember 2004

2.3 Wettbewerbsfähigkeit einer Hochschule Wettbewerbsfähigkeit einer Hochschule erfordert Exzellenz … … in der Lehre … in der Forschung ! … in der Verwaltung © N. Lange 6. Dezember 2004

2.3.1 Wahrnehmung der (Hochschul-)Verwaltung omnipräsenter Sündenbock (fallweise abstrakt oder ad personam) immer (mit-)verantwortlich für Mißerfolge Erfolge werden trotz, nicht wegen oder mit Hilfe der Verwaltung errungen © N. Lange 6. Dezember 2004

2.3.2 Definitionen des Begriffs Verwaltung (Beispiele): „Öffentliche Verwaltung im materiellen Sinne ist also die mannigfaltige, konditional oder nur zweckbestimmte, also insofern fremdbestimmte, nur teilplanende, selbst- beteiligt entscheidend ausführende und gestaltende Wahrnehmung der Angelegen- heiten von Gemeinwesen und ihrer Mitglieder als solcher durch die dafür bestellten Sachverwalter des Gemeinwesens.“ [Wolff/Bachhof in Maurer, H. „Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Auflage, C.H. Beck, München 2002“] „Im engeren Sinne wird unter öffentlicher Verwaltung jedes Verwaltungshandeln verstanden, das dem Vollzug von Gesetzen dient.“ [http://www.wikipedia.org, „Verwaltung“] „Tätigkeit mit dem Ziel, Leben nach bestimmten Richtlinien und Weisungen zu ordnen.“ [brandeins 04/04, S. 122] © N. Lange 6. Dezember 2004

2.3.3 Definitionen des Begriffs Management (Beispiele): Management entspricht im betriebswirtschaftlichen Zusammenhang der Betriebsführung. Im funktionalen Sinn steht der Begriff für die damit verbundenen Tätigkeiten und Aufgaben: Ziele definieren Organisieren Entscheiden Kontrollieren Menschen entwickeln und fördern [nach http://www.wikipedia.org, „Management“] Management ist „der Einsatz persönlicher Fähigkeiten zur Erkennung und Erreichung organisatorischer Ziele durch den Einsatz der angemessenen Ressourcen. Zum Management gehört auch, zu erkennen, was getan werden muß, Ressourcen zu organisieren und Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die erforderlichen Aufgaben zu bewältigen.“ [Campus Management, Campus Verlag, Frankfurt am Main / New York 2003] © N. Lange 6. Dezember 2004

2.3.4 Versuch einer Abgrenzung: Verwaltung vs. Management externe Zielvorgaben, die erreicht werden sollen Zieldefinition und Zielerreichung „aus sich heraus“ in der Regel rein operatives Geschäft Trennung von strategischem und operativem Geschäft vorschriftenorientiert, Status quo bewahren zielorientiert, Status quo verändern Kontrolle / Überwachung ausübend (Blockade ?) kontrollbedürftig biologisch / medizinisch: „lebenserhaltend“ biologisch / medizinisch: „wachstumsfördernd“ passiv, reagierend, regulierend Stillstand  defensiv aktiv, agierend, gestaltend Veränderung  offensiv © N. Lange 6. Dezember 2004

Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Gliederung Einleitung Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge Zusammenfassung © N. Lange 6. Dezember 2004

3. Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus Aufgaben für den Fachbereich: 1. Zieldefinition und Strategieentwicklung, „Synchronisation“ 2. Effizienz steigern 3. Vertrauen aufbauen © N. Lange 6. Dezember 2004

3.1 Zieldefinition und Strategieentwicklung Ziele! Institut Fachbereich / Fakultät Ausgangssituation: keine übergeordneten Ziele / mangelhafte strategische Ausrichtung individuelles Agieren der Einrichtungen nach eigenen Zielsetzungen Zielzustand: gemeinsame Ziele, klare Strategie individuelles Agieren der Einrichtungen zur Erreichung der übergeordneten Ziele effiziente operative Umsetzung vertrauensvoller Umgang © N. Lange 6. Dezember 2004

3.2.1 Neuorganisation der Fachbereichsverwaltung Voraussetzung für eine exzellente Verwaltung ist die „richtige“ Organisation (Struktur folgt Strategie !): Verwaltungsstruktur Strukturanalyse und -optimierung Verwaltungspersonal effizienter Einsatz des „richtigen“ Personals Verwaltungsabläufe Business Process Reengineering Ziel: Entwicklung weg von der Verwaltung hin zum Management © N. Lange 6. Dezember 2004

3.2.2 Lösungsansatz Trennung von operativem und strategischem Geschäft Stärkung der Position des Dekans durch Aufteilung seiner Aufgaben auf drei Schultern. Dazu: …Einrichtung der Position eines Studiendekans (seit 2002) …Einstellung eines (permanenten) Geschäftsführers (seit 1999) Beratung des … …Dekans durch Strategie- und Strukturkommission …Studiendekans durch Studienkommission Fachbereichsrat als Entscheidungs- und Kontrollgremium gem. NHG © N. Lange 6. Dezember 2004

3.2.3 Organisationsstruktur Fachbereichsrat Strategie- und Strukturkommission Studienkommission Strategische Ebene Dekan Studiendekan Geschäftsführer Geschäftsstelle Operative Ebene Studienberatung Maschinenbau & Bioing. Prüfungsdatenverwaltung Studienberatung Wirtschaftsingenieure MB © N. Lange 6. Dezember 2004

3.2.4 Hauptaufgaben der Geschäftsführung pauschal: operative Umsetzung der Strategie Konflikt- potential konkrete Beispiele: „Pflicht“ Ressourcenbewirtschaftung, -planung und -steuerung (inkl. Kapazitätsberechnung) Evaluation der Forschung Benchmarking Struktur Studierenden- und Prüfungsdatenverwaltung Studienorganisation und -beratung Evaluation der Lehre Studium Informations- und Öffentlichkeitsarbeit Fachbereichs- und Hochschulmarketing Alumni-Betreuung Öffentlichkeitsarbeit Spaß- potential „Kür“ © N. Lange 6. Dezember 2004

3.2.5 Erforderliche Kenntnisse für die Geschäftsführung fundiertes Wissen über Lehre und Forschung der Institute Betriebswirtschaft (Finanzen, Marketing, …) spezifisches Wissen über die öffentliche Verwaltung (Stellen- und Mittel-bewirtschaftung, …) Jura (Arbeitsrecht, Steuerrecht, …) © N. Lange 6. Dezember 2004

3.3 Aufbau von Vertrauen Vertrauen kann nur durch gemeinsames erfolgreiches Arbeiten, Transparenz und Verläßlichkeit mittel- bis langfristig erworben werden. Vertrauensaufbau ist ein mittelbares Ergebnis, eine direkte operative Umsetzung ist nicht möglich! © N. Lange 6. Dezember 2004

Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Gliederung Einleitung Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge Zusammenfassung © N. Lange 6. Dezember 2004

4.1 Ressourcenverteilung und –bewirtschaftung (I) Unter Ressourcen werden hier verstanden: Personalmittel (Angest. u. Arb.) Stellen (Beamte) Sachmittel Räume / Flächen Zu ihrer Bewirtschaftung sind generell folgende Schritte erforderlich: Ermittlung des Gesamtbestandes des Fachbereiches Überprüfung, ob Verbindlichkeiten und / oder Forderungen bestehen Erstellung einer „Bilanz“ Entwicklung eines Schlüssels für eine „gerechte“ Verteilung Regelmäßige Überprüfung mit erforderlichen Umverteilungen Finanzen in Ordnung bringen Ressourcen gerecht verteilen (Erklärung Ressourcen) Kontinuierliche Überprüfung der Ressourcen (Benchmarking) © N. Lange 6. Dezember 2004

4.1 Ressourcenverteilung und –bewirtschaftung (II) … statisch, Festschreibung in Berufungszusage … keine Flexibilität, erfolgreiches Arbeiten nicht attraktiv früher … dynamisch, Startausstattung mit anschl. regelmäßiger Überprüfung … hohe Flexibilität, Ansporn zum und Belohnung für Erfolg heute Hauptparameter für eine „gerechte“ Verteilung: Forschung (z.B. Drittmittelaufkommen) Lehre (z.B. Lehrleistung gemäß LVVO) Finanzen in Ordnung bringen Ressourcen gerecht verteilen (Erklärung Ressourcen) Kontinuierliche Überprüfung der Ressourcen (Benchmarking) Ziel: solide Finanzen („Pflicht“) Bildung einer Notfallreserve („Kür“) © N. Lange 6. Dezember 2004

4.1.1 Personal- und Sachmittel Aufteilung der finanziellen Ressourcen (Landesmittel, Summe ca. 16 Mio. €) Der Sachmitteletat ist gegenüber dem Personalmitteletat vernachlässigbar klein. Folge: Größerer außerplanmäßiger Finanzbedarf (Zwischenfinanzierung kw-Stellen, Ersatz-beschaffungen usw.) kann nur durch Umwidmung aus den Personalmitteln (oder aus Drittmitteln) befriedigt werden. „Generieren“ von „freien Mitteln“ aus Personalmitteln durch Wiederbesetzungs-sperren; diese Verfahrensweise wird genutzt von Land Hochschule Fachbereich © N. Lange 6. Dezember 2004

4.1.2 Leistungsbezogene Flächenbilanz (I) Ermittlung des Fachbereichs-Gesamtbedarfs über Studienplatzzahlen (Grundausstattung) und Drittmittelaufkommen (Zusatzausstattung). [HIS-Dokumentation 09/2001] Verfahren: Messung des Raumbedarfs für Lehre und Forschung durch erbrachte Lehrleistung der Institute (in Anlehnung an LVVO) Ermittlung des Raumbedarfs für die Drittmittel-Forschung durch Auswertung des Drittmittelaufkommens der Institute Vergleich von Bedarf und Bestand Bedarfsorientierte Flächenzu- bzw. -abgänge © N. Lange 6. Dezember 2004

4.1.2 Leistungsbezogene Flächenbilanz (II) Institut Lehrleist. (LVS) Lehrleist. (%) Raumbedarf Lehre (qm) MBD Mittelwert (€) p.a. Raumbe-darf MBD (qm) Flächen-bestand (qm) Bedarf (qm) Saldo (qm) … ... Inst. X 57,6 4,1 1.363,0 924.671 297,1 1.972,0 1.660,1 -311,9 Inst. Y 143,3 10,2 3.391,1 2.038.946 655,1 3.966,0 4.046,2 80,2 Summe 1.406,3 100 33.770,0 14.100.000 4.530,0 40.800,0 38.300,0 -2.500,0 MBD: Mittel Beiträge Dritter Institut X: Flächenüberhang, muß Fläche abgeben Institut Y: Flächenbedarf, ggf. zusätzliche Zuweisung erforderlich Flächenüberhang Fachbereich, Abgabe an Hochschule © N. Lange 6. Dezember 2004

4.2.1 Betreuung von Studierenden Phase I Phase II Phase III Information Beratung Verbundenheit Vorbereitung auf Studium Schulzeit Studium Berufsleben Abitur Studienbeginn Diplom © N. Lange 6. Dezember 2004

4.2.2 Information von Studieninteressenten (Phase I) Beispiel: Bewertung des Informationspaketes Wichtig: Kundenzufriedenheit ermitteln, ggf. Maßnahmen überprüfen! Informationspaket wir an Studieninteressenten versandt © N. Lange 6. Dezember 2004

4.2.3 Herkunft der Studieninteressenten (Phase I) Kenntnisse über die Herkunft der Kunden sind wichtig, da z.B. Antwort auf folgende Fragen: Was ist Einzugsgebiet ? Kann es vergrößert werden ? Wo werben ? Auswertung der Herkunft von Studien-interessenten für die Studiengänge des Fachbereichs Maschinenbau. Datenbasis: ca. 2.600 Datensätze, Gruppierung nach Postleitzahlen 12XXX, Stand Oktober 2004. Legende: © N. Lange 6. Dezember 2004

4.3.1 Stand auf Hannover Messe Industrie 2004 © N. Lange 6. Dezember 2004

4.3.2 Beispiele für Werbegeschenke Postkarten Schreibblöcke Erstsemester-Ordner Kugelschreiber © N. Lange 6. Dezember 2004

Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Gliederung Einleitung Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge Zusammenfassung © N. Lange 6. Dezember 2004

5.1 Verlauf der Einschreibungen WS 1994/95 bis WS 2003/04 (zulassungsbeschränkt) © N. Lange 6. Dezember 2004

5.2 Entwicklung des Drittmittelaufkommens Prognose © N. Lange 6. Dezember 2004

5.3 Sonderforschungsbereiche im Maschinenbau „Von Null auf Drei …“ Sonderforschungsbereich 516 (seit 07/1998) Konstruktion und Fertigung aktiver Mikrosysteme Sonderforschungsbereich 562 (seit 07/2000) Robotersysteme für Handhabung und Montage Sonderforschungsbereich 578 (seit 07/2001) Integration gen- und verfahrenstechnischer Methoden zur Entwicklung biotechnologischer Prozesse - Vom Gen zum Produkt © N. Lange 6. Dezember 2004

Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Gliederung Einleitung Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge Zusammenfassung © N. Lange 6. Dezember 2004

vielfältige Herausforderungen für deutsche Hochschulen 6. Zusammenfassung vielfältige Herausforderungen für deutsche Hochschulen Bewältigung schwierig, da zahlreiche interne Probleme Problemlösung durch Zieldefinition, Strategieentwicklung und effiziente Umsetzung, „Struktur folgt Strategie“ damit Basis, um Herausforderungen zu bewältigen aber: Erfolge nicht kurzfristig, sondern nur mittel- bis langfristig durch nachhaltiges Arbeiten erreichbar Die Position eines Fachbereichsgeschäftsführers ist eine der spannendsten Aufgaben, die Hochschulen zu vergeben haben. © N. Lange 6. Dezember 2004

Fakultätsmanagement: Von der Pflicht zur Kür Nikolas Lange Vortrag im Rahmen des CHE-Hochschulkurses „Fakultätsmanagement: Von der Verwaltung zur Geschäftsführung“ Bielefeld, 6. und 7. Dezember 2004 © N. Lange 6. Dezember 2004