Von der Geschäftsprozeßanalyse bis zum Einsatz von SAP R/3 Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Prozeßoptimierung und Standardsoftwareauswahl für die zentrale Verwaltung der Universität des Saarlandes Dipl.-Kfm. Wolfgang Lorenz Präsidialbüro der Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 1

Projekthistorie CeBIT 1994 Projektidee Okt. 1994 Beginn des Projektes: „Prozeßorientierte Organisation der zentralen Verwaltung der Universität des Saarlandes“. Aug. 1996 Abschlußbericht Okt. 1997 Bericht der Machbarkeitsstudie März 1998 Vertragsunterzeichnung SAP - UdS SAP R/3 - Einführung Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 2

Die Universität des Saarlandes in Zahlen 5 Fakultäten Technische Fakultät (1.735 Studierende) Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät (1.955) Rechts- und Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät (4.922) Medizinische Fakultät (1.964) Philosophische Fakultät (7.387) 18.133 Studierende 293 Professoren 766 Stellen sonstiges wissenschaftliches Personal 930 Stellen nicht wissenschaftliches Personal Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 3

Die Universität des Saarlandes in Zahlen Haushaltszuschuß 251 Mio. Drittmittel 1998: 53.7 Mio. Studienanfänger: 2.100 (1. Hochschulsemester 98/99) Absolventen 1997: 2.335 Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 4

Die Universität des Saarlandes in Zahlen Personal Rechnungswesen Wirtschaftsamt Haustechnik 5400 Abrechnungen pro Monat 716 Anträge auf Beihilfe 1429 Reisekostenabrechnungen 120.000 Rechnungen pro Jahr 1.400 Drittmittelkonten (53 Mio.) 16 Mio. Drucke 35.000 Übernachtungen 115.000 m/2 HNF Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 5

Merkmale der Universität des Saarlandes Dienstherreneigenschaft Eigene Kasse Zentrale Verwaltung Dezentrale Entscheidungsstrukturen ca. 2000 mittelbewirtschaftende Stellen (treffen Personal- und Beschaffungsentscheidungen) Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 6

BPR Projekt: Zentrale Verwaltung Gestaltung aufgabenorientierter Prozesse in der ZV der Univ. des Saarlandes Ziele Instrumente Vorgehensweise Beteiligte Nutzen Verbesserung der ARIS Projektschritte Organigramm Nutzen betrieblichen Abläufe für ZV Aufgaben- Verbesserte orientierung Kanzler Aufgaben- Betriebswirtschaftliche ausführung Problemstellung Wirtschaftlichkeit Fachkonzept Organisation Schnellere ("Rüst- und DV-Konzept Beteil. Abläufe Implementierung Durchlaufzeiten" Aufgaben- Ref. Schritt I der Prozesse- Fachkonzept Fachkonzept Fachkonzept bereiche Durchführung: ZV der Universität des Saarlandes Basis für DV-Konzept DV-Konzept DV-Konzept Prozeßteams eines Aufgaben- Implementierung Implementierung Implementierung definieren Umstrukturierungen Basis: Interviews, bereiches) Daten Steuerung Funktion Dokumente, Pers. usw. rat für Mitarbeiter Transparenz Möglichkeit der Prozeßmodelle zum Einbringen komplexen IWi von Verbesserungs- Entscheidungs- IST-Prozesse vorschlägen zusammenhänge Schritt II WERKSAUFTRAG PLANUNG DES WERKS- TERMINIERTE modellieren) und AUFTRAGE VORGÄNGE Zielerkennung Verflechtungen Abteilungsleiter Projekt- Gremium der BEARBEITEN ZEICHNUNG STÜCKLISTE BEARBEITEN ÜBERPRÜFEN NORMUNG Referate Konstrukteur Disponent Normfachmann für IWi GEÄNDERTE ZEICHNUNG STÜCKLISTE GEÄNDERTE DOKUMENTE NORMEN- GERECHTE Vorschläge Projekt- Team Mitarbeiter- FREIGABE FÜR PRÜFUNG UND FERTIGUNG Abteilungsleiter für Ref.prozeßmodell orientierte FREIGABE NICHT MÖGLICH FREIGABE MÖGLICH Schritt III Prozeß- Dokumenten- Prozeß- verbesserung Prozeß- gestaltung Team modellierung Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 7

Ausgangssituation: Funktionsorientierung Produkte Funktionen Fachref. F 1 Antragsannahme/-vorbereitung Zentral- referat F 2 Antragsprüfung Zentr. St.bew. Bewirtschaftung Abr.stelle Abrechnung EDV/Stat. F n Statistik Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 8

Ziel: Prozeßorientierung Ganzheitliche Vorgangsbearbeitung Konsequente Kundenorientierung (Studenten/Lehre/ Forschung) Reduktion von Durchlaufzeiten und Kosten Humanisierung der Arbeitsabläufe Erhöhung der Transparenz Produkte P1 P2 Pi Pi+1 PN Funktionen Fachref. F 1 Antragsannahme Zentr. referat F 2 Antragsprüfung Zentr. Bew. Bewirtschaftung Gemeinsame Datenbank Abr.stelle Abrechnung EDV/Stat. Abt. F n Statistik Bearbeiteter Antrag Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 9

Vorgehensweise / Projektschritte Integrierte Prozeßbetrachtung - Partizipativer Ansatz Projektschritte Identifizierung von Verwaltungsprozessen Dokumentation der Ist-Prozesse mit dem ARIS-Toolset Diskussion von Ansätzen zur Prozeßverbesserung Ausarbeitung von Prozeßverbesserungen Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 10

Modellierung der Verwaltung Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 11

Ergebnis der Prozessanalyse Hohes Potential, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 12

Ergebnis der Prozessanalyse Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 13

Akzeptanz des Projektes Modellieren am Arbeitsplatz Diskussion der Prozesse in den Abteilungen Darstellung aller Prozesse in einer öffentlichen Präsentation Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 13

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Erhebungszeitraum: 12 Monate Projektteam: Baumann, Iwi Landwehr, Iwi Müller, HTW Rauber, ZV Scherer, Iwi 16 Praktikaten 3 Diplomanden ca. 200 unterschiedlich komplexe Prozesse modelliert ca. 600 Interviews Ist-Modellierung abgeschlossen Schwachstellenanalysen Entwicklung von Sollprozessen Softwarevorführungen/-information HIS, Quantum, SAP Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Überprüfung der Machbarkeit des Einsatzes Zielsetzung der Machbarkeitsstudie Überprüfung der Machbarkeit des Einsatzes der integrierten Standardsoftware SAP R/3 für die Zentrale Verwaltung der Universität des Saarlandes Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Aspekte der Machbarkeitsüberprüfung Fachlich- organisatorische Machbarkeit Technische Machbarkeit Wirtschaftliche Machbarkeit Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 14

fachbezogene Arbeitskreise (Interviews / Workshops) Projektlenkungs- ausschuß Arbeitskreis 2 Materialwirtschaft Arbeitskreis 1 Rechnungswesen Koordinatoren IDS-Berater Personalrat Projektteam Herr Lorenz Frau Geib Herr Landwehr (IWi) Vertreter Personalrat Vertreter Datenschutz fachbezogene Arbeitskreise (Interviews / Workshops) Kanzler Dr. Cremers Referatsleiter IDS-Projektleiter Stabstelle Referat 61 Arbeitskreis 3 Personalwirtschaft Arbeitskreis 4 IT-Infrastruktur/ Vertr. Datenschutz Arbeitskreis 5 Qualifizierung Datenschutz Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Kosten- und Leistungsrechnung Haushaltsmanagement Finanzbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Betriebswirtschaft- liche Steuerungs- prozesse TR-FM FI CO Materialwirtschaft Personalwesen HR MM Interne Service- prozesse Studenten- administration Leistungserstellungs- prozesse Forschung Lehre Weiterbildung Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

SAP R/3 ist machbar Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Einführungsvoraussetzungen (I) Qualifizierungsmaßnahmen werden ohne Verzögerung angegangen Entscheidung zur Einführung der doppelten Buchführung fällt schnell Schlagkräftige Projektorganisation wird aufgebaut SAP-Einführung wird vom UdS-Management voll unterstützt Klare und schnelle Entscheidungsstrukturen unterstützen die Projektarbeit Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Motivation bei allen Beteiligten ist vorhanden und wird gefördert. Einführungsvoraussetzungen (II) Motivation bei allen Beteiligten ist vorhanden und wird gefördert. Ein Jahr „die Ärmel hochkrempeln“ ! Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 22

Vorschlag für SAP R/3-Einführungsplanung 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.1.98 1.1.99 IT-Basis-Schulung Einführung HR BWL-Basis-Schulung SAP-Basis-Schulung SAP-Schulung Key-User BWL - Rahmenkonzept Aufbau R/3-Prototyp Add-on-Entwicklung Einführung CO Einführung TR-FM Einführung FI Einführung MM Dezentraler SAP-Einsatz Funktionale Erweiterung Universität des Saarlandes, CHE-Workshop 18.02.99 21