Implementierung eines elektronischen Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen Projekt der Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen zur Implementierung eines elektronischen Online-Bestell- und Dokumentationssystemes für Arzneimittel Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje Satellitensymposium 9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14.06.2003

IST-Situation 2002 Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2-3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche: papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)

IST-Situation 2002 Bestell-Vorgang Probleme auf Station:  Transparenz und Aktualität mangelnde Transparenz fehlende Bestellhistorie Status der Bestellung/Lieferung Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste Arzneimittel-Hausliste  Handschriftliche Bestellung = Quelle von Bestellfehlern  hoher Zeitbedarf für den Bestellvorgang Probleme in der Apotheke:  handschriftliche Bestellung „Entcodierung“ der Bestellung mangelhafte formale Qualität mangelnde Transparenz zeitraubende und kosten- trächtige Transportvorgänge Unterschriftsberechtigung

Chargen-Dokumentation IST-Situation 2002 Chargen-Dokumentation Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die Apotheke Transfusionsmedizin  stationsbezogene Ausgabe  nur patientenbezogene Ausgabe (keine patientenbezogene Dokumentation)  Bestellung vorab oder bei Bedarf  Bestellung nur bei Bedarf Dokumentation in der Krankenakte und  per „Blutbuch“ auf Station  in der Transfusionsmedizin (handschriftlich) (handschriftlich + elektronische Tabellen) ABER:  Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!!  Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!

Ziele für das Klinikum  Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste Sonderbestellungen: Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution automatische Umleitung der Bestellung in ein elektronisches Sonderrezept  patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren DRG-relevante Kostenträgerrechnung für ausgewählte z.B. hochpreisige AM  Erweiterungsmöglichkeiten: Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung

Stationen und die Apotheke Ziele für die Stationen und die Apotheke  qualitative Verbesserung des Bestellprozesses und erhöhte Transparenz Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang  Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung  Lageroptimierung: Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel  Wirtschaftlichkeit  durch Wegfall zeitraubender Transporte  Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation

Module des Programms jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station jwebPatientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“) PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3

Aufbau eines Chargenpools Datenfluss bei der Bestellung EDV-ONLINE-Bestellung Web-Server SAP-Server Buchung und Aufbau eines Chargenpools Station Apotheke TF Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten

Datenfluss bei der Dokumentation Scanner- oder manuelle Eingabe Patient Station Plausibilitätsprüfung Web-Server Chargenpool Analysen Recherchen Sonderentgelt- abrechnung SAP-Server Archivierung Kontrolle der Daten Fehlerkorrektur Datenweitergabe Apotheke TF

Technische Voraussetzungen Systeme: zentral: SAP R/3 -Installation IS-H-Installation (nicht essentiell) Datenbank (Oracle oder MySQL) Webserver (Apache) lokal: für Webanbindung: MS Internet Explorer 5.5 oder höher (Station) FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte) direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI (Apotheke) Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)

Projektplan Kickoff Pilotphase Chirurgische Klinik 01.09.02 15.10.02 15.12.02 31.03.03 31.03.04 Meilensteine Feinkonzept Prototyp Start Produktiv- Implementierung betrieb Bestellung auf den Stationen Start Produktiv- betrieb Doku Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting Dezernat M MIK Pflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung) Transfusionsmedizin

jwebPatientenabgabe Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln Ziele und Nutzen:  hohe Qualität der Dokumentation  größere Sicherheit durch  durchgängige Chargenverfolgung  verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen  lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln  Vereinfachte Arbeitsabläufe:  Erfassung mittels Barcodetechnik  Daten werden nur einmal erfasst  vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z.B. Audit der Station)

jwebPatientenabgabe Leistungsumfang  patientenbezogenen Chargendokumentation zur  Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes  Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung  Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur  Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge)  Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten  Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut  Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer, Arzneimittel, Charge, Station  Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen  Eingabe über Barcodelesegeräte  Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen  Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer  Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD10-Werte)

jwebPatientenabgabe Voraussetzungen essentiell:  Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentations- pflichtig (TFG, DRG oder beides)  für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich Pflege der Chargennummer in SAP korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang hilfreich: IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten scannbare Patientenfallnummer scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)

Dokumentation auf den Stationen jwebPatientenabgabe Dokumentation auf den Stationen 1. manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge (diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt. Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD10) Suchfunktion für Patient/Fallnummer oder Eingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge + manuelle Eingabe der Menge am Scanner (Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich) Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend 2. Senden der Daten an SAP automatisch bereitgestellt werden: Informationen zur Station über Eingabe der Org.-Einheit am Scanner und am Web-Frontend Datum und Uhrzeit

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Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung jwebPatientenabgabe Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung  grundsätzlich im SAP R/3 System über eine spezielle Selektionsmaske Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze  verantwortlich: Apotheke Transfusionsmedizin

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jwebPatientenabgabe Auswertungen SAP: über Selektionsmasken Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich Export der Daten möglich z.B. in Excel, Word WEB: Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station Patientennummer, Fallnummer, Name Abgabedatum/Zeit verordnender Arzt Erfassungsdatum und Erfasser

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Zusammenfassung jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station jwebPatientenabgabe: Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln

Projektteam Apotheke: Herr Dr. Dörje Frau Dr. Krebs MIK: Herr Dr. Wentz Herr Hoch Herr Löhr Frau Rabenstein Dezernat M Herr Emmert Herr Gronemann Pflege: Herr Fix Frau Gaede Frau Kramer Herr Schrüfer Transfusionsmedizin: Herr PD Dr. Zimmerman Chirurgie: Herr PD Dr. Haupt jwConsulting: Herr Baier (SAP) Herr Ficzel (SAP) Herr Dr. Späth (Web)