Microsoft Enterprise Project Management in Verbindung mit SAP Stavros Georgantzis, The Project Group GmbH

Agenda Über TPG - The Project Group Hintergründe: Project Management mit SAP Integrieren MSP  SAP: Worum geht es? Datei Import/Export Szenario Integratives Szenario

Über TPG - The Project Group Standort: Unterhaching bei München Business Fokus: Project Management und Project Management Software Services: Consulting und Training Software Development Software Implementierung Software Fokus: Microsoft Project, MSP Add-Ins und SAP Integration

Auszug aus unsrer Kundenliste … Airport Munich (Project EPM Consulting, Construction solutions) ATLAS Elektronik (Project EPM Consulting, PSLink and TeamLink Pilot) AUDI (Project EPM Consulting) Bosch Siemens household appliances (Project EPM Consulting) Cognis special chemistry (Project EPM Consulting, PSLink Pilot) Cologne Transport Services (PSLink) DaimlerChrysler (Project EPM Consulting & Training) ELTA Systems – Israel Aircraft Industries (PSLink) Felsomat engineering automation (Project EPM Consulting, PSLink) GE CompuNet (PSLink) Irish Rail (Project EPM Consulting, PSLink) Keiper Recaro car seats (PSLink) MAN Power Plant division (Project EPM Consulting, PSLink) Miele household appliances (Project EPM Consulting, PSLink and TeamLink) Roche Diagnostics (EPM Consulting) SAP AG (Project EPM Consulting & Training, PSLink HR integration) Siemens VDO Automotive (PSLink) TechData (Project EPM Consulting & Training) …

Hintergründe: Projektmanagement in SAP

SAP Hintergründe SAP R/3 und SAP Enterprise (Core) bestehen aus diversen Modulen CO, FI, PS, ... SAP Enterprise bietet auch die Enterprise Extensions Travel extensions HR extensions PLM (Product Life Cycle Management) ... SAP xApps Basiert auf Business Warehouse „Cross functional integration, processes and reporting“ xRPM, xPD, xM&A, Employee Productivity Suite ... xPD= product Definition and evaluation xM&A = Merger and acquisition

PM in SAP – 3 Ansätze PS cProjects xRPM Das traditionelle Projekt System in SAP R/3 und SAP Enterprise Vergleichbar mit MSP Tiefe Integration in andere Module (CO, HR, SD …) cProjects Teil des PLM Collaboration Engineering Neuer Ansatz, der die Projektleiter adressiert Verbindung zu PS und andere Module xRPM Neuer Ansatz für Top Level Portfolio Planung Integriert Daten aus verschieden Quellen (SAP Module, MSP etc.) „ Reporting, Portfolio planning and resource capacity management“

Zusammenfügen der Teile SAP xRPM Manager Microsoft Project EPM Server (Abteilungen, Standorte etc.) SAP R/3 / Enterprise mit PS oder cProjects (z.B. untersch. Standorte) PMO, Projektmanager, Team Mitglied Manager, Controller, Abteilungsleiter

Integrieren MSP  SAP: Worum geht es?

Was soll integriert werden? Project Server ???? Ressourcen, Termine, Arbeit, Kosten, Budgets, Ist-Daten, Materialdaten, Texte … SAP Project Client

Welche Daten sollen integriert werden? SAP HR Daten in den MSP Enterprise Ressourcen Pool Mitarbeiter aus SAP Kostenstellen, Leistungsarten, Stundensätze/Jahr etc. RSP, Skills und andere Strukturdaten Austausch von Termindaten Austausch von Plandaten für Arbeit und Kosten Austausch von Budget Informationen Austausch von Ist-Daten von SAP nach MSP oder von MSP nach SAP Austausch von Daten zu Material, Fremdleistungen etc. Austausch von anderen Informationen wie Texten Verknüpfen von Objekten

Ist Integration nur Datenaustausch? Rollenbasierter Datenaustausch Wer plant in welchem Tool? Wer benötigt welche Daten? Wer muss welche Daten liefern? Wie ist die Berechtigung auf die Daten? Prozessbasierter Datenaustausch Wie sieht der Übergang vom Vertrieb zum Projekt aus? Wo werden Projekte angelegt? Welche Daten müssen bei Phasenübergängen ausgetauscht werden? Welche Regeln müssen beachtet werden?

Microsoft Project ERP Connector

File Import/Export Szenarien Eigenschaften Niedrige Prozessintegration Einfache Datenstruktur Betrifft weniger Rollen Datentransfer in eine Richtung Geringe Synchronisationsanforderungen Kein Sperrmechanismus Technologie Export von CSV oder XML Dateien vom Quellsystem Import in das Zielsystem

Microsoft Project ERP Connector - Überblick Früher: Microsoft SAP Connector – solution starter Es ist ein „Solution Starter“, d.h. keine Lösung! Bietet dateibasierten Austausch mit SAP Gemeinsam entwickelt von Campana & Schott und The Project Group, zwei deutschen Microsoft Project Partnern

Microsoft Project ERP Connector - Features HR Import Lesen von Ressourcen aus XML Dateien in den Enterprise Ressource Pool (Name, Email etc.) Erstellen, Update und Deaktivieren von Ressourcen Lesen der RSP aus SAP und Erstellung im Enterprise Ressourcen Pool Austausch von Finanzdaten (CO and PS) Erzeugen neuer Projekte basierend auf CO Innenaufträge Erzeugen neuer Projekte basierend auf PS WBS Strukturen Update der Ist-Daten nach SAP basierend auf HR Personalnummern und CO Aufträgen

Microsoft Project ERP Connector - Technologie Server zu Server Kommunikation Basierend auf Datentransfer (XML) Definiert XML Spezifikation Nicht SAP spezifisch, aber von SAP inspiriert Quellsystem kann jedes andere System sein, das XML exportiert Sobald die XML Datei in den Drop Folder gelegt wird, wird sie vom PDS “geparsed” PDS Extensions führen die Aktionen aus

Integration mit HR MSP XML 1 HR Empl. ID Empl Name Export PDS ... Creation / Synch. Empl. ID Empl Name ... Export Interface PDS PDS- Extender Resource Name Initials (=Empl.-ID) RBS Employee 1 111000 IT Manager Employee 2 111001 IT Manaer – PMO Manager Employee 3 111002 IT Manaer – Dev. Group leader

Integration with CO/PS ... WBS 1 WBS 1.1 WBS 1.2 CO PS Export Interface XML 1 PDS PDS- Extender Import XML 2 SAP MSP PWA Creation / Synch. Tasks may be changed by user without restriction. Actuals

Architektur

Kundenbeispiel - Überblick Ziel Importieren von Ressourcen aus SAP HR nach Microsoft Project Enterprise Ressourcen Pool Synchronisieren des Ressourcenpools Festlegung der Synchronisationsintervalle für die automatische Synchronisation Technologie Basierend auf ERP Connector Technologie

Kundenbeispiel - Interface

Grenzen Keine Client-Integration Kein Business Regeln Framework Differenz Analyse und Synchronisationsmechanismus müssen vom Kunden/Partner definiert werden Keine Konsistenz Prüfung Keine terminliche Planung des Daten-Austausches Begrenzte Performance Kein Support Keine Updates

Integrative Produkte/Lösungen

Integrative Produkte/Lösungen Eigenschaften Hohe Prozess Integration Komplexe Datenstrukturen Betrifft alle Projektmanagement-Beteiligten Bi-direktionaler Datentransfer Synchronisationsmechanismus (inkl. Differenzanalyse, Regel- und Plausibilitätsprüfung) Sperrmechanismus für die Datenkonsistenz Technologie Direkte Function Calls in das SAP System Oder XML files

Integrative Produkte wie PSLink® – Features Überblick Integration HR / Arbeitsplätze / Kostenstellen Erstellen, Update und Löschen von Enterprise Ressourcen basierend auf HR Personen und /oder Arbeitsplätzen und/oder Kostenstellen/Leistungsarten Aufbau des RSP im Enterprise Ressourcen Pool basierend auf SAP Update der Kostensätze/Jahr aus CO Microsoft Project mit PS synchron halten Erzeugen neuer Projekte SAP  MSP oder MSP  SAP Erzeugen und Updaten von PS Objekten in beide Richtungen Kundespezifisches Objekt und Datenmapping Synchronisationsmechanismus (Differenzanalyse, führendes System basierend auf Daten) SAP Plausibilitätsprüfungen Sperrmechanismus und Konsistenzprüfungen

Integrierte Produkte wie PSLink® – Technologie Überblick Server zu Server oder Client zu Server Kommunikation Middleware COM Add-Ins für Client Funktionalitäten Vorwiegend direkte Function Calls

Kundenbeispiel - Überblick Ressourcenpool synchron halten Projekterstellung in Microsoft Project basierend auf SAP SD Angebot Synchronisation mit SAP SD Upload des Projekts nach SAP PS (erzeugt neues SAP Projekt) nach Kundenbestellung Projektausführung Vorgänge erzeugen, Zeit- und Arbeitsplanung in Microsoft Project Detailplanung in Teams Kostenplanung und Aufgaben-Tracking in SAP Synchronisation mit SAP PS und SD automatisch über Nacht

Verkaufsprozess SAP MS Project SD PS CATS Client Server Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting Automatische Erstellung eines neuen Projekts in Microsoft Project, basierend auf SAP SD Angebotsdaten Ausplanung des Angebots in Microsoft Project

Kundenbestellung SAP MS Project SD PS CATS Client Server Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting Automatische Neuerstellung des Projekts in SAP PS (von Microsoft Project via PSLink)

Aufgabenplanung SAP MS Project Synchronisation über Nacht: SD PS CATS Client Server Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting Synchronisation über Nacht: Geänderte Bestelldaten von SAP SD Kosten von SAP PS Planungs- und Arbeitsänderungen nach SAP

Ablaufverfolgung SAP MS Project Synchronisation über Nacht: SD PS CATS Client Server Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting Synchronisation über Nacht: Ist-Zeiten und Arbeit von SAP nach MSP

Reporting SAP MS Project Multi-Projekt Reports in Microsoft Project SD PS CATS Client Server Neues Angebot Kunden-bestellung Aufgaben- planung Zeit- und Arbeits- Tracking Reporting Multi-Projekt Reports in Microsoft Project Spezielle PSLink Reports Controlling Reports in SAP

Kundenbeispiel - Rollen Projektplan in SAP PMO / Controlling Status Reports Analyse PSLink SAP PS MS Project Projektleiter Web Access Enterprise Projectmanagement Zentrale Projektablage (Datenbank) Zentrale Ressourcen-Verwaltung / -Planung Zentrale Multiprojekt-Auswertungen SAP Web-Access Zentrale / integrierte Verteilung der Arbeitspakete (Projektbeteiligte) TeamLink MS Project Abteilungsleiter

Kontakt Questions & Answers www.TheProjectGroup.de Info@TheProjectGroup.de