Präsentation Problemanalyse

Problemerkennung Ausgangspunkt eines organisatorischen Projektes ist das Erkennen eines Problems. Ein Problem ist die (negative) Abweichung zwischen einem gewünschten Sollzustand und dem Istzustand. Das Erkennen eines organisatorischen Problems ist durch folgende Problematik gekennzeichnet: Subjektivität Isterkennung Abweichungserkennung Der Problemerkennung ist daher eine besondere Bedeutung beizumessen, da sonst die Gefahr besteht, daß dort Probleme gesehen werden, wo keine sind und in anderen Bereichen keine Probleme gesehen werden, obwohl erhebliche Schwachstellen vorhanden sind, die eine Lösung dringend erforderlich machen.

Problemerkennung Problemerkennung Negative Positive Problemerkennung Bei der negativen Problemerkennung wird das Problem dadurch offenbart, daß zwischen dem Ist und dem gewünschten Soll eine negative Abweichung ersichtlich wird. Bei der positiven Problemerkennung ergibt sich das Problem dadurch, daß das bisherige Soll aufgegeben und durch ein neues Soll ersetzt wird.

Schwachstellenanalyse Die Schwachstellenanalyse ist eine systematische Prüfung zur Erkennung organisatorischer Probleme. Ihre Aufgabe liegt nur im Aufzeigen der Probleme, nicht darin, Problemlösungen zu finden. Schwachstellenanalyse Kennzahlentechnik Checklistentechnik Sowohl die Kennzahlentechnik als auch die Checklistentechnik ist dadurch gekennzeichnet, daß bei ihnen die Probleme durch ihre negativen Auswirkungen aufgedeckt werden (negative Problemerkennung).

Kennzahlentechnik Die Kennzahlentechnik wird auch als Kennzahlenuntersuchung bezeichnet. Für die zu untersuchenden Bereiche oder die Bereiche mit Problemvermutung werden Kennzahlen gebildet, die so zu wählen sind, daß sie die üblichen oder vermuteten Problemmerkmale quantitativ interpretieren. Diese Kennzahlen werden dann mit entsprechenden Vergleichskennzahlen in Bezug gesetzt. Als Vergleichskennzahlen können gewählt werden: 1. Sollzahlen 2. Branchendurchschnittswerte 3. Unternehmenskennzahlen 4. Vergangenheitswerte

Kennzahlentechnik Organisatorische Probleme können insbesondere mit folgenden Kennzahlen erkannt werden: 1. Kosten: 2. Zeitbedarf: 3. Fehlerhäufigkeit: Der Anfall von überhöhten Kosten ist ein typisches Merkmal für die Erkennung von organisatorischen Problemen. Beispiele (Kostenkennzahlen): Kosten je Buchung, je Angebot, je Versandfall, etc. Sowohl der Bedarf an Arbeitszeit als auch die Durchlaufzeit sind hier kennzeichnend. Beim Zeitbedarf ist jedoch zu unterscheiden, ob dieser durch organisatorische oder durch kapazitive Probleme bedingt ist. Beispiele (Zeitbedarfskennzahlen): Durchlaufzeit bei der Auftragsabwicklung, Arbeitszeitbedarf für eine Bestellung, Zeitbedarf zur Erstellung eines Briefes, etc. Auch der Fehleranfall deutet auf organisatorische Probleme hin. Beispiele (Fehlerkennzahlen): Zahl der berechtigten Reklamationen je 1.000 versandte Rechnungen, Zahl der Garantieinanspruchnahmen je 1 Million Umsatz, Zahl der Fehldispositionen, etc.

Kennzahlentechnik 4. Personal: 5. Reibungen: Auch der Personaleinsatz, sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht, kann ein weiteres Kriterium für organisatorische Probleme sein. Beispiele (Personalkennzahlen): Buchungen je Sachbearbeiter, Verhältnis Ingenieure zu technischen Zeichnern, Materialpositionen je Disponenten, etc. Unter Reibungen sind alle Merkmale eine Problems zu subsumieren, die ihre Austragungen im zwischenmenschlichen Bereich haben. Dabei ist jedoch zu beachten, daß auch hier nur ein Teil der erkannten Unverträglichkeiten seine Ursache auf organisatorischem Gebiet hat. Beispiele (Reibungskennzahlen): Fluktuationsquote, Beschwerdezahl je Abteilung, Zahl der Versetzungsanträge, etc. Beim Kennzahlenvergleich ist jedoch zu beachten, daß mit dieser Technik nicht nur organisatorische Mängel ermittelt werden.

Checklistentechnik Unter Checklistentechnik (auch Prüflistentechnik genannt), ist die Zusammenstellung von logisch abgeleiteten und aus der Erfahrung gewonnenen Fragen zu verstehen, die in ihrer Gesamtheit sicherstellen sollen, daß alle Schwachstellen des Istzustandes erkannt werden. Bei der Schwachstellenanalyse mit Hilfe der Checklistentechnik werden die Prüffragen einer entsprechenden Checkliste beantwortet.

Positive Problemerkennung Bei der positiven Problemerkennung ergibt sich das Problem dadurch, daß das bisherige Soll aufgegeben und durch ein neues Soll ersetzt wird. Das neue gewünschte Soll kann durch eine Neuerung bedingt sein: Neue technische Hilfsmittel: Neue Organisationsverfahren: Neue Anwendungsgebiete: - Bürofernschreiben - Computervernetzung - Fernkopien - Computer Aided Software Engineering (CASE) - Sprachen der 4. Generation (L4G) - Prototyping - Computervernetzung als Kommunikationsmittel - Postleitzahlensystem zur Vertreterorganisation - Entscheidungstabellen als Istanalysetechnik

Problemdefinition, Problembedeutung Problemdefinition: Zuerst ist das Problem genau zu beschreiben und gegenüber anderen Bereichen abzugrenzen. Die Abgrenzung kann dabei auf sachlicher organisatorischer geographischer zeitlicher durchgeführt werden. Problembedeutung: Das Problem ist hinsichtlich seines Einflusses auf die Unternehmensziele näher zu verifizieren (z.B. Mehrkosten, Verlängerung der Durchlaufzeit, Personalmehrbedarf, etc.).

Problemanalyse Da bei der Problemerkennung häufig nur nur die Auswirkungen und nicht die Ursachen gesehen werden, bedarf es einer fundierten Untersuchung, um ein organisatorisches Problem in seiner Bedeutung und seinem Umfang zu erkennen. Diese Untersuchung wird als Problemanalyse bezeichnet. Unter Problemanalyse ist somit die Ermittlung des Problems in seinen wesentlichen Ausprägungen zu verstehen. Die Problemanalyse umfaßt vornehmlich folgende Punkte: Problemdefinition Problembedeutung Problemursache Problemlösung Problemlösungsnutzen

Problemursache Die Ermittlung der Problemursache enthält Aussagen über die Problemlösung, die Problembedeutung und die Problemaktualität. Vorgehensweise für die Ermittlung der Problemursache (nach Kepner / Tregoe): 1. Schritt: Beschreibung des IST aufgrund folgender Fragen: 1. 2. 3. 4. Was ? Wo ? Wann ? Ausmaß ? Was bereitet Sorgen ? Was macht Ärger ? An welchen Stellen, Orten, Objekten tritt das Problem auf ? Wann trat es auf ? Wann traten Wiederholungen auf ? Welches Ausmaß hatten die Abweichungen ? Wieviele sind betroffen ?

Problemursache 2. Schritt: Beschreibung des IST-NICHT mit den gleichen Fragen: Was ? Wo ? Wann ? Wieviel ? Darstellung Ort Zeit Ausmaß Produkt B Funktionsmängel Maschine 4711 1. Schicht 25 % Produkt A,C und D Maschine 4712 2. und 3. Schicht 4 % (normal) IST IST-NICHT

Problemursache 3. Schritt: Ermittlung der Besonderheiten durch die Frage: „Was unterscheidet das IST vom IST-NICHT ?“ Ermittlung der Veränderungen bei den Besonderheiten durch die Frage: „Was hat sich bei den Besonderheiten verändert oder ist eine Besonderheit gleichzeitig eine Veränderung ?“ Entwicklung von Ursachen: Die möglichen Ursachen für die erkannten Veränderungen werden gesammelt. Prüfung der Ursachen: Die ermittelten Ursachen werden im Hinblick auf die wahrscheinliche Ursache geprüft: „Wenn das die Ursache ist, warum trifft sie dann für das IST zu und nicht für das IST-NICHT ?“

Problemlösung und Problemlösungsnutzen Problemlösung: Durch die intensive Beschäftigung mit dem Problem bei der Problemanalyse, insbesondere bei der Ermittlung der Problemursachen, lassen sich zumeist schon Lösungsansätze erkennen. Die so gewonnenen Lösungsansätze sollten schon im Rahmen der Problemanalyse zu groben Lösungskonzepten ausgearbeitet werden. Problemlösungsnutzen: Werden bei der Problemanalyse bereits Lösungen gefunden, dann sollte deren Nutzen überschlägig geschätzt werden. Eine genauere Ermittlung ist in dieser Phase zumeist noch nicht möglich.

Dokumentation der Problemanalyse Das Ergebnis der Problemanalyse sollte genau dokumentiert werden. Dies kann in unterschiedlicher Form geschehen: Analysebericht Projektantrag Entwurf eines Organisationsauftrages