Präsentation Projektinitiierung bis Projektdefinition

„Parameter“ des Projektumfelds und Stakeholder Interessenprofile, Ergebniserwartungen Erfolgsvorstellungen Projektzwecke Analysemöglichkeiten Steuerbarkeit Bedeutung für Projekteinführungsprobleme, Lösungsvorschläge

Ausgangssituationen Projekte können aus unterschiedlichen Ausgangssituationen heraus entstehen: Ein Kunde entdeckt eine Problemstellung in seinem Unternehmen und fragt nach einer Lösung. Es wird eine Ausschreibung für einen Gesamtauftrag veröffentlicht. Ein Kunde beauftragt Sie mit einer angebotenen Leistung. Die innerbetrieblichen Strukturen und Verhaltensmuster entsprechen nicht mehr den aktuellen Umfeldanforderungen. Intention, die Qualität des Unternehmens und des Produktes auf den international üblichen Standard zu heben. Intention, die innerbetrieblichen Prozesse zu beschleunigen. Intention der Kostenersparnis in bestimmten Unternehmensbereichen.

Angebotsprojekte Akquisition Auftrag Anfrage oder Ausschreibung Absage Projektvorphase Angebotsphase Auftrags- realisierungsphase Akquisition Anfrage Ausschreibung Auftrag oder Absage

Auftragsabwicklungsprojekte Angebotsphase Auftrags- realisierungsphase Betrieb Auftrag Abnahme

Forschungs- und Entwicklungsprojekte Projektvorphase Forschungs- und Entwicklungsphase Evaluations- phase Kundenwunsch Konkurrenzvorsprung neue Technologie Inbetriebnahme

Interne Reorganisationsprojekte phase Evaluations- phase Analyse neuer Management- ansatz Umfeld Konkurrenz interne Verbesserungs- potentiale Umsetzungsbericht

Das Projekt bei der Initiierung Projektidee definiertes Projekt

Projektumfeldanalyse: Ziele ganzheitliche und frühzeitige Erfassung aller Einflußfaktoren auf ein Projekt Früherkennung von Potentialen und Problemfeldern eines Projektes Beurteilung der Konsequenzen auf die Durchführung Feststellung der Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben und Projekten im Unternehmen Verbesserung der Kommunikation im Projekt durch graphische Darstellung von Umfeldbeziehungen Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung der Umfeldbeziehungen (Projektmarketing)

Projektumfeldanalyse: Vorgehensweise 1. Identifikation des Projektumfeldes (Erfassen aller Einflußgrößen) 2. Gliederung in organisatorisch-soziale Einflußgrößen bzw. 3. sachlich-inhaltliche Einflußgrößen 4. Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse einzelner Einflußgrößen 5. Ableitung von Strategien und Maßnahmen

Identifikation des Projektumfeldes Die Identifikation des Projektumfeldes beinhaltet die ganzheitliche Betrachtung und systematische Auflistung aller das Projekt beeinflussenden Umfeldgrößen. Hier kann zwischen organisatorisch-sozialen und sachlich-inhaltlichen Einflußgrößen unterschieden werden: Organisatorisch-soziale Einflußgrößen sind jene, die durch einzelne Personen, Personengruppen oder Interessengruppen an das Projekt herangetragen werden. Personen können z.B. je nach ihrem Einfluß auf das Projekt und ihrer Intention, dieses fördern (positiver Einfluß) oder aber hemmen bzw. ganz verhindern (negativer Einfluß). Sachlich-inhaltliche Einflußgrößen sind demgegenüber solche, die nicht durch direktes Einwirken von Personen entstehen, wie z.B. Gesetze, andere Projekte, neue Technologien, Marktgegebenheiten, etc..

Projektumfeldanalyse: Darstellung Behörden Medien Mitbewerber Lieferant Projekt Projekt- mitarbeiter Kunde interner Auftraggeber Stamm- organisation

Organisatorisch-soziale Einflußgrößen unternehmensintern: Geschäftsführung interner Projektauftraggeber Projektleiter Projektteam vom Projekt betroffene Abteilungen, Servicebereiche (Fachpromotoren) formale Entscheidungsträger (Machtpromotoren) informelle Entscheidungsträger und Meinungsbildner gelegentlich Mitwirkende aus dem Unternehmen

Organisatorisch-soziale Einflußgrößen unternehmensextern: Kunden (Auftraggeber / Finanzier, Nutzer, Projektleiter,- team des Kunden) Partnerfirmen (in einem Konsortium) Lieferanten Mitbewerber Behörden Politiker Medien, Öffentlichkeit Anrainer Bürgerinitiativen, Umweltschutzgruppen etc.

Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse Klima, Stimmung + /  / - Bedeutung, Macht 1........ 5 Erwartungen (+) Befürchtungen (-) der Umfeldgruppen Strategien, Maßnahmen Umfeldgruppe Geschäftsführung interner Auftraggeber Projektleiter Projektteam vom Projekt betroffene Abteilungen formale Entscheidungsträger informelle (nach Patzak, Rattay 1995)

Typische Erwartungen und Befürchtungen des Projektteams Erwartungen: längerfristig gesichertes Einkommen gerechtes Einkommen ansprechende und persönlichkeitsfördernde Arbeit (Arbeitsklima, Möglichkeit zur Persönlichkeitsentfaltung) Lernchancen Höherqualifizierung und Karriere Anerkennung und Selbstverwirklichung Zufriedenheit mit der Arbeit Befürchtungen: Einbringung persönlicher Leistung in überhöhtem Ausmaß Tragen individueller Belastungen durch die Projektrealisierung Streß Leistungsdruck Konflikte Unsicherheiten, Scheitern Risiken (nach Patzak, Rattay 1995)

Typische Erwartungen und Befürchtungen der Stammorganisation Beitrag des Projektes zur Sicherung des Unternehmensstandes (Gewinn, Kapazitätsauslastung, Wissenszuwachs, Prestige, Image, Anschlußaufträge, Position am Markt, etc.) Befürchtungen: diverse Störungen und Belastungen der Routinearbeit Streß- und Konfliktpotential Unsicherheiten Machtverlust (nach Patzak, Rattay 1995)

Typische Erwartungen und Befürchtungen der Kunden / Auftraggeber Möglichst hoher Nutzen des Produktes Optimale Einhaltung der Projektzwischen- und -endtermine Projekttransparenz angestrebte Öffentlichkeitswirkung (Gewinn an Image, Ansehen) weitgehende Erfüllung der prozeßorientierten Ziele in Form von Einbindung und Mitwirkung Erwartungen: Befürchtungen: Anschaffungs- und Betriebskosten des Objektes überhöht nicht tragbare Risiken diverse Belastungen bezüglich Vertragsgestaltung (Claim Management) Belastungen durch den Realisierungsprozeß (nach Patzak, Rattay 1995)

Sachlich-inhaltliche Einflußgrößen gleichzeitig laufende Projekte Routineaufgaben des Unternehmens technologische Entwicklungen gesetzliche Rahmenbedingungen Know-how Arbeitsmarkt weitere

Bewertung des Umfeldes und detaillierte Analyse sachlich-inhaltliche Einflußgröße Art des Einflusses Konsequenzen Maßnahmen gleichzeitig laufende Projekte Routineaufgaben im Unternehmen technologische Entwicklung gesetzliche Rahmenbedingungen

Ableitung von Maßnahmen Die durchgeführte Analyse diente somit zum einen der möglichst vollständigen Erfassung der Umfeldgruppen und zum anderen der Schwerpunktsetzung durch eine Bewertung. Diese Analyse bildet nun die Basis für einen Maßnahmenkatalog. Bei den Maßnahmen kann differenziert werden zwischen Sofortmaßnahmen und Vorsorgeplänen.

Projektdefinition: Ziele Definition dessen, was zum Projekt gehört (Ausgrenzung dessen, was nicht Inhalt des Projektes ist). Konzentration auf die Projektinhalte. Eine klare und verbindliche Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter über die Ziele, den Umfang und die Rahmenbedingungen des Projektes festlegen. Ein gemeinsames Verständnis über die wesentlichen Projektzusammenhänge innerhalb des Projektteams herstellen. Eine Informationsgrundlage für später hinzukommende Teammitglieder, Lieferanten und andere am Projekt beteiligten Personen zur Verfügung haben. Dadurch wird der Informationsaufwand im Laufe des Projektes verringert.

Projektdefinition: Vorgehensschritte Festlegung des Projektnamens, der Projektnummer Ausgangssituation (Anlaß, Problemstellung) beschreiben Ziele definieren Hauptaufgaben festlegen Zeitliche Abgrenzung durchführen Kostenmäßige Abgrenzung (Projektbudget) durchführen Organisatorische Abgrenzung durchführen Definition kritischer Erfolgsfaktoren