QmbS – Komponente Prozesssteuerung 24. Juli 2008 Haus Werdenfels (Nittendorf) QmbS – Komponente Prozesssteuerung Mit Elementen des Projektmanagements schulische Qualitätsziele verbindlich und nachhaltig umsetzen! Hans B. Schmid Pi Nürnberg Mail: hans.schmid@stadt.nuernberg.de Tel.: 0911-231-7371

„Theorie ohne Praxis ist lahm, aber Praxis ohne Theorie ist blind!“

Was wollen wir? Das Modellprojekt PROFIL 21 ...möchte die Möglichkeit schaffen, die Eigenverantwortung und Selbstständigkeit dieser Schularten vor dem Hintergrund ihrer hohen Affinität zur Wirtschafts- und Arbeitswelt zu erhöhen. Schule funktioniert besser, wenn sie mehr selbst bestimmen kann. Spätestens seit ..der PISA-Studie ist ...bekannt, dass es einen deutlichen Zusammenhang zwischen der Eigenverantwortung einer Schule und ihrer fachlichen und pädagogischen Leistungsfähigkeit gibt. Schule muss schnell handeln können. Die hohe Innovationsgeschwindigkeit der Wirtschafts- und Arbeitswelt zwingt insbesondere die beruflichen Schulen sich stets rasch anzupassen. Homepage:Profil 21 Profil 21 Bildungspakt Jugend

Schule Output Prozesssteuerung Neues Steuerungsmodell für „selbstständige Schulen“! Output-Steuerung „Datengestützte Wirksamkeit“ Ext. Evaluation Gesetze KM- usw. Interne Evaluation Schule Interne Prozesse Interne Ziele Maßnahmen Output Input Rahmen-Pläne Zielvereinbarungen Anweisungen Detailvorschriften Ressourcen … Qualifikationen Kompetenzen Q-Niveau Verwertbarkeit … Prozesssteuerung

à Plane das Vorgehen, das erforderlich ist, um Do TQM Grundprinzip Plan à Plane das Vorgehen, das erforderlich ist, um das (zuvor gesetzte) Ziel zu erreichen Do à Setze das Vorgehen konsequent um Study à Erkenne der Ergebnisse / Auswirkungen des Handelns (der Umsetzung des Planes) und lerne daraus Act à Erkenne die erforderlichen Konsequenzen und setze neue Ziele ... und beginne wieder bei Plan. Plan DO Study Act 1 2 3 4 Dr. W. Edwards Deming: “Kreislauf der ständigen Verbesserung”

Gelingensbedingungen für die „Prozesssteuerung“ Die drei notwendigen Säulen bei der Einführung von Neuerungen an einer Schule: Gute Schule – guter Unterricht – Vermittlung von Kompetenzen Ständige Qualitätsoptimierung Wollen Müssen Können Attraktivität der selbstständigen Gestaltung von Schule Statuserhalt Konkurrenz Ressourcen Gestaltungsrahmen Know-how Maurer, Vom Müssen zum Wollen und umgekehrt

Warum „Segel setzen“ und nicht „Gas geben“. Dr. H Warum „Segel setzen“ und nicht „Gas geben“ ? Dr. H. Fußstetter, Wacker Chemie; Bildungspakt, HST 08 (leicht verändert H.S.) die Qualitätsentwicklung unserer Schulen, des Unterrichts der Ergebnisse hängt nicht nur von „PS und Hubraum“ ab: nachhaltige Gegenwindströmungen und der öffentliche Wellengang beeinflussen sie sie hängt vom Grad der Eingespieltheit der Teams ab sie braucht klare Zielsetzung, einen klaren Kurs und klare Führung sie braucht eine gute Navigation sie braucht als schnittigen Rumpf Professionalität der Mannschaft auf der Höhe der Zeit sie braucht Segelpositionen, die Vortrieb erzeugen und deren Zusammenwirken stimmt sie braucht Licht- und Funkfeuer, GPS, und zuweilen Lotsen

Häufiger „Schulalltag“: Viele verschiedene Vorhaben laufen unter hohem persönlichen Einsatz nebeneinander her kein Überblick über die Aktivitäten bei den Beteiligten keine sinnvolle Vernetzung keine Prioritätensetzung

Unter Projektmanagement versteht man: alle organisatorischen Verfahren und Techniken, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes verbunden sind. Die DIN 69901 definiert entsprechend Projektmanagement als die "Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mitteln für die Abwicklung eines Projektes".

Qualitätsroutine: Vom Ziel zur Evaluation (mit Hilfe von PM) Diagnose Wo stehen wir? Feedback Bestands-aufnahme Zielsetzung Wo wollen wir hin? Visionen Zielklärung Prioritäten Konsequenzen aus Evaluation Aktionsplanung Wie machen wir das ? Projektmanagement Ablaufplanung Zuständigkeiten Vereinbarungen Zeitpläne Überprüfung Hat es geklappt? Evaluation Auswertung !!! u.U. Nachsteuern Koordinierungs-Team + Schulleitung

und ist Projektmanagement Projekt Management Planung, Überwachung, einmaliger Ablauf komplexe Struktur festgelegtes Ziel vorgegebener Abschluss limitierte Kosten Management Planung, Überwachung, Koordination und Steuerung und ist Projektmanagement (nach: Boy, Dudek, Kuschel: Projektmanagement, 1999)

Projektphasen im Überblick Werkzeuge Aufgaben 1.Definition Projektauftrag Umfeldanal. 1.Definition Zielklärung Problemanalyse 2.Planung Struktur / Pläne Koordination 4.Abschluss Evaluations- methoden 2.Planung PSP, PAP, RA Zeitplan 4.Abschluss Auswertung 3.Realisierung Steuerung Teampflege 3.Realisierung Sitzungsmoderation Interventionen

Aus welchen Phasen besteht ein Projekt? PM für Umsetzung der Q-Ziele Meilensteine Im Q-Zyklus der Bereich Zielfindung/ Zielklärung Im Q-Zyklus: Bereich Selbstevaluation Definitions- phase Planungs- phase Aktions- phase Abschluss Vorlauf Durch- führung Rückblick Reflexion

Welche Inhalte hat die Definitionsphase? Vorgehen/Instrumente Im schulischen Q-Prozess: Zielfindung /Zielklärung „Zielkonferenz“ Definitions- phase Aufgaben Vorgehen/Instrumente Klärung des Ziels (Kriterien; Indikatoren; ...) Definition des Rahmens Klärung der Voraussetzungen Projektauftrag Situationsanalyse Umfeldanalyse

Welche Inhalte hat die Planungsphase? Vorgehen/Instrumente Aufgaben Vorgehen/Instrumente Erstellen eines Überblicks Strukturierung der Aufgaben Koordinierung der Aktivitäten Klärung der Aufgaben im Team Strukturplan für Q-Ziel Ablaufplan für Q- Ziel Aktionsplan Teamsitzungen Risikoanalyse

Ein Planungsgrundsatz: Projekt-Planung Leitfragen: Haltung: Ich (Wir) plane/n, damit andere erfolgreich arbeiten können! Was? Was soll im Detail getan werden? Wie? Wie soll es getan werden? Wann? Wann (bis wann) soll es getan werden Ein Planungsgrundsatz: Erst das Was, dann das Wie und schließlich das Wann klären! Meilensteine Meilensteine sind (nach DIN 69 900 ) wichtige Zeitpunkte (Ereignisse bzw. Abschnitte) eines Projektes, z. B. wann begonnen, präsentiert, evaluiert, abgeschlossen (dokumentiert)wird.

Projekt- Struktur-Plans Planungsphase Erstellen eines Projekt- Struktur-Plans Ziel: Erarbeitung eines detaillierten Netzplans, der einen Überblick über alle zu erbringenden Leistungen und Aktivitäten bietet Arbeitspaket

Erstellen eines Projektablaufplans Planungsphase Erstellen eines Projektablaufplans September 2008 Oktober 2008 Ziel: Erarbeitung einer Übersicht über den zeitlichen Ablauf der zu erbringenden Leistungen des Projektstrukturplans Festlegen der logischen Reihenfolge Zeitliche Aufwandschätzung Beachten der feststehender Termine (Ferien) Januar 2009 (Siehe Beispiel auf letzter Seite des Handouts!)

Aktionsplan Wer Was Wann Planungsphase: Klärung von Verfahrensfragen: mit Wem Wann Klärung von Verfahrensfragen: Wie oft, wann und wo finden Sitzungen statt? Wer bereitet die Sitzungen vor, macht die Tagesordnung und lädt dazu ein? Wer moderiert die Sitzungen? Wer schreibt das Protokoll? Wie werden Entscheidungen getroffen? Ziel: Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter Ver- antwortungsbereiche und Kompetenzen Arbeitsgruppen Teamsitzungen

Vorgehen/Instrumente Welche Inhalte hat die Aktionsphase? Aktions- phase Aufgaben Vorgehen/Instrumente Steuerung Kommunikation Information Teamsitzungen Interventionen

Stolpersteine für „Projekt-Management“ in der Schule Arbeit am Projekt in der „Freizeit“ Angst vor den neuen Anforderungen Jede Veränderungen in der Schule wird ab- gelehnt Unwillen zur Teamarbeit Ausbildung als Einzelkämpfer Angst vor Konflikten Diffamierung als Aktionismus oder Projektitis

Projektmanagement " Wenn Du ein Schiff bauen willst so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben Und die Arbeit einzuteilen, Werkzeuge vorzubereiten, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer." Antoine de Saint-Exupèry

Q-Projektplan (Auszug) z.B. für ein Schuljahr Feedback von ... Päd. Tag andere Kollegen. evtl. Namentl. Vor- schläge Teams bilden Kollegiale Hospitationen Gremien Abt. FB Zielvorschläge L.K. Pläne vorstellen LK. Zwischenbilanz Bilanz Konf. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Feb. März Apr. Mai Juni J. SL Fü-Kreis MA oder Zielvereinbarungsgespräche Ziel vereinb,. Zwischen- Bilnz K. vorbereiten Fragebogen vorbereiten Bilanz- konferenz vorbereiten Q-Team Zielkonferenz durchführen PSP PAP erstellen Evaluation planen Pläne vorstellen Definition - Zielklärung Planung Realisierung Abschluss

QmbS – Komponente Prozesssteuerung 24. Juli 2008 Haus Werdenfels (Nittendorf) QmbS – Komponente Prozesssteuerung Mit Elementen des Projektmanagements schulische Qualitätsziele verbindlich und nachhaltig umsetzen! Teil 2

Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projektmanagement: (Auftragsklärung und –Vereinbarung) Es gibt ein verbindliches Ziel! Die Zielkriterien (Prioritäten, Schwerpunkte) sind gemeinsam erarbeitet! Die Erfolgs-Indikatoren (Woran kann ich den Erfolg erkennen, messen) sind benannt und allen bekannt! Die Ressourcen (Zeit, Material, Kompetenz ...) werden bereitgestellt!

Wozu Ziele? „Wenn das Leben keine Vision hat, nach der man strebt, nach der man sich sehnt, die man verwirklichen möchte, dann gibt es auch kein Motiv, sich anzustrengen.“ Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind ein guter Wind. Seneca Erich Fromm Die zentrale Annahme der Zielsetzungstheorie ist, dass Ziele die unmittelbaren Regulatoren menschlichen Handelns sind.

Was sind Ziele ? Ein Ziel ist die Beschreibung eines erwarteten Ergebnisses, eines gewünschten Zustandes zu einem festgelegten Zeitpunkt. Ein Ziel beinhaltet keinerlei Maßnahmen wie es zu erreichen ist. Es gibt bei jedem Ziel natürlich immer wieder ein übergeordnetes Ziel.

Sind Voraussetzung für jede Evaluation Ziele …. Geben eine gemeinsame Orientierung und richten somit den Blick auf eine gemeinsam zu erreichende Zukunft Sparen Ressourcen Sind Voraussetzung für jede Evaluation

Bedingungen für die Zielerreichung … Menschen sind bereit, Ziele zu realisieren wenn sie ... – den Sinn der Ziele einsehen – die Zielerreichung mit den Eigeninteressen übereinstimmt – das Ziel als attraktive Herausforderung betrachtet wird – das Ziel machbar erscheint Latham / Locke Zielvereinbarungen … dienen der Schwerpunktsetzung verschaffen Klarheit für künftige Aufgaben geben einen Orientierungsrahmen erzeugen Verbindlichkeit müssen evaluiert werden

Indem wir immer wieder nachfragen: QM heißt auch: Auf Zielvereinbarungen bestehen … Indem wir immer wieder nachfragen: Was möchtest Du mit diesem Ziel erreichen? Wie möchtest Du dieses Ziel erreichen? Was soll nachher anders sein? Was soll sich verändert haben? Warum möchtest Du dieses Ziel erreichen?

Was sind Maßnahmen ? Maßnahmen sind Aktivitäten, mit deren Hilfe man ein Ziel zu erreichen versucht. Jede Maßnahme kann u.U. selbst Ziel sein und Anlass für (nachgeordnete) weitere Maßnahmen sein! z.B: Ziel: Unsere Schülerinnen und Schüler zeichnen sich in der Berufspraxis durch eine hohe „Präsentationskompetenz“ aus! Maßnahmen, z.B: Trainings im Umgang mit Präsentationsmedien (PP, Flip-Chart, Pinnwand. Präsentationen im Unterricht, Innerschulische Wettbewerbe; Präsentationen in Konferenzen, Ausstellungen, Kollegiale Hospitationen in Bezug auf Präsentationskompetenz. Rhetorik; Arbeiten mit Kameraaufnahmen, ............

Die verbindliche Umsetzung der Maßnahmen bedarf einer detaillierten Planung und Steuerung! In Anlehnung an das Projektmanagement erfolgt die Umsetzung in mehreren Phasen: Definitionsphase (Auftragsklärung, Zielformulierung) Planungsphase (Strukturplan; Ablaufplan) Evaluationsphase Abschlussphase Verantwortlich: Schulleitung Unterstützung durch Q-Team

Kriterien für Ziele S spezifisch –Was genau will ich erreichen? M messbar –Woran merkt man, dass das Ziel erreicht wurde? A attraktiv/anregend (herausfordernd) –Welche Aktivitäten sind damit verbunden? R realistisch –Ist das Ziel von uns erreichbar? T terminiert –Bis wann soll das Ziel erreicht werden

Keep It Smart and Simple Grundsatz für Zielformulierungen … KISS - Prinzip Keep It Smart and Simple