EDV-System zur beleglosen Anforderung- „Lübecker Specials“ Ulf Oesinghaus Apotheke des Universitätsklinikums Lübeck München, 08.06.02

A G E N D A Ist-Situation am UKL (Arzneimittel + Materialwirtschaft Ziele des neuen Logistikkonzeptes Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung Demonstration der bisher realisierten WEB-Browser-Funktionalitäten in Lübeck Bericht zum Projektstand in Lübeck und Zusammen-fassung Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

1. Ausgangssituation Anforderung von Arzneimitteln / Wirtschaftsbedarf Versorgung von ca. 2000 Betten, davon ca. 600 Betten Fremdversorgung (3 Häuser) an 3 Ausgabetagen pro Woche EDV-Ausstattung: - SAP-R3 MM mit vorgeschaltetem MobiDik- System - KKS (Siemens/SMS-Dataplan) auf den Stationen Stationsanforderungen über ausgedruckte Hitlisten und/oder Blankoformulare handschriftlich per Fax oder KFA in die Apotheke bzw. an den Einkauf (Modulsystem im Lager für Wirtschaftsbedarf) Sichtung, Substitution, und Kontrolle jeder eingehenden Anforderung durch 2 Apotheker; barcodeunterstützte, händische Kommissionierung durch 8-10 Mitarbeiter mittels Handscannern und nachfolgender Datenübergabe an MobiDik sowie Liefer- und Bestellscheinausdruck Händisches Auffüllen des Lagers nach WE und aus dem Übervorrat Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

2. Ziele des neuen Logistikkonzeptes Rationalisierung der Arzneimittelausgabe auf das niedrigst mögliche Personalmaß durch Online-Anbindung der Stationen und Automatisierung des Warenlagers (Batchkommissionierung, Stockflow-Regale, Axon-System, Etikettendruck Infusionen/ Wirtschaftsbedarf) Verdichtung des Arzneimittellagers um mind. 30%, da diese Fläche für den Neubau eines Zytostatikalabores benötigt wird Entlastung des operativen Einkaufs Tägl. Belieferung zwecks Abbau der Stationsläger Qualitätssteigerung , Fehlerreduktion Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung Keine SAP-Masken auf den Stationen, keine Integration ins KKS geringste Speicherbelegung auf den Stations-PC´s einfache, selbsterklärende Bedieneroberflächen auf den Stationen einfacher, von der Materialwirtschaft unabhängiger Zugang für die Fremdhäuser ohne zusätzliche Schnittstellenpro-grammierung Universelle Maske für das Ordering sämtlicher Stations- und Laborbeschaffungsgüter elektr. Abbildung der Arzneimittelliste auf den Stationen Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung Zeit-, Komfort- und Qualitätsgewinn der Stationen bei den Anforderungen (z.B. Einscannen der PZN bei AM-Bestel-lung, Hitlisten) Integration der ABDA-Datenbank und –stammsätze als Voraussetzung für folgendene Funktionalitäten: auf den Stationen wird beim Einscannen der PZN jedes zugelassene Medikament erkannt, egal ob Bestandteil der AML oder nicht automatische Substitution wirkstoff- und dosisgleicher Präparate gegen die AML (vergleichbar „aut idem“-Funktion der Lauer-Taxe) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung Erweiterung des SAP-Materialstammsatzes um apothekenrelevante Informationen (z.B. ATC-Code, Lagerbedingungen usw.) permanent aktuelle und über Indikationsgruppen gegliederte AML (muß auch jederzeit ohne aufwendige Nachbearbeitung als Printmedium druckbar sein) automatische und zeitsparende Übernahme der wichtigsten Stammdaten bei Aufnahme eines neuen Präparates in die AML mittelfristig Möglichkeit der Arzneimittelinformations-abfrage (ABDA-Datenbank) durch die Ärzte auf Station Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung Simples und unbürokratisches Freigabe- und Berechtigungs-konzept für die Übermittlung der Online-Anforderungen durch die Ärzte/Oberärzte Schalterabgabe, komfortable Retourenbearbeitung, einfache Verfalldatenkontrolle (auf eine Chargenkontrolle wurde verzichtet, da in Lübeck bereits mit „BluPlaDoc“ dokumen-tiert wird!) Online-Dialog der Apotheke mit den Stationen sollte möglich sein (z.B. Mailfunktion, Substitutionsinformationen, Chargenrückrufe, wichtige Arzneimittelinformationen usw.) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

3. Anforderungen an eine Online-Stationsanforderung es müssen lagerortbezogene Kommissionierlisten (wahlweise nach Stationen oder nach Artikeln sortiert) erstellt werden können bei Nicht- oder Teilmengenverfügbarkeit eines Artikels sollen automatisch Rückstelllisten generiert werden, die bei WE dieses Artikel bevorzugt beliefert werden können. Die Materialstammsätze müssen händisch um weitere PZN erweitert werden können (für Substitution wirkstoffähnlicher Präparate) Integration BTM-Dokumentation in SAP Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

4. WEB-Lösung im UKL WEB-Server Stations-PC Apotheken-PC Cuphos-Server (AML + ABDA-Datenbank) Stations-PC (WEB-Browser/Intranet) Apotheken-PC (SAP-MM) Cuphos-Server (gescannte Daten) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

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Vorteile der Stationsanforderung mittels WEB-Technologie Universell einsetzbare, einfache Technologie (Fremdversorgung !!!) Übersichtliche, individuell modifizierbare Anforderungsmasken Erweiterbar für alle anderen Beschaffungsvorgänge Komplette Einbindung der ABDA-Datenbank möglich (autom. Substitution, autom. generierbare AML, Wirkstoff-/ Indikationssuche, AM-Info über ABDA-Datenbank auf Station mgl.) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Vorteile der Stationsanforderung mittels WEB-Technologie Technik der „verzögerten Verbrauchsbuchung“ führt zu permanenten Bestandsdaten auf den Stationen (Inventur wird überflüssig) Die Einbindung von Scannererfassung führt auch auf den Stationen zu Zeitersparnissen Lagerortspezifische, sortierte Kommissionierlisten führen in der Apotheke zu ca. 30% Zeitersparnis in der Kommissionierung Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Projektstand in Lübeck und Zusammenfassung Die meisten von uns geforderten Funktionalitäten konnten durch die Firma JW umgesetzt werden Ca. 60% der Stationen sind mittlerweile mit guter Akzeptanz an das Apothekenmodul angebunden (Schulungsaufwand pro Station etwa 60-90 min) Derzeit werden noch kleinere „Fehler“ ausgemerzt, die Suchmaske und die automatische Substitution um die Wirkstoff- und Generikasuche erweitert und die Online-Bestellung für den restlichen Wirtschaftsbedarf incl. Laborbedarf zu Ende programmiert. Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Projektstand in Lübeck und Zusammenfassung Die größten Vorteile dieser Apothekenlösung liegen in der Flexibilität der Firma JW, auf Kundenwünsche einzugehen (Individuallösungen sind möglich) und in der universell einsetzbaren WEB-Browser-Technologie Der mögliche Verzicht auf Stationsinventuren und die Transparenz des Umlaufvermögens auf den Stationen sind angenehme „Begleiteffekte“ Eine Optimierung der automatischen Substitution wird das System erst im Laufe der Zeit erfahren (durch händische PZN-Zuordnung) Ulf Oesinghaus: "Lübecker Specials" München, 08.06.02

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !