Projektplanung & Projektleitung Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Projektplanung & Projektleitung ... und was in der Software-Entwicklung zu beachten ist! Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will. John Steinbeck 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Vorstellung DANNER & MEIER Software – Petra Meier Firmengründung 1994 Projektmanagement-Praxis seit 1986 Kunden verschiedener Branchen wie: Banken Versicherungen Fertigungsindustrie Baugewerbe Koordination von Software-Projekten Spezifikation von individuellen SW-Lösungen wie: Vertriebsinformationssystem f. Intelligent Environment, London/Friedrichsdorf Dresdner Bank – Investment Fund Trading Assistenz bei einem vereidigten DV-Gutachter Koordination einer Software-Entwicklung in Indien Einführung von Projektmanagement-Lösungen Organisationsberatung f. einheitliche Projektdokumentation 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 AGENDA Projektmanagement ist ... Softwareprojekte Interne Entwicklung Externe Entwicklung (Festpreis) Erfahrungswerte aus eigener Tätigkeit Softwarespezifikation Entwicklungsvorgaben Teammanagement Qualitätssicherung Praxisübergabe Wie kommt es zum Regress? Planung allein genügt nicht..... Mängelliste der Projektleiter MS-Project das meist genutzte Programm MS-Project Plus das effektive AddOn ResSolution Projektübergreifendes Ressourcemanagement Unsere Leistungen ... 16.04.2017

Projektmanagement ist ..... Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Projektmanagement ist ..... Umsetzung/Realisierung eines definierten Ziels Spezifikation dieser Zielsetzung und Abstimmung ... Machbarkeit – Budget – Ressourcen – Termin Planung der wesentlichen Projektphasen und Abstimmung .... Kostenkalkulation u. Grobterminierung Planung der Tasks mit den benötigten Ressourcen .... Mensch – Maschine – Material Steuerung und Kontrolle des Projektes! .... Aktivitätenplanung, -Fortführung, -Kontrolle/Ist Kommunikation Management Erkennen von Schwachstellen – Maßnahmen ergreifen! Mitarbeiterführung und Mitarbeitermotivation Verhandlung mit Subunternehmen – Steuerung Start Planung Durchführung Auswertung 16.04.2017

Zieldefinition – die erste Tätigkeit Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Zieldefinition – die erste Tätigkeit Spezifisch Meßbar Anspruchsvoll Realistisch Terminlich strukturiert Formulierung der Ziele präzise und unmissverständlich. Achten auf qualitative und quantitative Messbarkeit. Ziele nicht zu niedrig ansetzen – Herausforderung spornt an. Ziele müssen umsetzbar sein. Anfangs- u. Enddaten -Meilensteine. Beispiel MindMap 16.04.2017 Quelle: TimeSystem International

Gedanken zum Projekt - MindMap Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Softwareprojekte Von 100 Anwendungen werden .... Quelle: Studie der GEI Aachen aus 1998 47 ausgeliefert, aber nicht eingesetzt 29 nicht geliefert 19 komplettes Redesign 3 nach Änderung produktiv 2 unverändert produktiv 16.04.2017

Softwareprojekte – interne Entwicklung Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Softwareprojekte – interne Entwicklung Individuelle Lösungen für die Fachabteilung DV ist Auftragnehmer d. Fachabteilung Budget orientiert sich nach Bereitstellung durch Management Termin richtet sich nach Geschäftsbedarf Projektleitung intern besetzt Projektplanung – sekundär, da intern Spezifikation – dürftig bis „nur auf Zuruf“ – keine Zeit! Entwicklungsvorgabe selten da: „Wir sind alle perfekt!“ Teamverständnis – kollegial Kommunikation – was unbedingt notwendig ist! Dokumentation – nur für die Revision! Qualitätssicherung – meist beim Anwender! Projektauswertung – nein 16.04.2017

Softwareprojekte – externe Entwicklung Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Softwareprojekte – externe Entwicklung Lösungen für die Fachabteilung oder komplette Neukonzeption Verhältnis ext. Auftragnehmer ./. Auftraggeber Budget teils Angebots- Festpreis + interne Aufwendungen Termin richtet sich nach Geschäftsbedarf + Kalkulation AN Projektleitung intern und extern Projektplanung / Kontrolle - MUSS-Kriterium Spezifikation – durch intern + AN - MUSS-Kriterium Entwicklungsvorgabe - MUSS-Kriterium Teamverständnis intern/extern - MUSS-Kriterium Kommunikation u. Protokollierung - MUSS-Kriterium Qualitätssicherung - MUSS-Kriterium Projektauswertung / Abschlußbericht 16.04.2017

Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit Entwicklung wurde vor Abschluß der fachlichen u. technischen Spezifikation begonnen Abstimmung mit der Fachabteilung erfolgte spärlich, Prototyp unvollständig Spezifikation war missverständlich formuliert, Logik unterschiedlich interpretierbar Spontane Entscheidungen vom Management ohne Abstimmung Projektdokumentation (Fachabteilung/Projektteam) dürftig bis nicht vorhanden Fehlende Entwicklungsvorgaben – keine einheitliche Vorgehensweise Projektplanung blieb auf Planung – keine Aktualisierung Modifikation der SW-Basis – Redesign - Stop fehlende Akzeptanz beim Anwender – Zusatzaufwand! Fehler in der Software – Zeitverlust Akzeptanzproblem in der Entwicklung – Zeitverlust Diskussion über Umfang – Zusatzaufwand! erhöhter Aufwand bei Fehlerkorrektur – Zeitverlust Soll/Ist nicht nachvollziehbar – keine Beweislage – Argumentationsverlust! 16.04.2017

Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Erfahrungswerte aus eigenerTätigkeit Projekt Indien – Spezifikation war zunächst auf Entwicklung vor Ort u. intern ausgelegt Indien verfügte über kein PowerBuilder-KnowHow, kein Sybase KnowHow - Durchschnittsalter 24 Jahre Stundenlange Klärungsgespräche mit Indien – Verständnisprobleme – keine Möglichkeit der Visualisierung Standards im Oberflächendesign Qualitätssicherung vor Ort Produktion – Übergabe - Support Übersetzung der Spezifikation – Mehrkosten u. Aufwand Sourcecode unbrauchbar – vollständiges Redesign – Mehrkosten und Aufwand enormer Erklärungsbedarf – Zeitverlust durch räumliche Distanz nicht bekannt – Zeitverlust durch Überarbeitung Testkonzeption neu - erhöhter Aufwand bei Fehlerkorrektur – Zeitverlust Keine Erfahrung mit produktiven Installationen –- enormer Zusatzaufwand! 16.04.2017

Softwarespezifikation Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Softwarespezifikation Fachliche Anforderung / technische Anforderung Arbeitsprozesse darstellen Einsatz grafischer Workflows Hier kein UML-benutzen – der Anwender versteht es nicht Businesslogik – Regelwerk entwickeln Grafische Darstellung Technische Darstellung (UML) Fachliche Berechnungslogik darstellen Beschreibung der Formeln (wo, wann, wie, Ergebnis) Gemeinsamkeiten bei Modularität feststellen Druckoutput beispielhaft darstellen Evtl. reduzieren Vereinheitlichung anstreben Neue Technologien nutzen Schnittstellen ermitteln und darstellen Technische Darstellung (UML) - Datenfluß 16.04.2017

Workflow – fachlicher Ablauf - grob Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Workflow – fachlicher Ablauf - grob 16.04.2017

Softwarespezifikation Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Softwarespezifikation Analyse der bestehenden DV-Umgebung Server – Netzwerk – Arbeitsplatzsysteme - Auslastung DB-Design – Schnittstellen - Prozeduren Softwarestandards für: Entwicklung Versionsmanagement Konfiguration-Management Qualitätssicherung RZ-Managementsysteme wie: Backup, Recovery Überwachungssysteme Datensicherung / Datenhistorisierung Migrationsaufwendungen Übergabeprozeduren Abnahmekriterien Vorlaufzeiten f. Praxisübergabe / Genehmigungen Abnahmebedingungen 16.04.2017

Entwicklungsvorgaben Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Entwicklungsvorgaben Entwicklerhandbuch Allgemein Projekt – Projektbezeichnungen (Lang/Kurz) Stichtermine des Projektes oder Grobplanung Ziel des Projektes – Erwartungshaltung Wer sind die Projektbeteiligten (Name, Tel-No, Zuständigkeit) Dokumente – Wer findet wo was ? Unternehmensstandards Lizenzvereinbarungen Wichtigste Zugänge Entwicklung Software-Architektur Klassenbibliothek und Framwork (wenn bereits konzipiert) Namenskonventionen Dokumentation im Sourcecode Dokumentation Technische Dokumentation Grafische Dokumentation Qualtiätssicherung Technische Tests Fachliche Tests Simulationstest Integrationstest Regeln für ChangeRequests Regeln für Fehlerbehebung Regeln für Installation u. Praxisübergabe Eskalationsstufen Wer hohe Türme bauen will, muss lange beim Fundament verweilen. Anton Bruckner 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Teammanagement Zielsetzung Information Kontrolle Planung Umsetzung Zusammensetzung des Teams Welche Fähigkeiten werden benötigt ? Persönliche Interessen am Projekt ? Planung des Ressourceeinsatzes Kein Diktat – Entscheidung aus dem Team Überschneidungen abstimmen Kommunikation Wie, womit, wann Vorgehensweisen abstimmen Einigkeit über Offenheit „Man kann nicht alles wissen!“ Team-Meetings AGENDA festlegen und einhalten Zeitrahmen strikt einhalten Follow up vereinbaren und verifizieren Konfliktlösung Miteinander sprechen – nicht schweigen ! Oftmals nur Missverständnisse – können geklärt werden ! Keiner ist besser! Das gute Beispiel ist nicht nur eine Möglichkeit, andere Menschen zu beeinflussen. Es ist die einzige. Albert Schweitzer 16.04.2017

Manager (unter 40) fühlen sich belastet durch: Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Manager (unter 40) fühlen sich belastet durch: Quelle: Studie des Forsa Instituts. Befragt wurden 500 Führungskräfte aus dem Mittelstand (2-20 Mio.) und Beschäftigte aus Großunternehmen (> 20 Mio.) 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Qualitätssicherung Fachliche Anforderung wird verifiziert durch Fachabteilung Ausdrückliche Bestätigung der Richtigkeit durch Fachabteilung Technische Anforderung des Unternehmens verifiziert Projektplanung abgestimmt mit Fachabteilung, DV u. Management Bereitstellung projektfremder Ressourcen ausdrücklich bestätigt Testkonzeption Entwicklungstests – CodeReview Testprofil f. fachliche Anforderung Multi-User-Test – Lasttest Performance-Messungen Qualitätssicherung Dokumente Geschäftsvorfälle Standard Geschäftsvorfälle Ausnahmen Geschäftsabwicklung (Druckoutput / Schnittstellen etc.) VI-Test (simulierte Produktionsumgebung) Migrationstest Produktionsübergabe mit Rücknahmekonzept (zeitlicher Aufbau) 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Praxisübergabe Definition des Produktionsstarts Dokumentation für den Produktionsstart First- und Second-Level-Support Fehlerbehandlung Installation von Korrektur-Versionen Festlegung von Eskalationsstufen Abnahmebedingungen Abnahmeprotokolle Übergabeprotokolle 16.04.2017

Wie kommt es zum Regress ? Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Wie kommt es zum Regress ? Software entspricht nicht dem geforderten Umfang Software weist erhebliche Fehler auf Termin wurde deutliche überschritten Fehlerbehebung mehrfach unbefriedigend Produktionseinflüsse durch Software Erhebliche Produktionsstörungen Datenverluste Abnahmeverweigerung Zahlungsverweigerung Wer leitet einen Regress ein ? Mögliche Schlichtung anstreben ! 16.04.2017

Planung allein genügt nicht ..... Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Planung allein genügt nicht ..... Ziel festlegen und unmissverständlich formulieren Machbarkeit prüfen Project-Road-Map fertigen Projekt auf Phasenebene mit Manntagen planen Ressourcenbedarf erfragen – ermitteln Projekt-Detailplanung (Tasks) mit Team abstimmen, planen Budget prüfen ggf. berichtigen Fachl./techn. Spezifikation ausarbeiten Abhängigkeiten innerhalb d. Unternehmens feststellen, informieren Termine – Meilensteine fixieren Soll/Ist – Analysen fertigen – Projektdokumentation Warum Mehraufwand? Warum Terminverzögerung? Maßnahmen Kommunikation im Team – Information Kommunikation Management 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Mängelliste der Projektleiter Probleme bei Org.- u. Informatik-Projekten Arithmetischer Mittelwert 1 = geringe Probleme 4 = große Probleme 182 Fragebögen wurden ausgewertet – Mehrzahl aus Unternehmen von 200 – 499 Beschäftigten Quelle: CW 44/97 - Studie 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 MS-Project Projektmanagement-Tool Erfordert Projektmanagement-Know-How Wird meist nur oberflächlich genutzt Soll/Ist selten im Einsatz Kapazitätsplanung zu aufwendig Menü-Aufbau nicht praxisbezogen Customizing überfordert „reinen“ Anwender Ressource-Funktionalität ungenügend Planung Einzelprojekt – gut geeignet Planung Multiprojekt – nur kleine Projekte Kontrollfunktionalität – gut Kostenplanung – gut / Kostenkontrolle – fraglich Einarbeitungsaufwand – Schulung mind. 3 Tage Aufwand Projektleiter – wöchentlich ½ - 1 Tag 16.04.2017

ProjectPlus – das effektive AddOn Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 ProjectPlus – das effektive AddOn Basiert auf Grundfunktionalität Anpassung durch fertige Ansichten / Funktionen Effektiver Einsatz, da vereinfacht in der Anwendung Offene Architektur / individuell anpassbar Integration von ToDo-Listen Integration von Pendenzen-Verwaltung Schnittstelle zu ResSolution Schulungsaufwand 1 Tag Aufwand Projektleiter ½ - 1 Tag Alles sollte so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher. Albert Einstein 16.04.2017

ProjectPlus - Anwender Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 ProjectPlus - Anwender Aargauisches Elektrizitätswerk ABB Asea Brown Boveri ADICOM Informatik, Mannheim ALCATEL Schweiz AG Amt für Informatik, CH-Frauenfeld Ascom Autelca AG Ascom Hasler Mailing Systems ATAG Ernst & Young Consulting Atraxis ag Boehringer Mannheim GmbH Credit Suisse Eternit AG Helvetia-Patria Versicherungen Hochschule St. Gallen Kärcher AG Metro Grosshandelsgesellschaft Preiswerk & Cie. AG Schweiz. Rentenanstalt Shell Aseol AG Siemens Schweiz AG Sulzer Turbo AG Swisscom Zürich Versicherung Gesellschaft 3000 Installationen 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 ResSolution 3.1 Multi-Project-Controlling Ressource- und Kostenplanung Skillmanagement – besondere Fähigkeiten Zeiterfassung Projektübergreifendes Ressource-Management Abwesenheiten Feste Termine Grundlasten Projekte Automatische Aufwandsverteilung Manuelle Aufwandsverteilung Zeiterfassung pro Mitarbeiter Auswertung grafisch/Report Schnittstelle zu ProjectPlus od. MS-Project Man verliert die meiste Zeit damit, dass man Zeit gewinnen will. John Steinbeck 16.04.2017

ResSolution 3.1 Fragen aus der Praxis: Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 ResSolution 3.1 Fragen aus der Praxis: Wie ist die Abteilung ausgelastet? In welchen Gruppen ist die Belastung kritisch? Können wir das neue Projekt realisieren? Was sind die Auswirkungen einer Verschiebung von Projekt X? Wo sind personelle Ressourcen zu verstärken? Haben wir das notwendige Know-How? Wer ist von Gruppe A wann abwesend? Wer hat Seminare gebucht? U.v.m. Leiter Entwicklung (50 Personen in 7 Gruppen) 16.04.2017

Referentenskript - Petra Meier 16.04.2017 Was bieten wir ..... Unterstützung zu allen Fragen des Projektmanagements Einführung von MS-Project – ProjectPlus und ResSolution Durchführung der Schulungsmaßnahmen Theoretische Grundlagen Projektmanagement Organisatorische Maßnahmen Produkte MS-Project – ProjectPlus - ResSolution Coaching von Projektleitern Unterstützung bei der fachlichen Spezifikation einer Software Erstellung einer Projekt-Road-Map Unterstützung bei der Spezifikation von Entwicklungsvorgaben Entwicklung von individuellen Software-Lösungen Einbringen PowerBuilder KnowHow – Framework - PFC 16.04.2017