Regionalkurs zur Ausbildung von Beratungslehrkräften Planung und Durchführung einer Veranstaltung Grundlagen der Planung Moderation Regionalkurs zur Ausbildung von Beratungslehrkräften ALP, November 2013 Dr. Helga Ulbricht

Eine Veranstaltung durchführen – ein großes Aufgabenfeld Eigenes Auftreten Ziel Dokumentation Zielgruppe Inhalte Bis ich erfolgreich vor einem Publikum stehe, muss ich in vielen kleinen Schritten eine Reihe von Punkten bedenken und … abarbeiten. Damit steigt die Chance, dass die geplante Veranstaltung gelingen kann. Garantien sind aber ausgeschlossen, so dass auch die „ungünstigen Verläufe“ bedacht werden müssen. Viele Fragen stellen sich: Kooperationspartner Gestaltung der Veranstaltung Technik Rahmenbedingungen 2 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zum eigenen Auftreten Muss ich mich in Schale werfen? Wie ist meine Stimme? (laut, leise, deutlich, Verstärkung? …) Bin ich gut zu sehen und zu hören? Thema und Text sicher im Griff (Hilfsmittel, Unterstützung …?) Fühle ich mich wohl? (Arbeite ich lieber allein, zu zweit …?) Wie ist mein Gesichtsausdruck (Lächeln, Blickkontakt …?) Habe ich Lampenfieber (Reihenfolge des Auftritts, Moderation …?) …. 3 Ulbricht SBMuc 11/2013

Es ist nicht möglich nicht zu kommunizieren Präsentation ist immer auch eine Selbstpräsentation. Stellen Sie dar was Sie können, nicht was Sie nicht können! Es ist nicht möglich, keinen Eindruck zu hinterlassen. Geben Sie sich so wie Sie sind. Seien sie authentisch! 4 Ulbricht SBMuc 11/2013

Das eigene Auftreten (1) Blickkontakt - der Augenkontakt schafft eine zweiseitige Kommunikation zwischen Vortragendem und Publikum. Der Vortragende kann so das Feedback vom Publikum wahrnehmen und strahlt dadurch Sicherheit aus. Das Publikum wird durch den Blickkontakt in die Präsentation miteinbezogen. Stimme - die Lautstärke, Sprechhöhe und Geschwindigkeit sollen für den Zuhörer angenehm sein (Sprechpausen einsetzen, auf die Artikulation achten). Stand und Haltung - bedeutend in unserer Wirkung auf andere ist nicht so sehr was wir sagen (Inhalt), sondern wie wir es sagen. Daher muss bei der Präsentation besonders auf den Einsatz der Körpersprache geachtet werden. Gestik soll den Inhalt unterstreichen. Mimik muss adäquat sein und das gesprochene Wort unterstützen. Ganzheitlichkeit - alle Faktoren müssen ein harmonisches Gesamtes bilden, das natürlich und überzeugend wirkt (authentisch). 5 Ulbricht SBMuc 11/2013

Das eigene Auftreten (2) Empfehlungen • lockere Haltung • nicht zu steif • kontrolliert • authentisch Positive Mimik – ruhig, – interessiert, – Blickkontakt, – freundlich. Negative Mimik – unstet, – abgewendet, – fixiert. 6 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zum Ziel Was will ich inhaltlich erreichen? Was will ich bei der Zielgruppe erreichen? Was will ich für mich erreichen? Was will ich für das gesamte Team erreichen? Was will ich für die betroffenen Schüler erreichen? 7 Ulbricht SBMuc 11/2013

Ziele formulieren Wer nicht weiß wo er hin will, darf sich nicht wundern, wenn er nicht an kommt. Welche Ziele? 8 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zur Zielgruppe Wer ist dabei? (Eltern, Lehrkräfte, Schularten …?) Wen interessiert was? Warum wurde gerade ich als Referent/ Koordinator/ Moderator ausgewählt? In welcher Stimmung sind die Zuhörer? (Tageszeit, Belastung, Interesse …) Gibt es große Unterschiede bei den Zuhörern, wenn ja, welche? 9 Ulbricht SBMuc 11/2013

Der Zielgruppe ein Gesicht geben Situation der Teilnehmer § Welcher Wissenstand ist vorhanden? § Welche Ansprüche sind vorhanden? Interessen der Teilnehmer § Welche Inhalte sind gewünscht? § Welche Ausführlichkeit ist gewünscht? § Welche Konsequenzen sind gewünscht? Einstellungen der Teilnehmer § Welches Verhältnis besteht zum Thema? § Welches Verhältnis besteht zum Moderator/Präsentierenden? § Welches Verhältnis besteht zum Umfeld 10 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zu den Kooperationspartnern Wer sind meine Kooperationspartner bei dieser Veranstaltung? Gibt es Hierarchien zu beachten? Wie erreiche ich meine Kooperationspartner? Bereiten wir die Veranstaltung gemeinsam oder arbeitsteilig getrennt vor? Wer übernimmt die Moderation? Wer übernimmt die Koordination? Wer hat welche Stärken/Schwächen? 11 Ulbricht SBMuc 11/2013

Die Kooperationspartner vernetzen Beratungs-lehrkräfte der beteiligten Schulen Offiziant, ggf. Sekretariat der veranstalten-den Schule ? Klassenleiter u. andere Lehrkräfte Schulleitung der veranstalten-den Schule Ggf. Fachrefe-renten Elternbeiräte der beteiligten Schulen Schulleitun-gen der beteiligten Schulen 12 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zur Technik Was setze ich ein – ein Medium? Mehrere Medien? Computer Beamer Folien OH-Projektor Flip-Chart Pinnwand ??? 13 Ulbricht SBMuc 11/2013

Technik – Overhead und Folien Hinweise zum Umgang mit Folien Folien nicht einfach auflegen (Ankündigen, Auflegen, Ansehen lassen, erklären) Folien vor dem Publikum entwickeln oder ergänzen Neben dem Projektor stehen (nicht davor oder dahinter) Teile enthüllen oder durch weitere Folien ergänzen 14 Ulbricht SBMuc 11/2013

Technik – Flipchart und Pinnwand 15 Ulbricht SBMuc 11/2013

Technik – Computer und Beamer Vorteile • vielfältige Aufarbeitung von audiovisuellen Daten, Bildern, Diagrammen, Videos, Klängen, etc. möglich • Änderungen und Aktualisierungen sind auch in letzter Minute möglich • wirkt modern, technisch perfekt • leicht transportierbar und im Raum flexibel aufstellbar • kann mit anderen technischen Geräten wie Video, DVD, etc. leicht kombiniert werden Nachteile • man ist der Technik ausgeliefert • Präsentation erfordert halbverdunkelte Räume – bei längerer Dauer Gefahr der Übermüdung des Publikums • Teilweise lange Boot-Zeit des Beamers • Kühlgeräusche des Beamers 16 Ulbricht SBMuc 11/2013

Technik – visuelle Gestaltung (1) 17 Ulbricht SBMuc 11/2013

Technik – visuelle Gestaltung (2) 18 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zu den Rahmenbedingungen Welche Termine wurden vereinbart? Passen die Termine für alle (Absprachen, Rücksichten, Hierarchien …) Dauer/ Beginn und Ende der Veranstaltung? Tageszeit? (Zusammenhang zwischen Tageszeit und Zielgruppe beachten) Vorhandener Raum, Sitzordnung? Vorhandene Technik? Organisatorische Unterstützung (Einladung, Raum herrichten, …)? Beleuchtung? Akustik? Größe im Verhältnis zur erwarteten Zuhörerzahl? 19 Ulbricht SBMuc 11/2013

Rahmenbedingungen gestalten Ich sollte die Rahmenbedingungen auch gegenüber den Veranstaltern deutlich vertreten. Ich achte darauf, dass mich die Rahmenbedingungen „unterstützen“ (Technik, Licht, Akustik, Raumgröße, …) und nicht behindern Ich benenne rechtzeitig die Rahmenbedingungen am Veranstaltungsort. Ich mache mir über die Rahmenbedin-gungen rechtzeitig Gedanken. Ich erkundige mich, wer welche Entscheidungen trifft und beachte die Zuständigkeiten. Ich beziehe meine Kooperationspartner in die Organisation mit ein und berücksichtige auch deren Bedürfnisse. 20 Ulbricht SBMuc 11/2013

Welche Veranstaltung hat bei Ihnen als Zuhörer einen positiven Eindruck hinterlassen? Veranstaltungen, auf denen ich mich aktiv einbringen konnte. Veranstaltungen mit Themen, die mich stark interessierten. Veranstaltungen mit guten akustischen und optischen Voraussetzungen. Veranstaltungen, auf denen ich mich gut mit Kollegen austauschen konnte. Veranstaltungen, für die ich ausreichend Zeit hatte. Veranstaltungen, auf denen der Inhalt gut präsentiert wurde. Veranstaltungen, die sich aufs Wesentliche konzentrierten. Veranstaltungen, auf denen es gute Unterlagen gab. Veranstaltungen, auf denen ich ernst genommen wurde. Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zur Gestaltung der Veranstaltung Wie soll der Abend ablaufen? Wie kann die Veranstaltung inhaltlich eine „Einheit“ werden? Will ich den Abend rhythmisieren, um Langeweile zu vermeiden? Gibt es Möglichkeiten, die Zuhörer einzubeziehen? Setze ich verschiedene Verfahren ein, z.B. Teilnehmeraktivierung? Wie gehe ich mit Fragen um? Wie gehe ich mit Störungen um? 22 Ulbricht SBMuc 11/2013

Die Veranstaltung gestalten (1) Es ist sinnvoll, dass die beteiligten Referenten sich auf eine oder zwei Personen einigen, die die Veranstaltung moderieren: Begrüßung Programm vorstellen Übergänge moderieren Diskussionen und Fragen moderieren Hilfreich: Zuständige Person für technische Probleme festlegen (Beamer, Laptop, Mikrofon …) Zuständige Person für organisatorische Probleme festlegen (Stühle, Licht, …) Zuständige Person für das Austeilen von Unterlagen festlegen (Handout, Flyer …) Hilfreich: Den zeitlichen Ablauf der Veranstaltung für alle gut sichtbar aufhängen Zu Beginn die Zuhörer fragen, ob sie die Präsentation gut sehen bzw. den Referenten gut hören können, ggf. nachfragen, ob ausreichende Sprachkenntnisse vorhanden sind. 23 Ulbricht SBMuc 11/2013

Die Veranstaltung gestalten (2) Struktur des Vortrags/ der Vorträge Bezug: Einbettung in größeren Rahmen, z.B. Gesamtzusammenhang des Schulsystems, gesellschaftspolitische Bedeutung der Schullaufbahn, aktuelle Familienstrukturen … Struktur: Roter Faden sollte erkennbar sein, logischer Aufbau, kein Springen zwischen den Themen oder Einzelreferenten, auf Verknüpfung achten Adressatenorientierung: Tempo den Teilnehmern anpassen Auf das Vorwissen der Teilnehmer achten, ggf. abfragen neue Inhalte/Begriffe klar definieren und einführen Erläuterungen: Rückgriff auf Bekanntes (Ankerpunkte) Illustration durch Beispiele, Analogien Zeitplanung: nicht zu viel in Vortrag packen, den Zuhörern Zeit lassen, die visuellen Inputs zu lesen! Zusammenfassung: Immer dann, wenn wichtige Zwischenschritte erreicht wurden, sollten diese zusammengefasst werden. Dies erhöht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. 24 Ulbricht SBMuc 11/2013

Die Veranstaltung gestalten (3) Diskussion / Fragen • auf Fragen vorbereitet sein, eventuell Fragen provozieren • eigene Ergebnisse kritisch beleuchten • Nicht versuchen, die Integrität des Fragestellers in Zweifel zu ziehen – immer höflich sein! • Frage eventuell wiederholen/ umformulieren: in großen Räumen wird Frage vom Publikum oft nicht verstanden • Antwort kurz halten, nicht ausweichen, sondern beim Thema bleiben 25 Ulbricht SBMuc 11/2013

Die Veranstaltung gestalten (4) „Ich kann gut nachvollziehen, dass sie sich als Vater Sorgen um die Zukunft ihres Kindes machen.“ „Alle Eltern kennen die Schule aus eigener Erfahrung und haben Angst, dass ihre Kinder ähnlichen Problemen begegnen wie sie selbst.“ „Natürlich ist jeder Schulartwechsel eine große Herausforderung, besonders in der Pubertät.“ „Der Übertritt ist nicht nur eine Schullaufbahnentscheidung nach Noten, es geht auch immer um das Kind selbst. Wie und wo kann es sich am besten entwickeln?“ „Was den Zusammenhang zwischen Schulabschluss und Zukunftschancen anbelangt haben Sie sicher Recht, aber es führen viele Wege zum Ziel.“ 26 Ulbricht SBMuc 11/2013

Die Veranstaltung gestalten (5) 2. Unterbrechungen/ Störungen durch Teilnehmer 1. Störungen durch den Referenten Im Zweifelsfall: Unwissenheit zugeben „Ich weiß es leider nicht. Diese Information habe ich nicht.“ „Vielen Dank! Das ist ein interessanter Punkt / wichtiger Hinweis. Das haben wir nicht bedacht / das werden wir bedenken.“ Agressive Fragen: ruhig und höflich bleiben, nicht auf einen Streit einlassen „Ich habe da eine andere Meinung, aber vielleicht ist dies nicht der richtige Zeitpunkt dies zu diskutieren. Vielleicht können wir im Anschluss darüber reden.“ Mit Störungen/Unterbrechungen muss gerechnet werden. Sie sind in der Regel kein „Angriff“ auf die Person, sondern auf die „Institution“. 27 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zu den Inhalten Worum geht es? Was ist der Kerninhalt? Was soll in jedem Fall in Erinnerung bleiben? Was sind die wichtigen Fakten und Daten? Gibt es anschauliche Beispiele? Sind die Inhalte klar formuliert und verständlich? Sind die Inhalte auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abgestimmt? 28 Ulbricht SBMuc 11/2013

Inhalte optimal aufbauen (1) Auswahl der Inhalte nach der SAGE – Formel Sammeln Sammlung von Informationen, Bilder, Grafiken und Anschauungsobjekten Aneignung von fachlicher Kompetenz Auswählen Welche Informationen sind notwendig, um meine Ziele zu erreichen? Wie wichtig, von welchem Interesse sind die Informationen für meine Zielgruppe? Welche Zeit steht mir zur Verfügung? Gewichten Auswahl der Informationen nach Muss-, Soll-, Kann- Inhalten Einteilen Strukturieren der Informationen des Vortrags Gliederung und Argumentation festlegen 29 Ulbricht SBMuc 11/2013

Inhalte optimal aufbauen (2) Vortragseinheiten nicht über 15 Minuten hinaus planen. Inhalte sinnvoll miteinander verknüpfen. Einzelteile eines Gesamtvortrags durch Fragephasen oder Aktivierungsphasen unterbrechen. v.a. bei mehreren Referenten Absprachen treffen, um zu starke Wiederholungen zu vermeiden. Zeit für Notizen, kurze Nachfragen und Mitlesen der Folien geben. 30 Ulbricht SBMuc 11/2013

Fragen zur Dokumentation Was muss ich den Teilnehmern zur „Erinnerung“ mitgeben? Kann ich den Teilnehmern auch die „Quellen“ für Dokumente nennen und mir dadurch Arbeit ersparen? Wann teile ich die Dokumentation oder Teile davon aus? Soll die Dokumentation selbsterklärend sein oder dient sie als Orientierung und kann mit weiteren Informationen angereichert werden (Handout, Notizen …) Für welchen Adressatenkreis ist die Dokumentation bestimmt (Sprache, Ausführlichkeit, sprachfreie Darstellungen …) 31 Ulbricht SBMuc 11/2013

Dokumentation und schriftliche Unterlagen (1) 32 Ulbricht SBMuc 11/2013

Dokumentation und schriftliche Unterlagen (2) Flyer und Broschüren Flyer rechtzeitig beim Broschürenservice bestellen (http://www.bestellen.bayern.de/application/) Auf die elektronische Form der Flyer hinweisen Regionale Broschüren in ausreichender Anzahl bereit halten 33 Ulbricht SBMuc 11/2013