Projektmanagement und Budgetierung

Definition Projektmanagement

Ziel des Projektmanagements m:con Verbesserungspotentiale: - Ganzheitliche Veranstaltungsbudgetübersicht für PLs und Controlling - Just in Time Controlling für operativen und administrativen Bereich - Bessere Kontrolle der sensiblen Fremdaufwände (Freelancer/Fremdtechnik) - Verbesserte Kommunikation innerhalb der Serviceabteilungen - Einheitliche Bühnenanweisungen (auch digital abrufbar)

Anforderungen an Mitarbeiter m:con Anforderung zur erfolgreichen Umsetzung: - Regelmäßige Pflege des Systems - Nutzung von EBMS von allen Serviceabteilungen - Nutzung von SAP BW von PLs - Verbesserte/Regelmäßige Kommunikation zwischen Abteilungen (insbesondere zwischen Technik und PLs) - Frühzeitige Angebotsgenerierung - Führung des Kunden“ – Verkaufs und Servicegedanken m:con stärken

Prozessablauf m:con

Veranstaltungsplanung in EBMS Bitte folgende Felder unbedingt pflegen!! Durch die Disposition oder den PL! Rang/Preisliste/Kategorie/Klassif/Art/Betreut von/Projektleiter/Teilnehmerzahlen/Zeitplan  

Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Zusatz Eintragungen durch Disposition und PL: Projektassistenz/Ausstellungsservice/TN-Registrierung/Auftragsanfrage/ Haupt-VA-Ort/ VA-Einstufung/CPD-Kundennummer/Webadresse/VA Ort/PSP Nummer  - Bankverbindungen bei externen oder internen OrgaVAs Bei Kongressen bitte Konto eintragen! - Auftragsanfrage auf „Aussteller Online Bestellung“ und VA-Einstufung auf „Aussteller Online“ wenn Online-Modul genutzt werden soll - CPD-Kundennummer ist die Sammel-SAP-Kundennummer für die TN-Rechnungen

Veranstaltungsplanung in EBMS- Anlage Tab Zusatz Die Felder „Geplant“: sollen zur Information des PL genutzt werden, hier ist die Prognose des zu erwartenden Gesamtumsatzes manuell einzutragen. Die Felder „Bestellt“: muss momentan noch manuell eingepflegt werden. Die Möglichkeit der automatischen Eingabe durch EBMS wird noch geprüft Die Felder „Tatsächlich“: in Zukunft Möglichkeit der Zahlungsinformation für PL durch Schnittstelle von SAP nach EBMS

Veranstaltungsplanung in EBMS- Anlage Tab Zusatz Hier können neben dem Kunden weitere Dienstleister und für die VA wichtige Personen eingetragen werden: - Kongresspräsident - Geschäftsstelle der Gesellschaft - Agenturen zB Ausstellungsorga, Technik, Rahmenprogramm Vorteil: Alle Adressen/Telefon/e-mail der Verantwortlichen sind direkt aus der VA abrufbar (sofern sie natürlich als Adresse angelegt sind)

Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Journal PLs: Bitte hier alle Wiedervorlagen/Checklisten/Aktivitäten einpflegen!  Gerade für Kongresse von Bedeutung.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Anlage Tab Ordner Hier kann der komplette oder relevante Email-Verkehr eingepflegt werden (re Maustaste)!! Aber auch einzelne Dokumente abgelegt werden, die unter sinnvollen Überschriften strukturell zusammengefasst werden sollten. z.B. die Bühnenanweisung des letzten Jahres oder Zusatzinformationen zur Bühnenanweisung Dies fördert die Kommunikation innerhalb aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter! Hier sollten alle mit der Veranstaltung betrauten Mitarbeiter relevanten Daten ablegen.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Benutzerdef. Felder Disposition: Bitte hier Chef vom Dienst eintragen!!

Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Der Funktionsplan ist das Grundschema einer Veranstaltung u. Grundlage der Bühnenanweisung: Die Disposition füllt den „Muster Funktionsplan“ mit den Grunddaten für: Raum-Technik-Feuerwehr-Sanitäter Funktionspläne können aus anderen Veranstaltungen in die neue Veranstaltung kopiert werden.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Funktionspläne können aus Musterveranstaltungen kopiert werden: Klassikkonzerte: „Muster Ablaufplan“ - externe Kongresse: „Muster Kongress extern“ - Muster für bestimmte Kunden zB BB-Promotion Bei Wiederholungsveranstaltungen ist es auch möglich den Funktionsplan der Vorjahresveranstaltung zu übernehmen. Dieser muss dann nur noch aktualisiert werden.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan Zum Einfügen des gewünschten Funktionsplanes: Mit linker Maustaste auf die Zeile „Leistungs- und Kostensicht“ klicken, dann mit rechter Maustaste auf „Funktionsplan von anderer Veranstaltung...“ klicken. Erst die Veranstaltung auswählen, dann die zu übertragenden Funktionen markieren und deren Übernahme bestätigen.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Funktionsplan   Danach muss ausgewählt werden, ob Funktionen / Aufträge und Stände mit/ohne Notizen etc. übernommen werden sollen!! Die Übernahme der Notizen ist nützlich bei Wiederholerveranstaltungen, denn die Notizen müssen somit nicht komplett neu angelegt, sondern nur aktualisiert werden.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellungen z.B. die Funktion „Einrichtung“: Hier werden die Raummieten und die Bestuhlung eingebucht! Raummieten und Bestuhlung sollten prinzipiell in der gleichen Funktion angelegt werden. Einpflegen der Daten: zunächst durch die Disposition, Ergänzungen in der Veranstaltungsvorbe-reitungsphase durch den PL.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion „Einrichtung“: - Hier sind auch die Einbuchung anderer Leistungen oder mehrerer Räume denkbar! - Alle eingebuchten Artikel können mit Notizen hinterlegt werden.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Z.B. Funktion: Einrichtung – Artikel Bestuhlung! Die Notiz kann öffentlich (für den Kunden ersichtlich, z.B. im Angebot), vertraulich oder intern sein. Interne Notizen erscheinen in der Bühnenanweisung als Bemerkung zum Artikel. Z.B. Herr Knab bitte bis morgens 08.00 Uhr den Saal komplett leer Räumen und Firma Ziegle Reinigung veranlassen!!!

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Leistung: Bestuhlung Die Bestuhlungsleistungen werden erlösseitig in den Raummieten abgebildet, daher werden die Bestuhlungsleistungen als interne Information zur Kostenerfassung genutzt. Formular „Bestuhlung interne Kosten“ in den Preislisten !2007 und !2008 - Haken „Intern“ an und Haken „Abrg.Fähig“ aus! -> kommt bei Bestuhlung automatisch! Kosten sind bei Bestuhlung ebenfalls automatisch hinterlegt.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Die Funktion Technik ist unterteilt in die Unterfunktionen: Projektion, Ton- und Lichttechnik. Eingabe der Daten: anfangs durch die Disposition, im Laufe der Veranstaltungsplanung durch den PL oder bei Großprojekten in gemeinsamer Absprache durch die technische Abteilung (Herr Helbing und Herr Seib).

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand aus SAP Bsp Unterfunktion „Tontechnik“: Bei Buchung eigener Technik müssen keine Kosten eingetragen werden, da der Aufwand direkt über hinterlegte Verrechungssätze aus SAP kommt. Wird die Leistung dem Kunden nicht oder mittels einer Pauschale berechnet, so ist die Leistung auf intern zu setzen!

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand aus EBMS Bsp Unterfunktion „Lichttechnik“ Es handelt sich bei diesem Beispiel um externe Technik (Kameratechnik) pauschal für eine Veranstaltung. Da diese Position nicht in der Pauschale (BB Konzert Pauschale) beinhaltet ist, wird diese Leistungen gesondert berechnet (nicht auf intern gesetzt).  

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand aus EBMS Bsp Unterfunktion „Lichttechnik“Externe Kameratechnik: - Erlöse = Preis für Kunde: beim Buchen des Artikels eingeben wie gehabt - Aufwände (Tab Sonstige): - bei pauschalierter Leistung Kosten im Feld „Gesamtkosten für Position“ eintragen. - bei Stück, Stunde etc. Kosten im Feld “Kosten pro Leistungseinh.“ eintragen -> wird dann automatisch multipliziert

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Projektionstechnik: Hier eine in der Pauschale enthaltene Leistung, daher auf intern zu setzen.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion: Personal Es werden hier die in der Pauschale beinhalteten - daher auf intern gesetzten – Leistungen der Hostessen und Hostesseneinsatzleitung (nur zur kostenseitigen Planung) gebucht. Die Position Bühnenmeister wird separat aufgeführt (nicht in Pauschale erfasst) und in Rechnung gestellt, (daher nicht auf intern gesetzt!) Die Position Freelancer dient auch nur der kostenseitigen Planung, daher auch auf intern gesetzt. Diese Planung wird von der Technischen Abteilung durchgeführt und auch im System hinterlegt.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Aufwand in EBMS fest hinterlegt Bsp Eingangskontrollpersonal: Kosten 15 € für Hostessendienste GFS sind schon fest hinterlegt! Auch Informationen für die Bühnenanweisung als interne Notiz eintragbar (z.B. Einsatzzeiten, Anzahl etc.) Einpflegen durch den PL, schon vor der Bestellung durch das Projektmanagement und Serviceabteilungen).

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Einsatz der Freelancer! Leistung auf Intern gesetzt, da nur für Planung wichtig! Diese beispielhafte Position zeigt die Freelancer, die durch Herrn Haas eingesetzt werden. Sie haben schon einen fest eingetragen Kostenbereich 15,25 € für normale Arbeiten oder 15,50 € für Stage Hands. Auch hier können per interner Notiz Informationen für die Bühnenanweisung eingetragen werden. (durch den PL oder Serviceabteilungen)

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Interne Notiz für Bühnenanweisung:   Veranstaltungstechniker werden dem Kunden in Rechnung gestellt. Freelancer nur kalkuliert für den Aufwand. Es soll dem Kunden nicht visualisiert werden dass mit Fremdpersonal gearbeitet wird.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Kosten Freelancer ist auch pauschal für Veranstaltung möglich! Planung und Eintrag durch technische Abteilung!

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Bühnenmeister: Der Bühnenmeister wird dem Kunden in Rechnung gestellt, der Aufwand über die anfallenden Cats Stunden abgebildet. Als Beispiel hier Notizen mit dem Status (Öffentlich und Vertraulich), diese werden nicht in der Bühnenanweisung dargestellt.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion Garderobe: Hier wird das Garderobenpersonal angelegt, der Aufwand ist hinterlegt (Aushilfen 13 €/STD) Auch hier können Informationen in Form einer internen Notiz für die Bühnenanweisung eingepflegt werden. Durch Projektleiter oder Guest Service!!

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion Sicherheit: Hier werden die Leistungen Feuerwehr und Sanitäter gebucht.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Servicebestellung: Sicherheit Die Aufwände sind hier direkt hinterlegt: Feuerwehr 19 €/Std. und Sanitäter 8 €/Std. Die Leistungen werden vom PL geplant. 

/ Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Servicebestellung - Funktion Dekoration: Hier werden die Fremdleistungen für Dekoration etc. geplant. Die Eingabe erfolgt durch den PL.   

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Leistung Beschilderung: Diese externe Leistung wird an den Kunden weiterberechnet. Da der Aufwand (Kosten) je Bestellung unterschiedlich ist, muss hier eine manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen. In diesem Fall sind es Kosten pro Leistungseinheit: Bedeutet wir berechnen pro STK 500 €, bezahlen an den Lieferanten aber nur pro STK 250 €.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Leistung Blumendekoration: Leistung wird an Kunden berechnet und da der Aufwand (Kosten) je Bestellung variabel ist, muss hier ebenso eine manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen. In diesem Fall sind es die Gesamtkosten für Position: Bedeutet wir berechnen 2 Stück à 32 €, bezahlen an den Lieferanten aber nur 40 € pauschal.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Auch bei diesen Leistungen können interne Notizen für die Bühnenanweisung hinterlegt und, wenn nötig, auch bearbeitet werden (Farbe/Fett oder Kursiv).

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion/Servicebestellung: Sonstige Die Leistung wird an Kunden berechnet und da der Aufwand (Kosten) je nach Bestellung variabel ist, muss hier auch die manuelle Eingabe der Kosten durch den PL erfolgen. Hier z.B. die Leistungen Plakatierung und Veranstalterhaftpflicht

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion/Servicebestellung: Sonstige Leistung Plakatierung: Diese Fremdleistung wird an den Kunden mit einem Pauschalpreis von 2.600 € berechnet. Aufwand: In diesem Fall sind es die Kosten pro Leistungseinheit: Es werden also an den Fremd-Dienstleister 2000 € bezahlt.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Auch bei diesen Leistungen können interne Notizen für die Bühnenanweisung hinterlegt und, wenn nötig, auch bearbeitet werden (Farbe/Fett oder Kursiv).

Veranstaltungsplanung in EBMS - Servicebestellung Funktion/Servicebestellung: Sonstige Leistung Veranstalterhaftpflicht: Diese Fremdleistung wird an den Kunden mit einem Pauschalpreis von 1.100 € berechnet. Aufwand: In diesem Fall sind es die Gesamtkosten pro Leistungseinheit: Es werden also an den Fremd-Dienstleister 1.000 € bezahlt.

Veranstaltungsplanung in EBMS - Bühnenanweisung   Deckblatt Bühnenanweisung

Veranstaltungsplanung in EBMS - Bühnenanweisung Leistungsanhang! Mit individueller Eingabemöglichkeit von internen Notizen!!!

Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

Veranstaltungsplanung in EBMS - SAP Zuordnung SAP Zuordnung der Leistungsarten für internen Aufwand!

Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung

Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung Detailübersicht mit Kostenarten SAP

Veranstaltungsplanung in EBMS - Budgetdarstellung Detailübersicht mit Kostenarten SAP

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress In Planung ist, mit den Daten von EBMS in SAP BW zwei unterschiedliche Kongress-Budget-sichten zu realisieren: Das Kundenbudget und das m:con-Budget. Dies konnte nun in ersten Test erfolgreich dargestellt werden.

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Alle Funktionen die Istwerte (IST-Servicebestellungen) darstellen, erhalten den Haken Istwerte! Für Funktionen, welche im Projektzeitablauf von den Serviceabteilunge mit Ist-Daten versehen werden (Teilnehmerregisterjung/Ausstellung/Sponsoring/Symposium etc) wird eine zusätzliche Funktion IST eingeführt

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Die Funktionen mit Istwerte wie in der Folie 54 beschreiben werden kontinuierlich durch die Serviceabteilungen gepflegt und jede neue Funktion Erhält ebenfalls den Haken „Ist-Werte“. Dieser soll das Aufsummieren der Planwerte verhindern und eine zeitbezogene Darstellung ermöglichen.

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Alle Aufwandspositionen (z.B. Catering; Porto, Rahmenprogramme, etc müssen den Haken „Abrechnungsfähig“ herausnehmen!

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Die Kostenpositionen innerhalb der Budgets müssen in zwei Positionen eingetragen werden. Die Position unter dem Reiter Artikel soll dem Projektleiter bei der Übersicht aller Leistungen (siehe Folie 56) einen schnellen Überblich verschaffen, während der Eintrag unter dem Reiter Sonstige Steuerung der Aufwandspositionen in der Budgetdarstellung in SAP/BW darstellt.

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Budgetpositionen welche nur den Bereich m:con gehören: (BSP: Externe Leistungen einer Agentur bei der Unterstützung der Erstellung einer Kongresshomepage) werden als intern gekennzeichnet und erhalten wie in der nachfolgenden Folie erläutert, den Budgetcode 1 für „nur m:con Budget“!

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Dazu wurden alle Artikel der Musterveranstaltung „Kongress extern“ (Vorlage: Budget der GNPI 2006) mit folgenden Budgetcodes hinterlegt: 1= nur mcon Budget 2= beide (Kunden+mcon Budget) 3= nur Kundenbudget

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Dazu wurden alle Artikel der Musterveranstaltung „Kongress extern“ (Vorlage: Budget GNPI 2006) mit folgenden Budgetcodes hinterlegt: 1= nur mcon Budget 2= beide (Kunden+mcon Budget) 3= nur Kundenbudget

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress -> Artikel mit Budgetcode 1: sind auf intern gesetzt, haben keinen Preis eingegeben, nur einen hinterlegten Aufwand (manuell vom PL oder automatisch von EBMS)

. Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Hier werden Zukünftig die genauen Bezeichnungen der Serivce-order/Artikel abgebildet! Dies ermöglicht die genaue Budgetpositionsdarstellung!

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Um eine Gegenüberstellung der Plan/Istzahlen im späteren EBMSBW Report in den richtigen Budgetpositionen gewährleisten zu können, müssen zukünftig alle (und die Betonung liegt auf alle) Bestellungen in SAP angelegt werden. Durch den Eintrag in SAP/R3 unter dem Feld EBMS-SO (hier noch Empfänger) werden zukünftig die im EBMS und damit auch budgetrelevanten Daten eingepflegt. Siehe Screenshot auf der nächsten Seite. Diese Auftragsnummer und Zeileninformation sind für die Budgetdarstellung unbedingt notwendig!!!!!!!!!

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress SAP Bestellung

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress

Veranstaltungsplanung in EBMS Externer Kongress Zur Reibungslosen Darstellung der SAO/BW Excel Daten müssen in den Einstellung von Excel unter dem Punkt Extras/Makros/Sicherheit folgende Sicherheitsstufe eingerichtet werden.

Nützliche Tipps: Insbesondere für die Disposition: Beim Anlegen neuer Veranstaltungen können die Funktionspläne zur Gliederung einer Veranstaltung von bestehenden Veranstaltungen übernommen werden. Es besteht auch die Möglichkeit Veranstaltungen zu kopieren! Rechte Maustaste auf Funktion und dann „Funktionsplan einer anderen Veranstaltung“!

Nützliche Tipps: Einblenden von zusätzlichen Spalten: Diese Einstellungen müssen gespeichert werden (über Button Datei)! Dies hilft insbesondere beim Bearbeiten komplexer Veranstaltungen, da Artikel direkt aus dem Funktionsfenster bearbeitet Werden können. Z.B. Abrechnungsfähig oder Intern setzen!

Klausur Viel Glück bei der Klausur!