Informationsveranstaltungzum elektronischen Urkundenarchiv der ZiviltechnikerInnen (bAIK-Archiv) Peter Wagner/onlaw  MANZ Solutions Elisabeth Fleischmann/bAIK

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 2 Organisatorischer Aufbau des bAIK-ArchivsbAIK-Archiv-Folder (  )  3 „Container“ Rahmenbedingungen: -Gesetzliche Verpflichtung -Einspeicherung, Signaturkarten -Formate Ihre Vorteile auf einen Blick Informationen & Support Technischer Teil, Voraussetzungen und Kosten Systemüberblick Technische Voraussetzungen Einsatzform (Standardinstallation) im Büro Erste Schritte mit dem bAIK-Archiv Livedemo Der Weg zur Einbringung einer öffentlichen Urkunde Datenabruf und Verwaltung über die Webapplikation Inhalte

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 3 Das elektronische Urkundenarchiv der ZiviltechnikerInnen (bAIK-Archiv) Grundlage für elektronischen Urkundenverkehr der ZT mit Behörden und Gerichten Hoheitlich geführtes Archiv Sichere Langzeitspeicherung (mindestens 30 Jahre!) Alle öffentlichen Urkunden von ZT für Grundbuch oder sonst zur öffentlichen Einsicht Andere öffentliche und private Urkunden mit Zustimmung des Auftraggebers Weitere Daten der ZT (z.B. Datensicherung) Höchstes Sicherheitsniveau Sichere Abfrage für Berechtigte via Internet rund um die Uhr (  )  Kostenloser Zugriff für Auftraggeber Verzeichnis der Zertifikatsinhaber (  ) 

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 4 Business Case bAIK-Archiv seit knapp 2 Jahren im Einsatz anfangs v.a. Vermesser (ca. 300 Personen), heute 350 Personen Einspeicherungen 2008: ca Geschäftsfälle Stand heute: über Geschäftsfälle Veröffentlicht: Projekte mit Dokumenten Großteil Geschäftsfälle wenig Speicherbedarf < 5 MB

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 5 Organisatorischer Aufbau des bAIK- Archivs 3 sogenannte „Container“: Öffentliche Urkunden (1. Container) Private Urkunden, Dokumente und Daten (2. Container) -1. und 2. Container: Archiv nach Gerichtsorganisationsgesetz (GOG), wie Cyberdoc (Notare) und Archivium (Anwälte) Weitere Daten im Sicherungscontainer (3. Container) aber: Geschäftsfall mit allen Beilagen = „Container“ Archiv Betreiber: onlaw internet technologie gmbh  seit 1. Jänner 2010: MANZ Solutions GmbH

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 6 Öffentliche Urkunden (1. Container) Öffentliche Urkunden, für Grundbuch oder sonst zur öffentlichen Einsicht bestimmt („veröffentlichte“ Urkunden, z.B.: Teilungspläne, Mappenberichtigungen, Servitutspläne, Nutzwertgutachten) oder mit Zustimmung des Auftraggebers elektronisch errichtet (Aufzugsprüfungen)

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 7 Öffentliche Urkunden Rahmenbedingungen: -Gesetzliche Verpflichtung zur elektron. Erstellung und Einspeicherung Urkunde entsteht durch Beurkundungssignatur + Einbringung -Beilagen zu öffentlichen Urkunden oder damit in Zusammenhang stehende Urkunden sind dazuzuspeichern (Bescheide von Behörden, Parteienerklärungen, etc.) -Nur von ZT, mit elektron. Beurkundungssignatur -Rechtliche Originalqualität -Gesetzlich geregeltes Format: PDF/A-1b -Archiv Betreiber (MANZ Solutions) garantiert dauerhafte Lesbarkeit

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 8 Private Urkunden (2. Container) Mit Zustimmung des Auftraggebers: Speicherung von digitalen Dateien, Operate, Projektunterlagen, vektorielle Pläne oder Einreichpläne, etc. Rahmenbedingungen: -Sicheres Speichern mit elektron. ZT-Signatur -Beliebige Dateiformate (DOC, XLS, DXF, DWG,...) Z.B. MA 29 Brückenbau: Sichere Langzeitspeicherung im bAIK-Archiv beschlossen -Digitale Archivierungskopie des Projekt-Letztstandes als Sicherungskopie -Einspeicherung durch ZT (Bauingenieur) -Zugriff nur für zuständige MA 29-Mitarbeiter Z.B. BIG: überlegt bAIK-Archiv als Zentralarchiv -Elektronische Form ersetzt Plotten und Falten von Plänen

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 9 Sicherungscontainer (3. Container) Steht ZT zur Datensicherung zur Verfügung (Büroarchiv, Projektunterlagen, Berechnungen, Fotos, Backup, etc.) Rahmenbedingungen: -Sicheres Speichern mit elektron. ZT-Signatur bzw. durch berechtigte MitarbeiterInnen mit ihrer Bürgerkarte (  )  -Beliebige Dateiformate

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 10 Rechtssicherheit im bAIK-Archiv Originärer Dateninhalt mit voller Beweiskraft Formvorschriften: Geschäftszahl, Datum, Siegelabbild und Beurkundungssignatur Elektronisch erstellt oder von Papier eingescannt -Elektronische Urkunde gilt stets als ein Original Integrität der gespeicherten Daten: -Revisionssichere Langzeitspeicherung -Keine Änderung oder Löschen möglich -Alle Transaktionen werden protokolliert Papierausfertigungen von elektronischem Original -Komplettes Abbild der elektronischen Urkunde -Archivsignatur bestätigt Authentizität und Unversehrtheit Korrekturmöglichkeiten: -Zusätzliche Beilage mit Hinweis -Zugriffsberechtigungen löschen

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 11 „Stammurkunde“: mit Beurkundungssignatur und Siegelabbild -Nutzwertgutachten Beilagen z.B. (wenn nicht oben inkl.): signiert -Einreichpläne / Parifizierungspläne -Nachvollziehbare Flächenberechnung -Grundbuchauszug -Bescheid der Behörden -Vermesserplan mit Abstandsbestimmungen -Ergänzende Bescheide -Schriftliche Vereinbarung der Miteigentümer -alle mit Rechtskraftvermerk, elektron./ vom Original gescannt Fallbeispiel Nutzwertgutachten

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 12 Organisationsstruktur – Zuständigkeiten bAIK ist Rechtsträger des Urkundenarchives -Ermächtigung zur Einrichtung und Führung, technische und organisatorische Vorschriften zu erlassen Länderkammern -Ausgabe und Verwaltung der Signaturkarten -Aktualität des Verzeichnisses der Karteninhaber Archiv Betreiber (MANZ Solutions) als Dienstleister: -Erstellung der Software und Betrieb des Archives -Support-Hotline -Garantiert sichere Speicherung für 30 Jahre A-Trust (  ) als Zertifizierungsdiensteanbieter  -Digitale Zertifikate und Infrastruktur für digitale Signaturen ZiviltechnikerInnen als Urkundeneinbringer -Signierung, Speicherung, Berechtigungsvergabe, Urkunden in PDF/A-1b Seite 12

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 13 Technische Voraussetzungen Handelsüblicher PC + Internetzugang Signaturkarten mit qualifiziertem Zertifikat (  ) der Firma A-Trust bei Ihrer Länderkammer  Software bei Ihrer Länderkammer bzw. MANZ Solutions Kartenlesegerät bei Ihrer Länderkammer

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 14 Elektronische Beurkundungs-Signaturkarte Elektronische ZiviltechnikerInnen-Signaturkarte Mit Bestellformular (  ) bei Ihrer zuständigen Länderkammer  Verständigungsbrief von A-Trust, Länderkammer zu kontaktieren Länderkammer aktiviert das qualifizierte Zertifikat bei Abholung Signaturkarte = ZT-Ausweis Gültigkeitsdauer: 5 Jahre ZT-Gesellschaften, Vorteil: alle Projekte dort abgespeichert Auch zur Verwendung außerhalb des bAIK-Archivs -z.B. zum Signieren von s und elektronischen Rechnungen Bürgerkartenfunktionalität: Führungszeugnis, e-Banking,... Signaturkarten

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 15 Signaturkarte Signaturkarte (VS, RS) & Muster einer elektron. Signatur

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 16 Kosten je Signaturkarte, Software, Kartenlesegerät Signaturkarte (exkl. USt.): -Ausstellung: € 36,- -Aktivierung: € 10,- -Verwaltungsabgabe an das Finanzamt: € 13,20 -Jährliches Entgelt: € 13,- Software gratis als bAIK-Archiv-Startpaket: -Signatursoftware trustDesk bAIK-Archiv (Erstlizenz gratis) -SmartClient zur Einbringung ins bAIK-Archiv (kostenlos) -PDF/A-1b Druckertreiber: -30 Tage Testversion eDocPrintPro (alternativ: Adobe Acrobat Professional ab Version 9) -Installations-CD -Handbuch Kartenlesegerät zum bAIK-Archiv-Startpaket: Reiner SCT cyberJack ® pinpad : € 45,- (exkl. USt.)

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 17 Einbringungs- und Archivierungs-Kosten Einmalige Kosten für Einbringung und Archivierung für 30 Jahre Gebühr je Urkunde inkl. aller Beilagen und Dokumente eines Geschäftsfalls im Container: (jeweils exkl. USt.) -bis zu 5 MB € 19,- -bei einer Datenmenge > 5 bis zu 10 MB insgesamt € 26,-- -bei einer Datenmenge > 10 bis zu 15 MB insgesamt € 32,50 -bei einer Datenmenge darüber je weitere 10 MB € 11,50 Gebühr im 3. Container: -bei einer Datenmenge von bis zu 5 MB € 15,-- -bei einer Datenmenge > 5 bis zu 10 MB insgesamt € 20,-- -bei einer Datenmenge > 10 bis zu 15 MB insgesamt € 25,-- -bei einer Datenmenge darüber je weitere 10 MB € 10,--

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 18 Zugriff auf das bAIK-Archiv auf alle veröffentlichten Urkunden uneingeschränkt via Internet auf nicht veröffentlichte: -ZT als VerfasserIn -Auftraggeber -Berechtigte dritte Personen, Behörden und Gerichte -Zugriff mittels Signaturkarte bzw. Bürgerkarte Zugriffskosten (exkl. USt.): -Für Auftraggeber und ZT kostenlos -Für Behörden und Gerichte im laufenden Verfahren kostenlos -Zugriff für sonstige Berechtigte: € 1,-/ Geschäftsfall -Allgemeiner Zugriff auf veröffentlichte Urkunden: € 1,-/ Geschäftsfall

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 19 Ihre Vorteile auf einen Blick Langzeitarchivierung der öffentlichen und privaten Urkunden, Dokumente und Daten für mind. 30 Jahre auf höchstem Sicherheitsniveau Rechtliche Originalqualität der Urkunden Erfüllen der Aufbewahrungspflicht für jede/n ZT Geschäftsfall steht vollständig mit allen Beilagen und Dokumenten als „Urkundencontainer“ zur Verfügung Kooperation der 3 GOG-Archive bAIK-Archiv, Cyberdoc (Notare) und Archivium (Rechtsanwälte)  Referenzieren auf GZ statt Ausdruck oder Versand  neu seit : einheitlich PDF/A-1b Das Archiv als Grundlage für die elektronische Antragstellung f. ZT Zugriff für Berechtigte via Internet rund um die Uhr Übergabe des Risikos und der Organisation an den Archivbetreiber Support-Hotline: gratis kostenpflichtige Tel.Nr.:

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 20 Informationen & Support Überblick: bAIK-Archiv-Folder mit weiterführenden Links (  )  Allgemeine Informationen: (  )  Handbuch (  ) im internen Mitgliederbereich zu Verwendung des Archivs und zur Urkundenarchiv-Verordnung, VO, Gesetze  Zugriff, Infos und Software bAIK-Archiv: (  )  Signaturkarten für ZT: zuständige Länderkammer Support-Hotline: (  )  Technische Fragen: P. Wagner / MANZ Solutions Allgemeine Fragen: E. Fleischmann Tel.:

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 21 Berufsrechtsänderungsgesetz (BRÄG, Vorblatt, Erläuterungen) Gerichtsorganisationsgesetz (§§ 91b - 91d) Ziviltechnikergesetz (§§ 4, 16, 19, 20, 33) (  )  Ziviltechnikerkammergesetz (§§18,24,33a,33b) (  )  Signaturgesetz, E-Governmentgesetz Urkundenarchiv-Verordnung des BMJ Urkundenarchiv-Verordnung der BAIK Signaturkarten-Verordnung der BAIK Zivilprozessordnung (§§ 292, 294) Gesetzliche Grundlagen

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Technischer Teil - Systemüberblick

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Seite 23 bAIK-Archiv Nutzungsmöglichkeiten

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 WW W Technischer Aufbau des bAIK-Archivs Big Picture ZDA WWW BAIK-Archiv Urkundencontainer GZ: Gutachtencontainer Container des Archivs Sicherungscontainer Zugriff Dritte Microbilling ZT Zugriff Berechtigte

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Der Smart Client Urkundencontainer: Durch Gesetzgeber geregelt. Nur Dateiformat PDF/A-1b zulässig. Einbringung nur durch ZT. Gutachtencontainer: Durch Gesetzgeber geregelt. Sämtliche Dateiformate zulässig. Einbringung nur durch ZT. Sicherungscontainer: Frei verwendbarer Container. Sämtliche Dateiformate zulässig. Einbringung durch ZT und Berechtigte zulässig.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 bAIK-Archiv Web Oberfläche

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Technische Voraussetzungen (Hardware / Software)

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Hardware für Smart Client Installation: -Minimalkonfiguration: PC mit 1 GHz und 512 MB RAM -Optimalkonfiguration (bis Windows XP): PC mit 2 GHz und 1 GB RAM -Benötigter Festplattenplatz ohne lokales Repository: ca. 250 MB -Kartenlesegerät (Klasse 2 und höher): IT Solution trustDesk kompatibel -Festplattenplatz für lokales Repository -Internetverbindung Software: -Betriebssysteme: MS Windows 2000, XP, Debian Linux etch, Ubuntu Feisty Fawn Technische Voraussetzungen Hardware und Software

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Standardinstallation Einzelplatzinstallation lokales Repository U WWW Upload- Eigenschaft Einzelplatzinstallation Ein einzelner PC wird zum Bearbeiten, Signieren und Archivieren genutzt. Dieser PC erledigt auch den Upload ins bAIK-Archiv. Daten- Upload Steuerungs- information bAIK-Archiv - Die Clientsoftware wird auf einem einzelnen PC installiert. - Das „lokale Repository“ wird auf dem einzelnen PC oder einem Server zentral installiert. - Der einzelne PC muss eine Onlineverbindung ins Internet haben. Für weitere Fragen und Antworten kontaktieren Sie bitte das Supportteam.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Erste Schritte mit dem bAIK-Archiv

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Erste Schritte mit dem bAIK-Archiv Vorgehen für den ZT 1.ZT beantragt bei Länderkammer die Signaturkarte(n) 2.ZT holt die Signaturkarten bei Länderkammer persönlich ab 3.ZT registriert sich bereits bei Länderkammer auf „ – Jetzt registrieren 4.Danach werden die Daten ab 18 Uhr von der Länderkammer an das bAIK-Archiv übertragen! Warten bis zum nächsten Tag ! Erst danach kann sich der ZT im Internet unter „ anmelden (Login durchführen), um den AGB und der Datenschutzerklärung zuzustimmen. Weiters werden Informationen zur Rechnungslegung (basierende auf den Stammdaten) abgefragt. (Siehe nächste Seite!) 6.Mit Arbeit im Smart Client kann begonnen werden.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Erste Schritte mit dem bAIK-Archiv Vorgehen für den ZT 1. Überprüfung Rechnungsadresse 2. Auswahl der Zahlungsart 3. Bestätigung trustDesk 4. AGB und Datenschutzerklärung 5. Zusammenfassung der Angaben

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Livedemo

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Anhang / Exkurs

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Client starten und Anmeldung einleiten Splashscreen während des Starts des Smart Clients. Um ein Projekt anlegen und eine Urkunde einbringen zu können, muss sich der Benutzer anmelden.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Anmeldung am Client mittels Karte und PIN Sichere Anmeldung am System unter Verwendung des IT Solution trustDesk bAIK-Archiv mit Lesegerät und Karte. Erst Signieren drücken und danach am Kartenleser den 6stelligen Signatur PIN eingeben.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Smart Client nach erfolgter Anmeldung Nach der erfolgreichen Anmeldung wird der Smart Client gestartet. Es soll nun ein Projekt samt Projekt Metadaten hinzugefügt werden. Dazu wird dieser Schaltknopf gedrückt.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Projekt (GZ) hinzufügen - Assistent Ein Assistent hilft, alle Schritte vollständig und auf einfachste Weise durch zu führen. Erfassung des Projektnamens (meist: GZ) und der Projektmetadaten.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Projekt (GZ) hinzufügen - Assistent Vor der Fertigstellung und Anlage des Projekts werden alle Daten zur Kontrolle angezeigt.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Smart Client mit angelegtem Projekt Das Projekt GZ wurde nun hinzugefügt. Die drei zugehörigen Container werden rechts angezeigt.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Dokument hinzufügen – Auswahl der Urkunde Ein Dokument soll signiert und als öffentliche Urkunde in das Urkundenarchiv eingebracht werden.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Urkunde hinzufügen - Metadatenerfassung Das Metadatenset gibt die zu befüllenden Metadaten vor. Die bereits bestehenden Projekt Metadaten werden übernommen und vorausgefüllt.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Urkunde hinzufügen – Erteilung der Freigaben Freigaben für Benutzer, Organisationen (Büros) oder an die Behörde (noch nicht möglich) erteilbar. Es wurde Johann Neumann als Auftraggeber und eine weitere Freigabe an einen Verfahrensbeteiligten erfasst. Beachte: Freigaben für Büro versus Freigabe für Benutzer! In der Trefferliste erscheinen nur Personen, die wiederum selber dem ZT eine Freigabeerlaubnis erteilt haben. Z.B. der Auftraggeber, Rechtsanwalt, etc.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Urkunde hinzufügen - Datenkontrolle Vor dem Hinzufügen der Urkunde in das lokale Repository werden alle Daten zur Kontrolle angezeigt.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Smart Client – Urkunde hinzugefügt Urkunde hinzugefügt Nächste Aktion: Signieren und Archivierung

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Urkunde signieren und archivieren Anzeige des PDF-Dokuments im Secure Viewer, welches mit der Beurkundungssignatur signiert werden muss. Die Urkunde muss nun vor der Einbringung mit der Beurkundungssignatur signiert werden. Größe der Bildmarke: 12,2 cm x 4,7 cm

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Urkunde signieren und archivieren – warten auf Upload Urkunde wird in das Urkundenarchiv eingebracht und Status wird entsprechend aktualisiert. Bitte beachten Sie, dass der Uploader aktiviert sein muss! Manuelle Aktualisierung der Anzeige.

bAIK-Archiv_Infoveranstaltung.ppt Jänner 2010 Version: v01.00 Einbringen einer Urkunde Archivierungsbestätigung für Urkunde nach 15 Minuten Nach erfolgreicher Einbringung und weiteren 15 Minuten kann der ZT jederzeit eine Bestätigung über die korrekte Einbringung der Urkunde abrufen. (=Gefahrenübergang)