Portale: TCO und ROI Wirtschftliche Betrachtungen Begrüssung....herzlichen Willkommen... Blabla Dr. Jürg Amrein AMREIN ENGINEERING AG

„An organization will only be competitive if it can learn faster than its competitors.“ Don Tapscott Wissensmanagement eines der wichtigen schlagwörter... Mit einem intranet nah bei den mitarbeitern, informationen schneller kommunikationsfördern, motivationssteigernd...lernende organisation

Agenda Einführung Einige Case Studies Portal TCO und ROI Zusammenfassung, Q&A Inhalt kurz erläutern

AMREIN ENGINEERING AG Microsoft Certified Partner Spezialisiert auf Web-basierte Applikationen (Microsoft BackOffice, .NET) Produkte: IntranetNow, Agenda/X, Helpdesk/X http://www.amrein.com

Einführung Jedermann braucht ein Portal ..aber Portale sind komplexe Gebilde Kosten für Aufbau und Unterhalt können u.U. exponentiell wachsen also fokussierte Ziele definieren die richtige Architektur wählen Wie steht es mit TCO und ROI ?

Gründe für den Kauf von Corporate Portal Software Quelle: Plumtree, 2000

Portal-Typen Team - Portal Collaboration Anzahl Leser = Anzahl Autoren Anzahl Installationen >> 1 Koordinator: Teilzeitjob Mitarbeiter - Portal Content Aggregation, Applikationen Viele Leser, spezialisierte Autoren Anzahl Installationen: 1 Koordinator: Vollzeitjob Business Partner - Portal Partner Relationship Management Kunden - Portal Verkauf & Kundendienst

Case: MS Market Employee Portal

MS Market : einige Zahlen MS Market: - 1.75 Millionen $/Jahr - 291’000 Transaktionen/Jahr 27 Mitarbeiter eingespart Typische Kosten per Transaktion: - vorher: 104 $ - nachher: 5 $ Architektur: - Windows NT Server, MTS - MS SQL Server - MS Site Server Commerce Edition

Case: PUK Basel typisches Mitarbeiterportal „out-of-the-box“ (500 User) 1998 eingeführt Extranet greift auf dieselben Ressourcen zu TCO: - HW: CHF 15‘000/J - SW: CHF 35‘000/J - CM: CHF 35‘000/J

Case: Schweiz. Techn. Verband (STV)

STV: Einige Zahlen 17‘000 Mitglieder (typ. Ingenieure) 100+ Communities (Sektionen, SIG‘s etc.) ASP-Modell Vision: Portal ist ein 100%-iger Ersatz für die existierende Infrastruktur (Budget/J: CHF 2M) Kulturwechsel nicht einfach Betriebskosten: - Server-Infrastruktur, Bandbreite (ASP) : CHF 50‘000/j - MA (CM, Koordination, Technik, Applikationen): CHF 300‘000/j ROI - Beispiel: - vorher: 50‘000 Briefe/j (CHF 100‘000) - nachher: 200‘000 E-mails/j

Case: Webcorp Portal FH Aargau Fokus auf Project Management ASP - Modell Teilnehmer: - 600 Studenten - 500 andere 4 B2B - Netzwerke 200 Projekte

Webcorp: 1-Jahr Finanzanalyse Der mitarbeiter hat schnelleren zugriff auf informationen, kann von überall her auf einfache art und weise auf seine daten und applikationen zugreifen. Das tool ist einfach verständlich und bereitet keine lange ausbildungszeit

Case: Maag Real Estate Info System

Case: Maag Real Estate Info System Internet / Extranet / Intranet Finance Building monitoring Portfolio Mgmt. Real Estate Mgmt. Balanced Scorecard Maintenance Mgmt. Who is Who Colla- boration Project Mgmt. REIS Portal > 1‘000 managed Buildings Portal wurde in 3 Monaten aufgebaut Architektur: MS BackOffice, IntranetNow, ASP Fulltime Staff: 2

Portals „out-of-the-box“ Die meisten Kunden haben ähnliche Bedürfnisse: Web-basierte Applikations-Plattform Datenbank-Zugriff & Dokumenten-Ablage Migration von bestehenden Anwendungen Vorgefertigte Applikationen (Helpdesk, Manuals, Verzeichnisse etc.) Collaboration & Communication (Mail, Foren, News etc.) Communities (Projekte, Abteilungen, Project Management) Calendaring (People, Ressourcen, Event Management) Personalisierung/Notifications Workflow Automation

Was ist TCO? Total Cost of Ownership betrachtet die Kosten und ignoriert den Nutzen. + Vergleich von Lösungen bei Evaluation + Budgetierung - Auswahlkriterium Applikation - Priorisierung Projekte

Total Cost Of Desktop Ownership 100% 16-bit Windows "loosely managed” 0% 20% 40% 60% 80% 100% 32-bit Windows "loosely managed” 89% 70% ZAK 32-bit "tightly managed” 59% Windows-based Terminal (“Hydra”) 54% Windows NT with Browser Slide Objectives: quantify savings and postion the importance of issues like 32-bit desktops as cost savings, not cost generating issues Not only are the products complementary from a “computer science” perspective, more importantly they deliver cumulative business benefits. The results of using both products together, and exploiting low management hardware like NetPC and the Windows terminals, can reduce costs to 54% of prior levels -- a savings of more than $1000 per desktop per year. When you factor in the qualitative improvements to security, user training, deployment flexibility and 32-bit application functionality, the answer seems clear. This is the technology which lets all of us do more with less … reducing management costs while driving up functionality and supportability. Web-Technologie reduziert TCO um die Hälfte! Quelle: Microsoft

Portale: wichtigste TCO-Faktoren One Time und Recurring 8 Kosten-Kategorien: Hardware: Betriebs- & Connectivity-Kosten Wiederkehrende Software-Lizenzen Laufende Applikations-Entwicklungen Content Management Technisches Personal & Support Ausbildung Technik & Endanwender Kosten für Replacement Consulting: Initial & ongoing

Portale: Kostenverteilung

Wichtig: Content Management Maximierung der Effizienz: Anwender publizieren ihren Inhalt selber Standardisierung der Content-Struktur, organisationsweite Durchsetzung der Design-Richtlinien und der CI. Reduzieren der Content-Updatekosten, erhöhte Informations-Publikationsfrequenz- Reduzieren der Pflegearbeiten mithilfe automatisierter Workflows und Bewilligungsverfahren

Einfaches TCO - Beispiel Szenario: 1‘000 User Corporate Portal Hardware-Infrastruktur (Webserver, DB Server, Backup, Firewall etc.) CHF 50‘000 Software-Lizenzen: 1‘000 x CHF100 CHF 100‘000 Planung, Entwicklung, Integration: 100 Tage x 3 x CHF 1000 CHF 300‘000 Unterhalt (Content, System, Entwicklung) : 250 x 2 x CHF 1000 CHF 500‘000

ROI - Return On Investment Eine kürzlich publizierte Meta Group - Studie zeigt, dass 80% der angefragten Firmen ein jährliches ROI von 38% erreichen. „Agressive“ Studien rapportieren ROI‘s von > 1000% Konservative Studien rapportieren ROI‘s von 23%..88% Den ROI zu messen , quantifizieren ist alles andere als leicht, da sich die vorteile nicht alle wirklich durch zahlen belegen lassen. Als man aber von der schreibmaschine auf computer umstellte wurde auch keine ROI studien gemacht, da die vorteile einfach offensichtlich waren. Und noch ein bisschen blabla über die grossen, die so wahnsinnige returns einfahren. beispiele

ROI – Messbare Einsparungen „Harte“ Kosten Reduzieren von Papier, Druck- und Zirkulationskosten (Self-Service-Prinzip) Software - Download anstelle von manueller Installation Reduktion/Eliminierung von Bearbeitungsfehlern und Duplikationskosten Zugriff auf Applikationen Ortsunabhängiger zentralisierter Zugriff auf Anwendungen und Dienste Infrastruktur Reduktion der Server-Client-Betriebskosten (Browser) Reduktion der Systemintegrations-Kosten und der System-Komplexität Einfachere und kosteneffizientere Anwendungsentwicklung (.NET)

ROI – „weiche“ Einsparungen Collaboration unabhängig von Zeit und Ort Support von virtuellen Teams Bessere Kommunikations-Infrastruktur Produktivität Einfacher & schneller Publikationszyklen JIT _nformation, Online-Training Teleworking Platformunabhängigkeit (Browser) Einfachere User-Interfaces Personalwesen Reduzierte Ausbildungskosten Reduktion des Verlusts von „Corporate Knowledge“ Bessere Mitarbeiter-Motivation Verkauf Reduktion „time to market“ Verbesserte Zusammenarbeit unterhalb der Sales-Mitarbeiter Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Sales-Mitarbeitern und Kunden Kundendienst weniger MItarbeiter notwendig Zugriff auf Referenzinformationen Informationen sind up-to-date und konsistent (interne Daten = externe Daten) Der mitarbeiter hat schnelleren zugriff auf informationen, kann von überall her auf einfache art und weise auf seine daten und applikationen zugreifen. Das tool ist einfach verständlich und bereitet keine lange ausbildungszeit

Tips Definieren von klaren Zielen vor dem Start Das Portal baut auf Industriestandard- Technologien wie SMTP, XML, SOAP etc. Verwenden einer „Portal out-of-the-box“ - Lösung Miteinbezug der Anwender

Schlussfolgerungen Das „Web“ ist die richtige Architektur: - Zugriff, User-Interface, Deployment Wichtigster Kostenfaktor ist Content Management TCO ist deutlich tiefer verglichen mit anderen Architekturen ROI ist schwierig zu quantifizieren, aber positive Resultate können mit Sicherheit erwartet werden: Studie: 91% aller Intranet-Projekte werden von den Beteiligten als Erfolg taxiert. (Harte-Hanks Market Intelligence survey)

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