Standardsoftware für das Controlling am Beispiel SAP® . Prof. Dr. Bernd Galinski (Version 04/10) Standardsoftware für das Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Dieses Skript ist eine Arbeitsunterlage und keine wissenschaftliche Ausarbeitung. Es dient zur Ergänzung der Vorlesung und zum persönlichen Gebrauch während des Studiums. Es wurde zu Teilen aus den im Anhang aufgelisteten Literaturstellen zusammengestellt, ohne auf die jeweilige Literaturquelle zu verweisen. SAP, SAP Logo, R/3 und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und –Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Weitergabe und Vervielfältigung dieses Skripts oder von Teilen daraus, insbesondere in digitaler Form, bedarf der ausdrücklichen Zustimmung der Autoren.

Controlling innerhalb des SAP-Systems: Wichtige Komponenten des CO Gemeinkosten-Controlling (CO-OM) Kostenarten/-stellenrechnung Prozesskostenrechnung Produktkosten-Controlling (CO-PC) Produktkostenplanung Kostenträgerrechnung Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) Gemeinkostencontrolling (CO-OM: Overhead Management): Aus diesem Gebiet wird die klassische Kostenarten- und –stellenrechnung behandelt. Die Möglichkeiten, die SAP zur Realisierung einer Prozesskostenrechnung bietet, sind nicht Gegenstand dieses Skriptes, da hierdurch der Rahmen gesprengt würde. Produktkostencontrolling (CO-PC: Product Cost Controlling): Aufgabe dieser Komponente ist das Ermitteln der Kosten, die für die Erstellung eines Produktes oder einer Leistung entstehen. Das Controlling-Objekt ist der Kostenträger. Es besteht ein enger Bezug zu den SAP-Logistikanwendungen, da Daten aus diesen Bereichen wie Stücklisten und Arbeitspläne benötigt werden. SAP unterscheidet die sogenannte Produktkostenplanung und die Kostenträgerrechnung. Mit Produktkostenplanung ist die Erzeugniskalkulation, also die Ermittlung der auftragsneutralen Herstellkosten eines selbstgefertigten Produktes gemeint. Dagegen ermittelt und überwacht die Kostenträgerrechnung die Kosten, die durch die Herstellung eines Produktes verursacht werden. Objekt der Kostenträgerrechnung ist also immer ein Fertigungsauftrag. Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA : Profitability Analysis): Diese Komponente verbindet Erlöse aus dem Vertrieb mit Kosten aus der Gemeinkosten- und Produktkostenrechnung. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 2

Zusammenhänge zwischen den Komponenten des Controlling und Verbindung zu anderen Modulen Zwischen den drei Komponenten des CO bestehen enge Beziehungen. Die Produktkostenrechnung braucht Informationen aus der Gemeinkostenrechnung (z.B. Gemeinkostenzuschlagssätze). Die Ergebnisrechnung benötigt Daten aus der Produktkosten- und der Gemeinkostenrechnung. Darüber hinaus sind die Bereiche des CO jeweils eng mit anderen Modulen des ERP-Systems verbunden. So übernimmt das Gemeinkostencontrolling viele Buchungen aus dem Finanzwesen. Kundenrechnungen entstehen im Modul SD und werden direkt an die Ergebnisrechnung übergeben. Die Produktkostenrechnung benutzt Materialstämme aus dem Modul MM und Stücklisten sowie Arbeitspläne aus der Produktionsplanung. Für die Kalkulation von Istwerten benötigt sie ebenfalls aus dem Modul PP Fertigungsaufträge und Rückmeldungen. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 3

Zusammenhänge zwischen Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung Kostenstellenrechnung Materialeinzelkosten, Fertigungseinzelkosten, Sondereinzelkosten Fertigung Einzel-kosten Einzelkosten Vorkostenstellen Vorkostenstellen Vt Vt Vw Vw Fert Fert Mat Mat + Materialgemeinkosten + Fertigungsgemeinkosten = Herstellkosten Primäre Gemein- kosten Sondereinzelkosten des Vertriebs + Verwaltungsgemeinkosten Sekundäre Gemein- kosten + Vertriebsgemeinkosten + Sondereinzelkosten Vertr. ILV = Selbstkosten © SAP AG

Kostenrechnungs- kreis 1 Kostenrechnungs- kreis 2 Controlling innerhalb der SAP-Organisa-tionshierarchie Mandant Kostenrechnungs- kreis 1 Kostenrechnungs- kreis 2 Die wichtigste Organisationseinheit für das CO ist der Kostenrechnungskreis. Zur Gewährleistung der Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung („Durchbuchen“) muss einem Kostenrechnungskreis mindestens ein Buchungskreis zugeordnet sein. Aus Sicht des CO können auch mehrere Buchungskreise zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden. Es ist zwingend notwendig, dass zusammengehörende Buchungs- und Kostenrechnungskreise mit demselben Kontenplan arbeiten. Buchungs- kreis 1 Buchungs- kreis 2 Buchungs- kreis 3 Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 5

Daten der Kostenrechnung Stammdaten Bewegungsdaten Kostenarten Kostenstellen Leistungsarten Innenaufträge Stat. Kennzahlen Belege (Planungsvorgänge, Ist-Buchungen, Ist-Verrechnungen) Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 6

Kostenarten Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 7

Primäre vs. Sekundäre Kostenarten Konto 400000 FI Verbrauch Rohstoffe CO Primäre Kostenart 400000 Verbrauch Rohstoffe Konto 631100 FI Umlage Werkstatt CO Sekundäre Kostenart 631100 Umlage Werkstatt Das SAP-Rechnungswesen ist ein Einkreissystem. Das heißt, die primären Kostenarten entsprechen den Aufwandskonten der FIBU. Eine primäre Kostenart kann erst dann angelegt werden, wenn das Aufwandskonto in der FIBU vorhanden ist. Umgekehrt ist es bei sekundären Kostenarten. Diese dienen der internen Leistungsverrechnung, werden nur in der Kostenrechnung verwendet und dürfen als Sachkonten in der FIBU nicht angelegt sein. Die Kostenarten können nach Kostenartengruppen hierarchisch gegliedert werden. Dies ermöglicht die Bildung von Zwischensummen sowie gruppenbezogene Auswertungen und Anzeigefunktionen. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 8

Kostenstellen Eine Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit innerhalb des Kostenrechnungskreises und spezifiziert einen eindeutig abgrenzbaren Ort der Kostenentstehung. Diese Abgrenzung erfolgt funktional, abrechnungstechnisch, räumlich oder nach Kostenverantwortung. Eine Kostenstelle ist im SAP System immer genau einem Kostenrechnungskreis und einem Buchungskreis zugeordnet. Kostenstellenstammdaten beinhalten u. a. die Art der Kostenstelle (Hilfs-, Fertigungskostenstellen, etc.), den Kostenstellenverantwortlichen, die Zuordnung zu einem Profit Center und/oder Geschäftsbereich. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 9

Kostenstellen-gruppe IDES AG Kostenstellen-gruppe Kostenstellen-gruppe Kostenstellen-gruppe Kostenstellen-gruppe Geschäfts-führung Logistik Fertigung Verwaltung ... ... Kostenstellen-gruppe Kostenstellen-gruppe Kostenstellen-gruppe Kostenstellen-gruppe Lager Energie Gebäude Fuhrpark Kostenstelle Kostenstelle Kostenstelle Verw.-gebäude Die Struktur der Kostenstellen wird bei SAP obligatorisch in einer Standardhierarchie abgebildet. Jedem Kostenrechnungskreis ist eine solche Standardhierarchie zugeordnet. Beim Anlegen muss jede Kostenstelle einem Teilbereich dieser Hierarchie zugewiesen werden. Neben dieser Standardhierarchie können beliebig viele Alternativhierarchien definiert werden. Im Gegensatz zur Standardhierarchie müssen diese Alternativen nicht alle Kostenstellen komplett umfassen. WE-Kontrolle Strom Kostenstelle Geschäfts-führung Kostenstelle Kostenstelle Kostenstelle Lager-gebäude Eingangs-lager Wasser Standardsoftware für das Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski

Leistungsarten Leistungsarten sind das, was man in der betriebswirtschaftlichen Literatur und im Sprachgebrauch als Bezugsgrößen bezeichnet, also Messeinheiten für die Kostenverursachung, die die Ausbringung einer Kostenstelle kennzeichnen (z. B. Reparaturstunden) und in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen werden. Sie sind notwendig zur Sollkostenermittlung und zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Das Gesamtergebnis einer Kostenstelle wird durch die geplante Leistung der Leistungsart dividiert. Hieraus ergibt sich der Verrechnungssatz (SAP-Sprache: Tarif), der für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung herangezogen wird. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 11

Statistische Kennzahlen Statistische Kennzahlen werden zur Verteilung und Umlage innerbetrieblicher Leistungen oder zur Errechnung von Kennzahlen für Kostenstellen verwendet. Beispiele sind die Anzahl der Mitarbeiter oder die genutzte Fläche pro Kostenstelle. Beide Kennzahlen würden sich für die proportionale Umlage von Gemeinkosten eignen. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 12

Überblick Innenaufträge Planung, Sammlung, Überwachung und Verrechnung von Kosten, die bei speziellen Vorgängen und Aufgaben innerhalb des Unternehmens anfallen. Kategorien von Innenaufträgen: Gemeinkostenaufträge Investitionsaufträge Abgrenzungsaufträge Aufträge mit Erlösen Gemeinkostenaufträge: Überwachung der für einen bestimmten Zweck anfallenden Gemeinkosten, wie beispielsweise der Veranstaltung einer Messe oder der Überwachung von Instandhaltungs- oder Reparaturkosten in den einzelnen Perioden. Investitionsaufträge: Überwachung der bei der Herstellung einer Anlage anfallenden Kosten, beispielsweise eines Lagers. Abgrenzungsaufträge: Gegenbuchung von kalkulatorischen Kosten auf Kostenstellen z.B. Urlaubsgeld. Aufträge mit Erlösen: Ersetzen den Kostenrechnungsteil der Kundenaufträge in der SD-Komponente, wenn SD nicht verwendet wird. Überwachung von sonstigen Erlösen Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 13

Innenauträge „Echter“ Auftrag Auftrag Abrechnung Beleg 400014 Kostenstellen 3318, …. Statistischer Auftrag Auftrag 400014 Beleg Kostenstelle 3318 Innenaufträge werden für die Erfassung und Verrechnung der Kosten von Materialien, Lieferungen und Leistungen zwischengeschaltet, wenn die Kosten aus folgenden Gründen separat aufgezeigt und verrechnet werden sollen: Gesonderte Kostenüberwachung Dispositive Überlegungen Verrechnungsgründe Grundsätzlich werden in SAP ERP folgende zwei Typen von Innenaufträgen benutzt: Echte Innenaufträge ersetzen die Buchung auf eine Kostenstelle vollständig. Die auf einen solchen echten Auftrag gebuchten Kosten werden wie bei der Kostenstelle weiterverrechnet. Die Weiterverrechnung von Auftragskosten wird in SAP ERP Abrechnung genannt. Statistische Innenauträge werden immer einer Kostenstelle zugeordnet. Bei der Buchung von Kosten auf einen statistischen Innenauftrag erfolgt die eigentliche Buchung immer auf dieser Kostenstelle. Eine Abrechnung des Innenauftrags entfällt, da die Kosten bereits der zugeordneten Kostenstelle belastet wurden. Intention: Höhere Kostentransparenz Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 14

Beispiel: Statistischer Innenauftrag Ein Innenauftrag für jedes Fahrzeug des Fuhrparks GI - AX 301 IST 150 130 260 540 GI - EB 511 IST 240 170 370 780 GI - ZV 288 KoArt Bezeichnung 360000 Treibstoffe 380000 Reparatur 385000 Versicherung Summe Kosten IST 430 150 270 850 Kostenstelle Fuhrpark KoArt Bezeichnung 360000 Treibstoffe 380000 Reparatur 385000 Versicherung Summe Kosten IST 820 450 900 2170 Beispiel zum Einsatz von Innnenaufträgen zur Kostenüberwachung: Es lohnt sich meist nicht, für jedes einzelne Fahrzeug des Fuhrparks eine eigene Kostenstelle einzurichten. Man wird abrechnungstechnisch für PKW, LKW oder Stapler nur je eine Kostenstelle einrichten. Trotzdem möchte man aber den Treibstoffverbrauch, die Reparaturanfälligkeit, den Reifenverschleiß etc. pro Fahrzeug ermitteln und überwachen. In diesem Fall wird für jedes Fahrzeug ein statistischer Innenauftrag angelegt. Jeder Innenauftrag wird der Kostenstelle Fuhrpark zugeordnet. Alle anfallenden Kosten werden auf den jeweiligen Innenauftrag gebucht. Auf der Kostenstelle Fuhrpark befinden sich dadurch alle angefallenen Kosten, die aber durch die Zwischenschaltung der Innenaufträge pro Fahrzeug analysiert werden können. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 15

Beispiel: Echter Innenauftrag für Abgrenzungszwecke Abgrenzungsauftrag FI Datum Betrag 31.01. 10.000 € 28.02. 10.000 € 31.03. 10.000 € 30.04. 10.000 € 31.05. 10.000 € 30.06. -120.000 € 30.06. 10.000 € 31.07. 10.000 € 31.08. 10.000 € 30.09. 10.000 € 31.10. 10.000 € 30.11. 10.000 € 31.12. 10.000 € Saldo: 0 € KoArt Bezeichnung 434000 kalk. Urlaubsgeld IST 1.000 € Kostenstelle Fuhrpark Tarifliches Urlaubsgeld KoArt Bezeichnung 434000 kalk. Urlaubsgeld IST 5.000 € Kostenstelle Fertigung 120.000 € Zahlung einmal pro Jahr Periodengerechte Verrechnung (pro Monat) KoArt Bezeichnung 434000 kalk. Urlaubsgeld IST 4.000 € Kostenstelle Verwaltung Innenaufträge lassen sich als Sammler für monatliche Entlastungen verwenden, die aus der Abgrenzung entstehen. Betriebliche Aufwendungen werden im FI oft anders verrechnet als im CO. Ein im FI in einer Periode gebuchter Aufwand kann sich aus CO-Sicht über ein ganzes Jahr erstrecken. Um bei der Kostenstellenrechnung Kostenschwankungen zu vermeiden, sollte aperiodisch anfallender Aufwand auf die relevanten Perioden und Kostenstellen verrechnet werden. Die auf diese Weise verrechneten Kosten werden als kalkulatorische Kosten bezeichnet. Das Verfahren zur gleichmäßigen verursachungsgerechten Verteilung wird als Abgrenzung bezeichnet. Bei der Abgrenzung werden die Kostenstellen mit den Beträgen der kalkulatorischen Kosten belastet. Gleichzeitig wird ein definiertes Abgrenzungsobjekt (Innenauftrag) entlastet. Der tatsächlich angefallene Aufwand wird ebenfalls auf den Abgrenzungsauftrag gebucht, um die eventuellen Salden zwischen den Aufwendungen aus dem FI und den Abgrenzungskosten aus dem CO zu berechnen, zu analysieren und zu verrechnen. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 16

Istkostenerfassung Ziel der Istkosten-Erfassung ist es, die anfallenden Primärkosten zu erfassen. Dies erfolgt nicht direkt im CO, sondern in anderen Modulen des ERP-Systems. Dies gilt z. B. für Lieferantenrechnungen, die bereits im Einkauf – falls für ein Kontierungsobjekt der Kostenrechnung (Kostenstelle, Auftrag, Projekt etc.) beschafft wird - vorkontiert und nach der Rechnungsprüfung in der Finanzbuchhaltung und parallel im CO gebucht werden. Falls nicht mit MM gearbeitet und die Rechnung direkt in FI gebucht wird und ein kostenrechnungs-relevantes Aufwandskonto betroffen ist, muss die Kostenstelle oder eines der anderen möglichen Kontierungsobjekte angegeben werden (s. obiges Beispiel). Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 17

Asset Management Financials Controlling kalk.Abschreibung 1.000,- verrechnete kalk. Abschreibung Kostenstelle XYZ Kalkulatorische Abschreibungen auf eine Maschine Kostenverursacher: Kostenstelle XYZ Financials Controlling ... Für die Primärkostenerfassung wird in den jeweils betroffenen Modulen bzw. Programmen des ERP-Systems das Kontierungsobjekt der Kostenrechnung erfasst oder über die Stammdaten automatisch zugeordnet. So ist z. B. jeder Anlagegegenstand im Anlagestamm einer Kostenstelle zugeordnet. Insofern steht fest, auf welcher Kostenstelle die zugehörenden Abschreibungen und Zinsen zu belasten sind. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 18

Human Ressources Financials Controlling Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter Financials Gehalt + Nebenkosten Lohnverrechungskonto Bank I 1.000,- II 1.000,- I 1.000,- II 1.000,- Controlling Ähnliches gilt für die Mitarbeiter. Diese sind im Infotyp „Organisatorische Zuordnung“ des Personalstamms einer Kostenstelle zugeordnet, so dass auch die Personalkosten automatisch auf die richtigen Kostenstellen in das CO übernommen werden können. Kostenstelle XYZ ... Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 19

Materials Management FI CO Materialentnahme aus dem Lager Kostenstelle Materialaufwand Materialbestand 1.000,- 1.000,- CO Kostenstelle XYZ Bei der Buchung einer Materialentnahme aus dem Lager muss das Kontierungsobjekt (Kostenstelle, Auftrag etc.) für die Kostenrechnung angegeben werden, und die Materialkosten werden automatisch und zeitgleich mit der Buchung in der Finanzbuchhaltung auch im CO gebucht. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 20

Materials Management FI CO Bestellung von Verbrauchmaterial Materialaufwand Kreditor Materialbestand 1.000,- 1.000,- 1.000,- CO Kostenstelle XYZ Neben der Entnahme von Material aus dem Lager ermöglicht die enge Integration der Module MM, FI und CO auch die direkte Kontierung innerhalb einer Bestellung zu Lasten eines Kostenobjektes. Hier wird bereits bei der Bestellerfassung über ein Kennzeichen (Kontierungstyp K) festgelegt, dass das Material als direkter Verbrauch dem jeweiligen Kostenobjekt belastet wird. Eine Einlagerung und die Buchung auf ein Bestandskonto entfällt in diesem Fall. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 21

Ist-Kostenverrechnung in CO-CCA Vorgangsbezogene Verrechnung (unmittelbare Ist-Kostenbuchung auf sendenden und empfangenden Stellen) Umbuchungen von Kosten und Erlösen direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung periodische Verrechnungen Durchführung am Ende der Periode Verrechnung nach vordefinierten Regeln (z. B. Verteilung der Gebäudekosten nach Quadratmeter pro Kostenstelle) Die aus anderen Modulen in die Kostenrechnung übernommenen Primärkosten können im Rahmen des CCA weiterverrechnet werden. Hierbei werden vorgangsbezogene und periodische Verrechnungen unterschieden. Vorgangsbezogene Verrechnungen werden direkt im System erfasst und bewirken unmittelbar eine Ist-Kostenbuchung auf den sendenden und den empfangenden Stellen. Es kann sich um die Umbuchung primärer Kosten und Erlöse oder um direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnungen handeln. Periodische Verrechnungen werden nach Periodenende, wenn alle Istbuchungen und vorgangsbezogenen Daten erfasst sind, durchgeführt. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 22

Vorgangsbezogene Verrechnung: Umbuchung von Kosten Für die Umbuchung primärer Kosten und Erlöse werden neben einem Buchungstext die Kostenart, der umzubuchende Betrag, evtl. die Verbrauchsmenge sowie die CO-Objekte, die Empfänger bzw. Sender dieser Umbuchung sein sollen, eingegeben Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 23

Vorgangsbezogene Verrechnung: direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung Die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung bildet die innerbetrieblichen Leistungsbeziehungen zwischen CO-Objekten ab. Die Erfassung erfolgt dabei mengenmäßig, d. h. die Verrechnungsbeziehungen werden auf Basis der ausgetauschten Leistungsartenmengen bestimmt. Der Sender ist in diesem Fall immer eine Kombination von Kostenstelle und Leistungsart. So können z. B. die von einer Kostenstelle in Anspruch genommenen Leistungen der Hilfskostenstelle Instandhaltung entsprechend der geleisteten Stunden, die das System dann mit dem Verrechnungssatz (SAP-Sprache:Tarif) bewertet, umgelegt werden. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 24

Beispiel: Direkte innerbetriebl.Leistungsverrechnung Reparatur 50 € / H CO Werkstatt $ Kantine Int. Leistungs - verrechnung 620000 +6.500 615000 +2.500 6.500 2.500 Einzelposten Summen Beleg Mengen und Werte Fertigung Bei der direkten Leistungsverrechnung wird die von einer Kostenstelle produzierte Menge einer Leistungsart erfasst und verrechnet. Für eine direkte Leistungsverrechnung wird die Kostenstelle, die die Leistung erbringt (Senderkostenstelle), das Objekt, das die Leistung erhält (Empfänger), die Art der erbrachten Leistung (Leistungsart) und die Leistungsmenge benötigt. Bei einer Leistungsverrechnung kann der Sender nur eine Kostenstelle sein. Der Empfänger hingegen kann ein beliebiges Controlling-Objekt, wie z.B. eine Kostenstelle, ein Auftrag oder ein Projekt sein. Um eine direkte Leistungsverrechnung durchzuführen, wird eine entsprechende Leistungsart (Leistungsartentyp 1 = manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) angelegt. Die Senderkostenstelle wird unter Verwendung einer Sekundärkostenart (Kategorie = 43) entlastet und das Empfängerobjekt belastet. Die Kostenart wird im Leistungsartenstammsatz gepflegt. Die Verrechnung wird durch Multiplikation der Menge der erbrachten Leistung mit dem geplanten Tarif bewertet. Um eine direkte Leistungsverrechnung durchführen zu können, muss mit Hilfe der Planung der Leistungserbringung definiert werden, welche Kostenstellen welche Leistungsarten erbringen. Die direkte Leistungsverrechnung wird durch sender- und empfängerseitige Einzelposten dokumentiert. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 25

Periodische Verrechnung: Verteilung Verteilung dient der primär-kostengerechten Verrechnung von Kostenstellen Keine Verteilung von sekundären Kostenarten Originalkostenart bleibt auf der Empfängerkostenstelle erhalten Auf der Kostenstelle sind Be- und Entlastung separat auswertbar Die periodische Verrechnung in Form der Verteilung dient ausschließlich zur Verrechnung von Primärkosten zwischen Kostenstellen. Das bedeutet, dass sowohl die Entlastung der abgebenden Kostenstelle als auch die Belastung der empfangenden Kostenstelle mit der jeweiligen Primärkostenart erfolgt und dies in Auswertungen auch sichtbar ist. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 26

Periodische Verrechnung: Verteilung Kostenstelle FERTIGUNG 1 Stromkosten im Januar in Höhe Von 20.000,- € Energiezentrale Verteilung mit Verteilungsregel „feste Prozentsätze“ FERTIGUNG 2 VERWALTUNG 50 % 40 % 10 % Kostenart 416200 € 10.000,- € 8.000,- € 2.000,- Kostenart 416200 + 20.000,- € Kostenart 416200 - 20.000,- € Obige Abbildung zeigt die periodische Verrechnung der Stromkosten auf die Kostenstellen nach einer festgelegten Prozent-Schlüsselung. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 27

Periodische Verrechnung: Umlage Die Umlage dient der Verrechnung von primären und sekundären Kostenarten von einer Kostenstelle Originalkostenarten werden gruppiert und mit einer oder mehreren Umlagekostenarten verrechnet Originalkostenart geht dabei verloren Auf der Kostenstelle sind Be- und Entlastung separat auswertbar Die Umlage verrechnet primäre und sekundäre Kostenarten einer Kostenstelle. Dabei erfolgt die Verrechnung unter einer Umlagekostenart und die ursprünglichen Kostenarten sind nicht mehr erkennbar. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 28

Periodische Verrechnung: Umlage Kostenstelle FERTIGUNG 1 Gebäudekosten im Januar in Höhe von insgesamt 150.000,- € Facility Management Verteilung mit Verteilungsregel statistische Kennzahl qm FERTIGUNG 2 VERWALTUNG 7000 qm 6000 qm 2000 qm Kostenart 661799 € 70.000,- € 60.000,- € 20.000,- Kostenart 410000 3.375,- € Kostenart 417000 10.000,- € Kostenart ….. …………€ Belastung Σ + 150.000,- € Kostenart 661799 - 150.000,- € Die Umlage wurde zur Übertragung von Primär- und Sekundärkosten von einer Senderkostenstelle auf empfangende Controlling-Objekte konzipiert. Bei einer Umlage können Kostenstellen oder Geschäftsprozesse als Sender verwendet werden. Primär- und Sekundärbuchungen werden am Periodenende mit Hilfe der vom Anwender definierten Schlüssel verrechnet. Bei der Umlage werden die Originalkostenarten in Umlagekostenarten (Sekundärkostenartentyp = 42) zusammengefasst. Da dadurch weniger Summensätze geschrieben werden, hat die Umlage eine günstigere Performance als periodische Umbuchung und Verteilung. Sowohl für den Sender als auch für den Empfänger werden Einzelposten gebucht, damit die Verrechnung präzise festgehalten werden kann. Die Originalkostenarten werden in den Empfängern nicht angezeigt. Aus diesem Grund ist eine Umlage sinnvoll, wenn der Kostenaufriss für den Empfänger belanglos ist, wie dies z.B. bei der Verrechnung der Kostenstelle „Facility Management“ der Fall ist. Wie bei der Verteilung wird bei der Umlage im Summensatz der Partner fortgeschrieben. Umlagen können beliebig oft storniert und wiederholt werden. Die Sender-Empfänger-Beziehungen werden mit der Zyklus-Segment-Technik definiert. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 29

Definition der Verrechnungsregeln Zyklus: Zusammenfassung der Regeln für die Kostenverrechnung. Kann mehrere Segmente umfassen. Segment: besteht aus Senderkostenstelle(n), deren zu verrechnende Werte nach denselben Regeln ermittelt werden. Empfängerobjekte, deren Bezugsbasen nach denselben Regeln ermittelt werden Sinnvolle Vorgehensweise: Aufteilung der periodischen Verrechnung in mehrere Zyklen Zeitlich getrennte Ausführung ist möglich Bei Fehlern ist eine gezielte Wiederholung möglich Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 30

Zyklus-Segment-Technik Energie Kantine Produktion Facility Managemt IT Service 2.Segment Sender Empfänger bezugsbasis Die hier im folgenden beschriebene Zyklus-Segment-Technik dient sowohl zur Definition der periodischen Umbuchung also auch zur Definition von Verteilung und Umlage. Um die Verrechnungsbeziehung von Sender und Empfänger im System darzustellen, müssen folgende Eingaben gemacht werden: - Von welchem (welchen) Objekt(en) werden die Kosten verrechnet? - Auf welche(s) Objekt(e) werden die Kosten verrechnet? - Welche Kosten sollen verrechnet werden? - Auf welcher Grundlage werden die Kosten unter den Empfängern aufgeteilt? (Aufteilung fester Beträge, Prozentsätze oder nach gebuchten statistischen Kennzahlen s.o.) In einem Segment werden Kostenstellen, in denen Verrechnungswerte auf der Grundlage derselben Regeln festgelegt sind, mit Empfängerobjekten kombiniert, in denen Bezugsbasen auf der Grundlage der selben Regeln festgelegt sind. Die Kostenstelle ”Energie” z.B. verrechnet die Energiekosten auf der Grundlage der in Anspruch genommenen Strommengen. Wenn für eine Verrechnung eine andere Regel verwendet werden soll, muss ein separates Segment angelegt werden. Die Kostenstelle ”Kantine“ z.B. verrechnet ihre Kosten auf der Grundlage der Anzahl der Mitarbeiter. Mehrere Segmente werden in einem Zyklus zusammengefasst. Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 31

Fragen Geben Sie einen kurzen Überblick über die Funktionalitäten des SAP-Moduls CO! Was sind Kostenrechnungskreise und wie hängen diese mit den Buchungskreisen zusammen? Welche Stammdaten werden für das Modul CO benötigt? Wodurch unterscheiden sich „echte“ und „statistische“ Innenaufträge? Erläutern Sie anhand von Beispielen die Istkosten-erfassung bei Einsatz eines ERP-Systems! Welche Möglichkeiten der Istkostenverrechnung bietet CO? Standardsoftware für Rechnungswesen und Controlling - Prof. Dr. Bernd Galinski Folie 32