Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse Geschäftsprozessanalyse als Mittel der Anforderungsdefinition Datum: 21.01.2015 Vortrag von: Bernd Ziegenbalg, Stadt Leipzig

Inhalt Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Rahmenbedingungen und Ausgangslage Planung der Neukonzipierung der IT Verfahrenslandschaft Ermittlung der ablauforganisa- torischen Voraussetzungen in Vorbereitung Prozessbetrachtung im Personalamt und in der Stellenwirtschaft Beschaffung eines Integrierten Personalmanagementsystems (iPMS) Identifizierung der Geschäftsprozesse, welche durch eine integrierte Personalmanagementsoftware automatisiert, vereinfacht bzw. zusammengeführt werden sollen, Aufzeigen möglicher Optimierungspotenziale, Entwicklung von Soll-Prozessen und Definition grundlegender Anforderungen für die Leistungsbeschreibung zur Softwarebeschaffung. Rahmenbedingungen und Ausgangslage Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Projektaufbau und Herangehensweise Projektkonzipierung Gliederung anhand der bestehenden Abteilungsstrukturen Teilprojekt Personalwirtschaft Teilprojekt Soziale Angelegenheiten/ Soz. Betreuung Teilprojekt Personalabrechnung Teilprojekt Personalentwicklung, Aus- und Fortbildung Teilprojekt Stellenwirtschaft Teilprojekt Schnittstellen Systematik in den einzelnen Teilprojekten Auftakt IST-Aufnahme IST-Analyse SOLL-Vorschläge Dokumentation/ Bericht Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Projektaufbau und Herangehensweise Projektkonzipierung Auftaktveranstaltung Interviews Einzel- und Gruppeninterviews Abteilungsübergreifende Interviews (Schnittstellen) IST-Erhebung von Prozessen, Schnittstellen und Standards Inhalt Arbeitsabläufe (Auslöser, Ergebnis, Häufigkeit, Ablaufs) Schnittstellen Verwendete Software Stärken/Schwächen des jetzigen Ablauf/Verfahrens Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Projektaufbau und Herangehensweise IST-Erhebung von Prozessen, Schnittstellen und Standards Analyse der Prozesse, Schnittstellen und Standards Entwicklung von SOLL-Vorschlägen zur Optimierung Relevanz der Prozesse bewerten Analyse der Prozesse nach Vereinfachung Reduzierung von Schnittstellen Standardisierung Zuständigkeiten Dokumentation und Bericht Analyse der IT-Verfahren Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Projektaufbau und Herangehensweise Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Darstellung der Prozesse OpenOffice 2 PSB Antrag prüfen Rolle Verwendete Software Dokumente Tätigkeit klassifiziert Teilprozess Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Darstellung der Prozesse Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Darstellung der Prozesse IST Prozess SOLL Prozess Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Darstellung der Prozesse Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Ableitung der Anforderungen Organisation/Umsetzung Organisatorische Potenziale werden erkannt und können klassifiziert werden: Mit iPMS umzusetzen Vor iPMS umzusetzen Unabhängig von iPMS Vergabe Exakte(-re) Beschreibung von: Schnittstellen Funktionalen Anforderungen Nichtfunktionalen Anforderungen iPMS konnte konkret von anderen IT-Systemen abgegrenzt werden Idee: Prozessdarstellungen sind Teil der Ausschreibungsunterlagen Rahmenbedingungen und Ausgangslage Projektaufbau und Herangehensweise Darstellung der Prozesse Ableitung der Anforderungen Ableitung der Anforderungen Hauptamt, Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse 21.01.2015

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Dezernat I, Hauptamt, Abteilung Organisation und Dienste Bernd Ziegenbalg Organisator 04092 Leipzig Tel.: +49 (341) 123-2298 Email: bernd.ziegenbalg@leipzig.de www.leipzig.de