Strategie für die Zukunft -Lebensphasenorientierte Personalpolitik Prof. Dr. Jutta Rump Ernst-Boehe-Str. 4 67059 Ludwigshafen 0621 / 5203-238 jutta.rump@ibe-ludwigshafen.de Strategie für die Zukunft -Lebensphasenorientierte Personalpolitik LBS Rheinland-Pfalz Mainz, den 29.09.2010

Agenda Hintergründe – Trends der Arbeitswelt Konzept und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Konzept und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Konzept und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Konzept und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Konzept und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Definition und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Umsetzung und Integration der Lebensphasenorientierten Personalpolitik in die betriebliche Praxis Umsetzung und Integration der Lebensphasenorientierten Personalpolitik in die betriebliche Praxis Umsetzung und Integration der Lebensphasenorientierten Personalpolitik in die betriebliche Praxis Umsetzung und Integration der Lebensphasenorientierten Personalpolitik in die betriebliche Praxis Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen und 10-Punkte-Plan zur Einführung einer lebensphasenorientierten Personalpolitik

Hintergründe – Trends der Arbeitswelt Lebensphasenorientierte Personalpolitik Hintergründe – Trends der Arbeitswelt

Trends der Arbeitswelt … Demografische Entwicklung Gesellschaftlicher Wertewandel + Entwicklung zur Wissensgesellschaft „Vormarsch“ der Frauen Individualisierung … und ihre Konsequenzen für die betriebliche Personalpolitik

Konsequenzen für die betriebliche Personalpolitik Alternde Belegschaften Fachkräfteengpässe Unterschiedliche Generationen, Lebensstil-Typologien und Wertmuster am Arbeitsplatz Wachsende Bedeutung des Faktors „Wissen“ Ausschöpfung des gesamten Erwerbspersonen- potenzials Orientierung an der beruflichen und privaten Lebenssituation der Beschäftigten Voraussetzung Ältere Frauen …

Lebensphasenorientierte Personalpolitik 2. Definition und Ziele

Definition und Ziele einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Unter Berücksichtigung der einzelnen Lebensphasen, die durch unterschiedliche private und berufliche Hintergründe Ereignisse gekennzeichnet sind, fokussiert eine lebensphasenorientierte Personalpolitik die Entwicklung und Erhaltung der nachhaltigen Leistungs- und Beschäftigungsfähigkeit aller Mitarbeiter, die Vereinbarkeit von Lebenssituationen sowie den Umgang mit den Demografieeffekten durch eine alternsgerechte Personalpolitik. Vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung und des zukünftigen „war for talents“ ist es Ziel einer lebensphasenorientierten Personalpolitik, unter Verwendung lebensphasenorientierter Maßnahmen, die Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden und gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität für potenzielle Mitarbeiter zu erhöhen.

3. Umsetzung und Integration in die Lebensphasenorientierte Personalpolitik 3. Umsetzung und Integration in die betriebliche Praxis

Konzept „HeLP“ – Haus einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik Berufshintergründe Lebenshintergründe Handlungsfelder Phasenübergreifende Instrumente Lebensphasenspezifische HeLP Lebenshintergründe z.B. Elternschaft, Pflege, Krankheit, Lebens- und Arbeitssituation des Partners etc. Berufshintergründe z.B. beruflicher oder betrieblicher (Wieder-) Einstieg, (erste) Übernahme von Führungsverantwortung, Auslandsaufenthalt etc. Handlungsfelder Führung, Unternehmenskultur, Mitarbeitergewinnung, Gesundheitsförderung, Personalentwicklung, Unternehmensservices, Kommunikation, Steuerung und Erfolgsbewertung, Anreiz- und Motivationssysteme, Organisation, Berufliche Werdegänge Erst im Zusammenspiel der drei Dimensionen, aus denen lebensphasenspezifische sowie phasenübergreifende Instrumente resultieren, kann eine lebensphasenorientierte Personalpolitik im Unternehmen gewährleistet werden. Veranschaulicht dargestellt wird das Konzept in Form eines Hauses. Das ‚Haus einer Lebensphasenorientierten Personalpolitik’ (HeLP) demonstriert das Zusammenspiel der drei Dimensionen sowie der sich daraus ergebenden lebensphasenspezifischen und phasenübergreifenden Instrumente, wobei letztere im Dach des Hauses abgebildet werden.

Bezugsrahmen der Lebensphasenorientierten Personalpolitik Gesellschaft Unternehmen Lebensphasenspezifische und phasenübergreifende Instrumente Politik Wirtschaft Staat Gesellschaft, Wirtschaft, Staat und Politik nehmen Einfluss auf Unternehmen und Individuen z.B. tarifliche Regelungen, gesetzliche Regelungen bzgl. „Child“- und „Elder-Care“ Der Prozess der Umsetzung und Integration sowie der Bewusstseins-schaffung in den Unternehmen kann beschleunigt werden Beispiel: Unternehmensprogramm „Erfolgsfaktor Familie“ des BMFSFJ, der Spitzenverbände der deutschen Wirtschaft und des DGB Da gesellschaftliche, politische, wirtschaftliche und gesetzliche Veränderungen, wie etwa die Umgestaltung tariflicher Regelungen, Einfluss auf Unternehmen und Individuen nehmen, ist es von besonderer Bedeutung, das Konzept in regelmäßigen Abständen auf Aktualität und Modifikationsbedarf zu überprüfen. Dies bedeutet konkret, dass etwa im Falle einer neuen tariflichen Regelung lebensphasenspezifische bzw. phasenübergreifende Instrumente einer Überarbeitung zu unterziehen sind. Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet können Gesellschaft, Staat, Wirtschaft und Politik die Integration einer lebensphasenorientierte Personalpolitik fördern und fordern, indem entsprechende Gesetze und tarifliche Regelungen erlassen sowie eine entsprechende Kommunikations- und Aufklärungspolitik durchgeführt wird. So können etwa staatliche Regelungen im Kontext der Vereinbarkeit von Beruf und Pflege, wie z.B. die Ausweitung rechtlicher Regelungen zur Freistellung von der Erwerbsarbeit sowie die Förderung der Bereitschaft zur Pflegeaufnahme durch Männer, dazu beitragen den Prozess der Umsetzung und Integration sowie der Bewusstseinschaffung zu beschleunigen.

Umsetzung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (1/4) Beispiel: Mitarbeiter A Mitarbeiter B Ausland Ausland Reife-/ Plateau Lebens- und Arbeitssituation des Partners Führung Führung Elternschaft

Umsetzung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (2/4) Mitarbeiter A – Ausgewählte lebensphasenspezifische Instrumente Handlungsfelder Ausland Führung Mitarbeitergewinnung Interne Ausschreibung für eine Entsendung in das Ausland - Personalentwicklung Interkulturelles Training Lebensphasenorientierte Führungskräfteentwicklung Berufliche Werdegänge Förderung der Karriereschritte auch im Ausland Alternsgerechte Laufbahngestaltung (z.B. Möglichkeit des Wechsels in eine Fachkarriere) Anreiz- und Motivationssysteme Finanzielle Anreize zur Mitnahme der Familie (z.B. zusätzliche Boni) Cafeteria-System mit immateriellen Komponenten (z.B. Kinderbetreuungs-angebote, Gesundheitsvor-sorge) Unternehmensservices Unterstützung bei der Organisation des neuen Lebensumfeldes (z.B. Anmeldung der Kinder in den neuen Schulen, Einkaufsmöglichkeiten etc.) Wäsche- und Bügelservice

Umsetzung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (3/4) Mitarbeiter B – Ausgewählte lebensphasenspezifische Instrumente Handlungsfelder Reife-/ Plateau Elternschaft Lebens- und Arbeitssituation des Partners Mitarbeitergewinnung - Personalentwicklung Unterstützung bei der Suche eines neuen Tätigkeitsbereichs Weiterbildung in Teilzeit für Mütter/ Väter Coaching bei Beendigung einer Partnerschaft Berufliche Werdegänge Förderung horizontaler Karriereschritte Vereinbarungskarrieren ermöglichen (z.B. durch Familienservices, flexible Arbeitszeiten) Perspektiven für einen alternative berufliche Lebensplanung aufzeigen im Falle veränderter persönlicher Prioritäten (z.B. Wechsel von einer Fach- in eine Führungskarriere)

Umsetzung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (3/4) Mitarbeiter B – Ausgewählte lebensphasenspezifische Instrumente Handlungsfelder Reife-/ Plateau Elternschaft Lebens- und Arbeitssituation des Partners Anreiz- und Motivationssysteme Neue Anreize bei Entstehung eines Karriereplateaus (z.B. Motivation über neue Tätigkeitsbereiche oder über Work-Life-Balance) Fokus auf materielle Anreize bei geplanter Elternschaft (z.B. Erfolgsbeteiligung), bei Wiedereinstieg nach Elternzeit Fokus auf immaterielle Anreize (z.B. Kinderbetreuung auch in den Ferien) Sesshaftwerden in der Partnerschaft: z.B. Wohnbaudarlehen, Mitarbeiterkredite oder Umzugshilfen Unternehmensservices Wäsche- und Bügelservice Eltern-Kind-Zimmer, Kooperation mit der Caritas, insbesondere in den Schulferien Beendigung einer Partnerschaft: z.B. Sozialberatung, Psychologische Beratungsangebote

Umsetzung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (4/4) Alle Mitarbeiter – Ausgewählte phasenübergreifende Instrumente Handlungsfelder Phasenübergreifende Instrumente Führung Vorgesetztenbeurteilung hinsichtlich der Umsetzung der lebensphasenorientierten Personalpolitik Regelmäßige Mitarbeitergespräche (auch bei Austritt und Wiedereinstieg) Unternehmenskultur Sensibilisierung von Management, Arbeitnehmervertretung und Belegschaft über Interviews, Kulturtage, Seminare, Betriebsfeste, Beiträge in Mitarbeiterzeitungen, Pressemitteilungen im Internet Beteiligung der Beschäftigten an der Definition des neuen Leitbildes Organisation Angebot eines differenzierten Arbeitszeitsystems Familien/- Vereinbarungsgerechte Besprechungstermine Gesundheitsförderung Prävention, Therapie, Kuration, Früherkennung Erstellung von individuellen Gesundheits- und Leistungsprofilen mit Hilfe von Gesundheitsscores in Absprache mit den Beschäftigten Kommunikation Interne Kommunikation (Mitarbeiterfeste, E-Mail, Intranet, Broschüren etc.) Externe Kommunikation (Internet, Broschüren, Anzeigen etc.) Sonstiges Wissensmanagement (Generationenübergreifender Wissenstransfer, Dokumentation des Erfahrungswissens über Lessons-Learned etc.) Kooperation mit anderen Unternehmen aus der Region

Umsetzung in den Modellbetrieben Führung und Elternschaft Organisation Kommunikation Berufliche Werdegänge Erfolgsbewertung Personalentwicklung Einstieg/ Orientierung Ausstieg Umsetzung in den Modellbetrieben Unternehmenskultur Einstieg Wissensmanagement Führung(skräfteentwicklung)

Berufliche Werdegänge Einstieg/ Orientierung Einstieg/ Orientierung Organisation Kommunikation Elternschaft Erstellung einer familienpolitischen Erklärung Erarbeitung einer gezielten Kommunikationsstrategie in Bezug auf Mitarbeiter und Führungskräfte Ausdehnung der Telearbeitsplätze Führung Elternschaft Leitfaden für Führungskräfte zum Umgang mit Mitarbeitern in Elternzeit bzw. vor dem Wiedereinstieg und moderierte Diskussionsveranstaltung zum Thema Seminar ‚Fit für den Wiedereinstieg‘ Berufliche Werdegänge Personalentwicklung Einstieg/ Orientierung Ausstieg Ausdehnung der Arbeitsfähigkeit in der Phase des beruflichen Rückzugs bzw. des Ausstiegs Intensivierung der beruflichen Kompetenz- und Laufbahn- entwicklung sowie der Qualifikation junger Monteure Einstieg/ Orientierung Ausstieg Ausgewählte Instrumente/ Maßnahmen der Modellbetriebe Neustellenbesetzung/ Stellenumbesetzung Prozessoptimierung im Sinne eines lebensphasengerechten Personaleinsatzes Unternehmenskultur Einstieg Strukturierte Einarbeitung der Mitarbeiter und Erstellung eines Handouts Definition und Verbreitung eines Leitbildes

Berufliche Werdegänge und Erfolgsbewertung Entwicklung eines Controllingsystems für lebensphasen- orientierte Maßnahmen Erstellung von Handlungsempfehlungen für das Downshifting von Führungspositionen Berufliche Werdegänge Strukturierte Nachfolgeplanung unter Berücksichtigung der Lebensphasen Wissensmanagement Führung(skräfteentwicklung) Systematisierung der Sicherung von Erfahrungswissen Führungsgrundsätze/ Anforderungen an Führungskräfte/ Führung in Teilzeit Berufliche Werdegänge Personalentwicklung Ausgewählte Instrumente/ Maßnahmen der Modellbetriebe Nachfolgeplanung Alter(n)sgerechte Personalentwicklung Verknüpfung und Anwendung des bestehenden Instrumentariums Personalentwicklung Aktion ‚Mitarbeiter schulen Mitarbeiter’ Erstellung eines Mitarbeiterentwicklungsplans Erstellung eines ganzheitlich abgestimmten Förder- und Entwicklungssystems für alle Mitarbeiter

Integration der lebensphasenorientierten Personalpolitik Situationsanalyse Zielformulierung Kultur-Fit Struktur-Fit Identifikation Handlungsfelder Instrumente Bestandteil der Situationsanalyse ist die Analyse der gegenwärtigen und zukünftigen Belegschafts- und Altersstruktur sowie der bestehenden personalpolitischen Instrumente. Während die Analyse der bestehenden personalpolitischen Instrumente tabellarisch, können die Belegschafts- und Altersstrukturdaten etwa über eine Mitarbeiterbefragung erhoben werden. Hierbei können insbesondere Informationen über eine geplante Elternschaft, die Situation des Partners, ‚Child-’ und ‚Elder-Care’ sowie weitere kritische Ereignisse erhoben und um die Daten aus den Personalakten ergänzt werden. Analysiert man die Daten der Personalakten, so können Informationen über das Durchschnittsalter der Belegschaft, Altersverteilungen, Altersklassen, die Varianz der Altersstruktur und die Entwicklung altersabhängiger Kriterien (z.B. Krankenfehlstand, Einsatzeinschränkungen) generiert werden Im Anschluss an die Situationsanalyse folgt die Zielformulierung. Je nachdem, welche Defizite sich im Rahmen der Situationsanalyse ergeben, werden sich die Ziele für jedes Unternehmen unterschiedlich stellen. Stellt das Unternehmen beispielsweise fest, dass die Altersstruktur ein hohes Alter aufweist und im Bezug auf das Age-Management genügend Instrumente vorhanden sind, jedoch die Notwendigkeit besteht, die Attraktivität für jüngere potenzielle Bewerber sowie für Frauen zu erhöhen, so ist der Fokus etwa auf eine generationengerechte Rekrutierung, die Ausgestaltung zielgruppengerechter Unternehmensservices und deren Kommunikation zu legen. Im nächsten Schritt werden dann die konkreten Handlungsfelder, die es zu bearbeiten gilt, identifiziert und die fehlenden Instrumente definiert. Um die Erwartungen der Beschäftigten im Bezug auf die zu definierenden Instrumente zu treffen und eine rasche Akzeptanz herbeizuführen, können an dieser Stelle die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen hilfreich sein. Im Bezug auf das oben aufgeführte Beispiel sind dann die Handlungsfelder Mitarbeitergewinnung, Unternehmensservices und Kommunikation aufzugreifen. Da die Handlungsfelder ‚Organisation’ und ‚Unternehmenskultur’ wichtige Bausteine auf dem Weg zu einer lebensphasenorientierten Personalpolitik darstellen, ist es von hoher Bedeutung bei der Identifikation der zu bearbeitenden Handlungsfelder den Kultur- und Struktur-Fit mit dem Konzept der lebensphasenorientierten Personalpolitik zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Sind die Handlungsfelder identifiziert und die fehlenden Instrument unter Beteiligung der Beschäftigten definiert, kann ein konkreter Aktivitätenplan bzw. Projektplan aufgestellt werden, der Informationen zu den umzusetzenden Maßnahmen, dem Projektteam, der Projektleitung und dem Zeitfenster enthält. Damit das Konzept der lebensphasenorientierten Personalpolitik schließlich ganzheitlich in die Organisation implementiert und die Akzeptanz aller Beschäftigten - insbesondere der Führungskräfte – gewonnen werden kann, ist die Umsetzung ausgewählter interner Kommunikationsmaßnahmen notwenig. Dabei können Medien, wie die Mitarbeiterzeitung, das Intranet, aber auch Betriebsversammlungen und Info-Tage zum Einsatz kommen. Um die Potenziale einer lebensphasenorientierten Personalpolitik auch extern ausschöpfen zu können, also die Arbeitsgeberattraktivität für die definierten Zielgruppen zu erhöhen sowie das Image insgesamt zu stärken, sind neben der internen Kommunikation externe Kommunikationsmaßnahmen in Augenschein zu fassen. Bezugnehmend auf das oben aufgeführte Beispiel können folgende Maßnahmen zum Einsatz kommen: Gewinnung der jüngeren Zielgruppe: Kommunikationsmaßnahmen in den sozialen Medien (Twitter, Facebook) und Hochschul- bzw. Schulmarketingaktivitäten. Gewinnung der Zielgruppe ‚Frauen’: Kommunikation familienfreundlicher Maßnahmen sowie des Ziels ‚Erhöhung der Frauenquote in Führungspositionen’ in Stellenanzeigen, Gewinnung von Frauen in Elternzeit durch Werbeanzeigen in Elternzeitschriften. Die Erfolgskontrolle sollte dann im Idealfall nicht erst am Ende dieses Prozesses, sondern von Beginn an durchgeführt werden und den Prozess der Integration umkreisen. Aktivitätenplan Interne Kommunikation Externe Kommunikation Implementierung Steuerung- und Erfolgskontrolle

4. Handlungsempfehlungen und Lebensphasenorientierte Personalpolitik 4. Handlungsempfehlungen und 10-Punkte-Plan

Handlungsempfehlungen „ Das ist doch eine Überraschung, wenn man in den Keller schaut und sieht, was da noch für Konserven stehen.“  Situationsanalyse, Prozessbegleitung „ Und dann wird es aus meiner Sicht nur funktionieren, wenn man kleine Module herauslöst […]“  Aktivitäten in Module zusammenfassen und in Etappen abarbeiten „ Es muss für den Mitarbeiter greifbar sein, sonst wird man kaum Akzeptanz finden.“ Schriftliche Einladung zu einem Infotag mit Rollenspielen, Imagefilmen, Infowänden etc „ […] es muss uns gelingen, die Mitarbeiter und die Führungskräfte zu sensibilisieren […]“  Vertrauen und Akzeptanz gewinnen, lebensphasenorientierte Führungskräfteentwicklung Zitate aus dem Guppeninterview mit den Modellbetrieben

10-Punkte-Plan zur Einführung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (1/3) Verankern Sie die Lebensphasenorientierung auf der obersten Leitungsebene Ihres Unternehmens. Machen Sie die lebensphasenorientierte Unternehmens- und Personalpolitik zur „Chefsache“ und leben Sie die Ansätze „von oben nach unten“ vor. Zeigen Sie Kosten und Nutzen auf und integrieren Sie die Ansätze in den Bereich Steuerung und Erfolgsmessung. Versuchen Sie das Konzept der lebensphasenorientierten Personalpolitik in das bestehende Controllingsystem Ihres Unternehmens zu integrieren. Z.B. in die Balanced Scorecard, wenn sie vorhanden ist. Gehen Sie offen mit möglichen finanziellen Hürden um und suchen Sie nach alternativen Lösungen. Verfolgen Sie eine ganzheitliche, integrative Herangehensweise. Fokussieren Sie alle genannten Handlungsfelder und wählen Sie die für Ihr Unternehmen passenden Gestaltungsansätze. Sensibilisieren Sie die Führungskräfte. Machen Sie sich bewusst, dass nicht selten gut gemeinte und mit hohem Aufwand implementierte Ansätze ausschließlich am Widerstand von Führungskräften scheitern. Zitate aus dem Guppeninterview mit den Modellbetrieben

10-Punkte-Plan zur Einführung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (2/3) Bevorzugen Sie flexible Lösungen und pragmatische Handlungsansätze. In der Regel fällt die Überzeugungsarbeit leichter, wenn die praktische Umsetzbarkeit für alle Beteiligten klar ersichtlich und leicht zu realisieren ist. 6. Stellen Sie insbesondere kostenneutrale und kostengünstige Maßnahmen in den Vordergrund. Vorbehalte bezüglich kostspieliger Maßnahmen, die gerade für kleine und mittelständische Unternehmen kaum zu realisieren sind, lassen sich durch entsprechende kostenneutrale bzw. kostengünstige Gegenbeispiele entkräften. 7. Informieren Sie umfassend über die Möglichkeiten und zeigen Sie sich kreativ in Bezug auf neue Wege. Nutzen Sie gute Beispiele aus anderen Unternehmen, um neue Ansätze für Ihre Belegschaft zu entwickeln und geben Sie ausschließlich fundierte Informationen über tatsächlich umsetzbare Maßnahmen weiter.

10-Punkte-Plan zur Einführung der Lebensphasenorientierten Personalpolitik (3/3) 8. Seien Sie auf alle „Killer-Argumente“ vorbereitet. Setzen Sie sich bereits im Vorfeld mit möglichen Hindernissen und Hemmnissen auseinander und richten Sie Ihre Kommunikation darauf aus. 9. Führen Sie kontinuierliche Mitarbeiterbefragungen durch. Nur wer die aktuellen Problemstellungen und Wünsche kennt, kann bedarfsgerecht planen und effektive, passgenaue Maßnahmen umsetzen. 10. Betreiben Sie intern eine offene Informationspolitik und extern eine progressive Öffentlichkeitsarbeit. Ist das Unternehmen in der Öffentlichkeit erst einmal für seine Lebensphasenorientierung bekannt, ist es schwieriger, „das Rad zurückzudrehen“.

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