ProFinance Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End-Abrechnung von internationalen EU-Projekten 5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop Hamburg, 31.08.2006 Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport)

Agenda Was ist FLOWS? Anforderungen der EU an das Finanzmanagement Partner Budget Kostenarten Anforderungen der EU an das Finanzmanagement Warum ein eigenes Tool? Rentabilität ProFinance Ziele Funktionsweise Live-Demo

Vorstellung Martin Schneider Brigitte Groß Diplomverwaltungswirt 1992-2005 Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Seit 12/2005 Dataport Bereich Steuerung Produktion, Prozessmanagement Brigitte Groß Technische Angestellte h. D. Seit 1989 Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Amt für Bau und Betrieb, Abteilung Gewässer

Was ist FLOWS? Flood Plain Land Use Optimizing Workable Sustainability ... ein durch INTERREG III B gefördertes Projekt im Nordseeraum Ziel = nachhaltige Entwicklung von überschwemmungsgefährdeten Gebieten Projektbeginn: Oktober 2002 (Deutschland ab Januar 2004) Projektende: Juni 2006 Gesamtbudget = 9,85 Mio. € = optimierte, angewandte, nachhaltige Landnutzung in Überschwemmungsgebieten

Welche Partner gibt es bei FLOWS? Lead Partner: Cambridgeshire County Council Partner: Province of Flevoland, Niederlande Norwegian Water Resources and Energy Directorate County Administrative Board of Värmland, Schweden Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Subpartner der BSU: Technische Universität Hamburg-Harburg Universität Lüneburg Landwirtschaftskammer Niedersachsen

Welches Budget musste verwaltet werden? Partner Sub-Partner Summe Freie und Hansestadt Hamburg LGV4 19.192 €   E_D3 12.537 € N_BA 4 16.250 € BSU AN 12.069 € BSU U1 12.019 € BSU Z42 20.393 € BSU B5 518.617 € BSU LP 17.977 € BSU Z41 62.590 € Zwischensumme 691.644 € Technische Universität Hamburg-Harburg WB 836.680 € Landwirtschaftskammer Niedersachsen FB 2 220.000 € Universität Lüneburg UT 245.000 € Gesamtbudget 1.993.324 € BSU und acht Subpartner ca. 692.000 Euro

Welche Kostenarten gibt es? General Costs * Travel & Accomodation Meetings and Conferences Material Investment Promotions & Publications Consulting costs Audit Others VAT (Value added tax) Permanent staff * Temporary staff * max. 10 % des Budgets max. 50 % des Budgets *Für jede Personalstunde wird ein damit gekoppelter Anteil an Allgemeinkosten beansprucht (Arbeitsplatzpauschale, Verwaltungsgemeinkostenzuschlag, Unfallversicherung)

Zu bewegen sind: Ca. 2 Mio. Euro Verteilt auf 4 Arbeitspakete Verteilt auf 38 Projekte (international + national) Mit bis zu 12 inländischen Institutionen Mit bis zu 11 unterschiedlichen Kostenarten Verteilt auf 3 Haushaltsjahre Auch für die gemeinsam international abzuwickelnden Projekte waren finanzielle Absprachen notwendig. Aufwand wegen der umfangreichen Budget-Aufsplittung sehr groß!

Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (1) Aufstellung eines Gesamtbudgets, das sich zusammensetzt aus Partner-/ Subpartner-Budget pro Projekt Arbeitspaket-Budget pro Jahr aggregiertem Projektbudget Das Gesamtbudget darf nicht verändert werden. Budgetänderungen müssen aufgelistet und begründet sein: Kleine Änderung: bis zu 10% einer Kostenart oder 10% des Gesamtbudgets Große Änderung: mehr als 10% Keine Budgetänderung für die Kostenart „material investment“ (≤ 10% des Gesamtbudgets) = Mindest- Anforderung BSU hat die Budgets detaillierter aufgestellt: nach Projekt/ Subpartner/Kostenart /Jahr, um das ganze gut handhaben und steuern zu können. Zu Change: Alle Änderungen bedürfen der Zusammengestellung, Auflistung und Zustimmung der betroffenen Projekt- und Arbeitspaketleitern sowie der Meldung nach Viborg. Bei kleineren Änderungen, die mit dem Claim eingereicht werden können, reicht mündliche Zustimmung; Größere müssen gerechtfertigt werden und bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Sekretariates. VAT: Gilt nur für Institutionen, denen die MWSt national nicht zurückerstattet wird. Mehrwertsteuerpflichtige (Privat-) Unternehmen dürfen die gezahlte MWSt nicht claimen , da diese ihnen vom Finanzamt zurückerstattet wird. Claim: Aufzeichnung aller im Projekt getätigten Ausgaben, auch Details wir Rechnungsdatum, Ausgabe, Datum der Zahlungsanweisung; Originalbelege sind aufzubewahren und auf Verlangen vorzuweisen, auch die Stundenzettel! – d.h. detaillierte Aufzeichnungen erforderlich!

Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (2) Die Mehrwertsteuer muss gesondert unter der Kostenart VAT ausgewiesen werden. Personalkosten ≤ 50% des Gesamtbudgets Aufstellung periodischer Erstattungsanträge -> intern bzw. extern auditiert Jährliches Ausgabe-Ziel ist zu erreichen, sonst automatische Mittelentbindung Extern auditierte Gesamtabrechnung am Projektende BSU hat die Budgets detaillierter aufgestellt: nach Projekt/ Subpartner/Kostenart /Jahr, um das ganze gut handhaben und steuern zu können. Zu Change: Alle Änderungen bedürfen der Zusammengestellung, Auflistung und Zustimmung der betroffenen Projekt- und Arbeitspaketleitern sowie der Meldung nach Viborg. Bei kleineren Änderungen, die mit dem Claim eingereicht werden können, reicht mündliche Zustimmung; Größere müssen gerechtfertigt werden und bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Sekretariates. VAT: Gilt nur für Institutionen, denen die MWSt national nicht zurückerstattet wird. Mehrwertsteuerpflichtige (Privat-) Unternehmen dürfen die gezahlte MWSt nicht claimen , da diese ihnen vom Finanzamt zurückerstattet wird. Claim: Aufzeichnung aller im Projekt getätigten Ausgaben, auch Details wir Rechnungsdatum, Ausgabe, Datum der Zahlungsanweisung; Originalbelege sind aufzubewahren und auf Verlangen vorzuweisen, auch die Stundenzettel! – d.h. detaillierte Aufzeichnungen erforderlich!

Wie werden die EU-Fördermittel ausgezahlt? EU-Förderung = 50% des Budgets Claim = periodischer Erstattungsantrag an die EU ¼-jährliche Claims Erstattung ca. 6 Monate nach Claim-Einreichung Förderung während der Laufzeit max. 80% des Projektbudgets Erstattung der restlichen 20% des Budgets erst nach erfolgreichem Projektabschluss Vierteljährliche Claims -> besseres Controlling bei so großem Projekt – Monitoring-Programm (inhaltlich und finanzielle Beobachtung/Steuerung des Projektfortschritts durch Lead

Warum ein eigenes Tool? Zahlreiche allgemeine Informationen zum Thema „Finanzmanagement von EU-Projekten“ Begrenzte konkrete Erfahrungen Kein unterstützendes effektives Finanz-Werkzeug vorhanden Marktrecherche negativ

Anteil für externe Finanzverwaltung 2) Rentabilität? Variante Gesamt-budget 1) Anteil für externe Finanzverwaltung 2) Personal-kosten Ersparnis i.v.H. absolut Summe 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr I 2.000.000 € 5% 100.000 € 70.000 € 30.000 € 12.000 € 6.000 € II 7% 140.000 € 28.000 € 14.000 € III 10% 200.000 € 130.000 € 52.000 € 26.000 € 1) D Gesamtbudget über die Laufzeit von 2,5 Jahren (30 Monate vom 01. Januar 2004 – 30. Juni 2006) 2) ist abhängig von der Höhe des Gesamtbudgets und des Aufwandes

Ziele des Tools Aufstellung des Projektbudgets Abwicklung von Budgetänderungen Projektkostenerfassung Auswertung für periodische Erstattung (Claims) Auswertung für die Projektleiter (national/international) Steuerung der Subpartner Vorbereitende Auswertungen für den Wirtschaftsprüfer Transparenz Kostenersparnis

Wie funktioniert das Tool? (1) Eingabe von Daten Auswertung / Abgleiche (beliebig kombinierbar) nach Listen (Voreinstellungen für die diversen Auswahlmenüs ) Personalstundensätze (Voreinstellungen für mögliche Vergütungen) Budget-Einzeldaten (= Budgetierung vor Projekt-beginn; Änderungen im lfd. Projekt) Disposition Kassenmittel Rechnungsdaten Claim-Period Workpackage / Projekt Partnern / Subpartnern Kostenarten Abgleich Budget / Claim Kassenwirksamkeit Anteil der staff costs etc. ...

Wie funktioniert das Tool? (2)

ProFinance - Startmaske

ProFinance - Listen (Auszug) Diese dynamische Liste wird in den anderen Tabellen hinterlegt.

ProFinance - Eingabe der Budgetdaten Der Inhalt dieser Auswahlliste stammt aus der Tabelle ‚Listen‘.

ProFinance - dynamische Auswertungen (1) Pivot-Tabelle wird automatisch aktualisiert mit dynamischem Datenbereich Auswahl (einzelner) Parameter möglich Layout variabel

ProFinance - dynamische Auswertungen (2)

ProFinance – Übersicht der Auswertungen Gesamtbudget Gesamtbudget / Subpartner Gesamtbudget / Workpackage oder Projekt / Jahr Budget / Subpartner / Workpackage oder Projekt / Jahr Personalkosten-Controlling Materialkosten-Controlling Budget-Changes Claim-Auswertung Claims je Partner / Subpartner / WP / Projekt/ Kostenart Abgleich Budget – Claims

Muss ich ein Excel-Spezialist sein? Einmalige Einstellung der Parameter Einweisung vor Ort notwendig Ggf. projektspezifische Anpassungen Intuitive Bedienbarkeit Vollständige Automatisierung Keine Eingabe von Formeln

Kann ich das Tool verändern? ProFinance ist OpenSource Kein Datei-, Blatt-, Zell- oder VBA-Schutz Individuelle Anpassungen*) sind jederzeit möglich *) Gute VBA-Kenntnisse und vertiefte Excel-Kenntnisse sind erforderlich.

Live-Demo Budgetänderung Budget-Change Claim erstellen Dynamische Auswertung ändern

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!