Langzeitarchivierung: Umsetzung im DV-Verbund Baden-Württemberg 72 Langzeitarchivierung: Umsetzung im DV-Verbund Baden-Württemberg 72. Südwestdeutscher Archivtag Bad Bergzabern, 23. Juni 2012 Reinhard Schal und Dr. Christian Keitel

Datenzentrale Baden-Württemberg (DZBW)  Softwarelösungen für die öffentliche Verwaltung  Rechtsform Anstalt des öffentlichen Rechts Gründung 1971 Sitz Stuttgart Anzahl Mitarbeiter rund 250 Anzahl Kunden ca. 2.000 bundesweit Erlöse 2011 ca. 35 Mio. € Vorstand Karl Tramer (Vorsitzender) Joachim Kischlat Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Situation und Vortragspunkte Standardisierte Archivschnittstellen zur Langzeitarchivierung 16.10.2009 : Einstimmiger Beschluss im Projektausschuss der DZ: „Der Projektausschuss nimmt Kenntnis von dem Auftrag an den DVV, zusammen mit den Archiven der Gemeinden und der Stadt- und Landkreise einheitliche Schnittstellen zur Langzeitarchivierung aufzubauen. Die Federführung wurde der Datenzentrale übertragen.“ Sachstand AG Archivschnittstelle Weiteres Vorgehen Zwischenarchiv Weiteres Vorgehen digitale Langzeitarchivierung Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Aktueller Stand – Archivschnittstelle  Projektergebnisse der AG‘n Archivschnittstellen werden im Fachgremium des DVV vorgestellt Einheitliche XML-Schnittstelle für Fachverfahren Zwischenarchiv Langzeitarchivierung  Projektergebnisse und Konzeptansatz Zwischenarchiv werden in UAG EWO sowie in UAG Gewerbe der AG Archivschnittstellen besprochen  1. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: Technische Lösung des Landesarchivs wird den RZ- Vertretern vorgestellt (Teilnehmer: DZ, RZ, Archivare)  DZ erstellt Projektskizzen für die elektronische Übergabe von Registerdaten an die Archivare Nov 11 Dez 11 Dez 11 Jan 12 Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Weitere Schritte – AG Archivschnittstelle Sachstand und weiteres Vorgehen werden im Fachgremium des DVV besprochen: Realisierung eines Zwischenarchivs wird befürwortet Fokussierung auf DIMAG als in Frage kommende Software für Langzeitarchivierung 2. DVV-Termin mit Landesarchiv-BW: Erörterung von technische Fragen aus RZ-Sicht, Weitere Themen: Lizenzkosten und Support-Leistungen des Landesarchivs Abgleich der DVV/RZ-Anforderungen mit den gegebenen technischen Rahmenbedingungen von DIMAG und ermitteln des Deltas Die DZ berücksichtigt in ihrer Aktivitätenplanung 2013 das Thema Langzeitarchivierung 7. März12 3. Mai 12 06./07.2012 Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Aktueller Stand – Langzeitarchivierung Derzeit Abstimmung im DVV Ziele des Fachgremiums Entscheidungsvorlage für einen Gremienbeschluss im 2. HJ 2012 und schaffen von Planungssicherheit für 2013 ff in DZ und in den RZ Aufbau einer strukturierten Gesamtlösung für kommunale Archive und Kreisarchive in BaWü Planung von Info-Veranstaltungen für Archivare und Angebot einer Software und eines Systems für die Langzeitarchivierung zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben Betrieb einer Langzeitarchivierungssoftware in den kommunalen Rechenzentren Baden-Württembergs Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Zwischenarchiv – Zielsetzung der DZ Sicherung der bisher „zwischengelagerten“ Teil-Löschungen im Einwohnermeldewesen und Aufbereitung für eine Überführung in ein Zwischenarchiv Bereitstellung einer neutrale Lösung zur Zwischenspeicherung und Weiterleitung „archivarisch“ aufbereiteter Daten beginnend mit Fachgebiet Einwohnermeldewesen Anschließend Fachgebiet Gewerberegister-Daten Zwischenarchiv als Kommunikationsmedium zur einheitlichen elektronischen Datenübernahme aus verschiedenen Fachverfahren zur Weiterleitung an ein Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Zwischenarchiv – Modell (DZ) Pool von Teil-Löschungen Einwohner-melderegister Langzeitarchiv X Daten XML XML Zwischenarchiv EWO-Verfahren Meta XML Langzeitarchiv Y Daten XML Gewerbe-Verf. Langzeitarchiv Z … xx-Verf. Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Zwischenarchiv – geplante Aktivitäten der DZ Zusammenstellen der Anforderungen an das Zwischenarchiv aus Sicht der Archivare, der RRZ (Betreiber) und der DZ-Fachverfahren Festlegen von Synergien für jegliche Fachverfahren und Beteiligte im Themenumfeld der Archivierung: Zwischenarchiv als vorgelagertes System einer Langzeitarchivierung Nutzung der in der „AG Archivschnittstellen“ entwickelten Konzepte zur Realisierung von XML-Schnittstellen zur Übergabe von Fachverfahrensdaten an ein Zwischenarchiv bzw. ein Langzeitarchiv Einwohnerwesen: Logik zur Zusammenführung der Datensegmente aus Teil-Löschen für die Übergabe an ein Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen Elektronische Übergabe vom Fachverfahren ans Zwischenarchiv zur Aufbereitung Sammlung der Daten mit unterschiedlichen Löschfristen (Einwohnerwesen) und zentrale Zusammenführung dieser Teildatensätze Verknüpfung der Teildatensätze zu einem kompletten Datensatz bei endgültiger Löschung des Falles Weitergabe als kompletter Datensatz pro Person/Gewerbe an digitales Langzeitarchiv Möglichkeit PDF(A) aus XML-Primärdaten zentral zu erzeugen Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Zwischenarchiv – Bisherige Anforderungen Möglichkeit zur Erzeugung weiterer einheitlicher Metadaten für die Archivierungsvorgänge aus dem Zwischenarchiv Dokumentation der Datenaufbewahrung und -übergabe zur transparenten Nachvollziehbarkeit des Datenverbleibs Protokollierung der erzeugten Archiv-Dateien der Verfahren (z. B. Einwohnerwesen) im Zwischenarchiv Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöschter Daten des Vorverfahrens durch Rückführung aus Zwischenarchiv Einsicht der Daten im Zwischenarchiv für berechtigte Archivare oder Personen, die ein berechtigtes Interesse vorweisen können (Beachtung von Auskunftssperren) Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Langzeitarchivierung – weiteres Vorgehen Gemeinsame Festlegung der Basis für eine landeseinheitliche Vorgehensweise zur Langzeitarchivierung im DVV (DZ und RZ) Auswahl der benötigten Software Klärung von Fragen zum Produktionsbetrieb Erstellen von Geschäftsmodellen / Angeboten Klären von Fragen des 1.- und 2. - Level-Supports Durchführen von Info-Veranstaltungen für Archivare zu Intentionen des DVV DZ-Arbeitsplanung 2013: Realisierung der Übergabe von Gewerbedaten an das Zwischenarchiv zur Weiterleitung an digitales Langzeitarchiv Realisieren der Schnittstelle Zwischenarchiv  Langzeitarchiv Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012

Diskussion Reinhard Schal Geschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei der Datenzentrale Baden-Württemberg Tel.: 0711/8108-27321 Fax: 0711/89696022 eMail: r.schal@dzbw.de Datenzentrale Baden-Württemberg | Südwestdeutscher Archivtag 2012