Archivierung elektronischer Unterlagen Sachstand – Möglichkeiten – Perspektiven Dr. Beate Dorfey, Irma Löffler, Marc Straßenburg

Digital oder Papier: Wohin geht die Reise? Frage längst beantwortet: Einsatz in allen Bereichen Euphorie der ersten Jahre ist weg, neue Wege werden gesucht und beschritten Archivarinnen und Archivare müssen sich dem Thema stellen!

Digital oder Papier: Wo steht das Land Rheinland-Pfalz? Kabinettsbeschluss 2005 zu landeseinheitlichem DMS eGovernment-Strategie des Landes IT-Zentralstelle Gemeinsame technische Plattform durch rlp-Netz und rp-Middleware De facto mehrere Systeme DMS im Einsatz Unübersehbare Vielfalt bei Fachverfahren Grad der IT-Unterstützung schwankt schon innerhalb einer Behörde Weitgehende Ressort-Autonomie in IT-Fragen

Digital oder Papier: Wo stehen die Kommunen? Beschluss zu einheitlichem DMS Zentrale Betreuung durch Beraterfirma KommWis Aufbau Verbünde kommunaler Rechenzentren De facto mehrere Systeme DMS im Einsatz Unübersehbare Vielfalt bei Fachverfahren Grad der IT-Unterstützung schwankt schon innerhalb einer Behörde Weitgehende Behörden-Autonomie in IT-Fragen

Elektronische Unterlagen in der Verwaltung: ein weites Feld DMS/VBS Fachverfahren eGovernment Kommunikationsplattformen Email File-Server Arbeitsplatz-PCs Überall hier können archivwürdige Unterlagen vorhanden sein, die dauerhaft zu übernehmen sind!

Vor welchen Herausforderungen stehen wir? Bunte Vielfalt an Anwendungen im Land Mangelhafter Überblick Zu wenig Personal Zu geringe Mittel Räumliche Distanz zu anbietenden Stellen Nicht abgeschlossene Standardisierungen in vielen Bereichen

Archivare und digitale Archivierung: Konsequenzen Keine Archivarin und kein Archivar kann sich auf Dauer diesem Thema vollständig verweigern. Auch in der digitalen Umgebung bleibt des die Aufgabe des zuständigen Facharchivars/in, die Behörden zu beraten, deren Unterlagen zu bewerten, zu übernehmen und zu erschließen. Archivare/innen programmieren nicht, sie formulieren inhaltliche und organisatorische Anforderungen an die Behörde. So wie sich Archivare/innen in die papiergestützte Schriftgutverwaltung einarbeiten mussten, müssen sie es in die digitale.

Beispiel Behördenbetreuung Verlust von Informationen durch lückenhafte Veraktung von Dokumenten Mangelhafte Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen gefährdet die Rechtssicherheit Unzureichende Vorbereitung erhöht die Kosten und reduziert die Akzeptanz in den Behörden „Vergessen“ der Anbietungspflicht an die Pflichten führt zu unerwarteten Kosten und Aufwendungen Prinzipien der Schriftgutverwaltung müssen stets beachtet werden IT-Anwendungen sind stets auch Aufgabe der Organisation Unterstützung und Begleitung durch die Hausspitze ist unverzichtbar Rechtssicherheit geht vor bequemer Aufgabenerledigung

Beispiel Aussonderung Archivarinnen und Archivare müssen die IT-Anwendungen in den Behörden kennen und verstehen Archivarinnen und Archivare müssen den Behörden mitteilen können, welche Daten sie wie übernehmen möchten Archivarinnen und Archivare müssen die Behörden auf Fehlentwicklungen in der Schriftgutverwaltung, der Organisation oder der Langzeiterhaltung aufmerksam machen Archivarinnen und Archivare müssen dazu die wichtigsten Standards, Verfahren und Prozesse der digitalen Archivierung kennen, einschließlich der Technik

Technische Voraussetzungen Definition Software: Sammelbegriff für ausführbare Programme und die zugehörigen Daten. Kann „nicht angefasst werden“ BIOS, Betriebssystem, Anwendungsprogramme Wird auf Hardware (z. B. Medien, wie USB, CD/DVD) gespeichert (http://de.wikipedia.org/wiki/Software)

Technische Voraussetzungen Definition Hardware: Oberbegriff für die mechanische und elektronische Ausrüstung eines Systems z. B. eines Computersystems. Physische Komponente: „lässt sich anfassen“ Z. B. Festplatte (Speicher), Bildschirm, Tastatur, ... Funktioniert nur zusammen mit Software (http://de.wikipedia.org/wiki/Hardware)

Technische Voraussetzungen Definition technische Infrastruktur: Zusammenschluss verschiedener technischer [...] elektronischer Systeme (insbesondere Computer [...]), der die Kommunikation der einzelnen Systeme untereinander ermöglicht. Insb. Netzwerke wie LAN, W-LAN (http://de.wikipedia.org/wiki/Rechnernetz)

Technische Voraussetzungen Software Hardware IT-Infrastruktur

Digitales Magazin: Was wird nun benötigt? Hardware Bereitstellung von skalierbaren Speichersystemen/-kapazitäten Serversystem(e) Software Spezielle Software zur Verwaltung der AIPs Flexible Schnittstellen/Tools zur (automatisierten) Übernahme und Bearbeitung von SIPs und deren Umwandlung in AIPs sowie zur Zugänglichmachung der AIPs zur Benutzung Unbekannte Anzahl an Tools und Schnittstellen, Datenbankmanagementsystem als Softwarekomponente 14

Anforderungen im Sinne der Langzeitarchivierung Redundante Auslegung von Hardwarekomponenten, z. B. Server, Stromversorgung, Speichersysteme (SAN, NAS) Datensicherung(skonzepte): Wann werden welche Daten wie gesichert? Absicherung der Archivdaten gegen z. B. „mutwillige“ und „versehentliche“ Veränderungen Organisation des Datenzugriffs / der Berechtigungen: Wer darf welche Daten einsehen? Unterstützung / Support der Systeme auf Jahre durch Hersteller Vertraulichkeit: Daten dürfen lediglich von autorisierten Benutzern gelesen bzw. modifiziert werden, dies gilt sowohl beim Zugriff auf gespeicherte Daten wie auch während der Datenübertragung. Integrität: Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden, resp. es müssen alle Änderungen nachvollziehbar sein. Verfügbarkeit: Verhinderung von Systemausfällen; der Zugriff auf Daten muss innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens gewährleistet werden. 15

Digitales Magazin: Speicherformate PDF/A für digitale Dokumente wie Word, Excel, ASCII/Textdateien, Internetseiten XML für Datenbankarchivierung; als Schnittstellenformat (Datenaustausch) TIFF, JPEG2000, SVG für Bilder wie BMP, JPEG, Vektorgrafiken WAV/MP4 für Audio, bewegte Bilder (Filme) XML für Metainformationen innerhalb der Archivierungsanwendung Datenbankmanagementsystem für Verwaltung und Vorhalten von (Meta-)Daten innerhalb der Archivierungssoftware 16

OAIS – Der Standard für Digitale Magazine OAIS = Open Archival Information System OAIS = Modell zur Beschreibung der Struktur eines digitalen Archiv Definition zentraler Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten Benennung von Funktions- und Informationsmodellen Festlegung von Terminologien

OAIS – Der Standard für Digitale Magazine

OAIS – Der Standard für Digitale Magazine Ingest Entgegennahme von zu archivierender Information und Aufbereitung der Information für Speicherung und Verwaltung innerhalb des Archivs. - Aushandeln von Vereinbarungen mit Produzenten - Entgegennahme von SIPs - Kontrolle der Vollständigkeit und Authentizität des SIP - Umwandlung SIP zu AIP - Erzeugen von Descriptive Information (Metadaten) zu AIPs - Weitergabe AIP an Archival-Storage-Prozess Storage Speicherung und Erhaltung der Bitströme der archivierten Information. - Übernahme AIPs von Ingest - Verteilung AIPs auf verschiedene Speichermedien - Speicherverwaltung - Prüfung der Unversehrtheit der AIPs gegenüber Speicherfehlern und periodisches Wiederauffrischen der Speichermedien - Sicherstellung der Rekonstruierbarkeit der AIPs nach Systemausfall - Auf Anfrage Weitergabe der AIPs an Access-Prozess Data-Management Verwaltung von Descriptive Information (Metadaten) und von den Daten, die für das Funktionieren des Systems verantwortlich sind. - Administration und Fortschreiben einer Datenbank, in der die Daten gehalten werden - Verteilung AIPs auf verschiedene Speichermedien - Durchführung von Anfragen an Archivdatenbank - Aufbereiten der gelieferten Daten Administration Sicherstellen des routinemäßigen Funktionieren des gesamten Archivs. - Aushandeln von Bedingungen mit Produzenten, unter denen sie ihre Information an das Archiv sendet - Kontrolle der Übereinstimmung der gelieferten SIPs mit den Standards des Archivs - Verantwortlich für Hardware- und Softwarearchitektur des Archivs - Überwachung von Systemfunktionen - Untersuchung von Möglichkeiten zur Optimierung von Systemfunktionen Entscheidung über Fortschreiben bzw. Migration von Archivinhalten -Entwicklung und Überwachung der für das Archiv verbindlichen Standards

OAIS – Übernahme (Ingest) Entgegennahme von zu archivierender Information und Aufbereitung der Information für Speicherung und Verwaltung innerhalb des Archivs. - Aushandeln von Vereinbarungen mit Produzenten - Entgegennahme von SIPs - Kontrolle der Vollständigkeit und Authentizität des SIP - Umwandlung SIP zu AIP - Erzeugen von Descriptive Information (Metadaten) zu AIPs - Weitergabe AIP an Archival-Storage-Prozess

OAIS – Archivspeicher (Archival Storage) Speicherung und Erhaltung der Bitströme der archivierten Information. - Übernahme AIPs von Ingest - Verteilung AIPs auf verschiedene Speichermedien - Speicherverwaltung - Prüfung der Unversehrtheit der AIPs gegenüber Speicherfehlern und periodisches Wiederauffrischen der Speichermedien - Sicherstellung der Rekonstruierbarkeit der AIPs nach Systemausfall - Auf Anfrage Weitergabe der AIPs an Access-Prozess

OAIS – Datenverwaltung (Data Management) Verwaltung von Descriptive Information (Metadaten) und von den Daten, die für das Funktionieren des Systems verantwortlich sind. - Administration und Fortschreiben einer Datenbank, in der die Daten gehalten werden - Verteilung AIPs auf verschiedene Speichermedien - Durchführung von Anfragen an Archivdatenbank - Aufbereiten der gelieferten Daten

OAIS – Systemverwaltung (Administration) I Sicherstellen des routinemäßigen Funktionieren des gesamten Archivs. - Aushandeln von Bedingungen mit Produzenten, unter denen sie ihre Information an das Archiv sendet - Kontrolle der Übereinstimmung der gelieferten SIPs mit den Standards des Archivs - Verantwortlich für Hardware- und Softwarearchitektur des Archivs - Überwachung von Systemfunktionen - Untersuchung von Möglichkeiten zur Optimierung von Systemfunktionen

OAIS – Systemverwaltung (Administration) II -Entscheidung über Fortschreiben bzw. Migration von Archivinhalten -Entwicklung und Überwachung der für das Archiv verbindlichen Standards

OAIS –Erhaltungsplanung (Preservation Planing) Sicherstellung des zukünftigen technischen Zugriffs auf die im Archiv gespeicherten Information - Überwachung der Entwicklungen des Hard- und Softwaremarktes - Prüfung der Lauffähigkeit der gespeicherten Information auf neu entwickelten Systemen - Entscheidung über zu verfolgende Erhaltungsstrategie (Migration/Emulation)

OAIS – Zugriff (Access) Bereitstellung von Archivinformation gegenüber Konsumenten. - Auf Konsumentenanfrage Durchsuchen des Archivinhalts - Auf Konsumentenanfrage Erzeugen eines DIP - Überwachung der Auslieferung des DIP an Konsumenten

Digitales Magazin: Kommunikation Archiv – abgebende Behörde Art und Umfang der elektronischen Unterlagen, die archiviert werden sollen (DMS.../Speicherbelegung) Ansprechpartner für die Organisation und Technik Informationen über die technische Struktur der Metadaten und Dokumente z.B. XML-Schemadefinition oder CSV-Struktur der Anbieteverzeichnisse Dokumentation Beispiel eines Anbieteverzeichnisses

Digitales Magazin: Bewertung und Übernahme (Fachverfahren) Beispiel relationale Datenbanken: - gesamten Datenbank archivwürdig - nur Auszüge sind archivwürdig Aussonderungsformat csv oder xml-File bei einfacher Struktur Öffnen der Archivpakets in z.B. in Exel möglich. Aussonderungsformat SIARD-Datenbankformat Es werden Struktur und Inhalt in SIARD Format übersetzt, so dass jederzeit ein Zugriff auf die Daten ohne die ursprüngliche Datenbanksoftware möglich ist.

Digitales Magazin: Bewertung und Übernahme (Fachverfahren) Beispiel Auswandererdatenbank:

Digitales Magazin: Bewertung und Übernahme (Fachverfahren)

Digitales Magazin: Bewertung und Übernahme (Fachverfahren) Beispiel Digitales Wasserbuch:

Digitales Magazin: Bewertung und Übernahme (Fachverfahren)

Digitales Magazin: Dokumentation in der LAV

Digitales Magazin: Dokumentation in der LAV

Digitales Magazin: Dokumentation in der LAV

Digitales Magazin Rheinland-Pfalz: Vorüberlegungen und Grundprinzipien Archivierung digitaler Unterlagen zentral nur an einem Ort Politische und finanzielle Unterstützung der Landesregierung unverzichtbar Offene, flexible und ausbaufähige Lösung mit gutem Support Integration in die bestehenden facharchivischen und organisatorischen Strukturen

Digitale Magazin Rheinland-Pfalz Ausstattung Organisation Sachmittel Pilotierung 2012/13: 140.000 € Sachmittel Produktivbetrieb 2014/15: 160.000 € (beantragt) Personal: 1 Stelle hD, 2 Stellen ghD, 1 Informatiker Eigenes Referat angesiedelt in Zentralabteilung Personelle Verflechtungen zu EDV-Referat und Referat Vorarchivische Registraturarbeit Aktive Mitarbeit aller Facharchivarinnen und Facharchivare aller Abteilungen bei Behördenbetreuung, Bewertung und Übernahme

Arbeitsauftrag Pilotierung Ermittlung einer geeigneten OAIS-konformen Archivierungslösung (DIMAG; hp/SER; Scope Solutions OAIS; Siemens/Tessella) Teststellung mit Probeübernahmen ausgewählter Unterlagen Ermittlung archivrelevanter IT-Anwendungen in der Verwaltung Evaluation des Testsystems; Ermittlung künftiger Bedarfe Regelmäßige Information und Schulungen im Kollegenkreis

Digitale Archivierung: Wo stehen wir? staatlich kommunal Pilotierung des Digitalen Magazins Rheinland-Pfalz seit Januar 2012 Schaffung organisatorischer, personeller, finanzieller und technischer Voraussetzungen Schulungen der Kolleginnen und Kollegen Produktivbetrieb: Januar 2014 ?

Problemfall: Die Kommunen Die Notwendigkeit eines kommunalen Digitalen Magazins ist unbestritten, aber technische, finanzielle, personelle und organisatorische Möglichkeiten der Kommunen sind beschränkt hoher Schulungsbedarf bei den Archivarinnen und Archivaren kommunale Selbstbestimmung erschwert Verbünde und Kooperationen

Kooperationen Vorteile einer Archivierung im Verbund Kostensenkung Arbeitserleichterung durch Nachnutzung und Vermeidung von Doppelarbeit Fachlicher Austausch Bessere Durchsetzungsfähigkeit gegenüber Behörden und Anbietern Erleichterter Datenaustausch im Hinblick auf Portallösungen

Kooperationsmöglichkeiten Einrichtung von Archivierungsverbünden: Kommunen untereinander (Beispiel: NRW) Zentrales Kommunales Digitales Archiv Kommune mit Staat (Beispiel: Baden-Württemberg) Länderübergreifende Kooperationen Voraussetzung: Überwindung rechtlicher, organisatorischer und finanzieller Hindernisse

Empfehlungen und Hinweise Nutzen Sie Schulungsmöglichkeiten! Informieren Sie sich frühzeitig in den Behörden über den Bedarf! Warten Sie nicht, bis die Ereignisse Sie überrollen! Bleiben Sie aktiv! Sprechen Sie miteinander und mit anderen, die bereits Erfahrungen haben! Suchen Sie Verbündete: in der Organisation, der IT und nicht zuletzt in der Verwaltungsspitze! Beginnen Sie jetzt mit der Schaffung der organisatorischen und finanziellen Voraussetzungen!

Einstiegshilfen www.langzeitarchivierung.de Nestor-Seite mit zahlreichen Informationsmaterialien http://www.koopa.de/produkte/xdomea2.html Seite zu xdomea 2.0 http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut/schriftgutverwaltung.html Materialsammlung der Archivschule Marburg zum Thema Schriftgutverwaltung http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen.html Empfehlungen der BKK zur elektronischen Archivierung http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html Präsentationen der Beiträge des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“

Kontakt Dr. Beate Dorfey Tel. 0261-91 29 103 Email: b.dorfey@landeshauptarchiv.de Irma Löffler Tel. 0261- 91 29 109 Email: i.loeffler@landeshauptarchiv.de Marc Straßenburg Tel. 0261-91 29 207 Email: m.strassenburg@landeshauptarchiv.de