Arbeiten mit Office Bausteine empfängergerechter Präsentation

Viel zu viel Text dafür aber nur hier Eigentlich sollte man meinen, mehr als 20 Jahre Siegeszug von Office-Anwendungen hätte zur Perfektion der Präsentation von Arbeitsergebnissen geführt. Allein, ich erlebe tagtäglich, dass dem nicht so ist: Dateien ohne eigenen Namen, überquellende Seiten mit quietschbunten Bildern, Mails ohne Betreff mit Anhängen, Schriftenwirrwarr in Textblöcken, die sich nach dem Lotto-Prinzip auf Seiten verteilen. Dafür aber mit allen nur erdenklichen Über- und Ein- und Ausblend-Effekten. Letzteres zeigt mir: es sind nicht fehlende Anwender-Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen. Es spielt auch keine Rolle, ob MS oder Open Office verwendet wird. Es mangelt eher am Gefühl dafür, was dem geneigten Empfänger zugemutet wird. Ich habe gelernt, dass Klappern zum Handwerk gehöre. Deshalb messe ich der Darbietung als solcher auch den ihr gebührenden Raum zu. Darum wird dies auch keine Anleitung für ein Programmpaket sein, auch wenn die Beispiele mit den Programmen des Marktführers, Versionen bis 2003, erstellt wurden. Es geht mir viel mehr um die Technik des „Klapperns“. Viel zu viel Text dafür aber nur hier 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

² Q Qualität 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Qualität der Darbietung = inhaltliche Qualität X Qualität der Darbietung 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

zuerst 2. 3. das Wichtigste 4. innerhalb einer Präsentation 5. innerhalb einer Präsentation innerhalb einer Aufzählung das Wichtigste 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

ist mehr weniger 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

seriös bleiben bloß keine der mitgelieferten Cliparts 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

unsere Aussage passt … wenn wir denn mit dem vorgefertigten Layout arbeiten 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Die echten Hingucker sprengen den Rahmen gutes Aussehen nützt 9 9 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office 9 9

Seiten organisiert wenn auch nur für den Druck 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

wenige Sekunden beim Speichern 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

so fällt das Suchen leichter Datum der Urfassung ein aussagefähiger Name Version immer dann neu, wenn nach Weitergabe geändert so fällt das Suchen leichter 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Wer 1-malig auftritt, wird erkannt Es gibt nur 1 Logo 1 Schrift (na ja) 1 Farbzusammenstellung 1 Seitenaufteilung 1 Art der Einrückung egal, ob für Briefbögen Präsentationen Visitenkarten Homepage Wer 1-malig auftritt, wird erkannt 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

wir nutzen 1-malige Farben … und der „richtigen“ Schrift Firma A Firma B S 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Aussagen lassen sich strukturieren Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2 Ebene 3 Aussagen lassen sich strukturieren Die Gliederung nutzt sofort das gewünschte Schriftbild mit gewünschter Einrückung Schreiben in der Gliederungssicht … und keine Probleme beim Kopieren Die Gliederung in der Menüleiste 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

vom Wert der Bulletpoints Keiner will langatmig lesen, dass der Vortragende seine Gedanken geordnet hat vom Wert der Bulletpoints Vortragsstruktur wird vorausgesetzt 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

loslegen wie gewünscht 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

vorbelegt siehe weiter vorn 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

size matters * Heute hat jeder Speicherplatz genug. Aber wie lange dauert das Speicher? wie viele MB gehen beim Versenden durch die Firewall? Daher Mit einem Rechts-Click auf das Bild dessen Eigenschaften öffnen size matters * * manchmal sind Anglizismen doch schön 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Intermezzo: Technik ist nicht Design Ging es bisher eher um technische Fragen, und um solche eines standardisierten Erscheinungsbilds, so ist dies doch noch lange nicht die Welt guten Designs oder guter Seitengestaltung: http://www.sethgodin.com/freeprize/reallybad-1.pdf http://www.ueberzeugend-praesentieren.de http://www.designmeltdown.com/chapters/DesignPrinciples/ oder auch in Papier ZEN oder die Kunst der Präsentation, Garr Reynolds, Addison-Wesley Wie aus Zahlen Bilder werden, Gene Zelazny, div. Verlage Ganz nebenbei: In einer Präsentation spielt der Vortragende die wichtigste Rolle, viel mehr noch als Inhalte oder das Layout: http://www.ted.com Intermezzo: Technik ist nicht Design 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Intermezzo: wenn es richtig gut werden soll www.feng-gui.com simuliert, wie das Auge Aufmerksamkeit schenkt Intermezzo: wenn es richtig gut werden soll Schade, dass die Seite jetzt nur noch zeitweise kostenlos arbeitet 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

… und in der Tabellenkalkulation ? … lassen sich auch die meisten Einstellungen hinterlegen … und in der Tabellenkalkulation ? diese Anzeige ist nur zu sehen, wenn der Explorer richtig eingestellt ist 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

* wie das geht: siehe Anhang Vorbelegung EXCEL 2003 die Farbe zum Beispiel * und auch die Dateieigenschaften * wie das geht: siehe Anhang 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Seiteneinstellungen vorbelegt 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Blättern leicht gemacht Überschriften von Spalten / Zeilen werden in der Bildschirmanzeige fixiert Blättern leicht gemacht … und nicht etwa geteilt 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Orientierung über Register hinweg daher dürfen Registernamen selbst bei begrenzter Länge aussagefähig sein 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

welche Zahl ist die größte ? welche Zahl ist die größte 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

immer linksbündig immer gleich viel Nachkommastellen in einer Spalte im übrigen braucht niemand eine Pseudo- Genauigkeit* von mehr als 2 Stellen Tausender-Punkt wenn die Zahlen groß sind dann brauchen sie auch keine Nachkommastellen Zahlen lesegerecht * Physiker und Buchhalter mögen es mir nachsehen 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Zahlen ohne Einheit gibt es nicht die Zahl selbst oder der Kopf der Spalte und sowieso immer die Achsen in Grafiken Zahlen ohne Einheit gibt es nicht 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

jede 0 ist 1 zu viel stetige Summen sind keine Gewähr für Vollständigkeit jede 0 ist 1 zu viel 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

die Ecken beim Runden 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

von XLS nach PPT Kopieren + Einfügen geht schnell, bläht aber die Dateigröße auf, daher von XLS nach PPT 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Anhang 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 1. Schritt wir holen den für uns „richtigen“ Farbcode aus einer bestehende Präsentation Dazu öffnen wir an beliebiger Stelle die Farbauswahl, egal ob Farbe Fläche Farbe Linie Farbe Text Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 2. Schritt wir öffnen in mappe.xlt die Optionen für die Farbvorgabe Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 3. Schritt wir übertragen unsere Farbfolge aus Powerpoint für die Diagrammfüllfarben für die Diagrammlinien für die Standardfarben Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Farben vorbelegen (EXCEL 2003) 4. Schritt Farben vorbelegen (EXCEL 2003) speichern, fertig 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office

Zu Risiken und Nebenwirkungen … (EXCEL) EXCEL 2003 ist bezüglich der Vorbelegung von Farben deutlich schlechter konzipiert als EXCEL 2007ff. Bei der Übertragung auf andere Rechner wird lediglich die Position in der Farbtabelle angewendet. Nicht jedoch der Farbcode selbst. Ergo: Auf dem empfangenden Rechner ergibt sich im Zweifel damit ein völlig anderes Farbspiel. Daher taugt das zuvor beschriebene Verfahren nur, wenn Inhalte eingefügt werden (s.o.), oder aber zum Druck (gerne auch in eine pdf-Datei). Alternativ wird statt in Mappe.xlt in eine andere xlt-Vorlage gespeichert. Damit bleiben die Farben zumindest auf dem eigenen Rechner bei Empfang fremder Dateien erhalten. Ab EXCEL 2007 ist dann alles ganz anders. Zu Risiken und Nebenwirkungen … (EXCEL) 17.10.2010 Andreas E. Noll, Arbeiten mit Office