Angebotsbewertung Fachhochschule Dortmund Seminar IT-Consulting, Sommersemester 2002 Autor: Olga Lyssenko-Miljukow

Inhaltsangabe Einleitung 2 Ausgangslage 3-4 Kriterienkatalog zur Bewertung Beurteilung der Angebote - Einstiegsphase - Arbeitsschritte zur Schaffung der Bewertungsvoraussetzungen - Beispiel einer Bewertungsvariante - Beispiel einer Bewertungstabelle Auswahl und Begründung Quelle 2 3-4 5-6 7-16 17-18 19 © Olga Lyssenko

Einleitung Die Angebotsbewertung fasst die Ergebnisse der Auswertung der Angebote zusammen Die Ausgangssituation wird geschildert Die eingegangene Angebote werden einander gegenübergestellt Das ausgewählte Angebot wird genannt Die Auswahl wird begründet © Olga Lyssenko

Ausgangslage Alle die Bewertung und Auswahl der Angebote beeinflussenden Faktoren und Randbedingungen sind zu nennen Grundlagendokumenten für die Angebotsbewertung sind die Vergabeunterlagen zusammen mit dem Projekthandbuch Neben der technischen Ausgangssituation ist abzuklären, welche administrativen Vorgaben die Angebotsbewertung beeinflussen © Olga Lyssenko

Ausgangslage Bestimmte Rahmenbedingungen stellen für die anschließende Beurteilung bedingungslose K.-o.-Kriterien dar. Um die Menge der zu bewertenden Angeboten zu verkleinern, werden hier Angebote z.B. nach diesen Kriterien vorausgewählt. Formale Bedingungen Ausschreibungsbedingungen sind im Angebot nicht erfüllt Die Nicht-Einhaltung eines festen Angebotsabgabetermins Eine fehlende Zertifizierung des Anbieters Preis Angebote die dem ungefähren Projektvolumen nicht entsprechen Projektvolumen 1.000.000 – 1.500.000 Angebotspreise 500.000 – 2.000.000 Formale Bedingungen Wurden alle Kriterien der Ausschreibung  (anhand der festgelegten Checkliste) erfüllt? Es versteht sich von selbst, dass Angebote mit unvollständigen Unterlagen schon aus Zeitgründen (erneute Nachfrage, Warten auf Antwort etc.) nicht berücksichtigt werden können. © Olga Lyssenko

Kriterienkatalog zur Bewertung Bereits im Rahmen der Vorbereitung der Vergabe ist ein Kriterienkatalog mit Wichtungen für die Angebotsbewertung zu definieren Dort sind alle technischen, kaufmännischen und juristischen Kriterien zusammen mit einer projekt-individuellen Gewichtung aufzuführen Auch immaterielle Kriterien wie das Unternehmensimage des Anbieters, Angebotsseriosität oder Erfahrungen aus einer früheren Zusammenarbeit und „scheinbar unwichtige“ Kriterien wie die räumliche Entfernung des Unternehmens können dabei eine entscheidende Rolle spielen, soweit die Angebote nach den vorgegebenen Auswertungskriterien als wirtschaftlich gleichwertig zu qualifizieren sind © Olga Lyssenko

Kriterienkatalog zur Bewertung Ein Bewertungskatalog hat mindestens die folgenden Kriterien zu berücksichtigen: Vollständigkeit der angebotenen technischen Leistungen IT- und Fachanwendungs-Know-how Ausrüstung des Unternehmens Kosten und Termine Gewährleistung © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Für die ordnungsgemäße Erfüllung des Auftrags durch den Auftragnehmer sind insbesondere drei Kriterien von maßgeblicher Bedeutung: Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Anbieters. Für öffentliche Auftraggeber sind diese Anforderungen in die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) definiert Um die Anbieter im Hinblick darauf beurteilen zu können oder zumindest eine relativ sichere Prognose abgeben zu können, sind geeignete Anhaltspunkte zu finden und entsprechende Nachweise von den Bietern anzufordern. VOL: Sie schreibt unter anderem vor, dass Aufträge nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Bewerber zu einem angemessenen Preis vergeben werden dürfen. © Olga Lyssenko

Fachkunde Der Bieter muss den Nachweis erbringen, dass er die notwendige Sachkenntnis für die Vorbereitung und Durchführung des Auftrags besitzt. Bei der Bewertung ist daher die Qualifikation des Objektleiters (z.B. Nachweis der Qualifikation der Mitarbeiter durch RAL-Gütezeichen, Zertifikatslehrgang technischer Objektleiter etc.) von Bedeutung. Bei schwierigen Leistungen wird in der Regel der Nachweis der Fachkunde durch Referenzobjekte verlangt werden. Selbstverständlich sind auch Zertifikate nach DIN ISO 9000ff. positiv zu bewerten. Bei der Gewichtung ist aber zu berücksichtigen, dass ein zertifiziertes Qualitätsmanagement-System lediglich Aussagen über die Organisation des Anbieters, nicht aber über das konkrete Leistungsniveau trifft. Dabei kommt es selbstverständlich nicht (nur) auf die Person des Inhabers an, sondern auf diejenigen Personen, in deren Verantwortung die Leistungserbringung liegt. Ein hohes Leistungsergebnis ist beispielsweise Ziel der Überprüfung nach dem RAL-Gütezeichen 902. © Olga Lyssenko

Leistungsfähigkeit Um als leistungsfähig im Sinne der VOL gelten zu können, muss das Unternehmen des Bieters in technischer, kaufmännischer, personeller und finanzieller Hinsicht so ausgestattet sein, dass es die Gewähr für die Auftragserfüllung innerhalb der gesetzten Frist bietet. technische Hinsicht: Voraussetzung ist eine entsprechende Ausstattung mit Maschinen, Geräten, Werkzeugen und Arbeitsmitteln kaufmännische Hinsicht: Führung des Betriebes ordnungsgemäß nach kaufmännischen Grundsätzen im Sinne der gesetzlichen Bestimmungen personelle Hinsicht: Voraussetzung eines ausreichenden Bestandes an technischen und kaufmännischen Stammpersonal (Nicht nur die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer, auch deren Qualifikation ist von Bedeutung.) finanzielle Hinsicht: ob der Bewerber in der Lage ist, seinen finanziellen Verpflichtungen gegenüber dem Personal und dem Finanzamt nachzukommen Personelle Hinsicht: Bei einem Betrieb, bei dem ein Missverhältnis zwischen dem qualifizierten Stammpersonal und angelernten Arbeitnehmern besteht, wird man die Leistungsfähigkeit in Frage stellen müssen. Finanzielle Hinsicht: Der Nachweis kann unter anderem durch Unbedenklichkeitsbescheinigungen des Finanzamtes und der Berufsgenossenschaft erbracht werden. © Olga Lyssenko

Zuverlässigkeit Das Kriterium der Zuverlässigkeit umfasst einmal die sorgfältige und ordnungsgemäße Leistungserbringung, die den rechtlichen und technischen Normen entspricht. Zuverlässigkeit bedeutet in umfassendem Sinn, dass der Bieter die Vorschriften der Rechtsordnung achtet und die Gewähr für die Einhaltung bietet. Die Beachtung allgemeingültiger Tarifverträge und die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern fallen beispielsweise ebenso hierunter wie Termintreue und die Einhaltung von Qualitätsstandards. © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Schließlich bestimmt die VOL, dass der Auftrag zu einem angemessenen Preis zu vergeben ist. Bei der Bewertung von Angeboten ist deshalb nachteilig zu berücksichtigen, wenn Preis und Leistung in auffälligem Missverhältnis stehen. Die Seriosität von Angeboten kann erfahrungsgemäß auch an korrekt angesetzten Stundenverrechnungssätzen und Arbeitsleistungen (z.B. in qm/Stunde) abgelesen werden. © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Zu niedrig kalkulierte Stundenverrechnungssätze können folgende Konsequenzen haben: Sozialabgaben werden nicht ordnungsgemäß abgeführt. Es werden beispielsweise Löhne unterhalb des gültigen Lohntarifs bezahlt. Urlaubs- u. Weihnachtsgeld werden nicht entsprechend den tariflichen Bestimmungen gewährt. Reinigungskräfte werden ohne gültige Arbeitserlaubnis beschäftigt. Gegen Gesetze wie Jugendarbeitsschutzgesetz oder Mutterschutzgesetz etc. wird verstoßen. Die Deckungssumme der Haftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden wurde zu gering bemessen. Personal ist nicht ausreichend qualifiziert. © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Die Beurteilung der Angebote erfolgt zunächst über die K.-o.-Kriterien. Die danach verbleibende Angebote werden über den Kriterienkatalog einander gegenübergestellt. Die Angebotsbewertung soll auf vergleichbaren Kriterien vollzogen werden. Dazu sind übliche Verfahren der Nutzwertanalyse geeignet. Hierbei ist eine Vorgehensweise nach folgendem Beispiel zu empfehlen. © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Arbeitsschritte zur Schaffung der Bewertungsvoraussetzungen Erstellung einer Checkliste mit Abschnitten, die nach Schwerpunkten zusammengefasst sind Gewichtung der Checklistenabschnitte innerhalb der Gesamtanforderung Weitere Untergliederung einzelner Checklistenabschnitte und Gewichtung, soweit Bewertungen nach Unterabschnitten vorgenommen werden sollen Festlegung eines Bewertungsmaßstabes für alle Checklistenpositionen Ermittlung von Korrekturfaktoren, um für alle Checklistenabschnitte eine Vergleichbarkeit hinsichtlich des Erfüllungsgrades deutlich zu machen z.B. Allgemeine Anforderungen, spezielle Anwendungsanforderungen, technologische Anforderungen, Service-Anforderungen, usw. z.B. Allgemeine Anforderungen mit 50 %, Spezielle Anwendungsanforderungen mit 20 %, usw. ----- z.B. nach Punkten bzw. Noten © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Beispiel einer Bewertungsvariante © Olga Lyssenko

Beurteilung der Angebote Beispiel einer Bewertungstabelle Abschnitt Korr.-Faktor Gewicht. erreichte Punkte Anbieter 1 bewertete Punkte Anbieter1 erreichte Punkte Anbieter2 bewertete Punkte Anbieter2 Rechnungswesen 1,00 0,3 674 202 598 179 Materialwirtschaft 1,18 0,25 630 186 720 212 Personalwirtschaft 1,25 455 142 610 191 Analagenwirtschaft 1,40 0,12 320 54 480 81 Zwischensumme 584 663 Jeder Leistung werden Gewichtungen gegeben. Die Angebote der Lieferanten werden bewertet, indem ihre Leistungen gewichtet werden. Die erreichten Gewichtungen werden zusammengezählt und die Preise verglichen. © Olga Lyssenko

Auswahl und Begründung Sofern die Beurteilung über den Kriterienkatalog eine Auswahl bereits vorwegnimmt, ist hier keine Begründung erforderlich. Liegen jedoch Anbieter für eine klare Entscheidung zu nahe zusammen oder hat eine Auswahl strategische Bedeutung, so ist für die Projektdokumentation die getroffene Wahl nachvollziehbar zu begründen. © Olga Lyssenko

Die Vergabe © Olga Lyssenko

Quellen http://www.iese.fraunhofer.de Glogau, D., Hein, M., Ladner, R.: Netzwerk-Ausschreibung. Internat. Thomson Publ., 1998, ISBN 3-8266-4034-9 http://www.med.uni-jena.de/egar/Bewert.htm © Olga Lyssenko