Software effizient entwickeln mit „A-process“ Dipl.-Math. Helga Lüpschen Am Burgberg 55 52080 Aachen Erst letzte Woche beklagte sich ein Kollege bei mir, dass er in seinem neuen Projekt einen ganzen Stapel Aktenordner, in denen genau beschrieben ist, was er in seinem Projekt alles zu tun hat. Allein 3 Aktenordner sind voll davon, wie er mit seinem Auftraggeber zu kommunizieren hat. Doch der Projektstress lässt ihm einfach keine Zeit, sich durch alle diese Ordner durchzuarbeiten. Und genau genommen, weiss er gar nicht, wann er seinen Auftraggeber informieren muss, und wann er es besser bleiben lässt? Schliesslich muss der Auftraggeber ja nicht alles wissen. fon: 0241–163995 oder 0700aprocess (12ct/min)   mobil: 0172 - 244 55 84 www.a-process.net info@a-process.net © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

Jedes IT-Projekt wird irgendwann von der Realität eingeholt! Agenda Jedes IT-Projekt wird irgendwann von der Realität eingeholt! Grenzen setzen, Handlungsfreiräume lassen „A-process“ „A-process“ als Planungs- und Navigationshilfe Beratungsangebot A-process habe ich aus meiner mehr als 30-jährigen IT-Erfahrung heraus entwickelt. In dieser Zeit habe ich viele Projekte scheitern sehen, doch genauso viele konnten trotz vieler Hindernisse erfolgreich abgeschlossen werden. A-process basiert jedoch nicht nur auf meiner Erfahrung, er basiert vor allem auf dem gesunden Menschenverstand.   Keine Sorge, ich werde Ihnen heute nicht meine ganze Lebensgeschichte erzählen, sondern ich werde Ihnen erzählen, warum ich A-process entwickelt habe  eine Einführung in A-process geben und anschliessend  an Hand einiger Beispiele zeigen, wie Sie A-process in Ihrem Projektalltag nutzen können, um auch Ihre Projekte erfolgreich abschlissen zu können. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

Kommt Ihnen das bekannt vor? Jedes IT-Projekt wird irgendwann von der Realität eingeholt! Kennen Sie das? Der Endetermin Ihres Projektes rückt bedrohlich nahe, alle arbeiten unter Hochdruck, und dann kommt die Hiobsbotschaft: Erste Tests haben gezeigt, dass die geforderte Performance bei weitem nicht erreicht werden kann!   Sie haben auch so einen Berg von Aktenordnern in Ihrem Schrank, und natürlich haben auch Sie sie nicht gelesen. Jetzt ist es dafür zu spät. Jetzt ist sofortiges Handeln notwendig, Teamgeist, Erfahrung, pragmatische Ideen, jeder im Team ist gefordert. Der wichtigste Faktor in der Software-Entwicklung ist der Mensch. Es sind nicht die Tools. Und auch nicht die Methodik. Es ist der Mensch mit seiner Fähigkeit, Dinge zu bewegen, auch wenn die Umstände widrig sind. Nicht die Technik, die Menschen bestimmen den Erfolg eines Projektes! Kommt Ihnen das bekannt vor? © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

Grenzen setzen, Handlungsfreiräume lassen Komplexität beherrschen: Heutige IT-Projekte sind komplexe Systeme, in denen sich fachliche, technische, personale und organisatorische Rahmenbedingungen sich laufend ändern. Das einzige, was fix ist, sind der Endtermin und das Budget.   Die EU-Verordnung über die Einfuhr von Karamellbonbons besteht aus exakt 25911 Wörtern. Die 10 Gebote dagegen kommen mit nur 279 Wörtern aus. Trotzdem regeln die 10 Gebote umfassend das Zusammenleben in der menschlichen Gesellschaft. Sie geben Regeln vor, die für jeden einleuchtend und nachvollziehbar sind und lassen gleichzeitig genügend Handlungsfreiräume und Interpretationsmöglichkeiten für den speziellen Fall zu. Komplexität lässt sich nicht umfassend beschreiben, dies übersteigt einfach die menschliche Auffassungsgabe. Auch ein Softwareentwicklungsprozess kann nicht vollständig, d.h. für alle Eventualitäten gerüstet, beschrieben werden. Er darf nur Grenzen setzen und muss gleichzeitig den Projektbeteiligten genügend Handlungsfreiräume lassen, damit Sie auf Unvorhergesehenes flexibel und agil reagieren können. Einleuchtende, allgemeingültige Regeln © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

wie man das Schiff sicher durch die Stürme des Projektalltags steuert? „A-process“ Anleitungen, Schiffe zu bauen gibt es viele. Gerade haben Sie erfahren, wie Komplexität beherschbar gemacht werden kann. Kommen wir nun zu A-process selbst.   Als Metapher für den Prozess der Softwareentwicklung habe ich das Schiff gewählt. A steht für Anfang, Aufbruch, Agil. A-process ist ein leichter Prozess, der Grenzen setzt, und gleichzeitig Handlungsfreiräume lässt. A-process gibt Ihnen nicht nur eine Anleitung, wie Sie die richtigen Rahmenbedingungen für Ihr Projekt schaffen, er hilft Ihnen auch, in Ihrem Projekt immer das Wesentliche im Blickfeld zu haben und im entscheidenden Augenblick genau das Richtige zu tun. Ohne sich nicht durch Berge von Aktenordnern quälen müssen. Doch wer sagt einem, wie man das Schiff sicher durch die Stürme des Projektalltags steuert? © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

„A-process“ A-process ist in Form von allgemeingültigen Regeln definiert. Er stellt den Menschen in den Mittelpunkt der Softwareentwicklung. Und berücksichtigt nicht nur die organisatorischen, sondern auch die technologischen und insbesondere die soziologischen Aspekte in der Softwareentwicklung. Und stellt alle diese Aspekte in einen direkten Zusammenhang. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

„A-process“ Anforderungen auf das Wesentliche beschränken Einen roten Faden spannen Schätzen heisst ‚Nicht Wissen‘ Frühwarnsystem einschalten Werte müssen gelebt werden Genau wissen, was zu tun ist Einen Diskussionspartner haben Jeder im Team muss über alles Wesentliche informiert sein Prozesse dem Arbeitsfluss des Menschen anpassen Jeder ist für die Qualität seiner Arbeit selbst verantwortlich Den Erfolg würdigen Die Regeln selbst sind nicht neu, jeder von Ihnen kennt diese Regeln. Spätestens dann, wenn dagegen verstossen wird, werden Sie Ihnen schmerzlich bewusst. Obwohl die Regeln für jeden einleuchtend sind, werden sie doch immer wieder verletzt. Warum eigentlich? Manchmal ist es die Unerfahrenheit des Projektleiters, meist werden sie in der Hektik einfach übersehen. Die hier aufgelisteten Regeln möchte ich jetzt nicht kommentieren. Auf einige von ihnen werde ich später noch eingehen. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

„A-process“ Die Regeln sind übersichtlich in einer Mind-Map dargestellt. Die Hauptzweige kennzeichnen die wesentlichen Aspekte, die in der Softwareentwicklung zu beachten sind. Wie z.B. die Planung, den Teamgeist, die Kommunikation, die Steuerung, die Entwicklungsumgebung, usw. In den Unterzweigen sind die wichtigsten Aktivitäten zu diesen Aspekten genannt. Z.B. den Aufwand schätzen während der Planung. Zusätzlich gibt es zu jedem Unterzweig erklärende Texte. Die Zweige sind farblich gekennzeichnet: Mit Grün sind die organisatorischen Aspekte gekennzeichnet, mit Blau die technologischen und mit Rot die soziologischen. Jede Regel ist zwar für sich allein gültig, doch wenn gegen eine der Regeln verstossen wurde, sind oft auch andere Regeln verletzt. Die Mind-Map bietet den Vorteil, alle Regeln auf einmal im Blickfeld zu haben. A-process kann schon vor Projektbeginn genutzt werden, um ein Projekt von Anfang an richtig zu aufzusetzen,  Ihnen als Planungshilfe dienen  Ihnen als Navigationshilfe im laufenden Projekt dienen  oder als Checkliste genutzt werden, um ein Projekt auf mögliche Schwachstellen und Risiken zu analysieren © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

„A-process“ als Planungs- und Navigationshilfe Auf dieser Folie ist der Aspekt ‚Planung’ dargestellt. Und die wichtigsten Regeln, die bei der Planung zu beachten sind. Diese Regeln helfen Ihnen, Ihr Projekt realistisch zu planen. Schon oft habe ich beeindruckende Projektpläne – gemalt mit MS-Project - in den Büros von Projektleitern gesehen. Manchmal war sogar eine ganze Wand davon bedeckt. Doch wenn ich genauer hinsah, waren die Aufgabenpakete viel zu grob definiert, Ressourcen nicht zugeordnet und auch keine Abhängigkeiten berücksichtigt. Mir schien, dass einfach vom vorgegebenen Endetermin an rückwärts gerchnet worden war.  In den Regeln sind die Aufwandsschätzung, das Risikomanagement, die Resourcenzuordnung, um nur einige zu nennen, aufgeführt. Doch zum richtigen Schneiden der Aufgabenpakete gehören auch die Entwicklungsumgebung, der Entwicklungsprozess, die Architektur und die Testplanung. Und natürlich muss auch kommuniziert werden: mit dem Auftraggeber, mit den Lieferanten und vor allem mit dem Projektteam. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

„A-process“ als Planungs- und Navigationshilfe Mehr Informationen zu diesen Aspekten finden Sie unter ‚Die Technologie beherrschen’, ‚Im Arbeitsfluss sein’, ‚Fehler machen ist menschlich’, bzw. ‚Ohne Kommunikation ist alles Nichts‘. Im laufenden Projekt dann können Sie A-process als Navigationshilfe einsetzen, indem Sie prüfen, ob alle Regeln eingehalten sind. Um so rechtzeitig Schwachstellen zu erkennen. Und entsprechende Massnahmen zu ergreifen. Damit nicht täglich neue Eisberge vor Ihnen auftauchen. Bei jeder Regel überlegen Sie kurz, ob sie eingehalten ist. Falls nicht, überprüfen Sie, ob weitere Regeln verletzt sind. In grossen Projekten sollten Sie Sich mindestens einmal in der Woche Zeit dafür nehmen. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

„A-process“ als Planungs- und Navigationshilfe Bei der Regel ‚Notwendige Entscheidungen sofort treffen’ z.B. erinnern Sie Sich daran, dass im letzten Teammeeting ein Mitarbeiter vorgeschlagen hat, auf das Update der jetzigen C++-Entwicklungsumgebung umzustellen. Das Update ist viel stabiler, ausserdem bietet es zusätzliche features, die die Entwicklungsarbeit beschleunigen. Der bisherige Code jedoch muss dafür z.T. geändert werden. Sie haben versprochen, darüber nachzudenken, doch gerade in den letzten Tagen war es besonders hektisch. Sie müssen bald eine Antwort geben, sonst fühlt sich der Mitarbeiter möglicherweise nicht ernst genommen und macht überhaupt keine Vorschläge mehr. Sie nehmen Sich vor, gleich Montag morgen mit dem Mitarbeiter über die Vor- und Nachteile des Updates zu sprechen und dann schnellstmöglichst zu entscheiden.   Eine andere Regel in A-process möchte ich Ihnen jetzt an mehreren Beispielen vorstellen: Die Regel ‚Frühwarnsystem einschalten’ © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

Frühwarnsystem einschalten „A-process“ als Planungs- und Navigationshilfe Frühwarnsystem einschalten „A-process“-Regeln sind nicht eingehalten! Aufgabe nicht klar benennen können Fertigstellungstermin wird mehrfach verschoben vorzeitige ‚Fertigmeldung‘ es gibt keine Kritik wesentliche Anforderungen kurz vor dem Test aneinander vorbeiarbeitende Teams Fehlentscheidungen durch Fehlinformationen Auf den Bauch des erfahrenen Entwicklers hören Ein gutes Risikomanagement ist natürlich erste Voraussetzung, Risiken möglichst zu vermeiden oder, wenn sie dann doch eintreten, schnell und effizient darauf zu reagieren. Doch es gibt viele Indikatoren, die auf Schwierigkeiten in der Projektabwicklung hinweisen, die jedoch durch das Risikomanagement nicht erfasst werden.   Hier auf dieser Folie sind nur einige dieser Indikatoren aufgelistet, doch es gibt noch wesentlich mehr. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

und neue Horizonte erreichen. „A-process“ „A-process“ stellt Ihnen kein fertiges Schiff hin. Nachdem Sie nun A-process kennengelernt haben, möchte ich noch einmal das Beispiel mit den Aktenordnern von Beginn meines Vortrages aufgreifen: Wenn nach den A-process-Regeln vorgegangen würde, hätte mein Kollege jetzt eine Eskalationsliste, auf der er sofort erkennen kann, wann er seinen Auftraggeber informieren muss. Und auf der dann zusätzlich das zu verwendende Formular vermerkt ist. Bevor ich gleich zum Abschluss meines Vortrages kommen, möchte ich die wichtigsten Punkte noch einmal zusammenfassen:  A-process stellt den Menschen in den Mittelpunkt der Softwareentwicklung  A-process definiert grundlegende und einleuchtende Regeln  A-process hilft Ihnen gerade in komplexen Projekten, das Wesentliche im Auge zu behalten Last, but not least:  A-process basiert auf dem gesunden Menschenverstand!   Doch er zeigt Ihnen, wie Sie zusammen mit Ihrer Mannschaft ein Schiff bauen, und gemeinsam technologische Herausforderungen meistern und neue Horizonte erreichen. © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

Projektleitercoaching Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seminare Projektleitercoaching Projektcoaching Prozessdefinition Dipl.-Math. Helga Lüpschen Am Burgberg 55, 52080 Aachen  fon: 0241–163995 oder 0700aprocess  (12ct/min)    mobil: 0172 - 244 55 84  www.helgaluepschen.de, info@HelgaLuepschen.de  Das Buch zu „A-process“: Helga Lüpschen  A-Process  Effektive Softwareentwicklung. Ein Leitfaden Juli 2002, Oldenbourg Verlag  ISBN: 3-486-27204-7 Zum Schluss möchte ich Ihnen vorstellen, wie Sie das soeben gehörte vertiefen können: In dem Buch A-process beschreibe ich anschaulich am Beispiel des fiktiven Projektes ConTiKi, wie die A-process-Regeln im Projekt angewendet werden können. In dem Seminar ‚IT-Projekte effizient managen, lernen Sie, die A-process-Regeln in Ihrem Projekt anzuwenden. Dieses Seminar erweitert den rahmen des klassischen Projektmanagements, in dem nicht nur auf die organisatorischen, sondern eben auch auf die technologischen und soziologischen Aspekte der Softwareentwicklung eingegangen wird. Der Schulungszeitraum umfasst sechs Monate mit 5 drei-tägigen Seminaren und einem einwöchigen Workshop. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht mit einem AHA-Erlebnis nach hause gehen, um dann doch mit Ihren speziellen Problemen alleine zu stehen, sondern das Sie das Erlernte immer wieder vertiefen können und zusätzliche Lösungsstrategien entwickeln. Zusätzlich zu diesem Seminar biete ich Ihnen ein Projektleitercoaching an, in dem ich Sie in allen fragen des Projektmanagements berate und unterstütze, natürlich unter Berücksichtigung der A-process-Regeln. Über mein weiteres Beratungsangebot können Sie Sich unter meiner homepage informieren.   © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process

Software effizient entwickeln mit „A-process“ Dipl.-Math. Helga Lüpschen Am Burgberg 55 52080 Aachen fon: 0241–163995 oder 0700aprocess (12ct/min)   mobil: 0172 - 244 55 84 www.a-process.net info@a-process.net © 2002, Helga Lüpschen, www.helgaluepschen.de A-process