Endanwenderschulung SAP Projektsystem TU Dortmund, Projekt ERP 24.01.2013 Projektsystem: Stammdaten, Bewegungsdaten, Berichtswesen Endanwenderschulung SAP Projektsystem IBM und TU Dortmund vertraulich

Agenda 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

SAP Einstellungen folgende SAP Einstellungen erleichtern Ihnen die Arbeit mit den im Projektsystem benötigten Transaktionen (z.B Project Builder, Beplanungsmaske, Berichte) Einstellungen an der Benutzeroberfläche Erstellung von Favoriten

SAP Einstellungen – Techn. Namen v. Transaktionen

SAP Einstellungen - Favoriteneinrichtung

Darstellung der IST-Situation Akteure des Projektmanagements Systeme Beispiele ZUV Verschiedene HIS-Systeme ZUV D5 Forschungsdatenbank (Access), FIS Weitere (z.B. Kopernikus) Projektleiter + EPC Excel, Access, Open Office Calc, (individuelle Lösungen) Mittelgeber Formulare Alle Mittelgeber Antragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB) Projektabwicklungssoftware (Bereitstellung von Mittelabruf, Zwischenbericht, Zwischennachweis) Profi-online (BMBF) 6

Integration der vorhandenen Systeme in SAP Akteure des Projektmgmt Systeme Integrations-schritt 1 Integrations-schritt 2 Integrations-schritt 3 Integrations-schritt 4 ZUV Versch. HIS-Syst SAP ZUV D5 Forschungsdaten-bank Projektleiter + EPC Excel, Access, Open Office Calc (individuelle Lösungen) SAP und ggf. Projektmanagement-software Mittelgeber Formulare aller Mittelgeber Download aus SAP Antragssoftware Easy-AZA (BMBF), elan (DFG), PRANO (SAB) Schnittstelle zu SAP Projektabwicklungssoftware Profi-online (BMBF) 7

Institute, zentrale Einrichtungen, ZUV SAP = integriertes System Institute, zentrale Einrichtungen, ZUV MA Prof. SHK/WHK Stip HV/ WV/ LA DIENSTREISE Gehalt FI-TV SRM TU MA Dritte HCM Personalsystem MM Materialbeschaffung LSF PERS (D2) MNP (SG 1.3.) KRED (SG 1.1,1.2) FIBU/ LEDGER/AA Bericht CO PS PSP Administration Projektleitung, D5, SG 1.1. Berichte

SAP CO/PS - wer arbeitet mit Projekten Projekt-leiter (dezentr. Einheiten) ZUV D5 (Forschförd./ Transfer) ZUV D1 Finanzen & Beschaffung ZUV D2 Personal ZUV D4 ZUV D6 Innen revision ZUV D8

Prozessablauf - aktuelle Istsituation Antrag

Nomenklatur der PSP-Elemente 0 = ohne Jahresabgrenzung 3 = 2013 4 = 2014 … X = 2020, 2030, 2040… 11

Mittelherkunft: Ausprägungen Anpassen: Ausprägungstabelle “Mittelgeber” hinzufügen 12

Stammdaten des Moduls Projektsystem Projektdefinition Oberster Knoten eines Projektstrukturplans. Stellt den Rahmen für alle in diesem enthaltenen Projektstrukturplan-Elemente dar. F-XXXXXX Projektstrukturplan-Element (PSP-Element) Stammdatenobjekt zur Strukturierung von Projekten. Wird als bebuchbarer Kostenträger verwendet. Oberknoten Teilprojekt / EU-Activity Geldgeber Kostenstelle 13

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur Alte HIS Nr.  PSP Element – Beispiele ALT NEU HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung 1) Normalfall 02040112 F-200019 Proj. Def.= Oberknoten F-200019-521-000-1020401 PSP Element 2) Teilprojekte z.B. EU mit versch. KST F-200021 Proj. Def.=Oberknoten 01120455 F-200021-535-001- 1020401 Teilprojekt 1/ Prof. A 15050255 F-200021-535-001- 1150502 Teilprojekt 1/ Prof. B 58462155 F-200021-535-002- 1584621 Teilprojekt 2/ Prof. C 14

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur NEU HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung 3) Jahresscheiben – z.B. koordinierte DFG o. DAAD Projekte innerh. einer KST 02040138 F-2000022 Proj.Def = Oberknoten 0204013002 F-2000022-551-200-1020401 Jahresscheibe 2012 0204013003 F-2000022-551-300-1020401 Jahresscheibe 2013 02040108 F-2000022-552-000-1020401 Programmpauschale 4) BgA FDL- Sammelthema (analog Auftragsforschung) 0204017999 F- 200023 Proj.Def. = Oberknoten F- 200023-532-000-1020401 F- 200023-532-001-1020401 F- 200023-532-002-1020401 F- 200023-532-003-1020401 Alle Istbuchungen hier Vertr.Partner 1 nur Planung/ Vertr.Partner 2 Dokumente/ Vertr.Partner 3 Statistik D5 15

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur NEU HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung 5) Projekt mit Eigenanteil 0204017999 F-200023 Proj.Def. = Oberknoten F-200023-532-000-1020401 F-200023-830-001-1020401 Eigenanteil 16

Transformation alte Projektstruktur -> SAP CO/PS Struktur NEU HIS Nr. Projektdef. mit PSP Element Beschreibung 6) BgA - Service keine D-000005 Proj.Def = für alle BgA-Service 7701070100 D-000005-602-000-1010701 7701610000 D-000005-602-000-1016100 ….. 7) Ehemalige Untertitel – z.B. UT 77 – Öffentlichkeitsarbeit/Repräsentation UT 77 D-000077 Proj.Def. = für alle UT 77 016100 UT 77 026100 UT 77 D-000077-601-000-1016100 D-000077-601-000-1026100 17

Agenda 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Projektbeantragung 1 Projektdefinition anlegen 2 PSP-Element anlegen 3 Partner-DB pflegen 4 Kalkulation für Antrag erstellen 5 Bericht für internes Controlling 6 DM-Anzeige befüllen 7 Antragsformulare / Software befüllen 8 Weitere Dokumentenflüsse (Angebote, Verträge) 9 Antrag freigeben (Anwenderstatus BEAN) 10 Antrag ablegen 11 Planung für abgeschlossenen Antrag erstellen SAP SAP SAP SAP SAP SAP SAP SAP 19

Phase I – Projekt-Antragsprozess

Dokumenten- und Informationsfluß DM-Anzeige (Workflow für Dokument  DMS) PL SG5.1 Dezernat 4 ZIH Antragsdokument (Workflow für Dokument  DMS) PL SG 5.1 (rechtsverb. Unterschrift) Mittelgeber Geldgeber, Gruppierungsschlüssel, Gruppe pflegen (Workflow für Beantragung  E-Mail) PL Verantwortlicher Statuswert geändert, Kalkulation eingestellt (Workflow für Benachrichtigung  SAP, E-Mail) System SG 1.1, 1.3, D5, Projektleiter Stellen angelegt (Workflow für Benachrichtigung  SAP, E-Mail) System PL elektronischer Workflow ist in Planung         21

Anlage eines Projekts – Transaktion CJ20N Anlegen (1 von 6) Key User können PSP-Elemente anlegen. Die Transaktion zum Anlegen eines PSP-Elements befindet sich unter folgendem Pfad: Controlling  Projektsystem  Projekt  Project Builder Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode CJ20N aufgerufen werden. 22

Anlage eines Projekts Anlegen (2 von 6) Ist noch keine Projektdefinition ( ) für das neu anzulegende PSP-Element vorhanden, muss diese zuerst angelegt werden. Mit der Schaltfläche kann unter der Kategorie die Projektdefinition ausgewählt werden. Mit Hilfe von Drag & Drop wird die Projektdefinition in das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplans gezogen. Alternativ dazu kann ein neues Projekt über die Schaltfläche durch Eintrag des Menüpunktes Projekt angelegt werden. In beiden Fällen erscheint auf der rechten Bildschirmhälfte ein leeres Stammdatenblatt. 1 23

Anlage eines Projekts Anlegen (3 von 6) Für die Anlage einer Projektdefinition sind die beiden Karteireiter Grunddaten und Steuerung zu befüllen. Die Nummer der Projektdefinition ist entsprechend der Nomenklatur zu vergeben. Die Bezeichnung des Projektes muss erfasst werden. Nach Eintrag des Projektprofils im Reiter Steuerung werden weitere Einträge automatisch übernommen. Zur Auswahl des Projektprofils – siehe Tabelle Zuordnung zu Mittelgebern – Folie Nr. 11 24

Anlage eines Projekts Anlegen (4 von 6) Analog zum Anlegen der Projektdefinition werden PSP-Elemente durch Drag & Drop aus den Vorlagen in das Bearbeitungsfeld des Projektstrukturplans gezogen. Die Bezeichnung des PSP-Elements entspricht der Projektdefinition. Eingabe von Muss- / Kannfeldern Alle Mussfelder müssen befüllt werden, sonst kann Projekt nicht gespeichert werden . Aufstellung der Mussfelder – siehe nächste Folie 25

Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (1 von 2) Die Ausprägungen der Zusatzfelder finden Sie ausführlich im Handbuch Feldname Projektdefinition Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Sprecher Kannfeld 250 Zeichen Nein Feldname PSP-Element Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Alte HIS-Nummer Kannfeld 10 Zeichen Nein Trennungsrechnung (wirt./nichtwirt) Mussfeld 1 Zeichen Wertehilfe (W/N) Geldgeber 4 Zeichen Wertehilfe Gruppierungsschlüssel 3 Zeichen Projektleiter 250 Zeichen Teamleiter 20 Zeichen Bearbeiter Projektlaufzeitbeginn Datum Projektlaufzeitende Antragsdatum Erste Bewilligung Förderkennzeichen 40 Zeichen nächste WV-Aufgabe 30 Zeichen Nächster WV-Termin 26

Geldgeberspezifische Gruppierungen Pflege der geldgeberspezifischen Gruppierung und der Ableitungsstrategie Der 3stellige Gruppierungsschlüssel wird im PSP-Element eingegeben. Die geldgeberspezifische Gruppierung (6stellig) wird bei jeglichen Buchungen in der Finanzbuchhaltung entweder automatisch aus der Ableitungsstrategie anhand des Gruppierungsschlüssels ermittelt oder manuell eingegeben und in die Hauptbuchtabelle der Finanzbuchhaltung fortgeschrieben. Schlüssel Ausgabeart Ableitung SK von SK bis AA-Bezeichnung 101 812 101812 620030 Personalausgaben (TVÖD E12-E15) 620220 620230 822 101822 626020 Stud./Wiss. Hilfskräfte 626120 827 101827 730000 Stipendien 850 101850 072000 077098 Gegenstände bis 5.000,00 Euro netto 865 101865 689000 Zentralisierung (BMBF) 998 101998 500000 599060 Einnahmeart 999 101999 023000 023098 nicht förderfähig 27

Umsetzung der Geldgeberanforderungen Öffentliche Mittelgeber benötigen Zahlungssicht (was ist wann gezahlt?) SAP (kaufmännisches System) nutzt Buchungssicht (Was ist wann gebucht?) Modul CO/PS (Projektsystem) Modul FI (Finanzbuchhaltung) Zahlungsinformation nicht integrierbar vorhanden Gruppierung der Sachkonten nach geldgeberspezifischen Kategorien (Ausgabearten) möglich Einrichtung von Berichtskosten-artengruppen z.B. B101_BMBF nicht möglich Lösungsansatz Festlegung eines Gruppierungsschlüssels Bei jeder Buchung Mitgabe einer Ausgabeart entsprechend Gruppierungsschlüssel und Sachkonto Ergebnis Buchungssatz mit Ausgabeart und Zahlungsinformation Zusammenführung in speziell programmiertem Bericht und Integration weitere Informationen aus anderen Modulen zur Erzeugung einer Belegliste 28

Gruppierungsschlüssel für Drittmittelprojekte 101 BMBF 102 BMBF Gründerstip. 301 DFG-Sachbeihilfe 302 DFG-PP 303 DFG-SFB 304 DFG-Großgeräte 305 DFG-Beihilfe-Reisekosten 306 DFG-Beihilfe-Publikationskosten 307 DFG-Mercator Gastprof. 308 Pauschale Mittel - Gleichstellung 401 EU FP7 410 EU TEMPUS IV 420 EU LLP 2007-2013 430 EU ACP, ALFA, EDULINK 440 EU SN/PL + ZIEL3 450 EU INTERREG IVC 455 EU INTERREG IV B Central Europe 456 Erasmus Mundus 460 EU-ESF (SMWK) 465 EU-ESF (andere RL) 600 Auftragsforschung 601 VW Stiftung 602 Bosch Stiftung 603 Thyssen Stiftung 604 Dt.-Franz. HS 605 Humboldt Stiftung FK-Zuschuss 606 Humboldt Stiftung Preisgeld 607 Boysen Stiftung 608 GIF 609 Tschira Stiftung 610 Haniel Stiftung 611 Willkomm Stiftung 612 Dt. Bundesstiftung Umwelt 613 Stifterverband f. Dt. Wiss. 614 HFSP 620 Stiftung allgemein 621 Stiftung (Personalförderung) 622 Stiftung Honorar 701 AIF 710 DAAD-PPP 711 DAAD-GIP 712 DAAD-Doppeldipl. 713 DAAD-Aufbaustudiengänge 714 DAAD-Alumni 715 DAAD-Studienpraktika 716 DAAD-Summer Schools 717 DAAD-Bachelor Plus 718 DAAD-IAESTE-Beihilfen 740 DAAD allgemein (inkl. PK) 741 DAAD allgemein (ohne. PK) 742 DAAD allgemein (ohne Investition) 798 wiss. Forschungs-DL 801 Land 901 Spenden 900 Allgemeiner Abrechnungsschlüssel

Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (2 von 2) Feldname PSP-Element Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Geheim Kannfeld 1 Zeichen Checkbox Forschungsschwerpunkt I Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe Forschungsschwerpunkt II Verbundprojekt Forschungszulage Beteiligung KMU Lehreinheit Kannfeld 4 Zeichen Wertehilfe Finanzierungsart Bund Mussfeld 2 Zeichen Kategorie Bund Übernahme aus verantw. KSt. Fachgebiet Bund Lehr- und Forschungsbereich Bund 3 Zeichen Fächergruppe Bund Interne Organisationseinheit Land Externer Schlüssel Land (HEB) 10 Zeichen 30

Anlage eines Projekts Anlegen (5 von 6) Als Pflichtfelder sind die Stamm- datenfelder, Geschäftsbereich „Verantw.KoStl“ und „Profitcenter“ zu befüllen. 31

Aufbauorganisation und Stammdatenstruktur EC Fakultäten, zentrale Einrichtungen Hierarchieknoten / Gruppen CO EC Lehreinheiten, Dezernate Ebene zur Auswertung, Budgetüberwachung Profit Center CO Stammdatengruppen Arbeitsgruppen, Abteilungen, usw. Ebene der Kontierung, Personalrechnung, Anlagenzuordnung und der Auswertung CO Kostenstellen Berichtsknoten PS Projekte / Kostenträger durch eine Kostenstelle betreute Ebene der Kontierung, Budgetierung, Auswertung PS Projekte 32 26

Profitcenter & Kostenstellen Vorher Nachher Profitcenter --- 1030601 Kostenstellen im Haushalt 030601 UT 01 030601 UT 02 030601 UT 03 1030601G 1030601B 1030601S03 Projekte Drittmittel/Haushalt 0306015001 0306013002 03060108 F-000022-535-001-1030601 F-000023-541-000-1030601 F-000024-542-000-1030601

Anlage eines Projekts Anlegen (6 von 6) Der Projektstrukturplan wird mit einem Klick auf die Schaltfläche gesichert und geschlossen. Mit der Schaltfläche ist ein schneller Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Projekte möglich. 1 2 34

Alternative Möglichkeiten zur Anlage eines Projekts/ PSP Elements -Variante 1 Anlage Projektdefinition + PSP Element: Neuanlage eines Projekts + PSP Element mit Vorlage - erzeugt neue Projekt-Nr. - alle anderen Daten werden aus kopiertem Projekt übernommen Überschreiben mit neuen Daten nun möglich

PSP Element kopieren – Variante 2 Markieren Sie das zu kopierende PSP Element und kopieren Sie dieses über den Button in der Symbolleiste PSP Element kopieren und einfügen unter einer vorhandenen Projekt- definition über die Symbolleiste Achtung: Pflege der neuen PSP Nr. und Bezeichnung nicht vergessen Neueingabe des Geschäftsbereichs und Profitcenter ist zwingend Alle anderen Daten des kopierten Projekts werden übernommen Überschreiben der alten Daten nun möglich Markieren Sie immer zurerst die übergeordnete Projektdefinition (Bsp: F-000866) und fügen dann über den Button Ihr PSP Element ein

PSP Element löschen Bitte beachten – neues Projekt muss erst gespeichert werden, bevor man es löschen kann

Übung 1: Projekt, PSP anlegen, PSP kopieren & löschen Projekt pflegen 38

Stammdatenbericht PSP Elemente - CN43N Aufruf des Berichts CN43N Der Bericht CN43N befindet sich unter folgenden Pfad:  Projektsystem  Strukturen 39

Stammdatenbericht -Transaktion CN43N Übersicht meiner PSP Elemente - Ansichtsversion: /TUD3 Auswahl Projekt Nr./ Intervall Auswahl Layout Version

Freie Abgrenzung Funktionalität der freien Abgrenzung Die freie Abgrenzung rufen Sie im Selektionsbild eines Berichtsaufrufes mit der Schaltfläche auf. Innerhalb der freien Abgrenzung haben Sie die Möglichkeit weitere Selektionskriterien anzusteuern und den Berichtsaufruf demnach feiner zu gestalten. Beispielsweise haben Sie die Möglich- keit nur PSP-Elemente im Bericht ange- zeigt zu bekommen, die mit der verantwortlichen Kostenstelle X verknüpft sind. Durch die Aktivierung der Excel-Integration werden die Berichte in Microsoft Excel angezeigt und können damit auch lokal in Excel gespeichert werden. Standardmäßig sind die Zellen des Berichts mit dem Excel Zellenschutz geschützt. Dieser Schutz kann jedoch einfach im Excel-Menü oder schon im SAP deaktiviert werden, sodass sowohl die Formatierungen als auch die Zahlen des Berichts theoretisch auch änderbar sind. (Die Summenzeilen in des Berichts sind jedoch absolute Zahlen, die sich bei Änderungen an den Zahlen nicht selbstständig aktualisieren.) Änderungen der Zahlen in der Excel-Darstellung haben niemals Auswirkungen auf den tatsächlichen Datenbestand in SAP. Es handelt sich nur um Änderungen eines lokal angezeigten Excel-Tabellenblattes. 41

Freie Abgrenzung – Variante sichern

Freie Abgrenzung – Variante holen

Stammdatenbericht CN43N Layoutversion: z.B. /TUD3

Layout auswählen

Layout ändern

Stammdatenbericht CN41N Strukturübersicht Aufbau des Berichts Der Stammdatenbericht für die PSP-Elemente bietet eine Übersicht über die Projektstruktur Durch einen Klick auf das jeweilige Symbol vor der Bezeichnung des PSP-Elements kann die Hierarchie auf- und zugeklappt werden. 47

Beplanung des Projekts und Statusänderung In der Antragsphase erfolgt die Planung des Projekts durch das Dezernat 5 bzw. die dezentralen Einheiten - Nach Abschluss der Planung wird der Anwenderstatus von D5 auf BEAN gesetzt 48

Definition und Ziele der Planung Die Planung ist eine gedankliche Vorwegnahme der erwarteten Zukunft, die von beeinflussbaren und externen Größen abhängt. Die Planung von Werten und Mengen wird durch die Planung qualitativer Kennzahlen vervollständigt. Ziele Die Detailgenauigkeit der Planung reicht von einer großen sachlichen und inhaltlichen Verdichtung (Grob- bzw. /Eckplanung) bis hin zu maximaler Granularität, d.h. einer Detailplanung 1:1 zum Ist); oft wird im zeitlichen Ablauf weiter detailliert. Eine fachliche Grundentscheidung liegt weiterhin darin, ob Planwerte bei neuen Erkenntnissen in der Umsetzung verändert werden („flexible Plankostenrechnung“) oder für Abweichungsanalysen eingefroren werden („starre Plankostenrechnung“). Weiterhin ist im öffentlichen Umfeld die Abgrenzung bzw. Überlappung von betriebswirtschaftlichen und kameralen Planzahlen zu klären: der Haushalt erfordert eine Obligo- und Zahlungsplanung, während die KLR zusätzlich eine Planung interner Leistungen u.a. Wertströme ermöglicht. 49

Planungsformen der Kosten- und Erlösplanung Hierarchieplanung Detailplanung Einzelkalkulation Einfachste Form der Kostenplanung Unabhängig von Kostenarten Hierarchische Erfassung und Darstellung von Planwerten Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich  sollte nicht verwendet wer-den, da gegenüber Kosten-artenplan und Budget kein Zusatznutzen Kostenartengerechte Planung von Primärkosten Erlösen Leistungsaufnahmen Statistischen Kennzahlen Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich Detailliertere Planung unterhalb der Kostenartenebene Informationen über Bezugsquellen, Mengen und Preise liegen vor Kalkulationsmodelle auf Basis von Attributen Einsatz für Gesamt- und Jahreswerte möglich Planungsformen sind kombinierbar 50

Übersicht der Planversionen Planungsphase A00 Antragsphase aktuell A01 Antragsphase 1 A02 Antragsphase 2 A03 Antragsphase 3 A04 Antragsphase 4 Antrag V00 Verhandlung aktuell V01 Verhandlung 1 V02 Verhandlung 2 Bewilligung 0 Laufende Plan-/Ist-Version B01 Bewilligung 1 B02 Bewilligung 2 B03 Bewilligung 3 B04 Bewilligung 4 Laufende Planung D00 Durchführung aktuell D01 Durchführung 1 D02 Durchführung 2 D03 Durchführung 3 D04 Durchführung 4 51

Planung - Transaktion CJR2 Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (1 von 3) Key User sind berechtigt, eine Kostenartenplanung auf PSP-Elementen vorzunehmen. Die Transaktion zur Erfassung einer Kostenartenplanung auf PSP-Elementen befindet sich unter folgendem Pfad: Projektsystem  Controlling  Planung  Kosten im PSP  Kosten/Leistungsaufnahmen  Ändern Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode CJR2 aufgerufen werden. 52

Planung Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (2 von 3) Nach Aufruf der Transaktion erscheint der Einstiegsbildschirm. Version, Periode und Geschäftsjahr für welche die Planung gelten soll, sind anzugeben. Es können einzelne PSP-Elemente, Intervalle oder Gruppen eingegeben werden. Es können einzelne Kostenarten, Intervalle oder Gruppen angegeben werden. Eingabe frei – Nur die Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart, für welche bereits ein Planwert hinterlegt ist, werden angezeigt. Eingabe formularbasiert – Alle Kombinationen aus PSP-Element und Kostenart werden angezeigt. Der Aufruf der Planungsmaske erfolgt mit . 53

Auswahl einer Kostenartengruppe IBM Confidential

Planung Kostenartenplanung auf PSP-Elementen (3 von 3) In der tabellarischen Darstellung werden pro aufgerufenem PSP-Element alle selektierten Kostenarten dargestellt. In der entsprechenden Spalte können Plankosten eingetragen werden. Kosten sind mit positivem Vorzeichen, Erlöse sind mit negativem Vorzeichen zu planen. Mit der Schaltfläche kann eine Perioden- übersicht der Planung aufgerufen werden. Detailplanung : Bearbeiten Mit der Schaltfläche wird die Planung gesichert. Eine Statusmeldung bestätigt das Sichern der Planung. 55

Antragsformular Bsp. BMBF

Anlage einer Kostenartengruppe Planung Transaktion: KAH1 – zur Info Bsp. BMBF Projekt Kostenartengruppe: P101_BMBF

Übung 2: Planung Projekt planen 58

Ausprägungen Systemstatus 59

Anwender- und Systemstatus 60

Anwenderstatus ändern 61

Anwenderstatus ändern 62

Ausprägungen Anwenderstatus 63

Übung 3: Status setzen, anzeigen, Stammdatenbericht Projekt pflegen, Stammdatenbericht 64

Agenda 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Phase II - Projektbewilligung

Phase II - Projektbewilligung 1 Anpassung der Stammdaten (z.B. Korrektur des Gruppierungsschlüssels) 2 Änderung des System- und Anwenderstatus 3 Kalkulation für Bewilligung als Planversion 0 erstellen 4 Plan in Plan Kopie 5 Dokumente weiterleiten an D5 zur Rechtsbehelfsbelehrung 67

Anwender- und Systemstatus 68

Systemstatus setzen

Anwenderstatus ändern

Übersicht der Planversionen Planungsphase A00 Antragsphase aktuell A01 Antragsphase 1 A02 Antragsphase 2 A03 Antragsphase 3 A04 Antragsphase 4 Antrag V00 Verhandlung aktuell V01 Verhandlung 1 V02 Verhandlung 2 Bewilligung 0 Laufende Plan-/Ist-Version B01 Bewilligung 1 B02 Bewilligung 2 B03 Bewilligung 3 B04 Bewilligung 4 Laufende Planung D00 Durchführung aktuell D01 Durchführung 1 D02 Durchführung 2 D03 Durchführung 3 D04 Durchführung 4 71

Bewilligung z.B. BMBF

Planungskopien Kopie von Planungsszenarien Ist Plan Plan Plan Plan Ist- und Planwerte können maschinell auf die Planwerte eines anderen Zeitraums kopiert werden Die Kopien sind innerhalb einer Version oder versionsübergreifend möglich Bei der Kopie kann eingeschränkt werden auf Primärkosten, Erlöse, Leistungsverrechnung, sonstige Sekundärkostenarten und Statistische Kennzahlen Eventuell bereits vorhandene Plandaten können unverändert gelassen oder überschrieben werden Version 0 Version 0 Version 0 Version V00 Ist Plan Plan Plan Plan Plan Jan-Dez 2011 Jan-Dez 2012 Jan-Dez 2011 Jan-Dez 2012 Jan-Dez 2012 Jan-Dez 2012 73

Planungskopien Planungskopie durchführen (1 von 3) Key User sind berechtigt, Planungskopien durchzuführen. Die Transaktionen zur Durchführung von Plankopien befindet sich unter folgendem Pfad: Projektsystem  Controlling  Planung  Kosten und Erlöse kopieren Die Transaktionen können auch über folgende Transaktionscodes aufgerufen werden: CJ9BS PSP Plan in Plan kopieren (Einzel) CJ9CS PSP Ist in Plan kopieren (Einzel) CJ9C PSP Plan in Plan kopieren (Sammel) CJ9B PSP Ist in Plan kopieren (Sammel) 74

Planungskopien Planungskopie durchführen (2 von 3) Im Feld Projektdef. ist die Projektdefinition anzugeben, für welche eine Kopie stattfinden soll (bei den Sammeltransaktionen wird an der Stelle mit Selektionsvarianten gearbeitet). In den Feldgruppen Vorlage und Ziel sind Version, Periode und Geschäftsjahr von Vorlage und Ziel der zu kopierenden Planung zu hinterlegen. Es können entweder Alle Plandaten oder nur ausgewählte Plandaten kopiert werden. Eine Auswahl ist zu treffen, ob vorhandene Plandaten in Zielzeitraum und Version unverändert bleiben oder überschrieben werden sollen. Ein Testlauf kann vor dem Echtlauf erfolgen. Die Detailliste enthält genaue Daten zur Kopie. Die Schaltfläche startet die Kopie. 75

Planungskopien Planungskopie durchführen (3 von 3) Die Ergebnisliste gibt Auskunft darüber, wie viele und welche Plandaten kopiert wurden. In diesem Beispiel sind noch keine Daten vorhanden. 76

Dokument zum Projekt ablegen 77

Übung 4: Bewilligung als Planversion 0 einstellen, Statuswechsel Stammdaten anpassen, Status setzen, Planungskopie durchführen 78

Agenda 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Phase III - Projektdurchführung

Phase III - Projektbearbeitungsprozess 1 Stellenanlage im Dezernat 2 2 Laufendes Controlling (Berichte/ Rechnungsprüfung/ Umbuchung) 3 Mittelabruf 81

 Berichte im Projektsystem 82

Stamm- und Bewegungsdaten in der KLR Definition Ausprägung Informationen, die in gleicher Weise immer wieder benötigt werden und geringfügigen Änderungen unterliegen Kostenarten Kostenstellen PSP-Elemente Profit Center Leistungsarten ... Stamm-daten Vorgangsbezogene Daten, die kurzlebig sind und bestimmten Stammdaten zugeordnet werden Einzelposten Summensätze (aus FI-, MM-Buchungen und Budgeterfassungen) Bewe-gungs-daten 83

SAP ERP Standardberichtswesen Umfang des SAP ERP Standardberichtswesens Zu allen Anwendungsgebieten werden von SAP Standardberichte ausgeliefert. Diese stehen ohne weitere Anpassungen sofort zur Verfügung und bilden das Rückgrat des Berichtswesens. Beispiele für Standardberichte sind: Stammdatenberichte z.B. Kreditoren-/Debitorenverzeichnis, Kontenplan, Kostenstellen Stammdaten, Materialstammdaten Summenberichte z.B. Budgetübersicht, Kostenstellen Ist/Plan/Abweichung Einzelpostenberichte z.B. Sachkontenauszüge, Offene Posten Listen, Budgeterfassungsbelege, Projektsystem Ist, Obligo, Plan Rechercheberichte z.B. Jahresbudget, Budgeterhöhende Einnahmen, Verfügbarkeitskontrolle, Projektsystem Plan/Ist/Obligo/Restplan/Verfügt Standardberichtswesen bedeutet, dass hier die von SAP vordefinierten Berichte verwendet werden, welche keiner spezifischen Anpassungen unterzogen wurden. Dieses Berichtswesen bildet das Rückgrat der Auswertungen im SAP System. Für alle Anwendungsgebiete (Module) des SAP Systems stehen solche vordefinierten Berichte zur Verfügung, diese sind im Menübaum zumeist in einem Unterordner namens „Infosystem“ zur jeweiligen Anwendung (Kostenstellenrechnung, Innenaufträge etc.) eingeordnet. Zur Unterscheidung der dargestellten Formen von Berichten: Stammdatenberichte bieten keinen Zugriff auf Bewegungsdaten, sondern tabellarische Darstellungen verschiedener Stammdaten wie z.B. Kostenstellen, Profit Center, Innenaufträge (Produkte) etc. Es werden also keine Werte (Euro) oder Mengen (Arbeitsstunden) ausgewertet, sondern nur die vorhandenen Kontierungsobjekte und deren Charakteristika angezeigt. Summenberichte erlauben die aggregierte Auswertung von Buchungen auf Kontierungsobjekten. Dabei werden keine einzelnen Buchungen angezeigt, sondern stets die Summe aller Buchungen, welche unter Verwendung einer bestimmten Kostenart angefallen sind. Einzelpostenberichte ermöglichen den Zugriff auf eine tabellarische Darstellung von Einzelbuchungen. Pro Buchungsvorfall wird eine Zeile dargestellt. Somit kann nachvollzogen werden, welche Buchungen einer Kostenart auf einem Kontierungsobjekt genau angefallen sind. Rechercheberichte stehen zur Auswertung von Profit Centern und im Modul Projektsystem zur Verfügung. Diese Berichte bieten die Möglichkeit, innerhalb des aufgerufenen Berichts nach verschiedenen Merkmalen zu navigieren und so dynamisch z.B. für eine einzelne Kostenart auf einem Kontierungsobjekt einen Aufriss der Daten nach Perioden zu ermöglichen. 84

Einzelposten- und Summenberichte Unterscheidung zwischen Einzelposten und Summenberichten Das Berichtswesen unterscheidet zwischen Einzelposten und Summensätzen, beide werden in eigenen Tabellen geführt. Für jede Istbuchung wird ein Einzelposten geführt, auf die mit den entsprechenden Berichten zugegriffen werden kann. Alle aufgrund von Geschäftsvorfällen erfassten Einzelposten werden außerdem automatisch in Summensätzen gespeichert. Diese Summierung erfolgt anhand des jeweiligen Stammdatums (z.B. Kostenstelle, PSP-Element) in Kombination zur Kostenart. Diese Vorgehens- weise ermöglicht eine schnelle Auswertung der Daten. Plandaten werden nur in Summensätzen fortgeschrieben, nicht als Einzelposten. Einzelposten Summensätze Beleg 1: € 43,80 Beleg 2: € 56,60 Beleg n: ... Kostenart A Innenauftrag F01Q01010100 2008: € 376,80 Die Unterscheidung zwischen Summensätzen und Einzelposten auf Datenbankebene erlaubt eine höhere Performance beim Aufruf von Summenberichten: Es müssen nicht alle Einzelposten von der Datenbank ausgelesen werden, sondern es erfolgt ein direkter Zugriff auf die kumulierten Summensätze. 85

Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt

 Summenbericht 87

Projektbericht S_ALR_87013543 Ist/Plan/Abweichung - Summenbericht Aufruf des Berichts S_ALR_87013543 Der Bericht S_ALR_87013543 befindet sich unter folgenden Pfad:  Projektsystem  Infosystem  Controlling  Kosten  Planbezogen  Nach Kostenarten  Ist/Plan/Abweichung 88

Projektbericht S_ALR_87013543 Ist/Plan/Abweichung -Summenbericht S_ALR_87013543 Einstiegsbild Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabei folgende Kriterien an: Kontierungselement/e Kostenrechnungskreis Planversion Geschäftsjahr (von/bis) Periode (von/bis) Kostenartengruppe Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche 89

Gestaltung der Berichtsausgabe Selektion Nach der Berichtsauswahl über eine der beschriebenen Alternativen wird das Selektionsbild des betreffenden Reports angezeigt. In dieser Bearbeitungsmaske werden die Selektionskriterien für den Bericht festgelegt. Die Selektionskriterien definieren, welche Daten angezeigt werden. Der Aufbau des Selektionsbildes und die möglichen Selek- tionskriterien hängen jeweils von dem ausgewählten Bericht ab. Für einige Felder des Selektionsbildes wird zusätzlich die Möglichkeit einer Mehrfach- selektion angeboten. Dies wird durch eine entsprechende Symboltaste im Ein- stiegsbild angezeigt. Auswahl Werte Kostenrechnungskreis Geschäftsjahr Startperiode Endperiode Version 1000 2012 01 12 Auswahl Objekte Kostenstellengruppe oder Wert(e) Kostenartengruppe Auch bei der Selektion in den Berichten sollte darauf geachtet werden, die gewünschten Datensätze möglichst genau zu definieren, da die Abfragen sonst sehr viele Datensätze auslesen, dementsprechend lange dauern und das System belasten. Es sollte außerdem darauf geachtet werden, im Berichtswesen eine Einschränkung auf die Kontierungsobjekte der eigenen Behörde vorzunehmen, da sonst alle Datensätze des Kostenrechnungskreises ausgelesen werden (was entsprechend lange dauert), anschließend die Berechtigungsprüfung erfolgt und nur jene Kontierungsobjekte angezeigt werden, für welche auch eine Berechtigung vorliegt. S1000 90

Selektion im Berichtswesen Selektionsmöglichkeiten Kostenarten werden im Berichtswesen als Zeilen dargestellt. Berichte mit Kostenartenbezug können aufgerufen werden mit: allen gebuchten Kostenarten (Selektion leer lassen, keine Eingrenzung), einer Kostenartengruppe, (einer) spezifischen Kostenart(en) oder einem bzw. mehreren Kostenartenintervall/en. Selektionseingaben im Berichtswesen: Eingabe einer Kostenartengruppe Eingabe einer Kostenart Eingabe eines Kostenartenintervalls Eingabe mehrerer Kostenarten bzw. Intervalle (Mehrfachselektion) Grade im Produktivbetrieb sollte von der Selektionsmöglichkeit Gebrauch gemacht werden, da die Abfragen sonst sehr viele Datensätze auslesen müssen, dementsprechend lange dauern und das System belasten. In den meisten Fällen ist eine Einschränkung auf Stammdatengruppen (im obigen Beispiel: Kostenartengruppe) oder auf einzelne Stammdaten sowie Intervalle derselben möglich. Über die Mehrfachselektion können mehrere voneinander unabhängige Stammdaten individuell selektiert werden. 91

Auswahl einer Berichtskostenartengruppe

Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PSP

 Einzelpostenberichte 94

Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist Aufruf des Berichts CJI3 Der Bericht CJI3 befindet sich unter folgenden Pfad:  Projektsystem  Infosystem  Controlling  Einzelposten 95

Einzelpostenbericht CJI3 PSP-Elemente Einzelposten Ist Aufbau des Berichts Die Übersicht der Einzelposten eines spezifischen Projekts oder einer Projektgruppe ermöglicht äquivalent zum Einzelpostenbericht der Kostenstellen die Auswertung und Verfolgung aller Istbuchungen. Bei Vorliegen der Rolle „Info User FI“ kann durch einen Doppelklick auf eine Zeile auf den Ursprungsbeleg (die Anordnung) verzweigt werden. 96

Interaktives Informationssystem – Einzelpostenrecherche Anwendung der Einzelpostenrecherche 1. Ebene: Summenbericht Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung Ist Plan Abw KoArt Berichtskopf 6100200000 6850000000 9600010000 1000 2. Ebene: Einzelpostenbericht Kostenstellen Einzelposten Istkosten anzeigen KoArt Bezeichnung Wert Gegenkonto ... 9600010000 750 Innerhalb eines Summenberichts ist durch einen Doppelklick auf bestimmte Kostenart der Absprung auf einen Einzelpostenbericht möglich. Der Einzelpostenbericht ist daraufhin schon auf die ausgewählte Kostenart eingeschränkt. Der Absprung auf den Ursprungsbeleg ist theoretisch möglich, wird in der Praxis allerdings meist an der fehlenden Berechtigung zum Aufruf eines Haushaltsbelegs scheitern. Um wieder auf den Ursprungsbericht zurück zu springen reicht ein Klick auf den grünen Pfeil oder das Drücken der F3-Taste. 9600010000 250 3. Ebene: Ursprungsbeleg Belegübersicht Pos Send. Leist.Art. Menge Sendestelle Empfänger/Auftrag 97

 Berichte für Kostenstellen 98

Stammdatenberichte Erläuterung zu den Stammdatenberichten Die Stammdatenberichte zielen nicht auf die Auswertung des Buchungsstoffes, sondern die tabellarische Auswertung von Stammdaten. Beispiele für Stammdatenberichte: Kostenstellen Kostenarten PSP-Elemente Aufträge (CO, PM, IM …) Berichte über Stammdaten sind insbesondere für die Überprüfung deren Konsistenz und Vollständigkeit seitens der fachlichen Systembetreuung von Bedeutung. 99

Stammdatenbericht KS13 Kostenstellen: Stammdatenbericht Aufruf des Berichts KS13 Der Bericht KS13 befindet sich unter folgenden Pfad:  Controlling  Kostenstellenrechnung  Infosystem  Berichte zur Kosten- stellenrechnung  Stammdatenver- zeichnisse 100

Stammdatenbericht KS13 Kostenstellen: Stammdatenbericht Aufbau des Berichts Der Stammdatenbericht für die Kostenstellen bietet eine Übersicht über alle selektierten Kostenstellen oder über einzelne Kostenstellengruppen. Die Kostenstellen werden dabei mit ihren jeweils eingestellten Attributen dargestellt. Durch einen Doppelklick auf eine spezifische Kostenstelle kann direkt in die Anzeige ihres Stammsatzes verzweigt werden. 101

Kostenstellenbericht S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen-Summenbericht Aufruf des Berichts S_ALR_87013612 Der Bericht S_ALR_87013612 befindet sich unter folgenden Pfad:  Controlling  Kostenstellenrechnung  Infosystem  Berichte zur Kosten- stellenrechnung  Plan/Ist-Vergleiche 102

Kostenstellenbericht S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen - Summenbericht Aufbau des Berichts Der Bereichsbericht listet alle selektierten Kostenstellen oder -gruppen hierarchisch auf und gibt eine summierte Darstellung aller auf einer Kostenstelle erfassten Buchungen aus. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Kostenstelle kann direkt in den gewünschten Kostenstellenbericht gesprungen werden: 103

Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/KST Bsp. 1020401G

 Berichte für Profit Center 105

Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren Aufruf des Berichts S_ALR_87013340 Der Bericht S_ALR_87013326 befindet sich unter folgenden Pfad:  Controlling  Profit-Center-Rechnung  Infosystem  Berichte zur Profit-Center Rechnung  Interaktives Reporting 106

Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren S_ALR_87013340 Einstiegsbild Treffen Sie im Einstiegsbild Ihre Selektionen und geben Sie dabei folgende Kriterien an: Kostenrechnungskreis Geschäftsjahr Von-Periode Bis-Periode Planversion Profit-Center-Gruppe Starten Sie den Berichtsaufruf mit Klick auf die Schaltfläche 107

Profit Center Bericht S_ALR_87013340 PrCTr-Gruppe Plan/Ist-Vergleich: Selektieren S_ALR_87013340 Aufbau Der Bericht gliedert die angefallenen Kosten und Erlöse nach Kosten- und Erlösarten in die Spalten Plan, Ist, Abweichung (absolut) und Abwei- chung (prozentual) Innerhalb der Variation kann je nach zuvor getroffener Auswahl der Profit- Center-Gruppe in der beinhalteten Struktur auf Knoten aggregiert oder in das Detail abgesprungen werden. 108

Bericht – KOPRA: Transaktion /n/TUD/PC Bsp. 1020401

Agenda 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Phase IV - Projektabschluss

Anwender- und Systemstatus 112

Agenda 1 Einführung 2 Phase I: Projektbeantragung 3 Phase II: Projektbewilligung 4 Phase III: Projektdurchführung 5 Phase IV: Projektabschluss 6 Phase V: Laufende Aufgaben im Projekt

Phase IV - Projektabschluss

Anlage Kostenartengruppe Planung Transaktion: KAH1 Bsp. BMBF Projekt

Anlage Berichtskostenarten im BMBF Projekt

FRAGEN 117

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 118

Referenzkarte (1 von 3) Bereich der Transaktionen - Projektstrukturplan CJ01 Projektstrukturplan anlegen CJ02 Projektstrukturplan ändern CJ03 Projektstrukturplan anzeigen CJ20N Projektstrukturplan anlegen, ändern, anzeigen Bereich der Transaktionen – Projektdefinition CJ06 Projektdefinition anlegen CJ07 Projektdefinition ändern CJ08 Projektdefinition anzeigen Projektdefinition anlegen, ändern, anzeigen Bereich der Transaktionen – PSP-Element CJ11 PSP-Element anlegen CJ12 PSP-Element ändern CJ13 PSP-Element anzeigen PSP-Element anlegen, ändern, anzeigen Bereich der Transaktionen – Kostenstellengruppen KSH1 Kostenstellengruppe anlegen KSH2 Kostenstellengruppe ändern KSH3 Kostenstellengruppe löschen Bereich der Transaktionen – Kostenarten KA01 Kostenart (primär) anlegen KA06 Kostenart (sekundär) anlegen KA02 Kostenart ändern KA03 Kostenart anzeigen KA04 Kostenart löschen Bereich der Transaktionen – Profit Center KE51 Profit Center anlegen KE52 Profit Center ändern KE53 Profit Center anzeigen KE54 Profit Center löschen Bereich der Transaktionen - Kostenstellen KS01 Kostenstelle anlegen KS02 Kostenstelle ändern KS03 Kostenstelle anzeigen KS04 Kostenstelle löschen 119

Referenzkarte (2 von 3) Bereich der Transaktionen – Statistische Kennzahlen KK01 Statistische Kennzahl anlegen KK02 Statistische Kennzahl ändern KK03 Statistische Kennzahl anzeigen KK03DEL Statistische Kennzahl löschen Bereich der Transaktionen – Leistungsarten KL01 Leistungsart anlegen KL02 Leistungsart ändern KL03 Leistungsart anzeigen KL04 Leistungsart löschen Bereich der Transaktionen - Kostenartengruppen KAH1 Kostenartengruppe anlegen KAH2 Kostenartengruppe ändern KAH3 Kostenartengruppe anzeigen Bereich der Transaktionen – Profit-Center-Gruppe KCH1 Profit-Center-Gruppe anlegen KCH2 Profit-Center-Gruppe ändern KCH3 Profit-Center-Gruppe anzeigen 120

Referenzkarte (3 von 3) Bereich der Transaktionen – Manuelle Kostenverrechnung KB15N Manuelle Kostenverrechnung erfassen KB16N Manuelle Kostenverrechnung anzeigen KB17N Bereich der Transaktionen –Tariferfassung KP26 Planung Leistungen/Tarife ändern Bereich der Transaktionen –Direkte Leistungsverrechnung KB21N Direkte Leistungsverrechnung erfassen ZCO_LV Maschinelle Leistungsverrechnung Bereich der Transaktionen –Statistische Kennzahlen KB31N Statistische Kennzahlen erfassen ZCO_SK Maschinelle Verarbeitung Statistischer Kennzahlen Bereich der Transaktionen –Umbuchungen KB61 Umbuchung Einzelposten erfassen KB11N Manuelle Umbuchungen von Primärkosten erfassen 121

Berichtswesen: Excel-Integration Beispiel zur Excel-Integration Der Großteil der SAP ERP Standardberichte bietet die Möglichkeit einer in SAP eingebetteten Excel-Darstellung bzw. eines Exports in MS Excel oder andere Dateiformate (csv, html, rtf). Durch die Aktivierung der Excel-Integration werden die Berichte in Microsoft Excel angezeigt und können damit auch lokal in Excel gespeichert werden. Standardmäßig sind die Zellen des Berichts mit dem Excel Zellenschutz geschützt. Dieser Schutz kann jedoch einfach im Excel-Menü oder schon im SAP deaktiviert werden, sodass sowohl die Formatierungen als auch die Zahlen des Berichts theoretisch auch änderbar sind. (Die Summenzeilen in des Berichts sind jedoch absolute Zahlen, die sich bei Änderungen an den Zahlen nicht selbstständig aktualisieren.) Änderungen der Zahlen in der Excel-Darstellung haben niemals Auswirkungen auf den tatsächlichen Datenbestand in SAP. Es handelt sich nur um Änderungen eines lokal angezeigten Excel-Tabellenblattes. 122

Berichtswesen: Excel-Integration Aktivierung der Excel-Integration in SAP 1. Aktivierung der Einstellung zur Office Integration über die Schaltfläche 2. Eingaben für die Office-Integration, z.B. Excel Bericht kann als Exceldatei gesichert werden 4. Navigation ist weiterhin möglich Alternativ zum Drücken der Schaltfläche kann das Options-Menü auch über Einstellungen > Optionen aufgerufen werden. Die Aktivierung der Excel-Integration wird lokal in der SapGUI gespeichert, sodass bei aktivierter Integration alle Berichte in Microsoft Excel angezeigt werden. Beim Aufruf eines Berichtes in Microsoft Excel muss die Ausführung von Makros erlaubt werden. Sollte die Abfrage nicht erscheinen, sollte geprüft werden, ob unter Extras > Makros > Sicherheit die Sicherheitseinstellung Mittel gesetzt ist. 3. Die Summen können verdichtet dargestellt werden 123

Detailplanung – Kostenplanung Navigation durch selektierte PSP-Elemente Zu planende PSP-Elemente und Kostenarten Einrichtung von mehrjährigen Planlayouts mit passenden Spalten: Verbrauch VJ, Sicht nach PSP / KoA Einrichtung Planungshilfen, bspw. Excel-Einbettung der Eingabe Eingabe der Planwerte pro Kostenart 124

Manuelle Umbuchung von Kosten Definition Umbuchung von Primären Kosten unter Beibehaltung der Originalkostenart. Zielsetzung Es erfolgt eine Umbuchung primärer Kosten zwischen Kontierungsobjekten unter Beibehaltung der in der Buchungstransaktion angegebenen Kostenart. Das Modul Finanzbuchhaltung (FI) ist von dieser Umbuchung NICHT betroffen. Die Funktion steht vorwiegend zur Korrektur von Fehlbuchungen zur Verfügung, wird an der TU Dresden jedoch zur Abbildung des „Budgets“ genutzt. Grundsätzlich sollten Fehlbuchungen im externen Rechnungswesen korrigiert werden, da es sonst zu Abweichungen zwischen internem (CO) und externem Rechnungswesen (FI) kommt. Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung! 125

Manuelle Umbuchung von Kosten Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (1 von 2) Key User CO/PS sind berechtigt, manuelle Umbuchungen von Kosten durchzuführen. Die Transaktionen zur manuellen Umbuchung von Kosten befinden sich unter folgendem Pfad: Controlling  Kostenstellenrechnung  Istbuchungen  Manuelle Umbuchung Kosten  Erfassen Die Transaktion kann auch über den Transaktionscode KB11N aufgerufen werden. 126

Manuelle Umbuchung von Kosten Manuelle Umbuchung Kosten / Erlöse durchführen (2 von 2) Nach Aufruf der Transaktion erscheint die Buchungsmaske. Das Beleg- und das Buchungsdatum sind für die Buchung erforderlich Beim Eingabetyp wird zwischen Einzel- und Listerfassung unterschieden Unter KostSt Alt und PSP-Element Alt werden die zu entlastenden Kontierungsobjekte der Umbuchung angegeben. Unter Betrag wird die Höhe der Umbuchung in Euro angegeben. Unter KostSt Neu und PSP-Element Neu werden die zu belastenden Kontierungen angegeben. Keine Fortschreibung in der Finanzbuchhaltung! 127

Obligo Unter dem Begriff Obligo werden betriebswirtschaftlich gebundene Mittel verstanden die durch eingegangene Zahlungsverpflichtungen entstehen. Obligos werden gebildet und automatisch auf- und abgebaut: Personalwesen (HCM) Anlage der Stelle (Mittelvorbindung) – TUD: keine Nutzung? Einstellung der Person (Mittelbindung) – TUD: Nutzung Materialwirtschaft (MM/SRM) Bestellanforderung (Mittelvorbindung) – TUD: Nutzung Bestellung (Mittelbindung) – TUD: Nutzung Keine Obligos: Reisekosten (FI-TV) Manuell (CO) 128

Wertetabellen der Zusatzfelder PSP-Stammsatz TU Dortmund, Projekt ERP Anlage Wertetabellen der Zusatzfelder PSP-Stammsatz IBM und TU Dortmund vertraulich

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Finanzierungsart Bund Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe 130

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Externer Schlüssel Land (HEB) Mussfeld 10 Zeichen Wertehilfe Externer Schlüssel Land (HEB): Landesschlüssel. Dient zur Erfüllung der Berichtspflichten gegenüber dem Land. Im Rahmen der Erstellung des Hochschulerfolgsberichtes verknüpft dieser Schlüssel Finanz- und Ressourcendaten (Personal, Studierende u.ä.) auf Kostenstellen/Lehreinheiten und auf den Kostenträgern (Projekte, Studiengänge). 131

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Lehreinheit Kannfeld 4 Zeichen Wertehilfe Eine Lehreinheit ist eine für Zwecke der Kapazitätsermittlung abgegrenzte fachliche Einheit, die ein Lehrangebot bereitstellt. 132

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Geldgeber Mussfeld 4 Zeichen Wertehilfe 133

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Gruppierungsschlüssel Mussfeld 3 Zeichen Wertehilfe Innerhalb der Anträge und Verwendungsnachweise von öffentlich geförderten Projekten ist die Finanzierung gemäß vom Zuwendungsgeber vorgegebener Ausgabearten bzw. Sachkonten- / Kostenarten-Gruppierungen nachzuweisen. Diese unterscheiden sich i.d.R. pro Zuwendungsgeber und gerade bei EU-Projekten auch pro Fördermaßnahme (Call). Mit dem Gruppierungsschlüssel erfolgt eine Zuordnung des PSP-Elementes zu einer bestimmten Methodik. Die Eingabe erfolgt über eine Wertehilfe dezentral. Die Wertehilfe wird in Abstimmung D1/D5 gepflegt. Siehe auch Seite 36 134

Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (2 von 3) Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Projektleiter Mussfeld 250 Zeichen Nein Teamleiter Kannfeld 20 Zeichen Bearbeiter Projektlaufzeitbeginn Datum Wertehilfe Projektlaufzeitende Antragsdatum Erste Bewilligung Förderkennzeichen 40 Zeichen Notizen (Thema) Fördermaßnahme nächste WV-Aufgabe 30 Zeichen nächster WV-Termin 135

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Fördermaßnahme Kannfeld 40 Zeichen Wertehilfe I 136

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Fördermaßnahme Kannfeld 40 Zeichen Wertehilfe II 137

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Fördermaßnahme Kannfeld 40 Zeichen Wertehilfe III 138

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Fördermaßnahme Kannfeld 40 Zeichen Wertehilfe IV 139

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Fördermaßnahme Kannfeld 40 Zeichen Wertehilfe V 140

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle nächster WV-Termin Kannfeld Datum Wertehilfe Eingabeformat: TT.MM.JJJJ 141

Zusatzfelder der Projektdefinition und der PSP-Elemente Übersicht (3 von 3) Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Geheim Kannfeld 1 Zeichen Checkbox Forschungsschwerpunkt I Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe Forschungsschwerpunkt II Verbundprojekt Forschungszulage Beteiligung KMU 142

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Forschungsschwerpunkt I Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe Dient dem externen/internen Berichtswesen. Die Eingabe erfolgt über eine Wertehilfe. Zur Zeit gibt es folgende Kategorien: Grundlagenforschung Angewandte Forschung Interdisziplinäre Forschung 143

Zusatzfelder PSP-Elemente Feldname Feldstatus Feldlänge Prüftabelle Forschungsprofillinie Mussfeld 2 Zeichen Wertehilfe Dient dem externen/internen Berichtswesen. Die Eingabe erfolgt über eine Wertehilfe. Zur Zeit gibt es folgende Kategorien: Gesundheitswissenschaften, Biomedizin und Bioengineering Kultur und Wissen Informationstechnologien und Mikroelektronik Energie und Umwelt Intelligente Werkstoffe und Strukturen 144

Agenda 1 Begrüßung und Vorstellungsrunde 2 PSP-Elemente 3 PSP-Elementgruppen 4 Planung 5 Umbuchung 6 Berichte 145 145

Verrechnungen im internen Rechnungswesen Tariferfassung Direkte Leistungsverrechnung Hinterlegung von Verrechnungspreisen pro Mengeneinheit für die von Kostenstellen erbrachten Leistungen Entlastung eines leistungserbringenden Senders (Kostenstelle) bei Belastung eines oder mehrerer leistungsaufnehmenden Empfänger (Kostenstelle oder Kostenträger) Kostenverrechnung Durchführung manueller Kostenverrechnungen durch Angabe von Sender- und Empfänger-Kostenstelle Statistische Kennzahlen Umbuchung Hinterlegung von in Mengeneinheiten gemessenen Bezugsgrößen auf Kostenstellen oder Kostenträgern Berichtigung von Fehlbuchungen im Controlling 146

 Kostenstellenberichte 147

Übersicht der Kostenstellenberichte Beispiele für Standardberichte der Kostenstellenrechnung Die Standardberichte repräsentieren die Gruppe häufig eingesetzter Reports, die eine kombinierte Analyse verschiedener Informationen zulassen. Die Berichte erlauben eine zeitraumbezogene Analyse von Kostenstellen nach unterschiedlichen Aggregationsstufen. Transaktion Bericht Verwendung S_ALR_87013611 Ist/Plan/Abw. KSt Kostenstellenanalyse – SAP-Standard S_ALR_87013612 Bereich: Kostenstellen Kostenstellenanalyse – Kostenstellenvergleich S_ALR_87013618 Bereich: Statistische Kennzahlen Kostenstellenanalyse – Kostenstellenvergleich KSBT Leistungsartentarife Anzeige der Tarife pro Kostenstelle S_ALR_87013633 Ist/Plan/Abw. Vorjahr KSt. Kostenstellenanalyse – Vorjahresvergleich S_ALR_87013623 Kostenstellen Quartalsvergl. Kostenstellenanalyse – Quartalsvergleich 148

 Profit Center Berichte 149

Übersicht der Profit Center Berichte Beispiele für Standardberichte der Profit Center Rechnung Die Standardberichte repräsentieren die Gruppe häufig eingesetzter Reports, die eine kombinierte Analyse verschiedener Informationen zulassen. Die Profit Center Berichte erlauben durch die statistische Mitkontierung eine übergreifende Auswertung der Plan- und Istwerte von Kostenstellen und Kostenträgern. Achtung: Obligo aus dem Einkauf kann im SAP-Standard nicht auf Profit Centern ausgewertet werden. Transaktion Bericht Verwendung S_ALR_87013340 PrCtr-Gruppe: Ist/Plan/Abw. Auswertung Profit Center im Kostenartenbericht S_ALR_87019726 PrCtr-Gruppe: Ist/Plan/Abw. Auswertung Profit Center im nach Herkunft S_ALR_87013327 PrCtr-Vergleich: Ist/Plan/Abw. Profit Center Vergleich ohne Kostenarten S_ALR_87009712 PrCtr-Liste: Plan/Ist Auswertung Profit Center im Listenbericht 150

Belegliste 31 Gruppierung Lfd. Nr. Beleg Zahldatum Empfänger Sachkonto Gruppierung aus FI-Ledger Belegnummer FI Name des Kreditors Sachkonto-Nr. Zahlungsgrund Zahlbetrag Bemerkung Reisenummer Name des Reisenden Inventar-nummer Text des Sachkontos Betrag (Zahlbetrag abzgl. Skonto) Text aus Buchungszeile Belegnummer FI-TV Inventar-nummer aus Anlage Grund der Reise Bemerkung aus Reise Bezeichnung der Anlage 151

Agenda Phase 1 Antrag Antragsphase Anlage PSP Element Project Builder TA: CJ20N Zusatzfelder/Wertehilfe Projekt kopieren, löschen Übung 1 Stammdatenbericht PSP Elemente TA: CN43N Struktur TA: CN41N Planung Planung ändern TA: CJR2 Übung 2 Ausprägung Systemstatus BEAN Übung 3 (Status, Stammdatenbericht) Antragsphase

Agenda Phase 2 Bewilligung Antragsphase Statusfelder Project Builder CJ20N (, FREI, BEWII) Planversionen Planungskopie (PL.-Kosten & Erlöse kopieren) Plan in Plan CJ9BS Dokument ablegen TA: CJ20N Übung 4 (Status, Bewilligung als Pl.vers. 0 Planung ändern/ Kopieren TA: CJR2/ CJ9BS Antragsphase

Agenda Phase 3 Durchführung Stellenanlage Einstellungsantrag D2 PSP Nr. an D2 Laufendes Controlling -Berichte im Projektsystem Stammdatenberichte Bewegungsdatenberichte Einzelposten/ Summenbericht Summenbericht (Ist/Plan Abw.) S_ALR_87013543 KOPRA /n/TUD/PSP Einzelpostenbericht CJI3 Absprung Einzelbuchung Kostenstellenbericht Stammdaten KS13 Summenbericht S_ALR_87013612 /n/TUD/KST Profit Center S_ALR_87013340 /n/TUD/PC Übung 5

Agenda Phase 4 Abschluss Phase 5 laufende Aufgaben Antragsphase Nachweise zur Abrechnung Revision Abschlussbuchungen Umbuchungen (Korrekturen) Transaktionscode KB11N Status Anw.Status: ABNA Syst.Status: ABGS Project Builder TA: CJ20N Phase 5 laufende Aufgaben Kostenartengruppen für Projekt anlegen Kostenartengr. Anlage KAH1 Plankostenartengruppe Antrag P101_BMBF Plankostenartengruppe BEWI P101_BMBF_Bewi Berichtskostenartengruppe B101_BMBF Gruppierungsschlüssel/ Ableitungen pflegen Anlage Mittelgeber Antragsphase