Mit Garantie zum Erfolg! problemorientiert Der richtige Partner it-matchmaker.ch© i2s accelerators© Zielorientiertes Vorgehen Kontinuierliches Change Management Die richtigen Tools Das richtige ERP-System ausgewählt und produktiv strategiekonform ... dass aus der Geschäftsstrategie...  die Informatikstrategie und die Geschäftsprozesse und  aus der Informatikstrategie und den Geschäftsprozessen die Informatikprozesse konsequent und konsistent abgeleitet werden müssen. Informatikstrategie = Zentrale Informatik oder dezentral, selbst oder Outsourcing?, Standard Software vs. Eigenentwicklung, Integration und Nutzung Internet, etc. Informatikprozesse = Infrastruktur (= Funktionalität Software, Kapazitäten Hardware) , Planung Ressourcen + Produktion, Abwicklung Tagesgeschäft, etc. Erprobtes Vorgehen

IT Innovation - Herausforderung für KMU STRATEGIE Globalisierung Kernkompetenzen Kundenorientierung ORGANISATION Prozessorganisation Teamstrukturen Wertschöpfung europa3000 TECHNOLOGIE IT-Infrastruktur Internet Datenbank Welches ERP-System passt zu mir?

Problem Nr. 1: Den richtigen Partner finden

Problem Nr. 2: Ein zuverlässiges Projekt sicherstellen

Typische Verfahren der Software-Auswahl „Persönliche Empfehlung“ Man fragt einen guten Bekannten ... ... nach der Software-Lösung, die er erfolgreich eingeführt hat, ... ... und weiss dann nur, welche Software bei ihm passt! “ „Freie Suche“ Man sucht in der Breite ... ... in Fachzeitschriften, im Internet, in Marktübersichten, auf Messen und auf Fachveranstaltungen ... ... und findet dort eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen, ... ... ohne zu wissen, was diese leisten können und was man braucht!“ „Gezielte Analyse“ Man formuliert die eigenen Anforderungen im Pflichtenheft ... ... und recherchiert gezielt den Software-Markt!“ „Auf dieser Basis spricht man gezielt ausgewählte Anbieter an ... ... und analysiert anhand vergleichbarer Angaben, wer als Partner in Frage kommt!“

Dauer der ERP-Auswahl & -Einführung 30 Implementierung 25 Endauswahl Vorauswahl 20 15 Monate 10 5 Empfehlung Freie Suche Analyse Quelle: Trovarit

ERP-Evaluationen – Die Probleme in der Praxis Unzureichend definierte Anforderungen Inkonsistenz der Geschäfts- und IT-Strategie Der Kunde weiss nicht, was er will (unklare Aufgabenabgrenzung) Der Kunde weiss nicht, was er erwarten kann (unzureichendes Marktverständnis) Fixierung auf singuläre Themen (z.B. Technologie, Controlling, Oberfläche, etc.) Falsche Vorstellungen vom Markt Zahlreiche Vorurteile gegenüber Anbietern Hohe Erwartungen an Anbieter Inkonsistentes Entscheidungsverhalten Entscheidungswege und –kompetenzen unzureichend definiert „Autismus“: Entscheidungskriterien sind unklar oder werden schlecht dokumentiert, neue Informationen durch einen Anbieter führen zu veränderten Kriterien „Reise nach Jerusalem“-Syndrom  wer spät ins Rennen einsteigt, hat bessere Chancen Mangelndes Projektverständnis Grundhaltung: Der Anbieter muss alles richten (auch die hauseigenen Prozesse) Einführungsaufwand wird unterschätzt

5 Schritte für eine erfolgreiche Evaluation der richtigen Unternehmenssoftware: Mit Garantie zum Erfolg

Strukturiertes, transparentes Vorgehen Applikations- portfolio SOLL- Prozesse System- design Lösungs- portfolio Feinauswahl Detail- spezifikation Referenzen Kosten- bewertung ggf. Prototyping Investitions- plan Implemen- tationsplan Vertrags- abschluss Konditionen/ Garantien Projekt- organisation Casting Systemab- grenzung IST-Prozesse Bewertung Operat. Ziele Vorauswahl- wahl (Killer- Kriterien) Vorgehensplan Zeit-/Ress.plan Kickoff Mgmt. Strategische Ziele Projekt-vorbereitung Situations- analyse Basis- konzept System- auswahl Vertrags-verhandlung

IT Strategieentwicklung Ziel: Konformität erreichen Unternehmensstrategie Geschäftsstrategie Informatikstrategie Geschäftsprozesse Informatikprozesse Ziel: Die Funktionalität der Standard-Software unterstützt die aus der Geschäftsstrategie Abgeleiteten Geschäftsprozesse. ERP-Pflichtenheft Quelle: Strategic Alignment, Prof. Henderson

Drei Schritte zur ERP-Auswahl it-matchmaker.ch© Schritt 1 Potential über 100 ERP- Systeme schnell Vorauswahl  „Killerkriterien“ i2s-Accelerators © Schritt 2 Shortlist ca. 6 ERP- Systeme Feinauswahl  Kernfunktionen gründlich Favoriten 2 ERP- Systeme Schritt 3 ... dass aus der Geschäftsstrategie...  die Informatikstrategie und die Geschäftsprozesse und  aus der Informatikstrategie und den Geschäftsprozessen die Informatikprozesse konsequent und konsistent abgeleitet werden müssen. Informatikstrategie = Zentrale Informatik oder dezentral, selbst oder Outsourcing?, Standard Software vs. Eigenentwicklung, Integration und Nutzung Internet, etc. Informatikprozesse = Infrastruktur (= Funktionalität Software, Kapazitäten Hardware) , Planung Ressourcen + Produktion, Abwicklung Tagesgeschäft, etc. Endauswahl  Kernprozesse Ausgewähltes System

Software-Auswahl – Einordnung in ein IT-Projekt Projekteinrichtung Aufstellen des Projektteams Definition von Meilensteinen Projektsteuerung Projektcontrolling Organisationsanalyse (ggf. Reorganisation) Aufnahme der Ist-Organisation Ermittlung der Schwachstellen Definition des Sollkonzeptes Anpassung der Organisation an das Soll-Konzept Softwareauswahl Anforderungsdefinition Vorauswahl Endauswahl Projektmanagement Implementierung Vorbereitende Maßnahmen Anpassung und Konfiguration der Software Schulungsmaßnahmen Implementierung im Pilotbereich Inbetriebnahme

Wie läuft die Systemauswahl?

Prototyping und Versuchs-Betrieb Systemauswahl Vorauswahl Bestimmung favorisierte Systeme Bewertung mittels Killerkriterien Feinauswahl Aufarbeitung der Anbieterdokumentation Vertiefung Anbieterkontakt Durchführung Workshop mittels Prozessdrehbuch Referenzbesuche Dokumentation und zusammenfassende Bewertung, Entscheidungsportfolio für Projekt-Steuerungsausschuss Prototyping und Versuchs-Betrieb Bewertung Versuchsbetrieb

Methoden zur Auswahl von Standardsoftware Ausgewähltes System Marktführer (ca. 2-5) Favorisierte Systeme (ca. 6) New-Comer (ca. 1-3) Branchen- Führer (ca. 2-5) Endrunde (ca. 2) Endauswahl/Prozessorientierte Anforderungen - Aufstellung eines Prozessdrehbuchs (Kritische Prozesse) - Durchführung von Workshops mit Anbieter (1-2 Tage) - Branchenreferenzen und Referenzbesuche Vorauswahl/Grobanforderungen - Sichtung des geeigneten Angebots - Elimination anhand von ca. 10 Killer-Kriterien Feinauswahl/Funktionale Anforderungen - Vorstellung der Anbieter (120 Präsentation) - Überprüfung der Referenzen - Überprüfung der Funktionalen Anforderungen (Aachener DB)

Ergebnisse Phase Systemauswahl Anbieterdokumentation (Policies & Procedures für die Auswahl) Versand Pflichtenheft I (Kurzportrait Anforderungen, via e-mail) Pflichtenheft II (Funktionale Anforderungen) Pflichtenheft III (Prozesseorientierte Anforderungen, Formulare, Datenstruktur, Drehbuch der kritischen Prozesse) Bewertung der begutachteten Lösungen (stufenweise, i.d.R. in drei Stufen, analog Pflichtenheft) Auswahlempfehlung

Wie läuft die Informationssuche?

Informationsquellen zur Auswahl von Standardsoftware Produkt- suche Vor- selektion beurteilung Konferenzen/Seminare/Tagungen Herstellerinformationen Ungeeignet Teilweise geeignet Gut geeignet World Wide Web / Internet Fachzeitschriften/Fachliteratur Marktforschungsinstitute (z.B. Gartner) Messen (z.B. Orbit, TopSoft, CeBIT) Marktübersichten (z.B. ISIS-Report, Topsoft.ch) Referenzen/Referenzbesuche it-matchmaker.ch

Beispiel einer ITM-Auswertung Leistungsprofil System A Beispielhafter Vergleichzwischen zwei ERP/PPS-Leistungsprofilen und einem Anforderungsprofil: Anforderungsprofil Organisations- strukturen Leistungsprofil System B Lagerwesen Stücklisten- verwaltung 7 Fragenbereiche im IT-Matchmaker Unterschiedliche Gewichtung durch Anwender bis auf Fragenebene unterschiedliche Erfüllungsgrade Arbeitsplan- verwaltung Beschaffung Produktions- planung Auftrags- abwicklung

IT-Matchmaker – Umfang Kriterienkataloge Software-/ Leistungs- profil 1934 901 904 1396 1024 1096 1070 1698 Referenz- projekte 289 284 257 227 264 251 217 ERP/PPS Katalog Anwendungsbereich SCM CRM Warenwirtschaft Instandhaltungsplanung- und steuerung Service Management eShops Food & Process Anbieter- 135 Stand 07/2002: Anzahl Anbieter 139 65 163 104 52 49 38 25 Software- Lösungen 140 58 161 56 47 33 Anbieter und Systeme Anzahl Kriterien

i2s – Der Partner bei der Systemauswahl

Anforderungen an einen externen Auswahlpartner Unabhängigkeit von allen Systemanbietern Umfassende Marktkenntnis Gute Methodenkenntnis Projekt-/Praxiserfahrung KMU-konformes Denken Netzwerk und Zugang zu Insider-Informationen Gute Kontakte zu Systemanbietern

Warum ERP-Systemauswahl mit i2s? Unabhängig und anbieterneutral Effizientes Team mit langjähriger Erfahrung Umsetzungserfahren Zielorientiert, pragmatisch, verständlich, transparent Partnerschaft mit den internen Mitarbeiter (Change Management) Zugriff auf it-matchmaker.ch© - die führende Datenbank im deutschsprachigen Raum State of the Art: direkter Kontakt zu den führenden Forschungsinstituten und rege Vortragstätigkeit (BWI/ETH Zürich, FIR/RWTH Aachen, MIT, FH Brugg-Windisch) „Kompetenz aus einer Hand“: Beratung von der Strategiebildung, über die Systemauswahl bis zur Umsetzungsbegleitung