DuPont E-Sourcing Teilnahme des Lieferanten - RFX Januar 2012

Inhaltsverzeichnis Einleitung Seite 3 Definitionen Seite 4 Lieferanten Registrierung Seite 5 DuPont E-Sourcing Anmeldung Seite 6 Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Nutzung des Systems Seite 10 Lieferanten-Workbench Seite 12 RFX- RFI; RFP; RFQ Seite 16 Tool-Funktionalität Seite 26 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Einführung zur Teilnahme des Lieferanten E-Sourcing ist eine web-basierte Anwendung, die DuPont Käufer und ausgewählte Lieferanten für die elektronische Zusammenarbeit (on-line) und Beschleunigung der Sourcing-Prozess ermöglicht. Es gibt verschiedene Arten von Veranstaltungen (Märkte), die ein Käufer kreieren kann: Eine Informationsanforderung (Request for Information -RFI) Eine Vorschlagsanforderung (Request for Proposal -RFP) Eine Angebotsanforderung (Request for Quote RFQ) Eine Auktion Eine eNegotiation Die Veranstalltungen oder Dokumententypen RFI, RFP and RFQ werden auch RFX gennant, eine Anforderung für X. Schwerpunkt dieses Dokuments wird sein, wie Lieferanten auf Auktionen antworten sollten. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Was ist eine RFx? Was ist eine RFx? RFx ist ein generischer Begriff für eine Sourcing-Veranstaltung jeglicher Art in eSourcing. Dieser Begriff kann für Information- (RFI), Vorschlag- (RFP), oder Angebotsanforderung (RFQ) angewendet werden. Eine RFx ist ein allgemeines Verfahren das Käufer und Verkäufer erlaubt ein Geschäft zu tätigen: Nicht nur der Austausch von bestimmten Elementen für einen bestimmten Preis, sondern auch den Austausch von Informationen, wie z. B. Fähigkeiten oder Bereitschaft. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Lieferanten Registrierung Registrierung ins DuPont E-Sourcing Zuerst soll sich der Lieferant im DuPont extranet registrieren lassen, wo sich E- Sourcing befindet. Der Käufer soll den Prozess anfangen mit der Vorregistrierung von Lieferanten im DuPont E-Sourcing Tool. Was man von der Registrierung erwarten kann Der Käufer wird ein Anmeldungsformular senden um es mit grundlegende Informationen über das Unternehmen und den teilnehmenden Ansprechpartner auszufüllen. Sobald der Ansprechpartner registriert ist, wird er eine E-Mail erhalten mit einer Hyper-Link zu der Website, seinen Benutzernamen und ein Passwort. Darüber hinaus wird der Ansprechpartner in einer separaten E-Mail-Einladung die Einzelheiten der Veranstaltung vertraut gemacht. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing Zugang 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Zugang zu E-Sourcing System Erstes Einloggen Nach Erhalt der Email sollte der Ansprechpartner sofort überprüfen, ob er / sie sich ins System einloggen kann. Wenn es ein Problem bei der Anmeldung gibt, kann der Lieferant DuPont E-Sourcing Global User-Support kontaktieren. Kontaktinformationen finden Sie auf der DuPont Supplier Center. Zugang zur Veranstaltung Der einfachste Weg, um eine Veranstaltung zu finden ist, dem Hyperlink in der E- Mail-Einladung aufgenommen zu folgen, aber die Veranstaltung kann auch durch https://strategicsrc.dupont.com erreicht werden. Für den Zugang zu DuPont E-Sourcing, bitte folgen Sie den Schritten auf der nächsten Seite. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Lieferantenzugang Schritt Aktion 1. Gehen Sie zu E-Sourcing, indem Sie auf den Hyperlink in der E-Mail-Einladung anklicken oder über https://strategicsrc.dupont.com. Folgender Bildschirm wird erscheinen: 2. Geben Sie Benutzer und Passwort ein. Klicken Sie hier um zurük zur Seite 30 zu gehen. Klicken Sie hier um zurück zur Seite 40 zu gehen. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Lieferantenzugang Schritt Aktion 2. Im zweiten Einlogbildschirm erscheint 3. Geben Sie Benutzer und Passwort ein. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – AGB Anerkennung DuPont verlangt dass alle Lieferanten einer DuPont Site On-Line AGB, Geheimhaltungsvereinbarung und Anbieter-Vereinbarung zustimmen. Der Ansprechpartner muss alle Bedingungen akzeptieren, um fortzufahren. Die Zustimmung der Bedingungen ist nur auf dem ersten Einloggen erforderlich. Wenn der Ansprechpartner die AGB, Geheimhaltungvereinbarung und Anbieter-Vereinbarung zugestimmt hat, geht das System direkt an die Nutzer Workbench. Klicken Sie auf das Dokument um den AGB zu lesen den der Lieferant zustimmen muss. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – AGB Zustimmung (Beispiel) Dieser Bildschirm ist für SAP AGB. Auf “Accept” klicken um fortzufahren 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – AGB Zustimmung (Beispiel) Dieser Bildschirm ist für DuPont AGB. Auf „Accept“ klicken um fortzufahren 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

Lieferanten-Workbench 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Lieferanten-Workbench Einmal erfolgreich eingeloggt und von der AGB akzeptiert, wird der Lieferant zur Workbench weitergeleitet. Hier ist ein Beispiel für den oberen Teil der Workbench. Klicken Sie auf das markierte Datum um Veranstaltungen einzusehen Klicken Sie auf den Titel der Veranstaltung, um auf die Einzelheiten zuzugreifen Lieferanten-Warnungen Abteilung enthält Aktualisierungen über die durchgeführten Massnahmen. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Lieferanten-Workbench (Fortsetzung) Hier ist ein Beispiel für den Lieferanten-Workbench zweiter Teil. Die Bericht-Abteilung listet die verfügbaren Berichte für Lieferanten. Kontakt Informationen für Lieferanten-Hilfe. Die Aktive Abteilung enthält Status und Links zu aktiven Veranstaltungen. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Lieferanten-Workbench (Fortsetzung) Hier ist ein Beispiel für den letzten Teil der Lieferanten-Workbench. Diese Abteilung zeigt die auserwählten Lieferanten der Veranstaltung an. Die New Discussions Abteilung enthält eine Zusammenfassung der offenen Diskussionen, die während der Veranstaltungen abgehalten wurden. Die Vereinbarungen und aktuelle Scorecards werden zur Zeit von Dupont nicht benutzt . 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide

RFX – Anforderung an: Information Vorschlag Angebot 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Veranstaltungen auffinden Schritt Aktion 1. Klicken Sie auf den Link zur ausgewählte Versanstaltung. Hier werden wir die Veranstaltungstyp Informationsanforderung erklären(RFI.) Die Veranstaltung wird geöffnet. Klicken Sie auf den Link zur Veranstaltung. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide

DuPont E-Sourcing – Veranstaltungseinzelheiten anschauen Schritt Aktion 2. Nach ausgewählter Veranstaltung, erscheint ein neuer Bildschirm. Klicken Sie auf den Link in der „RFx Response“ Spalte um die Einzelheiten des Ereignisses anzusehen. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 19

DuPont E-Sourcing – Veranstaltungseinzelheiten anschauen Schritt Aktion 3. Die Einzelheiten der Veranstaltung werden durch Etiketten organisiert (Kopfzeile, Zeitplan, Informationen und Fragen). Es ist wichtig jede Etikette nachzusehen um die Veranstaltungsanforderungen zu verstehen. Tool-Etiketten bieten zusätzliche Funktionalität, die am Ende dieses Dokuments erörtert wird. Tools-Etikette Veranstaltungs-Etikette 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 20

DuPont E-Sourcing – Veranstaltungseinzelheiten anschauen Die Kopfzeileetikette beinhaltet allgemeine Informationen über die Veranstaltung und Status. Die Wechselkursetikette liefert Umrechnungskurse für die Veranstaltung. Die Zeitplanetikette zeigt die zeitliche Einzelheiten der Veranstaltung. Die Informationsetikette enthält alle relevanten Informationen des Umfangs und der Spezifikationen der Dienstleistungen oder Produktanforderungen. Die Fragenetikette besteht aus allen Fragen, die Antworten der Lieferanten erfordern. Die Einzelpostenetikette zeigt Produkt- oder Dienstleistungspositionen, die ein Preisangebot benötigen. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 21

DuPont E-Sourcing – Vorbereitung der Veranstaltung Der wichtigste Schritt bei einer Veranstaltung ist die Vorbereitung. Die Zeit ist begrenzt, um Antwort oder Gebote abzugeben. Wenn die Veranstaltung schon begonnen hat, lohnt es sich, eine Strategie im Voraus zu haben. Der Lieferant sollte sich während dem Zeitraum vor der Veranstaltung vorbereiten, wenn möglich, durch Überprüfung der Informations- und Einzelpostenetiketten und je nach Anforderung des Käufers, die verschiedenen Aktionen wie zum Beispiel: Herunterladen von Anlagen Nutzung der Online Diskussionsplattform um dem Käufer detaillierte Fragen zu stellen. Entwicklung einem Ausschreibungsverfahren der Preisklassen. studieren der Produkte / Dienstleistungs-Spezifikationen Erstellung von Spezifikationen auf Anfrage Prüfung auf Kapazität und Verfügbarkeit von Waren, Dienstleistungen, Rohstoffe, etc. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 22

DuPont E-Sourcing – Antworten auf eine RFI Schritt Aktion 4. In der Questions-Etikette befinden sich die notwendigen Antworten für die RFI. Klicken Sie auf den Link Title um die Frage einzusehen und zu beantworten. Denken Sie daran, fortzufahren, bis alle Fragen beantwortet sind und klicken Sie auf Speichern. 5. Sobald alle Frage beantwortet sind, schliessen Sie diese Abteilung. Sie können die Abteilung schliessen indem Sie auf die Cookie-Spur oder auf X klicken um zurück zum Vorschlag zu gelangen. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 23

DuPont E-Sourcing – RFI-Antworte einreichen Schritt Aktion 6. Wenn Sie bereit sind Ihre Antworten einzureichen, klicken Sie bitte auf die “Submit” Etikette. Es mag Veranstaltungen geben, die ein Vorangebot und ein verbindliches Angebot benötigen. In diesem Fall, werden Sie die Angebote zweimal einreichen müssen: einmal für das Vorangebot und einmal für das verbindliche Angebot. 7. Der Käufer wird via email benachrichtigt, wenn die Antwort eingereicht wurde. Der Käufer wird den Lieferanten, um weitere Informationen bitten, falls sie benötigt werden. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 24

DuPont E-Sourcing – Beantworten auf RFP oder RFQ Schritt Aktion 8. RFP und RFQ benötigen Preisinformationen sowie Antworten auf Fragen. Besuchen Sie die Veranstaltung und überprüfen Sie die Etikette nach der relevanten Informationen die für den Vorschlag oder Angebot erforderlich sind. Die Kopfzeileetikette beinhaltet allgemeine Informationen über die Veranstaltung und Status. Die Wechselkursetikette liefert Umrechnungskurse für die Veranstaltung. Die Zeitplanetikette zeigt die zeitliche Einzelheiten der Veranstaltung. Die Informationetikette enthält alle relevanten Informationen des Umfangs und der Spezifikationen der Dienstleistungen oder Produktanforderungen. Die Fragenetikette besteht aus allen Fragen, die Antworten der Lieferanten erfordern. Die Einzelpostenetikette zeigt Produkt- oder Dienstleistungspositionen, die ein Preisangebot benötigen. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 25

DuPont E-Sourcing – Beantworten auf RFP oder RFQ Schritt Aktion 9. Nutzen Sie die Postenlinie um Ihre Vorschläge oder Angebote einzugeben. Der Lieferant gibt in diesen Posten Werte für alle Vorschläge oder Angebote ein 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 26

DuPont E-Sourcing – Einreichen von einem Vorschlag oder Angebot Schritt Aktion 10. Wenn Sie bereit sind Ihre Antwort einzureichen, klicken Sie bitte auf die “Submit” Etikette. Es mag Veranstaltungen geben, die ein Vorangebot und ein verbindliches Angebot benötigen. In diesem Fall, werden Sie die Angebote zweimal einreichen müssen: einmal für das Vorangebot und einmal für das verbindliche Antwort. 11. Der Käufer wird via email benachrichtigt, wenn die Antwort eingereicht wurde. Der Käufer wird den Lieferanten, um weitere Informationen bitten, falls sie benötigt werden. 3/25/2017 E-Sourcing Supplier Participation Guide 27

E-Sourcing – Tool-Funktionalität 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 28

Tool Funktionalität - Übersicht für RFx (RFI, RFP, und RFQ) E-Sourcing hat eine Tool-Funktionalität die den RFx-Prozess erleichtert. In dieser Abteilung wird diese Funktionalität erklärt. Die erste Veranstaltungstool-Etikette besteht aus: Speichern Rückgängig machen Dokument Aktionen Berichte Anlagen Diskussionen Chat Status Einreichen 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 29

Tool Funktionalität für RFx Die erste Etikette in der Tool-Etiketten Leiste ist die Speichern-Funktionalität. Die erlaubt dem Lieferanten seine Arbeit zu speichern sobald die relevante Information eingegeben wurde. Ein Dokument zu speichern heisst NICHT dass es eingereicht wurde sondern nur abgespeichert wurde. Die Undo-Etikette erlaubt dem Lieferanten die letzte Aktion rückgängig zu machen. Die Dokument-Etikette wird nicht für RFx-Veranstaltungen benutzt. Die Aktionen-Etikette ermöglicht dem Lieferanten den Veranstaltungsinhalt in das Format PDF umzuwandeln. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 30

Tool Funktionalität– Berichte für RFx Die Berichte-Etikette leitet den Lieferanten zu den unbeantworteten Fragen der Veranstaltung. Weiterhin gibt es auch eine Zusammenfassung der Änderungen. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 31

Tool Funktionalität – RFx-Anlage Das Anlagen-Tool zeigt dem Lieferanten einen Link zu allen Anlagen der Veranstaltung, die der Lieferant eingegeben hat. Unter Attach Files in der Abteilung Attachments erlaubt es dem Lieferanten Dokumente einzufügen. Klicken Sie auf die Dokumentverbindung um die Anlage einzusehen. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 32

Tool Funktionalität – Diskussionen für RFx Das Diskussion-Tool ermöglicht Käufern und Lieferanten Fragen oder Probleme der Veranstaltung mitzuteilen. Sobald der Lieferant auf die Diskussion-Etikette klickt wird ein neues Fenster erscheinen. Klicken Sie auf “New Message” um eine neue Email zu schreiben. Dieses Fenster ermöglicht auch Emails vom Käufer einzusehen. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 33

Tool Funktionalität - Chat für RFx Die Chat-Funktion arbeitet ähnlich wie “instant messaging”. Um Chat- Nachrichten zu lesen, klicken Sie auf den Chat-Knopf. Dann wird nächstes Fenster erscheinen: In diesem Feld kann sich der Lieferant mit dem Käufer unterhalten. Fragen bzw Antworten werden mit einem Klick auf Send übermittelt. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 34

Tool Funktionalität– Status Etikette für RFx Die blaue Status Etikette zeigt in welcher Phase die Veranstaltung ist. Wenn der Lieferant auf die Status Etikette klickt (falls es “in Progress” ist) wird er/sie das Fenster Change Phase sehen. Lieferanten können den Status Ihrer Antworten umwandeln indem er/sie auf aktivierte Felder drücken. Aktivierte Felder 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 35

Tool Funktionalität– Ein Angebot/ Vorschlag für RFx einreichen Der “Submit”-Knopf ermöglicht dem Lieferant eine Antwort auf RFx dem Käufer zu senden. Es mag Veranstaltungen geben, die ein Vorangebot und ein verbindliches Angebot benötigen. In diesem Fall, werden Sie die Angebote zweimal einreichen müssen: einmal für das Vorangebot und einmal für das verbindliche Antwort. Zusätzliche Funktionalität Weiterhin gibt es noch Funktionen die dem Lieferanten nutzbar sein können. Falls der Lieferant ein Fenster schliessen oder auf das vorherige gehen will, so klick er auf Das Klicken auf die Cookie Spur erlaubt um direkt mit der Veranstaltung fortzufahren.. Cookie Spur “führt” direkt zur ausgewählten Seite. 12/14/2011 E-Sourcing Supplier Participation Guide 36