Vergabewesen Leitfaden für Bieter Tipps und Hinweise für die Erstellung von Angeboten zur Ausführung von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen Rhein-Sieg-Kreis Der Landrat Zentrale Vergabestelle

Sehr geehrte/r Bewerber/in, sehr geehrte/r Bieter/in, häufiger kommt es vor, dass Angebote zu Beschaffungs-maßnahmen der Öffentlichen Hand wegen formeller Fehler ausgeschlossen werden müssen. Bereits kleine unscheinbare Eintragungen, fehlende Angaben oder fehlende Unterlagen führen aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes bezogen auf die Bewerber/innen und Bieter/innen dazu, dass Bewerber/innen nicht berücksichtigt werden dürfen bzw. Angebote von Bieter/innen zwingend von einer Wertung ausgeschlossen werden müssen. Diese Präsentation soll Ihnen helfen, bei der Erstellung von Angeboten Fehler zu vermeiden. Deshalb ist nachfolgend eine Auswahl an Fehlern aufgeführt, die immer wieder dazu führen, dass der Zeitaufwand für das Erstellen und Ausfüllen eines Angebotes durch einen Bieter/eine Bieterin umsonst gewesen ist. Bitte achten Sie in Ihrem eigenen Interesse darauf, dass die Angebote in Form und Inhalt den Vergabe- und Vertragsordnungen entsprechen.

1. Das Angebot ist nicht unterschrieben. Bitte achten Sie darauf, dass das Angebot an der dafür vorgesehenen Stelle unterschrieben ist und im Original eingereicht wird. Sofern zugelassen oder gefordert, sind elektronische Angebote über den Vergabemarktplatz des Landes NRW www.evergabe.nrw.de einzureichen. Hierfür verwenden Sie bitte das von dort kostenlos bereitgestellte Modul „Bietertool“. Hierzu ist eine kostenlose Registrierung erforderlich. Beachten Sie hierbei bitte die technischen Voraussetzungen zur Nutzung des Vergabemarkt-platzes NRW, die Sie den Nutzungsbedingungen entnehmen können. Entsprechende Hinweise zur Angebotsabgabe entnehmen Sie bitte dem „Merkblatt zur elektronischen Angebotsabgabe“.

2. Die Preisangaben fehlen oder sind zweifelhaft. Bitte überprüfen Sie Ihr Angebot vor Abgabe daraufhin, ob alle geforderten Preisangaben vollständig eingetragen und zweifelsfrei sind. Nur in Ausnahmefällen ist die Vergabestelle berechtigt, eine unwesent- liche Preisangabe nachzufordern.

3. Nachweise und Erklärungen, die nicht fristgerecht vorgelegt werden. Ist in der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes angegeben, dass Nachweise und Erklärungen mit dem Angebot vorzulegen sind, sollten diese auch in der angegebenen Form vollständig zum Zeitpunkt der Öffnung der Angebote mit oder zu diesem Angebot eingereicht sein. Die entsprechenden Formulare können überwiegend – sofern sie nicht auf dem Vergabesatelliten Rheinland hinterlegt sind (www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/company/welcome.do ) - auf der Homepage des Rhein – Sieg- Kreises (www.rhein-sieg-kreis.de /Bürgerservice/Vergabestelle) eingesehen und heruntergeladen oder bei der Vergabestelle angefordert werden. Fehlende Nachweise und Erklärungen, die nicht innerhalb der von der Vergabestelle vorgegebenen Frist nachgereicht werden, führen zwingend zum Angebotsausschluss.

4. Produktabfragen, Referenzangaben und Anteil des Nachunternehmereinsatzes Sofern in der Leistungsbeschreibung Produktangaben zum Hersteller, Typ, o. ä. gefordert werden, müssen diese der Vergabestelle auf dem vorgesehenen Formular mitgeteilt werden. Fehlende - nicht fristgerecht mitgeteilte - Produktangaben führen zwingend zum Ausschluss Ihres Angebotes. Sofern zum Nachweis der Eignung Referenzangaben gefordert werden, wird empfohlen, die Auswahl der Referenzen unter strenger Beachtung der in der Bekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen geforderten Mindestanforderungen an die Referenzprojekte vorzunehmen. Bei der Vergabe von Bauleistungen im Rahmen nationaler Vergaben muss der Eigenanteil der zu erbringenden Leistung mindestens 30 % der Gesamtleistung betragen. Sofern der Anteil des Nachunternehmereinsatzes mehr als 70 % beträgt, muss Ihr Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.

5. Gleichwertige Produkte In der Leistungsbeschreibung ist ein Produkt mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ vorgegeben. In diesen Fällen besteht grundsätzlich die Möglichkeit ein gleichwertiges – den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses entsprechendes - Produkt anzubieten. Die Gleichwertigkeit ist in geeigneter Form nachzuweisen (z.B. mittels Produktdatenblättern oder technischen Beschreibungen des Herstellers). Sofern in den Vergabeunterlagen - an vorgesehener Stelle - keine vom Leitfabrikat abweichenden Fabrikate von Ihnen angegeben werden, gelten die vorgegebenen Produkte als angeboten.

6. Der vorgegebene Text in der Leistungsbeschreibung oder den sonstigen Vergabeunterlagen wird verändert. Änderungen, Ergänzungen und Streichungen an dem vorgegebenen Text der Leistungsbeschreibung und der anderen Vergabeunterlagen sind tabu. Hierbei ist es unerheblich, ob diese in den Originalunterlagen oder auf Ihrem Begleitschreiben gemacht werden. Fragen zu Unstimmigkeiten oder Unvollständigkeiten im Leistungs-verzeichnis oder den sonstigen Vergabeunterlagen sind rechtzeitig vor Angebotsabgabe bevorzugt über das Vergabeportal oder schriftlich per Telefax oder E-Mail an die Vergabestelle zu richten.

7. Dem Angebot sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Bieterin/des Bieters beigefügt. Mit Abgabe des Angebots erkennen Sie die Vertragsbedingungen des Rhein – Sieg – Kreises an. Evtl. beigefügte eigene Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) finden keine Anwendung. Dennoch wird empfohlen, diese den Angebotsunterlagen nicht beizufügen.

8. Änderungen des Angebotes sind nicht zweifelsfrei. Wenn Sie Korrekturen an Ihrem Angebot vornehmen möchten, streichen Sie Ihre ursprünglichen Eintragungen durch, ersetzen diese durch die neuen Angaben und kennzeichnen alle Änderungen mit Ihrem Namens-zeichen (möglichst des Unterzeichners des Angebotes) und dem Datum.

9. Das Angebot liegt am Ende der Angebotsfrist nicht vor. In Ihrem eigenen Interesse sorgen Sie bitte dafür, dass das Angebot rechtzeitig an der dafür vorgesehenen Stelle bei der Kreisverwaltung des Rhein-Sieg-Kreises eingeht bzw. über das Bietertool des Vergabemarktplatzes des Landes NRW www.evergabe.nrw.de eingereicht wird. Verspätet eingegangene Angebote müssen grundsätzlich von der Wertung ausgeschlossen werden.

10. Nebenangebote Bitte prüfen Sie zunächst, ob Nebenangebote in den Vergabeunterlagen zugelassen sind und welche Mindestanforderungen für diese erfüllt sein müssen. Wenn Nebenangebote zugelassen oder gefordert sind, müssen sie auf einer eigenständigen Anlage beigefügt und als solche deutlich gekennzeichnet sein. Die Einhaltung der Mindestanforderungen ist anhand geeigneter Unterlagen nachzuweisen.

Zu guter Letzt: Die Vergabevorschriften enthalten: „Spielregeln“, nach denen die Vergaben erfolgen sollen, dienen der Verwirklichung eines gesunden Wettbewerbs, machen Vergabeentscheidungen transparent, haben den Zweck, alle Unternehmen gleich zu behandeln, haben das Ziel, die mittelständische Wirtschaft zu beteiligen, dienen der Realisierung des Sparsamkeits- und Wirtschaftlichkeits-grundsatzes. Bitte beachten Sie daher grundsätzlich die Vorgaben der Bekanntmachung bzw. der Vergabeunterlagen.

Die Zentrale Vergabestelle beantwortet gerne Ihre Fragen: Frau Boss Tel.: 02241/ 13-2498 Frau Grimiaux Tel.: 02241/ 13-2937 Herr Hagen Tel.: 02241/ 13-2108 Frau Kilian Tel.: 02241/ 13-2284 Frau Kunert Tel.: 02241/ 13-2282 Herr Wolter-Michaelis Tel.: 02241/ 13-3543 E-Mail: zvs@rhein-sieg-kreis.de Fax: 02241 / 13 – 3165 erreichen Sie postalisch: Rhein-Sieg-Kreis Der Landrat Zentrale Vergabestelle Kaiser-Wilhelm-Platz 1 53721 Siegburg