Nutzung des Formularservice des ZIT-BB auf service.brandenburg.de Dirk Schröter Webentwicklung und Formularservice Dortustr. 46 14467 Potsdam Tel./ Fax: +49 331 39502 / 27548-1099 dirk.schroeter@zit-bb.brandenburg.de Landesbetrieb für Datenverarbeitung und IT-Serviceaufgaben 11.11.2018

Formularservice: technologische Basis und Pools Beschreibung: Formular-Pools Mit der Nutzung des zentralen Formularservice beim ZIT-BB, stehen den Nutzern verschiedene Formularpools (Formularsammlungen) inklusive vorhandener Ausfüllassistenten zur Verfügung: der „Kohlhammer Formular-Pool“ der „ZIT-BB Formular-Pool“ und ggf. zukünftig eigene, nutzerbezogene Formular-Pools. Ausfüllassistenten dienen dazu: durch das Ausfüllen von Formularen mittels Erklärungen zu führen, umfangreiche Formulare in überschaubaren, kleinen Abfrageseiten abzubilden, Aktionen vor und nach einem Formular auszulösen (eMail, Fax etc.- auch ohne Asssistent möglich). Das Layout der Formulare bzw. Assistenten (Logo, Anschrift etc.) kann nutzerbezogen angepasst und vereinheitlicht werden. Die Formular-Pools stehen ausschließlich Behörden und Kommunen des Landes Brandenburg zur Verfügung (Nutzungs-Lizenz). Auf dem Server service.brandenburg.de können alle momentan zur Verfügung stehenden Formulare aller öffentlichen Pools eingesehen werden. Der „Kohlhammer- Formular-Pool“: Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung zum Brandenburger-Online-Amt (BOA) wurde der „Kohlhammer- Deutscher- Gemeindeverlag“ gebunden, um einen rechtssicheren Pool von überwiegend kommunalen Formularen einzurichten und dauerhaft zu pflegen. Der Kohlhammer-Pool beinhaltet in einem ersten Ausbauschritt 300 kommunale-, 10 landes-relevante-Formulare und derzeit für wenige ausgewählte Formulare „Ausfüll-Assistenten“. Der Kohlhammer Pool kann zukünftig entsprechend den Kundenanforderungen sukzessive ausgebaut werden. Dieser Formularpool kann uneingeschränkt von allen vertraglich gebundenen Kunden genutzt werden. Der „ZIT-BB Formular-Pool“ Der ZIT-BB-Pool enthält zukünftig alle vom Brandenburgischen IT-Dienstleister, im Kunden-Auftrag bzw. von externen Firmen erstellten Formulare (u.a. Dienstreiseantrag, Straßensondernutzungs-Antrag der Fa. Archikart). Diese Formulare und Assistenten werden als „Einer-für-Alle“-Formulare erstellt und zur Weiternutzung bereitgestellt. „Einer-für-Alle“ meint, „ein“ Auftraggeber erstellt bzw. lässt gegen Entgelt erstellen und stellt ab dann, „allen“ anderen Nutzern zur Verfügung. Nutzerbezogene Pools: Hierbei handelt es sich um nicht öffentliche Pools, die für jeweilige Auftraggeber, zentral beim ZIT-BB gehostet werden können. Diese Formulare und Assistenten stehen dann nur den jeweiligen vertraglich gebundenen Nutzern zur Verfügung (hausinterne Formulare der Einrichtungen, spezielle Fachverfahren etc.). Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018

Formularsammlungen (Pools) Kohlhammer Formular-Pool: 300 rechtsicheren Formulare kommunal, 10 Formulare Land, Rechtssichere Anpassung der Formulare an Gesetze bzw. Verordnungen durch Kohlhammer, Zentraler Formularpool „Einer-für-Alle“: von Mandanten erzeugte bzw. beauftragte Formulare und Ausfüllassistenten für alle anderen Mandanten, Beispiele: Dienstreiseanträge, Bestellformulare etc. Thematische Pools: Z.B. „Pool Wahlformulare“, „Pool elektronische Bauanmeldung“, „Pool Gewerbe“ etc. nur bestimmten Mandanten zur Verfügung, Gehostete Mandanten-Pools: Exklusive Formulare einzelner Mandanten, Z.B. eine Behörde bzw. Kommune hat eigene Formulare, die sie niemand anderem zur Verfügung stellen will- interne Formulare Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018

Formular-Varianten: Einfache pdf-Formulare diese lassen sich online abrufen, ausfüllen und ausdrucken, sie beinhalten keine interne Logik bzw. Plausibilität, ersetzen der Kohlhammer-Formulare in Papierform, Funktionale pdf-Formulare: Felder im Formular „erkennen“ Eingabefehler (z.B. Datums-, Telefon-, Text-Formate) Zwingend notwendige Angaben können festgelegt werden (Pflichtfelder), Einfache Berechnungen (Addition, Multiplikation), mehrzeilige, vorbelegbare Textfelder (Stammdaten), Komplexe pdf-Formulare mit Ausfüll-Assistent: Werden ausschließlich mittels Assistenten, d.h. erläuternden, einschränkenden Vorgaben und Auswahllisten, ausgefüllt (Bsp. Elektronische Steuererklärung), Prozesse vor und nach Befüllen der Formulare (vorherige Auswahl von Stammdaten, Beifügen von Anlagen, versenden per Mail etc.) Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018

Einbindung des FS in Fachverfahren (Beispiel Gewerbe) Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018

Produkte/Preise Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018 Basis-Paket Einrichtung des Mandanten (Verwaltung) auf dem Formularserver Update des Formularpools (Versionskontrolle) Einrichten von bis zu 10 Kunden (Ämter, Bereiche wie Ordnungsamt, Meldebehörde) inkl. Schemata mit Vorbelegungen Zuordnung der ausgewählten Formulare Standard-Layout der Mantelseiten (s. a. http://service.brandenburg.de) First-Level-Support Nutzung aller Formulare des Pools Vorbelegung der Formularfelder (Erstellung eines/mehrerer Schemas) Formulare stehen als PDF zum Ausdruck zur Verfügung PDF ist online befüllbar Speichern ist möglich Freischaltungszeitraum frei wählbar Einmalig: 832,00€; laufend: 37,00€/anno pro 1000 Einwohner Premium-Paket bietet alle Leistungen bzw. Funktionen des Basis- und Standardpaketes Anlagen laden und/oder faxen Elektronisches Einreichen der Formulare via E-Mail oder OSCI Elektronisches Signieren des Formulars und der Anlagen Ausgabe als XML- und PDF-Datei Bestätigungsmail nach Einreichen Manuelles Einreichen kann abgewählt werden Virtuelle Poststelle mit 5 Postfächern und 5 Zertifikaten Einmalig: 1514,00€, laufend: 37,00€/anno pro 1000 Einwohner Standard-Paket bietet alle Leistungen bzw. Funktionen des Basis-Paketes zzgl. Erstellen eines individuellen Layouts der Mantelseiten Nutzung der barrierefreien Ausfüllassistenten des Formularpools Passwortschutz für Formulare Einmalig: 1352,00€, laufend: 37,00€/anno pro 1000 Einwohner Entwicklungsleistungen und Schulungen der ZIT-BB entwickelt Formulare und Assistenten nach Kundenwunsch - Nach Aufwand: 65,00€ pro Stunde Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018

Premium Nutzung: OSCI und Zertifikate Nutzung von Zertifikaten, OSCI und gesicherten Postfächern (Governikus/cit Abholclient): Mit der Nutzung des „Premium-Paketes“ erhält der Nutzer 5 Zertifikate inkl. 5 den Zertifikaten zugeordneten Postfächern. Weitere Zertifikate können beliebig erworben werden. Die Zertifikate können prozessbezogen (Gruppenzertifikat je Fachverfahren) bzw. nutzerbezogen (je Nutzer) vergeben werden. Sie können nach abgeschlossenen Prozessen auch für weitere Prozesse wieder verwendet werden. Die Zertifikate sind beim ZIT-BB, Frau Hartmann ( simone.hartmann@zit-bb.brandenburg.de , Tel: 39 576, Fax: 39 521) mit den entsprechenden Antragsformularen zu beantragen (in doppelter Ausführung mit Original-Unterschrift). Ein Formularassistent ist zu finden unter:… Der Antragsteller erhält dann per eMail die Zertifikatsdatei und persönlich in einem verschlossenen Briefumschlag das Passwort. Im Anschluss wird der Antragsteller persönlich identifiziert. Die Nutzung der zertifizierten Übermittlung von Formulardaten empfiehlt sich für die Erhebung von personenbezogenen bzw. schützenswerten Daten mittels Formularen. Die Nutzer eines solchen Verfahrens rufen ein Formular auf dem Formularserver über eine gesicherte Verbindung (https:) auf. Sie befüllen das Formular mit Daten. Zum Abschluss des Vorganges werden die Daten „verpackt“ und mit dem Zertifikatsschlüssel verschlüsselt. Die Daten werden dann via OSCI an das jeweilige Postfach (abhängig vom Zertifikat) an die virtuelle Poststelle (VPS: Governikus) übertragen und abgelegt. Von der VPS können die Daten dann mittels Nutzerzertifikat über einen Abholclient (cit Abholclient; dieser ermöglicht Batch-Betrieb; kostenlos) bzw. von geeigneten, zertifizierten Fachverfahren abgeholt werden. Die Abholung kann manuell bzw. automatisch (zeitgesteuert) erfolgen. Brandenburgische IT-Dienstleister (ZIT-BB) 11.11.2018