Reportingsystem für Werder Frucht Abschlusspräsentation Campus der Generationen Universität Potsdam 27. Februar 2014 1

Projekt, Mitarbeiter Agenda Projektbeteiligte Yuxiang Yi (Student) 1. Vorstellung Werder Frucht 2. Ausgangslage und Ziele 3. Arbeitsschritte 4. Vorstellung der IT-Lösung Projektbeteiligte Yuxiang Yi (Student) Annika Lauer (Studentin) Sebastian Huhnd (Student) Doris Prestel (Campus) Hanna Heinold (Campus) Norbert Dreifürst (Campus) Dr. Sebastian Schornberg (Werder Frucht) Doris stellt die Beteiligten vor (z.B. „Herr Sebastian Huhnd, Student der Volkswirtschaft (Master))“, die mit Nicken oder Hervortreten bestätigen. Gute Zusammenarbeit des Teams erwähnen. Doris geht kurz auf den Ablauf der Präsentation ein. Reporting-System für Werder Frucht 1

Sitz in Groß Kreutz, sieben Standorte in Brandenburg Unternehmen Werder Frucht GmbH Sitz in Groß Kreutz, sieben Standorte in Brandenburg Handel Produktion Logistik Werde Frucht größtes der am Campus teilnehmenden Unternehmen. Sitz. Gemeinsam mit seinen Schwesterunternehmen > 70 Mio. Umsatz und > 200 MA. Das Unternehmen hat 3 Geschäftsbereiche. Unser Projekt konzentriert sich auf Produktion, die auf drei Firmen verteilt ist. Kulturen der 3 Firmen. Bei Gut Schmerwitz bleibt Ackerbau außen vor (wenig Sinn), nur Eierproduktion. Übergabe an „Frau Annika Lauer“) Reporting-System für Werder Frucht 2 3

Ziel: Managementinformation „Wir möchten die Hand näher am Puls haben.“ G. van Schoonhoven, Inhaber Anforderungen Reporting einheitlich, übersichtlich wöchentlich mit Produktivitätskennzahlen Vergleich zum Plan und Vorjahr grafische Aufbereitung benutzerfreundlich Annika: Ich mache weiter mit dem Ziel unseres Projektes. Ziel war die Konzeption und Implementierung eines Reportingsystems für die Produktion der 3 Produktionsbetriebe. Ein Reporting, das den Anforderungen, die an eine Management-Information zu stellen sind, gerecht wird. Wir haben die Standorte besucht und uns einen Überblick über den „Ist-Zustand“ verschafft. Produktionsdaten werden an allen Standorten erhoben und auch an die Zentrale weitergeleitet. Allerdings erfolgte das bislang in sehr unterschiedlicher Form. (Vom Zettelkasten bis zu komplexen Excel-Dateien „mit Wetterkorrelationsdaten“). Manche Daten werden täglich erhoben, andere erst nach Monaten und die Daten für die Standorte werden nicht zusammengeführt . Als Managementinfo sind sie ungeeignet. Das Management möchte die Produktionsdaten aktuell erhalten und übersichtlich einsehen können. Wir haben uns daher für einen wöchentlichen Rhythmus entschieden. Das Management möchte Produktivitätskennzahlen haben, um die Leistung mit anderen Betrieben vergleichen zu können. Der Vergleich zum Vorjahr und zum Plan sind wichtige Informationen. Das Management will auf einen Blick zu sehen ob es irgendwo Probleme gibt und ob Handlungsbedarf besteht. Nochmal betonen: Die notwendigen Produktionsdaten werden bereits erhoben, wenig Mehrarbeit für die Produktionsverantwortlichen. Die Daten müssen vor allem aufbereitet und präsentiert werden um eine gute Basis für Entscheidungen darzustellen. Reporting-System für Werder Frucht 3 4

Arbeitsschritte Implementie- rung User Manual Detailprogram-mierung Prototyp Excelprogram-mierung Datenaufbe- reitung Die exakte Zieldefinition ist in Abstimmung mit Werder Frucht schnell erfolgt, diese haben wir konsequent und ohne jegliche Änderungen bis zum Schluss verfolgt. Aus den Besuchen vor Ort ergab sich schnell ein Konzept für IT-Lösung. Die Excel Programmierung war sehr anspruchsvoll > Makros mit Visual Basic- Skripten mussten erstellt werden. Wir mussten die Daten aus dem Jahr 2013 sammeln und diese aufbereiten. Wir haben das grafische Layout diskutiert und optimiert und zahlreiche Diagramme eingefügt. Und schließlich haben wir das System letzte Woche an Werder Frucht übergeben und es ist bereits im Einsatz. Übergabe an Herrn Norbert Dreifürst Konzept IT-Lösung Datenanalyse Zieldefinition Reporting-System für Werder Frucht 4 5

IT-Konzept Reporting-System für Werder Frucht 5 6 Werder Frucht und die Produktionsbetriebe verwenden ein CITRIX-System. Die Firmen haben Terminals ohne lokale Intelligenz im Einsatz und arbeiten auf zentralen Servern. Bei unserer Lösung tragen die Produktionsbetriebe jede Woche ihre Daten in die Eingabedateien ein. Grundlegende Daten und Plandaten sind in der Datei „Basisdaten“ zusammengefasst. Die zentralen Rechendateien greifen automatisch auf die Eingabe- und die Basisdaten zu. Die eigentliche Management-Info erscheint im Cockpit. Reporting-System für Werder Frucht 5 6

Eingabedatei Eingabedateien sind bewusst einfach gehalten, Kommentar möglich. Beispiel für eine Eingabedatei. Die Eierproduktion im Gut Schmerwitz ist praktisch eine kontinuierliche Produktion; hier sehen Sie bereits IST-Zahlen für das Jahr 2014. Für 4 Ställe an 2 Standorten sind wöchentlich 8 Zahlen einzugeben. Die Eingabe eines erläuternden Kommentars ist möglich. Reporting-System für Werder Frucht 6 7

Basisdaten Reporting-System für Werder Frucht 7 8 Für verschiedene Kulturen werden hier die Anbauflächen, die Vorjahres- und Planzahlen eingetragen. Dies ermöglicht dann die Darstellung von Produktivitäts- und Vergleichszahlen. Das Gut Schmerwitz zum Beispiel hat 4 Ställe mit Platz für 10.000 Hennen, die im Jahresdurchschnitt zu 89% besetzt sein sollen. In 2013 wurden knapp 2,1 Mio. Eier produziert; in 2014 soll das auf über 2,2 Mio. steigen. Reporting-System für Werder Frucht 7 8

Rechendatei (Ausschnitt) Nur sehr kleiner Ausschnitt aus der Rechendatei für das Gut Schmerwitz, mit Ist-Daten für die ersten Wochen 2014. Genaue Definition ist wichtig. Gezählt werden die vermarktbaren sogenannten Guteier. Die Legeleistung ist definiert als die Guteier pro Tag geteilt durch die Zahl der Legehennen zum Wochenanfang, in %. Legt jede Henne jeden Tag ein Ei, ist das eine Legeleistung von 100%, die hier angestrebte Legeleistung von 68,5% ist für einen Biobetrieb schon ambitioniert. Blau = hart eingegeben. Spalten von links nach rechts. Die sehr umfangreichen Rechendateien arbeiten im Hintergrund, nur für IT-Administrator zugänglich. Reporting-System für Werder Frucht 8 9

Management-Übersicht Der Kern: Das Cockpit; die Anzeige für die GFs/Inhaber. Auswahl durch Drop-down-Liste. Spalten durchgehen: Erst wöchentliche Kennzahlen, dann kumuliert. Kommentar erscheint. Auswahl aus 60 Diagrammen. Reporting-System für Werder Frucht 9 10

Management-Übersicht Der Kern: Das Cockpit; die Anzeige für die GFs/Inhaber. Auswahl durch Drop-down-Liste. Spalten durchgehen: Erst wöchentliche Kennzahlen, dann kumuliert. Kommentar erscheint. Auswahl aus 60 Diagrammen. Reporting-System für Werder Frucht 9 11

Grafikbeispiel Reporting-System für Werder Frucht 10 12 Grafik zeigt kumulierte Entwicklung mit Dummydaten für 2014. zweimalige Ernte, besser als Vorjahr, schlechter als Plan. Reporting-System für Werder Frucht 10 12

Projektabschluss Am 21.02.2014 wurde das Projekt an Werder Frucht übergeben. Wir haben den Mitarbeitern unsere IT-Lösung vorgestellt und Fragen beantwortet. Das Produktions-Reporting wurde auf dem Citrix- Server implementiert und ist seitdem im Einsatz. In der vergangenen Woche haben wir Werder Frucht unsere IT-Lösung für das Produktion-Reporting übergeben. Installation bereits erfolgt. Reporting-System für Werder Frucht 10 13

Danke Wir danken den Organisatoren des Campus der Generationen und den Mitarbeitern der Werder Frucht, die uns dieses anspruchsvolle Projekt ermöglicht haben. Reporting-System für Werder Frucht 12 14