Schulungsunterlage: WinGRIP optimal an die Kundenbedürfnisse einrichten ... ...um spezifisch die Produktivität zu erhöhen ... Die nachfolgende Unterlage dient Ihnen dazu, besser die Vielzahl an Möglichkeiten der optimalen Kundenanpassung des WinGRIP Todo Managers zu erlernen. Erstellung: P. Richter 03.07.2002 Rev.06

WinGRIP - individuelle Problemlösung als Standardsoftware WinGRIP verfügt über eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten: Änderung sämtlicher Texte Ein- und ausschaltbare Funktionen Userspezifische Einstellungen Organisationspezifische Anpassungen Kundenspezifische Zusätze

1. Einstellung der Erledigungsphilosophie: Organisationen sind sehr unterschiedlich, auch in Hinblick auf die Berechtigung der Entscheidung, ob nun ein Projekt oder eine Aufgabe als „erledigt“ zu betrachten ist. Daher stehen in WinGRIP drei unterschiedliche Grundmodelle dafür zur Verfügung: Modell mit klarer Entscheidungsbefugnis: Hier ist ein Abteilungsleiter oder nur bestimmte leitende Mitarbeiter berechtigt eine Aufgabe als erledigt zu protokollieren. Er wird bei WinGRIP „Administrator“ genannt und kann für Abteilungen, Gruppen, Projekte, Themen oder auch Ziele benannt werden (Hierarchisches Modell) Teamorientiertes Erledigungsmodell: Hier kann jeder, der mit der Aufgabe zu tun hat die Erledigung gültig protokollieren („Verteiler“) Initialorientiertes Modell: Befugt für die Entscheidung, ob eine Aufgabe erledigt ist, ist lediglich der Ersteller einer Aufgabe, also jene Person die Z.B. die Idee oder das Problem als erster aufgegriffen hat (Administrator). Diese Modell bedeutet aber auch das überspringen sämtlicher definierter Hierarchien oder Strukturen im Unternehmen.

1. Einstellung der Erledigungsphilosophie: Zwei Möglichkeiten bestehen die “Erledigungsphilosophie” einzustellen: Standardeinstellung: 1. Über die WinGRIP.INI - Datei (im Windows-Verzeichnis): hier kann eine globale Einstellung vorgenommen werden und zwar unter: [todo] ...... CompleteEmp=Admin TreeTextLength=150 Wobei: Admin = Administrator, Vert = alle im Verteiler, Erst = nur der Ersteller der Aufgabe

1. Einstellung der Erledigungsphilosophie: Individuelle Einstellung bei der Aufgabe: 2. Mittels des “Aufgabenverteilers” kann ebenfalls individuell aufgabenbezogen eingestellt werden, welche Person die Erledigung zu protokollieren hat.

2. Einstellung des automatischen Messaging: Um die Kommunikation im Unternehmen zu unterstützen und zu verbessern, gibt es das WinGRIP-Messaging. Die einstellungen werden dabei in der “Wingrip.ini”-Datei vorgenommen. Es wird dabei unterschieden zwischen: ErledMessage Soll eine Erledigungsmessage gesendet werden {YES,NO} ChangeMessage Soll standardmäßig eine Änderungsmessage gesendet werden {YES, NO } ErledMessageTo . An wen soll die Erledigungsmessage gesendet werden {ERST,VERTONLY,VERTCC} ERST = nur an den Ersteller VERT = zusätzlich noch alle Verteiler, jedoch ohne CC-Verteiler VERTCC = alle Verteiler, inclusive CC-Verteiler Tipp: alle Erklärungen zu den Einstellungen finden Sie auch in der Datei “Values.txt”.

2. Einstellung des automatischen Messaging: Individuelles Messaging: Zusätzlich besteht die Möglichkeit bei den einzelnen Aufgaben die Änderungsmessage zu schicken (falls nicht standardmässig eingestellt) oder eine Message trotz Voreinstellung nicht zu schicken.

3. Individuelle Sprachentexte: Jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Unternehmenskultur und somit auch über eine eigene “Unternehmenssprache”. In WinGRIP sind sämtliche Maskentexte in der Datenbank hinterlegt (Tabelle “MSG_Deutsch”, bzw . “MSG_......”). Mittels Doppelklick mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Bildschirmmaske können alle Texte sehr einfach online geändert werden. Die linke Tabelle ist die Tabelle für die bestehenden Texte, die rechte Tabelle ist jene, wo Änderungen durchgeführt werden können. Diese Online-Bearbeitungasmöglichkeit kann verwendet werden für: Übersetzung in andere Sprache (Deutsch - Englisch) Änderung der Maskentexte Spezifische Anwendungsgebietbezogene Sprachtexte (z.b. Ideenmanagement)

3. Individuelle Sprachentexte: Hier sehen Sie ein Beispiel für die Änderungsmöglichkeit von Texten, sie steht jedoch nur Administratoren der Stufe 4 zur Verfügung: Bearbeitungsbereich Auswahlmöglichkeit für alle Masken und Tooltips

3. Individuelle Sprachentexte: Beim Login kann bereits die “Sprache” ausgewählt werden. Neben verschiedenen Sprachen kann diese Funktion auch für verschiedene “Anwendungsgebiete” verwendet werden, wie z.B. Ideen-management”. Die Standardeinstellung zur gewählten Sprache findet sich ebenfalls in der “Wingrip.ini”-Datei. Auszug aus Wingrip.ini: [login] ... Login-Infos ........ user.... Language=Deutsch (String, Standard-Sprache {Deutsch, English, Italiano, ...})

3. Individuelle Sprachentexte: Einrichtung neuer Sprachen und Anwendungsgebiete: Für die Einrichtung von standardmässig nicht enthaltenen Sprachen oder Anwendungsgebieten muss eine Datenbanktabelle in der Datenbank eingerichtet werden. Vorgehensweise: 1. Sie nehmen das Script “Create-New-Language.sql”, ändern den Text “MSG_Deutsch” in “MSG_NEUER NAME” (z.b. MSG_Schulung” in einem Texteditor. 2. Ausführen des Scripts über den Todo Server, Funktion “Script ausführen”. 3. Auswählen der neuen Sprache / Anwendungsgebiet, Einloggen als Administrator, Doppelklick auf eine Maske und bei der rechten Tabelle bearbeiten. Bestätigen der Änderungen mit “OK”. Die Änderungen werden automatisch sichtbar.

4. Ein- und ausschaltbare Funktionen: Module und spezifische Funktionen werden über die “*.KEY”-Datei ein- und ausgeschalten. Damit können kundenindividuell Funktionen eingestellt werden: Derzeit gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten: E-Mail Dialer / Telefon Besprechung Dokumentenmanagement Gutachten Chat Memo Um in Zukunft das Programm noch individueller an den Kunden anpassen zu können, werden die Einstellungsmöglichkeiten noch wesentlich erweitert und zwar in zwei Kategorien: Freie Einschaltung (darf Administrator machen) Verschlüsselte Einschatlung (nur durch R&K Risk Management)

4. Ein- und ausschaltbare Funktionen: Eingestellte Module und Funktionen: Wenn Sie wissen wollen, welche Module freigeschalten sind, müssen Sie in das Menü “About WinGRIP” gehen (rechtes Bild). Hier werden alle Einstellungen wie Userzahl, Ablaufdatum, Firma usw. angezeigt. Rechts unten sehen Sie die Funktion “Lizenzen”. Hier werden die eingeschalteten Funktionen angezeigt. Achtung: Niemals die verschlüsselte Key-Datei verändern, da ansonsten die Applikation nicht mehr funktioniert!

5. Dokumentenmanagement: Grundvoraussetzung für das Dokumentenmanagement ist die vorhandene Lizenzierung (siehe vorige Seite). Die Grundeinstellungen für den Betrieb erfolgen ebenfalls über die Wingrip.ini-Datei. Es gibt dabei folgende Möglichkeiten: [Docman] ... Einstellungen für Dokumentmanagement DocServerType ... Typ des Dokumentenservers: Datei, Datenbank, TCP/IP über Todo-Server {FILE,DB,TCPIP} LocalDocPath ... Pfad für lokale Kopie der Dokumente; wenn Verzeichnis nicht existiert, dann wird es automatisch erstellt. Muß mit einem \ abgeschlossen werden (nicht c:\temp sondern c:\temp\ ) DocServerPath ... Pfad auf Server, wo die Dokumente abgelegt werden (nur benötigt, wenn DocServerType=FILE) Achtung: TCP/IP, das heisst die Dokumente werden nicht kopiert und bleiben am bestehenden Ort, ist erst ab Version 1.6 möglich

5. Dokumentenmanagement: Dokumente in der Datenbank verspeichern: Mit der Einstellung DocServerType=DB wird automatisch eine Kopie des Dokuments in der Datenbank verspeichert. Es kann dann nur mehr mit dem Todo Manager bzw. mit einem anderen Archivierungsprogramm zugegriffen werden. Weiterer Vorteil ist, dass keine spezielle Zugriffserlaubnis seitens des Betriebssystems eingestellt werden muss. Der User kann - soweit er die Berechtigungen besitzt - von überall auf Dokumente im System zugreifen. Mit der Einstellung DocServerType=FILE werden alle Dokumente in das betreffende Verrzeichnis gespielt. Zusätzlich ist der Standardpfad für lokale Dokumente (“private Dokumente”) und für den Dokumentserver (“Öffentliche Dokumente”) anzugeben. Jeder User muss seitens Windows die Möglichkeit haben, auf das angegebene Verzeichnis zugreifen!

5. Dokumentenmanagement: Einstellung anderer Dokumentenmanagementsysteme: Falls mit einem anderen Archivierungsprogramm oder Dokumentenmanagement gearbeitet werden soll, müssen in der INI-Datei die entsprechenden Definitionen nach dem unten angeführten Schema geändert werden. Nicht vergessen werden darf, den “Datenbank-User” für den Todo Manager auch die volle Berechtigung für das Dokumenten-management zu geben. Ebenfalls sollten Sie darauf achten, ob bestimmte Daten für das fremde Archivierungssystem notwendig sind. [Docman] ... Einstellungen für Dokumentmanagement DocDBTable ... Table, in der die Dokumente in der Datenbank gespeichert werden (nur benötigt, wenn DocServerType=DB) DocDBKey ... Name des Primary-Keys von DocDBTable (Datentyp muß varchar(5) sein) DocDBDataField ... Name der Spalte, die das Dokumentobjekt enthalten sollte (muß long varchar sein)

6. Userspezifische Einstellungen: Jeder User kann spezifische seinen Desktop einstellen. Er geht dazu mit dem Rechten-Maus-Menü in “Einstellungen”. Folgende Einstellungen stehen jedem User frei: Farbgebung Integration Instandhaltung Dokumentenanzeige Zusätzliche Sortierung: nach Priorität nach Erstellungsdatum nach Termin Erweitert: Währung

6. Userspezifische Einstellungen: Jeder User kann spezifische seinen Desktop einstellen. Er geht dazu mit dem Rechten-Maus-Menü in “Einstellungen”. Folgende weitere Einstellungen stehen zur Verfügung: Währung Pfad der Lizenzdatei (es kann auch im Betrieb mit verschiedenen Lizenzmodelle gearbeitet werden). Es kann somit auch mit mehreren Währungen arbeiten. Sollte der Wunsch bestehen, mit mehreren volatilen Währungen zu arbeiten (z.b. Eingabe in Dollar zum Tageskurs, Verspeicherung in Euro), so erfordert dies eine spezielle Zusatzfunktion.

7. Datenbank-Einstellungen: WinGRIP erlaubt die Verwendung verschiedener Datenbanken und zwar derzeit Oracle ab Version 7.34, SQLServer ab Version 7.0 und SQLBase ab Version 7.0. Erstellung der Datenbankverbindung vom Client: Die Datenbankverbindung erfolgt mittels des “Connectivity Administrators”, der automatisch mitinstalliert wird. Testen der Datenbankverbindung: Datenbank-Serverseitig: Wenden Sie sich diesbezüglich bitte an den Datenbank-administrator Sie können die Datenbankverbindung sehr einfach testen, indem Sie unter dem Datenbanknamen mit der rechten Maustaste die Funktion “Ping to database” ausführen.

8. Client-Einstellungen für SQLBase: Öffnen des Connectivity Admin., aufklicken SQLBase, Anklicken TCP/IP und auf „Enable“ klicken. Hostname: Name oder IP-Adresse des Datenbankservers

8. ODBC-Einrichtung für SQLServer: Öffnen Sie die Systemsteuerung, Verwaltung, Datenquellen (ODBC) Klicken Sie auf „System-DSN“ Gehen Sie auf „Hinzufügen“ Wählen Sie „SQL Server“ aus und klicken Sie „Fertig stellen“

8. ODBC-Einrichtung für SQLServer: 4. Geben Sie unter Name z.B. Todo ein, es muss der selbe Name sein, den Sie auch im Connectivity Administrator unter „DSN=...“ eingetragen haben ! Tragen Sie jenen Server ein auf dem der SQL Server läuft (Name oder IP-Adresse) 5. Wenn Sie nicht als Administrator eingeloggt sind, werden Sie dann nach dem Passwort gefragt (Daher bitte ODBC-Verbindung immer als Administrator einrichten, oder sie müssen im SQL Server als Berechtigter eingetragen sein).

8. ODBC-Einrichtung für SQLServer: 6. Ändern Sie die Standarddatenbank z.B. auf „Todo“, bzw. auf jenen Namen der für die Datenbank des Todo Managers im SQL Server eingerichtet ist. Prinzipiell können Sie alle Namen frei wählen, achten Sie jedoch darauf, dass sie richtig angegeben sind (am einfachsten ist es immer ein Wort zu verwenden). 7. Nach weiter können Sie noch die Sprache „German“ wählen (ist aber nicht notwendig, nochmals weiter bringt Sie zur Abschlussmaske. Mit der Funktion „Datenquelle testen“ können Sie Verbindung kontrollieren.

8. Client-Einstellungen für SQLServer: Nachdem Sie die ODBC-Verbindung eingerichtet und erfolgreich getestet haben, können sie nun die Verbindung zum Todo Manager herstellen. Öffnen des Connectivity Administrator, Anklicken „ODBC“, Anklicken „Add“ und einen Namen für die Verbindung (Z.B. Todo, Name beliebig) sowie z.B. „DSN=TODO“ eingeben. Letzerer Name ist jener der bei der ODBC-Verbindung zum SQL Server verwendet wurde (siehe nächste Seite)

8. Client-Einstellungen für SQLServer: Achtung: In der Wingrip.ini ist als Datenbank, User und Passwort standardmässig folgendes eingetragen: Entspricht bei unserem Beispiel: todoname= Todonew todo user= Sysadm todo (=SQL Server Standarddatenbank) password= Sysadm Gewähltes Passwort, z.b. Todo Zusätzlich bitte nicht vergessen unter „database“ folgende Einstellungen zu treffen (Lediglich bei SQLServer kein Strichpunkt !). [database] ;dbms=ORACLE ;dbms=SQLBASE dbms=SQLSERVER

8. Client-Einstellungen für SQLServer: Richtige Einstellung bei „SQL.INI“: In der SQL.INI (im Verzeichnis ..centura) sind folgende Eintragungen unter „ODBCTR“ notwendig. Falls SQL-Fehler vorkommen, so liegt dies meist daran, dass diese Einstellungen unvollständig oder falsch sind: [odbcrtr] remotedbname=todo,dsn=todo odbctrace=off odbctracefile= longbuffer=32000 enablemultipleconnections=on autocommit=on substitute=(+)=,=* substitute=\',' substitute=||,+

9. Client-Einstellungen für Oracle: Connectivity Administrator öffnen Auf „Oracle“ gehen und auf „Enable“ drücken Auf „Add“ gehen und einen Namen (z.B. Todo) eingeben und den Connection String (Z.B. @todo) eingeben (=Datenbankname)

9. Client-Einstellungen für Oracle: Auf Oracle klicken und „Properties“ wählen. Unter „Substitute Strings“ mit „add“ einmal SYSSQL. Und ein zweitesmal ein doppeltes Anführungszeichen eingeben. Danach Datenbank mit Ping (rechte Maus auf „Todo“) testen. Zusätzlich bitte nicht vergessen unter „database“ folgende Einstellungen zu treffen (Lediglich bei Oracle kein Strichpunkt !). WINGRIP.INI: [database] dbms=ORACLE ;dbms=SQLBASE ;dbms=SQLSERVER Beispiel aus der SQL.INI: [oragtwy] substitute=SYSSQL., substitute=",' remotedbname=todo,@todo longbuffer=32767 fetchrow=20

10. Datenbank-Details für Administratoren Wenn Sie direkt in der Datenbank arbeiten, um z.b. selbst neue Reports zu erstellen oder lediglich die Beziehungen zwischen den einzelnen Tabellen besser kennenlernen wollen, so erfahren Sie vieles in der Datei „Values.txt“. Hier finden Sie: Eine komplette Erklärung der Flags Eine Erklärung über alle Auswahltabellen Erklärungen zu Berechtigungsstufen Details zu Einstellung der INI-Datei Mit diesen Informationen können auch bestimmte Bezeichnungen gezielt in der Datenbank geändert werden (andere Sprachen, andere Bezeichnungen usw.) Achtung: nur für versierte Datenbank-Administratoren !