EROMM - Nachweis verfilmter und digitalisierter Drucke Instrument der Bestellung und der Koordination beim Bestandserhalt Werner Schwartz (SUB Göttingen) Berlin, 23. Oktober 2003

x Inhalt I.Ziele und Entwicklung von EROMM II.Zugang und Anmeldung III.Recherche IV.Anfragen und Bestellungen V.Eigene Nachweise -Katalogisierung und Schutz der Originale -Weg der Datenlieferung, Überprüfung in EROMM VI.Nutzen der Zusammenarbeit

x Sekundärformen und Bestandserhalt Das Ziel : Die Originalwerke archivieren und für kommende Generationen bewahren. Mit unseren Mitteln und in der verfügbaren Zeit läßt sich nur eine relativ kleine Zahl der Originale konservatorisch bearbeiten. Die Konversion textlicher und anderer Inhalte auf einen anderen Informationsträger ist eine alternative Form des Bestanderhalts. Bei wissenschaftlicher Arbeit ist es unerläßlich das getreue Abbild des Originals vor sich zu haben.

x Ist es erforderlich, sich für eine bestimmte Form der Konversion zu entscheiden? Digitalisierung bietet eindeutige Vorteile bei Zugänglichkeit und Nutzung. Mikroformen bieten höhere Sicherheit – u.a. durch geringere Kosten und kleinen technischen Aufwand bei der Erhaltung der Sekundärform. Seit 1994 nimmt EROMM auch digitale Sekundärformen an, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Archivqualität und Beachtung von Normen Zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung Verfügbarkeit des Abbilds des Originals Zugänglichkeit

x Warum sollen die eigenen Sekundärformen gemeldet werden? 1.Die Veröffentlichung von Katalogen unterstützt den Wissenschaftler und jeden anderen Benutzer. 2.Die Kosten jeglicher Konversion sind derart, daß Doppelarbeit unbedingt vermieden werden muß durch –Nachweis der Sekundärform im eigenen Katalog zur Vermeidung von Doppelarbeit in der Bibliothek. –Informationsaustausch mit anderen Bibliotheken, die ggf. dasselbe Werk konvertieren wollen.

x Druckwerke erfordern besondere Aufmerksamkeit Die beiden genannten Gründe für den Nachweis gelten für jegliches Bibliotheks- oder Archivgut. Bei unikalen Stücken (z.B. Handschriften oder Archivalien) könnte es aber nur der besitzenden Bibliothek passieren, daß zwei- oder mehrfach konvertiert wird. Druckwerke aber sind grundsätzlich in Mehrfachexem- plaren produziert worden, können also in mehreren Sammlungen vorhanden sein.

x Informationsaustausch... In Amerika begann man zuerst mit systematischer und großangelegter Mikroverfilmung zum Bestandserhalt. Als Nachweis wurde in den 70er Jahren ein nationales Register in vielen Bänden publiziert: Kurztitel + Zahl der Filmspulen + Besitzende Bibliothek Mit der Einführung von Katalogdatenbanken wurde möglich: –Nachnutzung der Titelaufnahme des Originals –Physikalische Beschreibung der Sekundärform in standardisierter Form –Genauer Nachweis von Standort und Signatur

x Internationaler Informationsaustausch Das erfolgreiche amerikanische Modell und der Aufbau von Master-Mikroform Registern in Frankreich und England waren Vorbild des European Register of Microform Masters ging die Datenbank online mit etwa 50,000 Datensätzen. Vier Länder waren beteiligt. Heute arbeiten Partner in 12 europäischen Ländern mit, weitere, darunter Nord- und Lateinamerika, liefern Daten. Die Zahl der Nachweise liegt nun über 2,5 Millionen.

x Ein Instrument zur Koordinierung von Konversionsprojekten Verläßliche und vollständige Information: Identifizierung des Originals Urheber der Konversion Hersteller der Sekundärform Ort und Jahr Physikalische Beschreibung der Sekundärform Erhalt des Originals? Wo erhält man Zugang oder Kopien? Die Herstellung der Sekundärformen muß sich an anerkannten Normen oder, im Fall digitaler Formen, am de facto Standard orientieren.

x Konversion verspricht dauerhaften Zugang Jede in EROMM nachgewiesene Sekundärform muß erreichbar sein. Wenn es eine digitale Version im Internet gibt, führt ein Link dorthin. Für alle Bibliotheken und Einzelnutzer aus Partnerländern ist die EROMM-Datenbank heute kostenfrei zugänglich. EROMM kann benutzt werden, um eine Anfrage oder Bestellung an den Besitzer des Masters zu senden. Eine einheitliche Preisgestaltung kann es nicht geben! EROMM-Bibliotheken, die selbst Nachweise beisteuern, können die Datenbank als Fremddatenquelle zur Unterstützung eigener Katalogisierung nutzen.

x Was sind die Aufgaben des EROMM-Partners? Er sammelt Nachweise seiner Region oder seines Landes: –Dabei fördert er das Verständnis für die Bedeutung von Konversion auf ein anderes Medium –Er regt dazu an, Sekundärformen nach internationalem Standard zu katalogisieren. –Er prüft die Qualität der Datensätze. –Er führt die Datensätze zusammen und setzt sie in eine Datei mit einheitlicher Struktur um. Der Partner schickt regelmäßig Nachweise an EROMM. Er achtet darauf, daß die Bibliotheken seines Bereichs auf Anfragen und Bestellungen antworten.

x Arbeit der EROMM-Zentrale Sie prüft die eintreffenden Dateien: Nur Datensätze, die die archivierte Sekundärform (Master) beschreiben, werden aufgenommen. Alle Datensätze werden in der Online-Datenbank zusammengeführt; die amerikanischen Datentauschpartner werden bedient. Sie pflegt die Nutzerdaten und die Daten der Masterbesitzer bzw. Lieferanten von Kopien. Sie entwickelt das Bestellsystem weiter. Sie pflegt die Website.

x Inhalt der EROMM-Datenbank Mikroformen und (noch in kleiner Zahl) digitale Formen Betrachten wir die Daten der europäischen Partner: Erscheinungsland und Sprache des Werkes: Frankreich (47,57%), Französisch (41,91%) Großbritannien (28,86%), Englisch (28,76%) Deutschland (7,05%), Deutsch (8,89%) Niederlande (4,94%), Niederländisch (3,94%) usw. Nicht alle Länder liefern die erwartete Menge von Nachweisen. Z.B. wuchs die Zahl von Nachweisen aus Deutschland von nur 3,20 % in 1997 auf 12,81 % in 2002 der gesamten europäischen Daten. Im Vergleich schneiden die Niederlande weit besser ab; ihr Anteil wuchs von 0,63 % in 1997 auf 11,34 % in 2002.

x Zugang und Anmeldung Jeder in einem EROMM-Partnerland hat kostenfreien Zugang. Um Verläßlichkeit bei der Abwicklung von Bestellungen zu gewährleisten, aber auch aus vertraglichen Gründen, muß jeder Nutzer sich einmal anmelden.

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x Zwei Sprachen in der Benutzeroberfläche, primär Englisch Pica Search&Order, aber mit besonderer Indexierung Verfügbarkeit von aktuellen und Hintergrundinformationen

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x Eigene Nachweise von Sekundärformen Sie gehen vom Datensatz des Originals aus. Mit einem Makro fügen Sie dort ein: – eine bibliographische Standardfußnote, und – eine Standardfußnote auf lokaler Ebene Dasselbe Makro dupliziert den Datensatz und macht bestimmte Zusätze. Ein weiteres Makro erzeugt ggf. den Datensatz der Lesekopie. Gesamter Zeitaufwand: 2 Minuten (ohne Korrektur des Datensatzes des Originals)

x 1.Datensatz des Buches 2.Makro fügt Fußnoten ein. 3.und dupliziert den Datensatz mit einer Reihe von Ergänzun- gen.

x 4.Ein Datensatz des Masters und Printing Master: Fast alle Angaben schreibt das Makro. 6.Das Makro schreibt auch die Codes zur physikalischen Beschreibung 5.Weniges ist von Hand nachzutragen oder zu ergänzen.

x Datensatz des Masters und Printing Masters 7.Codes zur physikalischen Beschreibung werden in manchen Systemen, vor allem aber in EROMM, bei der Normalanzeige als Text ausgegeben. So kann EROMM diese wichtige Information bei Katalogisaten aus vielen Ländern in einheitlicher Form darstellen.

x 8.Ermitteln der Codes zur physikalischen Beschreibung. 9.Das Formular bietet die Auswahl aller nach MAB zulässigen Codes. Nach = Folgt die Erläuterung des Codes. 10.Mit [Submit] senden Sie Ihre Auswahl ab.

x 11.Die gewählten Codes werden in einer Zeile angezeigt: So können sie direkt in das richtige Feld der Titelaufnahme kopiert werden. 12.Die darunter folgende Erklärung der Codes erlaubt, die Auswahl zu überprüfen. 13.Codes bleiben für viele Sekundärformen einer Bibliothek gleich und können deshalb per Makro eingetragen werden.

x Der Schutz des Originals A.Das Buch wird nach schonender Verfilmung in der Regel nicht mehr zur Benutzung freigege- ben. Das verhindert zuerst der Datensatz im Katalog. B.Aber auch das Buch selbst muß gekenn- zeichnet werden: Durch einen säurefreien Aufkleber im vorderen Deckel. C.Bevor es eingestellt wird, erhält es noch einen säurefreien Streifen, der die Signatur trägt.

x Der Schutz des Originals Zweites Beispiel A.Dieses Buch wurde mikroverfilmt und digitalisiert. B.Es hat am Buch vier lesbare Merkmale, die verhindern sollten, daß es erneut unter die Kamera kommt oder in die Benutzung geht.

x Wie kommen Ihre Daten an EROMM? Einfacher Fall: Ihre Bibliothek gehört einem Verbund an. Sie katalogisieren wie gewohnt, nach Regelwerk. Der Verbund gibt die Daten an EROMM weiter. Besonderer Fall: Ihre Bibliothek arbeitet allein (ohne Verbund). Fragen Sie den Bibliotheksverbund Ihrer Region. Fragen Sie EROMM. In EROMM überprüfen Sie Ihre Daten ganz einfach. Suchen Sie nach Ihrer Bibliothek unter Ort und Verlag der Reproduktion [RPU] Oftmals werden Bibliotheksnamen in mehreren Variationen eingegeben; der Ort ist also im ersten Schritt das sicherere Suchkriterium.

x Nutzen der Zusammenarbeit Sie leisten einen Beitrag zum dauerhaften Erhalt. (Es kann nur gelingen, einen kleinen Teil des kulturellen und wissenschaftlichen Erbes zu erhalten.) Sie vermeiden weltweit Doppelarbeit. Sie sparen Kosten. Sie können gezielt bestellen. Der Nutzer und der Bibliothekar gewinnen ein reichhaltiges Rechercheinstrument mit Besitznachweisen.

x Danke für Ihre Aufmerksamkeit