Ablauf-Organisation Max Mustermann Veranstalter, Ort, 01.01.2017

Was leistet WestLotto für den Sport? Jedes Jahr leistet WestLotto über seine Konzessionsabgaben einen wichtigen Beitrag für das Gemeinwohl in Nordrhein- Westfalen. Im Bereich des Sports fördert WestLotto in Zusammenarbeit mit dem Land über den Landessportbund Nordrhein-Westfalen vor allem den Breiten- und Amateursport. Ein großer Teil der vielfältigen Sportangebote in NRW wäre ohne Unterstützung kaum überlebensfähig. Mit dem Glücksspielstaatsvertrag wird die Nachhaltigkeit der Sportförderung gewährleistet. 2

Organisation 1. Unterschied Aufbau- und Ablauf-Organisation 3

„Organisation“ - drei Perspektiven Der Verein ist eine Organisation. = System (organisatorische Einheit) Der Verein hat eine Organisation. = Ordnung (Strukturen & Prozesse; Regelungen & Beziehungen) Der Verein wird organisiert. = wird gemanagt (Analyse – Planung – Gestaltung)

Ziel optimaler Organisation Frankfurt (Main) Effizienz: „Die Dinge richtig tun“ (optimale Nutzung der Ressourcen) Frankfurt (Oder) Effektivität „Die richtigen Dinge tun“ (Zielerreichung) Bsp: Wir besuchen unsere Oma in Frankfurt. Start

Der Verein hat eine Organisation Aufbau-Organisation Ablauf-Organisation Strukturen („statisch“) Prozesse („dynamisch“) Ziel: Klare Aufgabenzuordnung Ziel: hohe Qualität der Aufgaben- bearbeitung Hilfsmittel: Organigramm Stellenbeschreibungen Aufgabenverteilungsplan Hilfsmittel: Verfahrensbeschreibungen Prozessdiagramme Checklisten Informationspläne

Ablauf-Organisation 2. Grundlagen https://www.dokuwiki.org/de:install 7

Grundlagen der Ablauforganisation Im Rahmen der Ablauforganisation ist festzulegen Welche Arbeitsprozesse erledigt werden müssen. Welche Arbeitsschritte dafür notwendig sind. Wer daran beteiligt ist (Stelle/Gremium). Wieviel Zeit dafür benötigt wird. Ggf. Wo diese stattfinden (Raum). Welche Abhängigkeiten es im Prozessverlauf gibt („B“ erst, wenn „A“ erledigt ist).

Beispiel: Jahreshauptversammlung 1. Festlegung des Arbeitsprozesses Einladung zur JHV 2. Festlegung der Arbeitsschritte Festlegung Zeit, Ort und Tagesordnung Festlegung Zeit & Ort Entwurf Einladung mit Tagesordnung Beschluss der Tagesordnung für Einladung Versenden der Einladungen Drucken der Einladungen Briefe kuvertieren und adressieren Briefe versenden

Beispiel: Jahreshauptversammlung 3. Festlegung der Beteiligten Festlegung Zeit, Ort und Tagesordnung Festlegung Zeit & Ort Entwurf Einladung mit Tagesordnung Beschluss der Tagesordnung für Einladung Versenden der Einladungen Drucken der Einladungen Briefe kuvertieren und adressieren Briefe versenden => Beirat => Geschäftsführer => Vorstand } Geschäftsführer

Beispiel: Jahreshauptversammlung 4. Festlegung der Bearbeitungszeiten Festlegung Zeit, Ort und Tagesordnung Festlegung Zeit & Ort Entwurf Einladung mit Tagesordnung Beschluss der Tagesordnung für Einladung Versenden der Einladungen Drucken der Einladungen Briefe kuvertieren und adressieren Briefe versenden [Beiratssitzung] 1 Woche [Vorstandssitzung] 2 Wochen 1 Tag

Beispiel: Jahreshauptversammlung 5. Festlegung der Abhängigkeiten Festlegung Zeit, Ort und Tagesordnung Festlegung Zeit & Ort Entwurf Einladung mit Tagesordnung Beschluss der Tagesordnung für Einladung Versenden der Einladungen Drucken der Einladungen Briefe kuvertieren und adressieren Briefe versenden Raum frei Beschluss Beirat Vorlage Entwurf Beschluss Vorstand Druck Einladungen Briefe kuvertiert und adressiert; Posteingang 2 Wochen vor JHV bei Mitgliedern

Ablauf-Organisation 3. Hilfsmittel 13

Ablaufplan Ziel Vorgehen Aufgabenorientierte Prozessdarstellung Die einzelnen Aufgaben werden in der zeitlichen Reihenfolge / nach Wichtigkeit aufgelistet. Der Prozessablauf wird so in einzelnen Schritten dargestellt und es wird sichergestellt, dass kein Arbeitsschritt vergessen wird.

Ablaufplan - Beispiel 112

Balkendiagramm Ziel Vorgehen Zeitorientierte Prozessdarstellung Ergebnisse der Grundlagen des Arbeitsprozesses werden in eine Tabelle eingetragen, wobei die Folgeaufgabe erst beginnt, wenn die notwendige Vorgängeraufgabe erledigt ist. So kann ein Gesamtablauf des Prozesses zeitlich dargestellt und gleichzeitig der notwendige Start-Termin ermittelt werden

Balkendiagramm - Beispiel Arbeitsprozess „Einladung JHV“

Flussdiagramm Ziel Vorgehen Ablauforientierte Prozessdarstellung Ein Arbeitsprozess wird in einzelnen Arbeitsschritte unterteilt. Zudem werden Punkte definiert, bei denen der Prozess je nach Entscheidung in alternative Richtungen gelenkt wird. Die Ergebnisse werden anhand von grafischen Symbolen dargestellt.

Flussdiagramm - Symbole Start, Stopp Ablauflinie Bearbeitung, Tätigkeit Entscheidung, z.B. Ja/Nein-Verzweigung Anschlusspunkt

Flussdiagramm - Beispiel Start Prozess: Raum für JHV buchen Anfrage bei Vermieter Raum frei? ja Vertrag zuschicken lassen Vertrag prüfen nein ja Vertrag ok? nein nein Erfolgreich? Nach- verhandlung ja Vertrag unterzeichnen Ende Vertrag zuschicken

Verfahrensbeschreibungen Ziel Vereinheitlichung der Aufgabenerledigung Vorgehen Die einzelnen Schritte zur Aufgabenerledigung werden detailliert niedergeschrieben. Hierdurch entsteht ein Arbeitshandbuch, in dem alle wesentlichen Arbeitsschritte erfasst sind und von jedem beliebigen Mitarbeiter reproduziert werden können, vergleichbar einer „Gebrauchsanweisung“. Option: Onlinegeschützes „Wiki“, z.B. „Dokuwiki“

Ablauforganisation: Workshop Entwerfen Sie ein Flussdiagramm für folgende Arbeitsprozesse im Verein: Änderung der Satzung. Beitritt eines Mitglieds. Anruf eines Mitglieds, das sich über den Beitragseinzug beschwert. Ein eigenes Beispiel

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!