Empfehlungen Kurzfristig Mittelfristig Langfristig Prozesse (2002-2003) Mittelfristig (2004-2005) Langfristig (2006-2010)    Prozesse Rechtliche Rahmenbedingungen Vorarchivische Prozesse Vollautomation Weiterbildung Records Management Wissens- und Recordsmanager Kooperation Koordination Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Standards definieren Dezentrale Kompetenzzentren Forschungsprojekte Service Center Migration eGovernment Internetportal Archiv Vor diesem Hintergrund 24 konkrete Empfehlungen erarbeitet. Originaldarstellung aus Studie: lediglich Zeitrahmen ergänzt; grün: Massnahmen, die von Projektteam und LA als prioritär eingestuft Technik Verzeichnungs- System einführen Altbestände nacherfassen Migrations- konzept Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv Einbindung in IT-Planung Im Moment nicht mehr dazu sagen – komme auf Darstellung anschliessend nochmals zurück. Systemübersicht Vorarchivische Standards Archivschnittstelle Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 18 0:15

Umsetzung Was steht im Vordergrund? Fertigstellung der Studie mit den 24 Empfehlungen liegt inzwischen mehr als halbes Jahr zurück. Was Sie am meisten interessieren wird, dürfte Frage nach deren Umsetzung sein.  Wie soll vorgegangen werden, und was steht im Vordergrund? Was steht im Vordergrund? Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 19 0:15

Konkrete Massnahmen der Archivdirektorenkonferenz des Vereins Schweiz. Archivarinnen und Archivare der einzelnen Archive Organisatorisch zeichnet sich gewisse Arbeitsteilung ab. Gehe kurz auf drei wichtigste Exponenten ein: ... .... Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 21 0:15

Archiv- schnittstelle Ideen der Archivdirektorenkonferenz Kurzfristig Mittelfristig Langfristig    Prozesse Rechtliche Rahmenbedingungen Vorarchivische Prozesse Vorarchivische Prozesse Vollautomation Weiterbildung Records Management Records- management Wissens- und Recordsmanager Kooperation Koordination Beratungsstelle Koordination Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Standards definieren Standards definieren Dezentrale Komp.-zentren Forschungs- projekte Service Center Migration eGovernment Internetportal Archiv Archivdirektorenkonferenz wird im November Beschlüsse über das weitere Vorgehen fassen. Lenkungsausschuss hat zu diesem Zweck konkrete Vorschläge erarbeitet, die zunächst in Workshop diskutiert werden. Handelt sich also vorerst noch um Ideen der vorbereitenden Gruppe, nicht der ADK Technik Verzeichnungs- System einführen Altbestände nacherfassen Migrations- konzept Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv Einbindung in IT-Planung Systemübersicht Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Archiv- schnittstelle Archivschnittstelle Im Mittelpunkt: Gründung einer Koordinations- und Beratungsstelle (Empfehlung 2). Deren Hauptaufgaben: Erarbeitung von Standards Vorerst mit Hauptakzent auf RM Das bedeutet auch: im Bereich der vorarchivischen Prozesse Diese müssen als konkrete technische Standards brauchbar sein. Wichtigste Scharnierstelle der technischen Standards: Archivschnittstelle Mittel- bis längerfristig Vorstellung, die Koordinations-.und Beratungsstelle zu einem Kompetenz- und schliesslich zu umfassendem Dienstleistungszentrum auszubauen – schrittweise, abhängig davon, wie weit sich Einrichtung in der Praxis bewährt. Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 22 1:30

Prioritäten des VSA Kurzfristig Mittelfristig Langfristig Prozesse   Prozesse Rechtliche Rahmenbedingungen Vorarchivische Prozesse Vorarchivische Prozesse Vollautomation Weiterbildung Weiterbildung Records- management Records Management Wissens- und Recordsmanager Wissens- und Recordsmanager Kooperation Koordination Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Standards definieren Standards definieren Dezentrale Komp.-zentren Forschungs- projekte Service Center Migration eGovernment Internetportal Archiv Parallel dazu macht sich auch VSA Gedanken, wie er Anregungen der Studie in seine Programme aufnehmen kann. Folgende Bemerkungen beziehen sich auf Prov. Programm der nächsten Spezialtagung... Technik Verzeichnungs- System einführen Altbestände nacherfassen Migrations- konzept Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung Im Mittelpunkt die berufliche Weiterbildung Auch hier steht das Erarbeiten von Standards im Vordergrund. Weitere Konvergenzen zur Tätigkeit der KOST im Bereich RM und. Vorarchivischen Prozessen. Aber stärker Vermittlung von Wissen bzw. Vertiefung der bisherigen Kenntnisse für individuelle VSA-Mitglieder Zur Wissensvermittlung gehört auch Aneignung von neuem Wissen in angrenzenden Bereichen (WM als Schlagwort) Wichtigen Gegenstand der Weiterbildung dürfte der Massnahme „Einbindung in IT-Planung“ gelten. Hier vor allem auch grundlegendes Know-how in Sachen Projektmanagement, strategischen Vorgehens-methoden usw. Systemübersicht Vorarchivische Standards Archivschnittstelle Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 23 1:30

Wo die Archive selbst beginnen können Kurzfristig Mittelfristig Langfristig    Prozesse Rechtliche Rahmenbedingungen Vorarchivische Prozesse Vollautomation Weiterbildung Records- management Wissens- und Recordsmanager Kooperation Koordination Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Standards definieren Dezentrale Komp.-zentren Forschungs- projekte Service Center Migration eGovernment Internetportal Archiv Internetportal Archiv Und nun die Frage, die Sie am meisten interessieren dürfte: Wo können Archive beginnen, ohne auf Ergebnisse der KOST bzw. VSA-Aktivitäten warten zu müssen. Möchte betonen, dass die wenigsten bei Punkt 0 anfangen. Gerade in Zürcher Archiven sind ja schon verschiedene wichtige Vorarbeiten und konkrete Einzelschritte ausgeführt worden. Technik Verzeichnungs- System einführen Verzeichnungs- System einführen Altbestände nacherfassen Altbestände nacherfassen Migrations- konzept Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung Systemübersicht Systemübersicht Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Archiv- schnittstelle Archivschnittstelle Strateg. Ansatzpunkt für einzelne Archive sicher bei der Einbindung der archivischen Aspekte in IT-Planung => iterativer Prozess: Je genauer Ihre Vorstellungen, um so leichter wird es Ihnen fallen, dieses Ziel zu erreichen. Wichtig ferner Übersicht über vorhandene Systeme/Anwendungen – oft bereits schon ansatzmässig vorhanden – evt. in Zus.-arbeit mit KOST – v.a., wo Verbundlösungen. Zentrale Voraussetzung für alles Weitere sodann archivisches Verzeichnungssystem, das Metadaten aus operativen Systemen und Primärdaten selbst mit minimaler Flexibilität übernehmen kann Voraussetzung für Formulierung vorarchivischer Standards und Archiv-schnittstelle Eventuell auch Altbestände nacherfasst oder digitalisiert – v.a. Archivkataloge – StAZ hier Pionier Könnte so weit gehen, dass Archiv Stier bei Hörnern packt und Feld von hinten via besonders ausgebautes Archivportal aufrollt (=> Szenario Portal) Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 24 2:00

Archiv- schnittstelle Synthese Kurzfristig Mittelfristig Langfristig    Prozesse Rechtliche Rahmenbedingungen Vorarchivische Prozesse Vorarchivische Prozesse Vorarchivische Prozesse Vollautomation Weiterbildung Weiterbildung Records Management Records Management Records- management Wissens- und Recordsmanager Wissens- und Recordsmanager Kooperation Koordination Beratungsstelle Koordination Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Standards definieren Standards definieren Standards definieren Dezentrale Komp.-zentren Forschungs- projekte Service Center Migration eGovernment Internetportal Archiv Legen wir nun besprochene Lösungsansätze übereinander: Massnahmen der ADK bereits rot hervorgehoben. mit denjenigen des VSA und der individuellen Archive verbunden: zahlreiche Konvergenzen erkennbar Technik Verzeichnungs- System einführen Verzeichnungs- System einführen Altbestände nacherfassen Altbestände nacherfassen Migrations- konzept Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung Systemübersicht Systemübersicht Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Archiv- schnittstelle Archivschnittstelle Archiv- schnittstelle Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 25 0:30

Archiv- schnittstelle Aus der Sicht von eGovernment Kurzfristig Mittelfristig Langfristig    Prozesse Rechtliche Rahmenbedingungen Vorarchivische Prozesse Vorarchivische Prozesse Vorarchivische Prozesse Vollautomation Weiterbildung Weiterbildung Records Management Records Management Wissens- und Recordsmanager Wissens- und Recordsmanager Records- management Kooperation Koordination Beratungsstelle Koordination Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Ausbau Beratungsstelle Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Umfassendes Dienstleistungs-zentrum Standards definieren Standards definieren Standards definieren Dezentrale Komp.-zentren Forschungs- projekte Service Center Migration eGovernment eGovernment Internetportal Archiv Internetportal Archiv Diese Konvergenzen verstärken sich zusätzlich, wenn Aktivitäten, die im Rahmen von eGovernment geplant sind, mit den Bestrebungen der Archive verbunden werden können: Technik Verzeichnungs- System einführen Verzeichnungs- System einführen Altbestände nacherfassen Altbestände nacherfassen Migrations- konzept Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung Einbindung in IT-Planung mit denjenigen des VSA und der individuellen Archive verbunden: zahlreiche Konvergenzen erkennbar zeige auf, wo am ehesten Synergien stattfinden können, ohne auf Einzelheiten einzugehen (müssen auch nicht einzige Verbindungen sein). Systemübersicht Systemübersicht Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Vorarchivische Standards Archiv- schnittstelle Archivschnittstelle Archiv- schnittstelle Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 26 Wichtig ist, dass sich so etwas wie ein selbstorganisioerendes Gesamt-system ergibt. So müssen Archive nicht ganzen Karren alleine ziehen, sondern können auf Wellen springen, die bereits auf sie zukommen. 0:45

Mögliche Sofortmassnahmen Koordinations- und Beratungsstelle auf gesunde Beine stellen (Finanzierung) Ausbau oder Ablösung bestehender Archivsysteme zur Übernahme von Metadaten und Primärinformationen planen Kooperation auf regionaler (kantonaler) Basis fördern Interne Weiterbildung verstärken .. ... Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 29 1:00

Bis 2010 ist nicht mehr lange. Damit komme ich zum Schluss: .... ... Fangen wir an. Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Archivkommission des Kantons Zürich 25.9.2002 S. 30 0:15