Formatieren von Arbeitshilfen und Dokumentationen Im Corporate Design des Katholischen Deutschen Frauenbundes

Wie wird aus einer Fülle von Material aus einer Fülle von Quellen eine Arbeitshilfe, die so aussieht?

Schritt 1 Vorbereitung der Dateien Für jedes Kapitel, das eine eigene Kopfzeile erhält eine Datei aus der Dokumentvorlage anlegen Seitenzahlen werden erst am Ende bearbeitet!

Schritt 2 Vorbereitung der Quellen Für Arbeitshilfen erhalten die Mitarbeiterinnen oft Material aus unterschiedlichsten Quellen mit unterschiedlichen Formatierungen Um möglichst alle Formatierungen aus dem Quelltext zu entfernen, alle Texte über den Editor laufen lassen.

Text in den Editor kopieren Hilfreiche Shortcuts: Strg +c (markierter Text wird kopiert) Strg +a (gesamter Inhalt der Datei wird kopiert)

und danach in die vorbereitete Layoutdatei kopieren Achtung: Kopf- und Fußzeilen werden automatisch richtig positioniert. Der Text muss in die Kopf- und Fußzeile der zweiten Seite nochmals eingetragen werden. Den Kopfzeilen muss die Formatierung „Layout Kopfzeile rechte Seite“ oder „Layout Kopfzeile linke Seite“ zugewiesen werden.

Schritt 3 Layouten mit der Formatvorlagen Jede Überschrift/ Absatz erhält nun die gewünschte Formatierung. Die Formatvorlagen sind dafür ein wichtiges Hilfsmittel. Die in der Dokumentvorlage mit „Layout“ gekennzeichneten Vorlagen kommen zur Anwendung.

Schritt 4 Bilder einbauen Bilder oder Grafiken an die gewünschten Stellen einbauen.

Besonderheit 1 die Marginalspalte Zur Auflockerung und Gewährleistung von Weißflächen enthält das Layout eine Marginalspalte an den außen liegenden Rändern der Seiten. Sie sind ein wichtiges Gestaltungselement.

Geben Sie die Texte für die Marginalspalten in den Fließtext ein. Die endgültige Formatierung/Positionierung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt (wenn fest steht, welche Seite eine rechte und welche Seite eine linke Seite wird). Heben Sie Marginaltexte zum leichteren Auffinden zu einem späteren Zeitpunkt hervor (evtl. andere Farbe).

In der Marginalspalte können Texte, Bilder oder Grafiken stehen. Die Inhalte der Marginalien verschieben sich mit dem Text. Sie können aber auch „per Hand“ verschoben werden.

Besonderheit 2 mehrspaltige Texte Ein weiteres Gestaltungselement sind zweispaltig aussehende Texte, die die gesamte Seiten-breite ausnutzen. Diese werden mit Hilfe von Tabellen formatiert. Dabei sind drei Dinge zu beachten.

Beachte 1 Beim Anlegen der Tabelle greifen Sie auf die entweder auf die mitgelieferte Dokumentvorlage zurück oder legen die Tabelle selbst an. Tabelleneigenschaften: 18 cm breit, zweizeilig und zweispaltig die Zellen der ersten Spalte sind verbunden.

Beachte 2 Beim Einbauen der Texte in die Tabelle wird zuerst die erste Hälfte des Textes in die linke, dann die zweite Hälfte des Textes in die rechte Spalte kopiert. Beim Einbau von zusätzlichen Bildern muss die Verteilung der Texte auf die Spalten evtl. nachbearbeitet werden.

Beachte 3 ◄ ◄ rechte Seite linke Seite Die Tabelle wird je nach Stand auf einer rechten oder linken Seite unterschiedlich formatiert.

Schritt 5 Nach der Endkorrektur werden die Seitenzahlen vergeben. Erst jetzt steht fest, welche Seiten „linke“ und welche „rechte“ werden Die Marginalien werden nun formatiert.

Viel Spaß und Erfolg beim Formatieren! Für Fragen steht zur Verfügung: Ulrike Müller-Münch Tel. 089/28 623 721 mueller-muench@frauenbund-bayern.de - für neue Tipps und Kniffe immer dankbar!