Sitzungen und Versammlungen Max Mustermann Veranstalter, Ort, 01.01.2017

Was leistet WestLotto für den Sport? Jedes Jahr leistet WestLotto über seine Konzessionsabgaben einen wichtigen Beitrag für das Gemeinwohl in Nordrhein-Westfalen. Im Bereich des Sports fördert WestLotto in Zusammenarbeit mit dem Land über den Landessportbund Nordrhein-Westfalen vor allem den Breiten- und Amateursport. Ein großer Teil der vielfältigen Sportangebote in NRW wäre ohne Unterstützung kaum überlebensfähig. Mit dem Glücksspielstaatsvertrag wird die Nachhaltigkeit der Sportförderung gewährleistet. 2

Besprechungen Sitzungen Versammlungen TN-Zahl Dauer Rhytmus Aufgaben z. AG oder PG Sitzungen Vorstandsitzungen Versammlungen MV bzw. JHV o.ä, TN-Zahl klein 2 < 20 5 < 15 groß – sehr groß 30 < 1000 > Dauer 1 – 2 Std. 2 – 18 Std. 2 Std. – 2 Tage Rhytmus unregelmäßig spontan regelmäßig wchtl. / mtl. größ. Zeitabstände halb- < zweijährig Aufgaben Vorbereitung von Beschlüssen Geschäftsführung, rechtl. Vertretung, Verwaltung, Beschlussausführung Rechenschaftabgabe Bestimmung der zukünftigen Arbeit Entscheidungen über Zusammensetzung von Organen Ziele Information Meinungsbildung Kontaktpflege Problemlösung Sachentscheidungen Tagesgeschäfts-beschlüsse Willensbildung Personal-entscheidungen Repräsentation

Wie man es nicht machen sollte ! Eine Geschichte zum Nachdenken aus der „Fibel zur Gesprächsführung“ von Magda Kelber

Gründe für einen negativen Sitzungsverlauf Mangelnde Vorbereitung Überforderte Versammlungsleitung Schlechte Vorbereitung Ungünstiger Termin Überzogene/fehlende Tagesordnung Fehlende Zeitvorgaben Schlechter Führungsstil

Trias für Sitzungen und Versammlungen attraktiv Anders formuliert: Wir brauchen ein integrierte Sportentwicklungsplanung als Beitrag zur Stadtentwicklung, als Teil eines umfassenden Erneuerungsprozess auf dem Weg in die Stadt der Zukunft - auf einem Weg zu mehr Bürgerorientierung und Bürgerbeteiligung. rechtlich korrekt effizient

Sitzungstechnik nach Punkten > TN-Fragebogen < Testen Sie selbst, in welcher Art und Weise Ihre Sitzungen durchgeführt werden sollen Notieren Sie auf einem Blatt Ihre Antworten zu den Fragen 1 – 14

Mitgliederversammlung/Vorstand -rechtlich korrekt- Checkliste Mitgliederversammlung (Die Satzung und Geschäftsordnung können die nachfolgend dargestellte Rechtslage beeinflussen)  Einberufungszuständigkeit Einberufungsgrund Verpflichtung nach der Satzung Zusammenstellung der (vorläufigen) Tagesordnung (§ 32 BGB) Form der Ladung Beifügung der vorläufigen Tagesordnung Sitzungsleitung Förmliche Eröffnung der Versammlung Feststellung ordnungsmäßiger Einberufung Feststellung der Tagesordnung

Mitgliederversammlung/Vorstand -rechtlich korrekt- Checkliste Mitgliederversammlung  Grundsätze für die Aussprache Verfahrensablauf der Beratung Beschlussfassung Prüfung der Beschlussfähigkeit (wenn die Satzung dies vorsieht) Es ist eine präzise Antragsformulierung sinnvoll (vorab vorformulieren) Mehrheitsbegriff Satzung prüfen! Schließung der Versammlung Protokollierung

Bezeichnung der Tagesordnungspunkte Beschlussgegenstand Unzureichende Bezeichnung Zutreffende Formulierung Änderung des § 3 Abs. 4 der Satzung Satzungsänderung Änderung der Satzung wegen… (Entwurf liegt bei oder Gegenüber-stellung Alt- / Neufassung Beitragserhöhung Beitragsanpassung Beschluss über Beitragserhöhung von 9.50,- € auf 12.50,- € Erwerb von Grundstücken / teure Investition Anschaffungen Erwerb des Grundstücks… Gemarkung… für …,- €

Die Versammlungsleitung sollte griffbereit haben: Aktuelle Mitgliederliste Begrüßungsliste (Ehrengäste) Satzung des Vereins Einladungsschreiben ggf. Protokoll der letzten Versammlung

Die Versammlungsleitung sollte: Die Spielregeln/Geschäftsordnungen/Satzung kennen Sachlich, neutral sein Den jeweiligen Stand der Diskussion kennen Teilnehmer/-innen bei der Sache halten Ergebnisse zusammenfassen Die Abstimmung leiten

Fragen zur Steuerung von Gesprächsphasen Beginn, Einstieg ins Thema Worum geht es eigentlich? Welche Frage wollen wir klären? Welche Hintergründe muss man kennen? Sammeln von Lösungen Gibt es Lösungsansätze? Hat jemand eine Idee? Beratung des Problems / Bewertung der Lösungen Welche Vor- und Nachteile haben die Vorschläge? Entscheidung des Problems Für welche der Lösungen entscheiden wir uns? Verwirklichung der Beschlüsse Wer macht mit wem bis wann was?

Ordnungsmittel in der Versammlung Ermahnung Erster Ordnungsruf Zweiter Ordnungsruf mit Androhung des Wortentzuges/Ausschlusses Wortentzug Ausschluss/Saalverweis Rechtliche Belehrung Unterbrechung der Versammlung Einsatz von Ordnern (evtl. Polizei) Entfernung des Ruhestörers Evtl. Sicherung von Beweismitteln

zur Geschäftsordnung z.B. Anträge zur Geschäftsordnung z.B. Änderung der Tagesordnung Unterbrechung Begrenzung der Redezeit Vertagung der Beratung/der Versammlung Schluss der Debatte Antrag auf Abstimmung

Anträge zur Geschäftsordnung oder zur Sache? Die Redezeit soll auf 3 Minuten begrenzt werden Die Kleintore sollen gekauft werden Ich bitte, die Sitzung zu unterbrechen Der Beitrag soll um 25 % erhöht werden Schließung der Rednerliste

Protokoll Ist die schriftliche Zusammenfassung der wesentlichen Ergebnisse einer Sitzung, Versammlung o.Ä. Es muss klar, wahr, in gutem Deutsch abgefasst und möglichst kurz sein

Formen von Protokollen   Begriff Erklärung Vorteil Nachteil Ergebnisprotokoll Nur Ergebnisse der Sitzung (Beschlüsse) werden protokolliert Informativ, kurz, prägnant Keine Transparenz Verhandlungs- oder Verlaufsprotokoll Ergebnisse und wie sie entstanden sind. (Kurz- oder ausführl. Protokolle möglich) ausführlich, nachvollziehbar Zu umfangreich Gedächtnisprotokoll Nachträgliches erfassen von Ergebnissen mit Hintergrundinformation präzisere Darstellung Fehlerlastigkeit, Subjektivität Wörtliche Niederschrift Beispiel: Bundestag vollständig Zu viel „Beiwerk“ Vernehmungsprotokoll sachlich Festschreibung des Tatbestands

10 Kriterien zum erfolgreichen Gelingen Zielsetzung Probleme/ Themen Ort und Zeit Raum Teilnehmende Unterlagen Einladung Bewirtung Medien/ Hilfsmittel Tagesordnung Nachbereitung

Möglichkeiten zur Attraktivitätssteigerung Attraktives Rahmenprogramm Markt der Möglichkeiten Bilder des letzten Jahres zeigen Arbeitsergebnisse aus Vorstandssitzungen darstellen Mitglieder aktiv in Planungen einbeziehen Mitglieder „etwas erarbeiten lassen“

Effektivitätssteigerung Möglichkeiten zur Effektivitätssteigerung Feste Anfangs- und Endzeiten Pünktlich beginnen und enden Tagesordnung (mit Zeitvorgabe) Ein „Aufpasser“ gegen Wiederholungen, zu lange Redebeiträge, Verstoß gegen „Sitzungsregeln“ Sitzungsregeln festlegen und einhalten Ergebnissicherung (wer macht mit wem bis wann was?)

Fragen zur Steuerung der Gesprächsphasen > Wer fragt, der führt <

10 goldene Regeln in der Diskussion

Typisch – Teilnehmende in Diskussionsrunden

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