Universal Communications mit Office 365 Lars Zängerle Teamleader IT Services Cloud & Collaboration UMB AG

Agenda Unser Programm [08:00] Türöffnung, Kaffee und Gipfeli [08:15] Kurzvorstellung des Cloud- und Collaboration-Teams: UMB ist Microsoft Leading Edge. Lars Zängerle Teamleader IT Services Cloud & Collaboration UMB AG [08:25] Lösungslandschaft Collaboration/Communication: Die moderne Arbeitswelt baut auf Zusammenarbeit und Mobilität.  Hendrik Terhar Product Manager Microsoft Schweiz GmbH [08:35] Universal Communications: Nutzen Sie die Möglichkeiten in der Cloud. Wie Sie bereits heute Office 365 als Telefonanlage nutzen können.   Andreas Reisinger Senior Solution Engineer UMB AG [09:10] Cloud Connector Edition: Temporäre Ersatzlösung oder sinnvolle Hybrid-Variante? [09:20] Pause mit kleinem Frühstück [10:00] Ausblick: Wie startet Ihre Communications Lösung auf Basis von Skype for Business? André Hagmann Senior Technology Consultant UMB AG [10:30] Zusammenfassung und Fragerunde

Auf einen Blick UMB AG Kernkompetenzen: Consulting, Engineering, Sourcing, Solutions und Cloud Einzigartiges Leading-Edge-Know-how > 1’000 Hersteller-zertifizierungen Great Place to Work: Begeistertes Team mit 240 Kolleginnen und Kollegen >100 Mio. Umsatz Dun & Bradstreet Rating 1 Gelebte Kundennähe: 7 Schweizer Standorte 3

Team IT-Services Cloud & Collaboration

unsere Reise mit der Microsoft Cloud & Communication Plattform 2017: Erste Skype for Business Hybrid Installation 2016: Erste Installation mit Cloud Connector V1 2012: Unser erstes Telefonie-Projekt mit Lync 2010 2011: Office 365 wird geboren 2009: Unser erstes Microsoft Cloud (BPOS) Projekt

Microsoft Universal Communications bei der UMB AG Was zeichnet uns aus? Microsoft Universal Communications bei der UMB AG Office 365 Partner der ersten Stunde 2010 (BPOS) Erfahrung aus ~200 Office 365 Projekten Microsoft Premier Support Vertragspartner Aktive Betreuung von ~50’000 Office 365 Seats Leading Edge Partnerschaft zu führenden Herstellern 6fach zertifizierter Microsoft Gold Partner Zertifizierte SfB, SharePoint & Exchange Engineers Bereitstellung in der Cloud, OnPremise oder Hybrid Rechenzentrum mit Azure Express Route Anbindung

Reinventing Productivity For the digital transformation Hendrik Terhar – Office 365

Collaboration is how work gets done 9/23/2017 11:13 AM Collaboration is how work gets done Employees work on nearly Internal & External Team Members Team members outside the firewall need unfettered access 2x Geographically Distributed Need varied ways to connect across locations and time-zones Objective: Show how the volume and type of collaboration we do has change - > and this has implications on the features we need built into our tools.  Over the past few years, there’s been a dramatic increase in the amount of collaboration. Employees are on 2x as many teams as 5 years ago The amount of time employees spend engaged in “collaborative” work – in meetings, on phone calls or answering emails – has increased by about 50%. Perhaps even more significantly, this kind of work now takes up 80% or more of employees’ time.   In addition to an increase in the amount of collaboration, there are other characteristics that are different about how we’re working together today. People on teams are a mix of employees and outside vendors. For example, already in the US, 40% of the workforce is contingent worker. Teams have remote members, either remote from home, or because on the road or because located in different geography. For the first time, 4 generations are working alongside each other and have different expectations about the tools they use to communicate and collaborate. Main point to land: This increase in the volume of collaboration and the diversity in scenarios has driven an appetite for specialized tools to address new scenarios. Research citations: Trend: In 2009, the average IW in the US worked on 1.7 teams; by 2014 that had nearly doubled to 3 teams. Question: Thinking about the projects you are currently involved with, how many collaborative, project based teams are you on? Source: 2009, 2014 US IW Survey Primary research, conducted on behalf of Microsoft for the Windows and Devices Group. Audience: The survey is among Information Workers in Enterprise and UMM (250+ employees).  Geographies: US, Japan, India, Germany and Brazil. The amount of time employees spend engaged in “collaborative” work – in meetings, on phone calls or answering emails – has increased by about 50%. Perhaps even more significantly, this kind of work now takes up 80% or more of employees’ time. Source: University of Virginia, January 2016, How much workplace collaboration is too Much? Collaboration is taking over the workplace. As business becomes increasingly global and cross-functional, silos are breaking down, connectivity is increasing, and teamwork is seen as a key to organizational success. According to data we have collected over the past two decades, the time spent by managers and employees in collaborative activities has ballooned by 50% or more. Source HBR, Feb 2016, Collaborative Overload 40% of the US workforce is now contingent worker Source: Forbes 2015 http://www.forbes.com/sites/elainepofeldt/2015/05/25/shocker-40-of-workers-now-have-contingent-jobs-says-u-s-government/#478eaaf22532 Multi-Generation Workforce Different expectations and preferences for tools the number of teams, compared to 5 years ago © Microsoft Corporation. All rights reserved.

Different groups have different needs 9/23/2017 11:13 AM Different groups have different needs Today’s Challenges Chat-based Workspace Siloed Apps Friction across applications – multiple logins, difficulty sharing and discovering information Mail & Calendar Voice, Video& Meetings Wasted Time Context switching between different apps drains attention and time Objective: Show that companies are already using a diverse toolset, whether approved or shadow IT When we peel back the covers and look at how companies are working today, we see a myriad of tools in use. There’s the team of developers who is using team chat, the executives who use email and the HR team that helps the organization connect over enterprise social. The reason multiple collaboration tools are in use is because every group is unique and has their own functional needs and workstyle. Some will use only email while others will live primarily in chat. And if end users don’t find the IT approved option for their preferred tool, they’ll simply download the consumer grade version and that leads to a terrible user experience with multiple logins, difficulty sharing and no single view of content. This poses a significant risk for organizations as shadow IT develops and there’s no way to uniformly manage a user’s access, ensure security or service compliance needs. Co-Creating Content Shadow IT Incomplete toolset can lead to inconsistent security, compliance and risk Sites & Content Management Enterprise Social © Microsoft Corporation. All rights reserved.

9/23/2017 11:13 AM Office 365: Collaboration Designed for the unique workstyle of every group SharePoint Outlook Sites & Content Management Complete Collaboration Solution Office 365 addresses the breadth of collaboration needs across your company Integrated Experiences Office 365 Groups and Graph enable integrated experiences that facilitate effective collaboration Security and Compliance Office 365 delivers the security, compliance and manageability required in today’s workplace Mail & Calendar Skype Voice, Video & Meetings Co-Authoring Content Office 365 ProPlus Enterprise Social Teams Yammer Chat-based Workspace Office 365 Groups © Microsoft Corporation. All rights reserved.

Cloud Voice Andreas Reisinger Senior Solution Engineer andreas.reisinger@umb.ch

Skype for business ONE PLATFORM FOR MEETINGS AND VOICE COMPLETE MEETING SOLUTION MODERN VOICE WITH CLOUD PBX ONE PLATFORM FOR MEETINGS AND VOICE SKYPE ACROSS DEVICES OPERATOR AND MICROSOFT SERVICES

Skype for Business Instant Messages and Presence Audio and HD-Video Meetings Interop with external Skype or other compatible UC Users Content and Screen-Sharing Remote Control DESKTOP MAC WEB APP SURFACE HUB SKYPE ROOM SYSTEM MOBILE

Skype for business - Endpoints Desktop with Headset and Webcam Headsets from Plantronics, Jabra, … Skype for Business Mobile App Skype for Business Web App IP Phones

Skype for Business als TelefonErsatz Menü für Telefonie Funktionen Rufnummereingabe mit Normalisierung (Kurzwahl möglich) Benutzer können Firmenadressbuch durchsuchen Wählblock Eigene Rufnummer wird angezeigt Übersicht der verpassten Anrufe und Voicemails Verwaltung von persönlichen Anrufweiterleitungen

PBX (Public Branch Exchange) auch bekannt als Telefonanalge PBX Deployment PBX (Public Branch Exchange) auch bekannt als Telefonanalge Telefoniefunktionalitäten wie z.B. Makeln, Halten etc. Verbindet Anrufe Anbindung ans öffentliche Telefonamt (Trunk) Registrierungsstelle für Endpunkte wie z.B. IP Phones Trunks Trunk Konnektivität PSTN Endpunkte PBX

Cloud Voice aus der Steckdose PSTN Carrier Cloud Connector

PSTN Calling Hybrid Übersicht der PSTN Anbindungen PSTN Keine On-Premise Hardware Schweizer Rufnummer in Office 365 Ein Vertragspartner - Microsoft Keine Carrier Vertragsänderungen / Portierung Click and Go Go live tomorrow Hybrid Cloud PBX

Verfügbarkeit PSTN Calling Übersicht der Länder Spanien Frankreich England Irland (Preview) Niederlande (Preview) United States Puerto Rico Schweiz (Roadmap)

Planung und Validierung absolut notwendig Netzwerk Planung und Validierung absolut notwendig On-Premises network and devices Interconnect Network Office 365 Services (Cloud Voice, PSTN Conferencing, …)

Skype for Business Online – Übersicht Meetings Team Meetings und Video Konferenzen SfB Online Meetings Cloud Video Interop Service Klassische Telefoneinwahl PSTN Conferencing Meetings >250 Teilnehmer Skype Meeting Broadcast Skype for Business PSTN Calls / Enterprise Voice Telefonie Funktionalitäten Cloud PBX Anrufe vom und ins öffentliche Telefonamt Cloud Connector SfB On-Prem PSTN Calling

Use Case – Neuer Standort Firma Hans Muster eröffnet neue Sales Filiale in UK, Manchester. Die zwei vor Ort Mitarbeiter werden im Global Sales-Team kollaborieren. Mobilität ist wichtig. LET’S GO

Kosten Cloud PBX Zwei unterschiedliche Pläne können den Mitarbieter zugewiesen werden. National (3000 Min. für US&PR / 1200 Min. für Europa) International (National 3000/1200, International 600 Min.) Voraussetzungen Calling Plans Total Preis Office 365 E5 - National: 11.25.- International: 22.50.- Office 365 E3 Cloud PBX: 7.50.- National: 18.75.- International: 30.00.- Office 365 E1 Alle Preise in CHF

Cloud Connector Andreas Reisinger Senior Solution Engineer andreas.reisinger@umb.ch

Was ist ein Cloud connector? Online Erweiterung Benutzer befinden sich auf Office 365 CC ist kein stand alone Produkt Kein Skype for Business Deployment On-Premises CCE als Teil des Office 365 Service Bis zu 99.99% Betriebszuverlässigkeit SfB Online Operators können Logs analysieren Media Pfad Anrufe ins Festnetz werden über den Cloud Connector verbunden SIP Anbindung an bestehenden Cisco Call Manager

Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen Bestehende Carrier Anbindungen Keine Portierung der Rufnummern Weltweit verfügbar Keine Abhängigkeit zur Microsofts PSTN Calling Strategie Kleiner Hardware Footprint Keine Konferenzen, IM und Presence Daten On-Premise

Wieso hybrid Anbindung mit einem Cloud Connector… … 80% aller Kunden befinden sich in einem PSTN Vertrag … schnelles und einfaches Deployment … Anbindung von mehren Ländern an einem Cloud Connector … einfache Migrationsszenarien (Rufnummer unter eigener Kontrolle) … PSTN Calling kann später noch immer eingesetzt werden … da es ISDN nicht mehr lange gibt PSTN Calling löst eine Hybrid Anbindung nicht ab!

Architektur Cloud Connector Edition 3rd Party Appliance Perimeter Zone Compliance Keine Benutzerdaten Keine Schnittstellen zur Kunden Infra. (exkl. PBX) Konfiguration und Monitoring in Office 365

Operating Auto Update Automatische Updates für OS und Skype for Business Komponenten Neues SfB Update muss innert 60 Tagen installiert sein Monitoring Agent der Dienste & Server überwacht und neustartet SCOM Package vorhanden Reporting ins Office 365

Integration in bestehende Umgebung Hans ruft Peter an

Dienstleistungen Hardware (Go Cloud Special) Cloud connector Integration Dienstleistungen Workshop Cloud Connector 8h Implementationsdokumentation 8h Setup Cloud Connector 12h Anbindung PBX 8h Pilot Benutzer Onboarding 4h Aufwand 40h Hardware (Go Cloud Special) AudioCodes CCE 15 AudioCodes IP-Phones 30 Voice Kanäle Miete €675.-/Monat Gut zu wissen: Voice Kanäle können erhöht werden (max. 185) CCE kann ab dem 3 Monat mit 30% Rabatt des MSRP gekauft werden Mindestlaufzeit: 3 Monate. Anschliessend monatlich kündbar.

Hochverfügbarkeit Bis zu 4 Instanzen pro PSTN Site Pro Cloud Connector 50/500 gleichzeitige Anrufe Einfaches Deployment

Unser Vorgehen bei Neubeschaffungen von kommunikationsLösungen Andre Hagmann Senior Technology Consultant andre.hagmann@umb.ch

einflussfaktoren bei Neubeschaffungen von kommunikationsLösungen Der Mitarbeiter Mein Arbeitsplatz Telefonie Zusammenarbeit Kunden Service Auf jedem Device Abkündigung ISDN Betrieb

Transformation von KommunikationsDiensten zu IT Services Facility Mgmt. Telefonie+Netz IP-Netzwerk IT VoIP IT/IaaS/Cloud UC 2000 2010 2017+ Marktgetriebener Veränderungsprozess Die Kommunikationslösung entwickelt sich zur Applikation in vorhandener IT- und IP-Infrastruktur Neue Mitspieler treten auf dem Markt auf (IT- und Software-Anbieter) Etablierte Anbieter müssen sich auf stark verändertem Markt orientieren

SystemLandschaft bei Skype for Business Lösungen Core Infrastrukture Der Arbeitsplatz FAT, THIN und Mobile Clients Collaboration Service Integration LOB Applications Integration Einsatz von Devices Headsets, IP-Phones Meeting Raum Devices Inhouse DECT Infrastrukturen Spezial Telefonie Anforderung Vermittlerlösung für Empfang Aufzeichnung für FINMA Auflage Contact Center Lösungen Service Provider Anbindung Migration auf SIP Trunking Services Session Boarder Controller für mehr Sicherheit

Zertifizierte partner Lösungen

Die Evaluation des neuen Arbeitsplatzes

SIP Trunking Providers Swisscom, Sunrise, UPC, Colt, Interoute Unsere Strategischen partner SPEZIAL DEVICES PLATFORM SIP Trunking Providers Swisscom, Sunrise, UPC, Colt, Interoute

Der erste schritt mit der Bedarfsabklärung Gemeinsames Erfassen der bestehenden Ausgangslage Bestehendes Kommunikationssystem Spezial Anforderungen, wie Vermittlung, DECT und PSTN Provider Anbindung Bestehende IT Infrastruktur und Prozesse Gemeinsames Erarbeiten der Anforderungen Funktionelle Anforderungen Technische Anforderungen Betriebliche Anforderungen Erarbeitung der zukünftigen Lösung und Architektur basierend auf Anforderungen

wichtige Erfolgsfaktoren bei der Einführung Verwende «Use Cases» bei der Evaluation / PoC Festhalten der Anforderung durch ein Konzept Führen sie in kleinen Schritte ein Lassen sie sich durch Experten helfen Hinterfrage Lagacy Systeme, wie Fax Es muss nicht immer «Rid and Replace» sein Bauen auf Fundament, wie Exchange und Office 365 Sparen sie nicht an der Mitarbeiterschulung Device Evaluation ist für den Erfolg zentral Regeln sie das Betriebsmodell

Planung Realisierung Betrieb Unser experten team für neue kommunikations lösungen Planung Realisierung Betrieb Consulting Engineering Sourcing

Besten Dank Andre Hagmann Lars Zängerle Hendrik Terhar Andreas Reisinger