Aus der Ferne beseh'n ist alles schön? Die Bereitstellung digitaler Unterlagen für Behörden und Öffentlichkeit Dr. Herbert HUTTERER
Das OAIS-Modell Schematische Darstellung „Access“
Die Bereitstellung digitaler Unterlagen INHALT: »Benützer (Consumer) »Recherche im AIS »Produkt – DIP »Präsentationsformen des digitalen Objekts »Kontext und Ausblick
Die Bereitstellung digitaler Unterlagen – 3 Benützergruppen Archivare des ÖStA Aktenproduzenten alle anderen Benutzer („Öffentlichkeit“)
Die Bereitstellung digitaler Unterlagen – Archivare ÖStA voller Zugriff auf das gesamte digitale Schriftgut Möglichkeit der inhaltlichen Ergänzung der EDIAKT II-Pakete über das AIS Technische Vorgaben durch die IKT-BKA – (z.B. Fabasoft Arbeitsplatz, EDIAKT-Viewer, scopeArchiv etc.)
Die Bereitstellung digitaler Unterlagen – Aktenproduzent Zugriff auf die Akten des eigenen Ressorts (ab Übergabe an das Archiv) Mehrere Möglichkeiten der Aktenanforderung: –Eigenständige Suche im externen AIS –Eigenständige Suche im Kernsystem –Eigenständige Anforderung im Kernsystem –Anforderung im Aktenweg / per
Die Bereitstellung digitaler Unterlagen – Öffentlichkeit Zugriff auf Akten nach Ende der Schutzfrist ( z.B. 30 Jahre bei Sachakten ) Recherche über das AIS (Internet) Bestellung über Web-Shop Sonderfall Bearbeitung der Anfrage durch den Archivar: –Hybridakt (analoge Benutzung) –Digitalisierung eines analogen Aktes
Archivalien online finden – Einstiegsmaske
Archivalien online finden – Ergebnisliste Bestandsübersicht
Archivalien online finden – Ergebnisliste Digitalisat
Archivalien online finden – Ergebnisliste EDIAKT II-Paket
Archivalien online finden – WEB-Shop Digitale Archivalien zur Einsichtnahme Analoge Archivalien: Einsichtnahme über Reproduktionen –direkte Überleitung Recherche in Bestellung –Information über Kosten, Leistungsfrist, Lieferform –Angabe über Verfügbarkeit der Archivalie Gesicherte Zahlungsmodalitäten, möglichst viele Zahlungsalternativen –Kreditkarten, Nachnahme, pay cards
DIP ( Dissemination Information Package ) Digitales Schriftgut (AIP) wird aus dem Archivspeicher ausgelesen und im Format EDIAKT II als DIP dem Benutzer zum Download angeboten Inhalt: –Meta- und Contentdaten des an das Archiv übermittelten EDIAKT II-Paketes. –Zusätzliche Erschließungsdaten durch Archivbedienstete (aus dem AIS) –Technische Informationen könnten der Aktenanforderung bei Bedarf beigefügt werden. Der Kunde erhält eine Kopie zum Download und zur Bearbeitung ( Frage einer digitalen Signatur). Format PDF/A und Word Voraussetzung: EDIAKT-Viewer beim Kunden installiert.
Die Bereitstellung digitaler Unterlagen – Ausblick Vorbereitung der Infrastruktur für die Benutzung durch eine breite Öffentlichkeit Digitalisierung analoger Archivalien Verbesserung der Angebote –Digitaler Lesesaal –Bilddatenbank
Vielen Dank für Ihre Interesse Wir freuen uns auf Ihre Beiträge zum Wissensnetzwerk!