Schulungshandbuch Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg Dezember 2009

2 Inhalt 1 Über bibnetz a)Allgemeines 3 b)Funktionsweise 4 c)Vorteile 5 2 Recherche 6 a)Startseite 6 b)Datenbanken 8 c)Fachprofile10 d)Erweiterte Suche11 e)Einfache Suche13 f)Hinweise zur Suche14 g)Trefferliste17 h)Einzeltrefferansicht18 i)Merkliste19 j)Suchhistorie22 3 Sonstige Funktionen23 a)Persönliche Anmeldung24 b)Dauerhafte Speicherung25 c)Eigene Fachprofile26 d)Profildienst28 e)Online-Auskunft33 f)Fernleihe38 g)Online-Hilfe46

3 1 Über bibnetz – a) Allgemeines bibnetz ist ein Recherche-Portal für elektronische Datenbanken. Zur Zeit sind 16 bibnetz-Portale für insgesamt 26 Öffentliche Bibliotheken aus Baden-Württemberg in Betrieb. Weitere Projekte in Baden-Württemberg und in der Schweiz folgen. bibnetz kann als Stadtportal (d.h. für eine einzelne Bibliothek) oder als Regionalportal (d.h. für mehrere Bibliotheken einer Region) eingerichtet werden. Jedes Portal beinhaltet grundsätzlich dieselben Module, kann aber inhaltlich und gestalterisch individuell an die Wünsche der Bibliothek(en) angepasst werden.

4 1 Über bibnetz – b) Funktionsweise Über eine einheitliche und übersichtliche Suchoberfläche können parallel mehrere Datenquellen durchsucht werden. Dazu gehören: Bibliothekskataloge, Verbunddatenbanken, Buchhandelsverzeichnisse und andere kostenfreie und kostenpflichtige Fachdatenbanken. Vom Portal aus ist auch ein direkter Zugriff auf die Treffer in den Original-Datenbanken möglich. Die Recherche in kostenpflichtigen Quellen ist nur von Rechnern in der Bibliothek möglich bzw. erfordert eine persönliche Anmeldung des Bibliotheksnutzers am Portal, wenn er sich außerhalb der Bibliothek befindet.

5 1 Über bibnetz – c) Vorteile Es ist nur eine einzige Recherche zum Durchsuchen verschiedener Datenquellen nötig. Man hat trotz einheitlicher Suchoberfläche jederzeit Zugriff auf die Originaltreffer. 24 Stunden Erreichbarkeit – auch von außerhalb der Bibliothek. Es wird deutlich, welche Bibliotheken bzw. Informationsquellen es noch in der Region gibt. Der Bekanntheitsgrad der einzelnen Bibliothek wird dadurch gesteigert. Das eigene Bibliotheksangebot wird durch bibnetz virtuell erweitert.

6 2 Recherche – a) Startseite Jede bibnetz-Startseite besteht aus folgenden Komponenten: Kopfzeile mit Navigationsleiste, Suchmaske (erweiterte bzw. einfache Suche), hierarchische Auflistung aller Datenbanken, Suchtipps. Sowohl in der Suchmaske als auch in der Datenbankauflistung gibt es bestimmte Voreinstellungen, die aber der individuellen Recherche angepasst werden können. Je nach Layout und inhaltlicher Ausgestaltung eines Portals variieren die Navigationsleiste, die Benennungen der Datenbanken und die Voreinstellungen. Über Buttons in der rechten oberen Ecke lässt sich das Portal auf eine andere Sprache umstellen.

7 Navigation in der Kopfzeile SuchmaskeAuflistung aller Datenbanken Suchtipps Beispiel für eine bibnetz-Startseite Spracheinstellung

8 Die Datenbanken sind hierarchisch in einer Baumstruktur dargestellt. Ein Klick auf den Namen führt zur Original- Datenbank. Bestimmte Datenbanken sind standardmäßig ausgewählt. Über Anklicken der Checkboxen können die anderen für die Recherche benötigten Informationsquellen ausgewählt werden. An den Knotenpunkten lässt sich der Datenbankbaum durch Klicken ein- und ausklappen. 2 Recherche – b) Datenbanken

9 Ein Klick auf den Button „i“ vor dem Namen führt zu einer ausführlichen Beschreibung der zugehörigen Datenquelle. Quellen mit diesem Sperr-Symbol können nur in der Bibliothek oder nach persönlicher Anmeldung am Portal genutzt werden, da es sich um ein kostenpflichtiges Angebot handelt, für das die Bibliothek eine Lizenz erwerben musste. 2 Recherche – b) Datenbanken

10 Ein Profil schränkt dabei die Datenbankauswahl ein und erleichtert so eine fachliche Recherche. Über ein Menü oberhalb der Datenbanken können – falls vorhanden – Fachprofile ausgewählt werden. 2 Recherche – c) Fachprofile

11 Es werden bis zu 3 Suchfelder angeboten, mit deren Hilfe Suchbegriffe verknüpft werden können. Für jeden Suchbegriff kann der Index aufgeblättert werden. Für jedes Suchfeld gibt es ein voreingestelltes Suchkriterium, das aber beliebig verändert werden kann. Hier kann eingeschränkt werden, wie viele Treffer maximal pro Trefferseite angezeigt werden sollen und nach welcher Zeit die Suche abgebrochen werden soll. 2 Recherche – d) Erweiterte Suche

12 Über dieses Drop-down- Menü erfolgt die Verknüpfung mehrerer Suchbegriffe mittels Boole‘scher Operatoren. Hier können die verschiedenen Suchkriterien ausgewählt werden. 2 Recherche – d) Erweiterte Suche

13 Ist auf der Startseite standardmäßig die erweiterte Suche eingestellt und bietet das Portal eine einfache Suche an, gelangt man dorthin über den Button „Einfache Recherche“. Wichtig: bei der einfachen Suche können nur diejenigen Datenquellen durchsucht werden, die als Standard im Portal voreingestellt sind. Die einfache Suche bietet nur noch ein Suchfeld. Mehrere Begriffe können trotzdem unterschiedlich miteinander verknüpft werden. 2 Recherche – e) Einfache Suche

14 2 Recherche – f) Hinweise zur Suche Kombination von Suchbegriffen: Bei der erweiterten Suche kann der Inhalt mehrerer Suchfelder mittels Boole‘scher Operatoren („und“, „oder“, „und nicht“) verknüpft werden. Werden mehrere Begriffe in ein Suchfeld eingegeben, werden sie nur gefunden, wenn sie in den durchsuchten Datensätzen direkt nebeneinander stehen („Phrasensuche“). Bei der einfachen Suche kann ausgewählt werden, ob die eingegebenen Begriffe als Phrase gesucht werden sollen, ob mindestens einer der Begriffe oder alle Begriffe vorkommen sollen.

15 2 Recherche – f) Hinweise zur Suche Schreibweise: Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Umlaute, „ß“ u.a. werden akzeptiert. Autoren werden wie folgt eingegeben: Nachname, Vorname Begriffe können mit Stern (*) trunkiert werden (z.B. Buch* findet alles, was mit dem Wortstamm „Buch“ beginnt, wie Buchhandel, Buchdruck usw.) Suchfelder: Bei der „Freien Suche“ werden alle Datenfelder durchsucht. Alle anderen Recherchemöglichkeiten durchsuchen nur bestimmte Datenfelder (Titel, Autor, Verlag, ISBN usw.)

16 2 Recherche – f) Hinweise zur Suche Besonderheiten der Metasuche: Das Portal unterstützt nicht alle Suchfunktionen der Original- Datenbanken (und umgekehrt). Welche Felder zur Suche herangezogen werden können, ist bei den Informationen zu den einzelnen Datenbanken („i“-Button) verzeichnet. Es kann deshalb vorkommen, dass bestimmte Datenbanken zu einer Suchanfrage kein Ergebnis liefern. Dies bedeutet nicht, dass es keine Treffer gibt, es war lediglich nicht die passende Recherche. Das Springen zwischen einzelnen Datensätzen – z.B. zwischen Zeitschrift und dazugehörigen Aufsätzen – ist meist nur in der Originaldatenbank möglich.

17 Durchsuchte Datenbanken mit der dazugehörigen Trefferanzahl Ganz rechts können die Titel der persönlichen Merkliste hinzugefügt werden. Treffer in der gewünschten Sortierung Sortierung: Die Titel können nach Datenbanken getrennt oder datenbanküber- greifend aufgeführt und nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. 2 Recherche – g) Trefferliste

18 Hier sieht der Nutzer die detaillierten bibliographischen Angaben zum Titel. Über diese Buttons kann man zwischen den Einzeltiteln hin- und hernavigieren, die Datei speichern, drucken oder zur Merkliste hinzufügen. Dieser Link führt zur Einzeltrefferansicht in der Original-Datenbank. 2 Recherche – h) Einzeltrefferansicht

19 2 Recherche – i) Merkliste Die Merkliste funktioniert nach dem Warenkorb-Prinzip und speichert Titel eine Sitzung lang ab. Die Titel können in der Trefferliste oder in der Einzeltrefferansicht hinzugefügt werden.

20 2 Recherche – i) Merkliste Über diese Eingabemaske können die Liste oder einzelne Titel per verschickt werden. Über Klickboxen können die Titel ausgewählt werden. Dieses Menü ermöglicht das Löschen, Ausdrucken und Abspeichern ausgewählter Titel oder der gesamten Liste. Hier werden die Titel sortiert.

21 2 Recherche – i) Merkliste Je nach Verwendung der Daten – z.B. für Literaturverwaltungs- programme – kann die Liste in verschiedenen Formaten angezeigt und verschickt werden. Zum versand: Hier werden Empfängeradresse und ggf. ein anderer Betreff eingegeben. Mit Klick auf den Button „ “ werden die ausgewählten Titel schließlich verschickt.

22 2 Recherche – j) Suchhistorie In der Suchhistorie werden die Recherchen der aktuellen Sitzung gespeichert, sodass man sie erneut ausführen und auch miteinander kombinieren kann.

23 3 Sonstige Funktionen Die bei der Recherche aufgeführten Aspekte sind für jedermann ohne Anmeldung nutzbar, die erweiterten Funktionen von bibnetz erfordern jedoch meist eine persönliche Anmeldung am Portal. Mögliche Funktionen: dauerhafte Speicherung von Merkliste, Suchhistorie und eigener Datenbankauswahl, Einrichten eines Profildienstes, Online-Auskunft und Online-Hilfe, Fernleihe. Außerdem kann von jedem beliebigen PC aus in den kostenpflichtigen Datenbanken recherchiert werden.

24 3 Sonstige Funktionen – a) Persönliche Anmeldung Die persönliche Anmeldung erfolgt über einen Link in der Navigationsleiste. Anmelden können sich nur Benutzer der am Portal teilnehmenden Bibliotheken. Benötigt werden die Nummer des Benutzerausweises und das Passwort für den Web-OPAC. Wichtig: vor dem Verlassen von bibnetz immer die Sitzung beenden, damit man ausgeloggt wird.

25 3 Sonstige Funktionen – b) Dauerhafte Speicherung … von Merkliste, Suchhistorie, eigener Datenbankauswahl bzw. eigenen Fachprofilen. Die Merkliste, die normalerweise Titel nur für eine Sitzung speichert, wird im personalisierten bibnetz-Portal zur dauerhaften Ablagemöglichkeit. Dasselbe gilt für die durchgeführten Suchen: sie bleiben dauerhaft im Nutzerprofil erhalten und können so erneut ausgeführt und miteinander kombiniert werden.

26 3 Sonstige Funktionen – c) Eigene Fachprofile Dazu müssen die gewünschten Datenbanken über die Klickboxen ausgewählt werden. Ein Menüpunkt unterhalb des Datenbankbaums ermöglicht, die Auswahl unter einem eigenen Namen abzuspeichern. Zusätzlich zu den schon vorhandenen Fachprofilen können angemeldete Nutzer eigene Fachprofile erstellen und abspeichern. Die Profile stehen dauerhaft zur Verfügung und können beliebig verändert oder wieder gelöscht werden.

27 3 Sonstige Funktionen – c) Eigene Fachprofile Das eigene Fachprofil erscheint nun – wenn man am Portal angemeldet ist – im Drop- Down-Menü oberhalb des Datenbankbaums. Das fertig angelegte Fachprofil sieht dann so aus: Hier kann es wieder gelöscht werden.

28 3 Sonstige Funktionen – d) Profildienst Das Einrichten eines Profildienstes ist nur für angemeldete Nutzer und bei einer überschaubaren Treffermenge möglich. Ein Profildienst ermöglicht es, Recherchen zu definieren, die in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Neue Treffer werden per zugeschickt. Zur Einrichtung des Profildienstes gelangt man nach einer Recherche über diesen Link in der Trefferliste. Wichtig: Nicht alle Portale bieten diesen Dienst an.

29 3 Sonstige Funktionen – d) Profildienst Ist der Nutzer noch nicht am Portal angemeldet, erscheint dieser Bildschirm, über den die Anmeldung erfolgt. Nach der Anmeldung werden Suchanfrage und die Datenbanken, die den Profildienst ausführen können, noch einmal aufgelistet. Über diesen Button erfolgt schließlich die Einrichtung des Dienstes.

30 3 Sonstige Funktionen – d) Profildienst Auf der folgenden Seite müssen die Details des Profildienstes angegeben werden: Name des Dienstes -Adresse, an die die neuen Titel verschickt werden sollen Ausführungsintervall und Gültigkeit des Dienstes

31 3 Sonstige Funktionen – d) Profildienst Das Ausführungsintervall reicht von täglich bis alle zwei Monate. Die Gültigkeit kann von einem Tag bis zu einem Jahr festgelegt werden.

32 3 Sonstige Funktionen – d) Profildienst Die Liste aller gespeicherten Profildienste ist im Benutzerkonto gespeichert. In dieser Übersicht sind noch einmal alle wichtigen Details wie Profilname, Suchauftrag, adresse usw. aufgeführt. Die einzelnen Dienste können hier auch bearbeitet und gelöscht werden.

33 3 Sonstige Funktionen – e) Online-Auskunft Über diesen Link gelangt man zur Online-Auskunft. Es öffnet sich ein Formular, über das eine Anfrage direkt an die Bibliothek gestellt werden kann.

34 3 Sonstige Funktionen – e) Online-Auskunft Zunächst muss ausgewählt werden, welche Art von Frage man stellen möchte. Dies ermöglicht eine Vorsortierung der Anfragen anhand des Betreffs.

35 3 Sonstige Funktionen – e) Online-Auskunft Dann erscheint ein Formular, in das die Anfrage und die eigene -Adresse eingegeben werden müssen. Über den Button „Abschicken“ wird die Anfrage an die Bibliothek übermittelt.

36 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Die Einbindung einer Fernleih-Funktion ist bisher nur im Heilbronner Portal erfolgt. Sie ermöglicht es, im Anschluss an eine Suche im Portal die Medien auch direkt zu bestellen. Um die Fernleihrecherche nutzen zu können, ist keine Anmeldung am Portal erforderlich. Eine Fernleihrecherche wird über den Button „Fernleihe“ in der Kurztrefferliste ausgelöst.

37 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Zunächst wird der OPAC der Heimatbibliothek durchsucht. Ist das Buch dort vorhanden, wird keine weitere Recherche durchgeführt, da eine Fernleihe nicht möglich ist.

38 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Ist das Medium nicht in der Heimatbibliothek vorhanden, kann über den Link „Fernleihe“ eine Suche in anderen Bibliotheken und schließlich eine kostenpflichtige Online- Fernleihe angestoßen werden.

39 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Das Medium wurde in einer anderen Bibliothek gefunden und kann nun bestellt werden.

40 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Es erfolgt eine direkte Weiterleitung auf das Fernleihportal des BSZ. Vorteil: es gibt keine weiteren Zwischenschritte wie eine erneute Anmeldung oder ähnliches.

41 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Eine Besonderheit ist die Verfügbarkeits- und Fernleihfunktion im Hegau-Portal. Hier wird keine deutschlandweite, sondern nur eine regionale Fernleihe angestoßen, die sich auf die Teilnehmerbibliotheken des Portals beschränkt.

42 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Ist das Buch nicht in der Heimatbibliothek vorhanden, kann es über den Link „Bestellen“ in den am Portal teilnehmenden Bibliotheken bestellt werden.

43 3 Sonstige Funktionen – f) Fernleihe Es öffnet sich ein Bestellformular, in das Name und -Adresse sowie ggf. eine Mitteilung eingetragen werden können. Über „Bestellung abschicken“ wird die an die Heimatbibliothek geschickt, die den Nutzer dann informiert, sobald sie das Buch von einer anderen Teilnehmerbibliothek erhalten hat.

44 3 Sonstige Funktionen – g) Online-Hilfe Über diesen Link gelangt man zur Online-Hilfe. Hier werden noch einmal alle wichtigen Funktionen von bibnetz erklärt. Manche Portale verwenden dabei die standardisierte Hilfe, andere haben eigene Hilfe-Seiten entwickelt. Die Online-Hilfe benötigt keine persönliche Anmeldung und kann von jedem frei genutzt werden.

45 3 Sonstige Funktionen – g) Online-Hilfe