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OFFERTBEHANDLUNG UND ZUSCHLAG RA Daniela Lutz Lindtlaw Anwaltskanzlei Kreuzlingen und Zürich Baudirektion Kanton Zürich Schulung Submissionsrecht 7. September.

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1 OFFERTBEHANDLUNG UND ZUSCHLAG RA Daniela Lutz Lindtlaw Anwaltskanzlei Kreuzlingen und Zürich Baudirektion Kanton Zürich Schulung Submissionsrecht 7. September 2005

2 Daniela Lutz2 7. September 2005 Themen Die Auswertung von Offerten in 6 Schritten Die Bewertung des Preises Neuere Entscheide des VGR ZH (unter und des BG Umgang mit Varianten Lose und Teilangebote Fragerunden während der Offerterstellungsphase Besonderheiten des selektiven Verfahrens

3 Daniela Lutz3 7. September 2005 Die Auswertung von Offerten in 6 Schritten Beispiel offenes Verfahren

4 Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes) nein ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? ja nein Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein

5 Daniela Lutz5 7. September Schritt: Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit Auch 5 Minuten zu spät ist zu spät.... VB vom : Eine rechtzeitig, aber bei einer falschen Stelle eingereichte Eingabe wahrt die Frist nicht (Anbieter wollte Antrag auf Teilnahme am selektiven Verfahren zuerst in einem falschen Büro abgeben und wurde dort an das richtige Büro verwiesen). Die Weiterleitungs- bzw. Übergabepflicht gemäss § 5 Abs. 2 VRG kommt nicht zur Anwendung.

6 Daniela Lutz6 7. September 2005 Nur wesentliche Unvollständigkeiten rechtfertigen einen Ausschluss (§ 28 SVO). VB vom : Gibt ein Anbieter in einem Einladungsverfahren weder ein Festpreisangebot noch ein Einheitspreisangebot ab, das die kalkulierten Einheitspreise und Mengen enthält, ist die Offerte derart unbestimmt, dass sie als unvollständig ausgeschlossen werden muss. Ein solcher Mangel kann nicht durch Erläuterungen behoben werden. Abgrenzung zwischen Ausschluss infolge fehlender Unterlagen und Schlecht(er)bewertung (VB vom ).

7 Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes) nein ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? ja nein Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein

8 Daniela Lutz8 7. September Schritt: Arbeitsbedingungen, Grundsatz der Gleichbehandlung Selbstdeklaration Stichproben (GAV, NAV) Ein Instrumentarium zur Überprüfung der Lohngleichheit ist entwickelt und in Pilotprojekten erprobt worden (EGB, Studie Büro BASS)

9 Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes) nein ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja Gibt es andere (gesetzliche) Ausschlussgründe? ja nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? ja nein Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein

10 Daniela Lutz10 7. September Schritt: andere (gesetzliche) Ausschlussgründe (u.a.) Falsche Auskünfte Steuern/Sozialabgaben nicht bezahlt Konkurs Absprachen unter den Anbietern Fehlende oder ungenügende Nachweise bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten

11 Daniela Lutz11 7. September Schritt: andere (gesetzliche) Ausschlussgründe (u.a.) Mehrfachbewerbungen (VB v ) Ausschluss aller Beteiligten ohne Nachfragepflicht der Vergabebehörde zulässig Wenn ein aufgeführter Subunternehmer von seiner Nennung in einem zweiten Team nichts weiss, ist Ausschluss nicht gerechtfertigt.

12 Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes) nein ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? ja nein Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein

13 Daniela Lutz13 7. September Schritt: Erfüllung der zwingenden Leistungsanforderungen? Klare Unterscheidung im Pflichtenheft/Devis erforderlich Erfüllungsgrad der Anforderungen als taugliche Umschreibung? Muss-Soll-Wunsch-Anforderungen...

14 Ist das Angebot rechtzeitig und vollständig? Ausschluss (keine weitere Prüfung des Angebotes) nein ja Hält die Anbieterin Arbeitsbedingungen und Gleichbehandlungsgrundsatz ein? nein ja Gibt es andere gesetzliche Ausschlussgründe? ja nein ja Erfüllt der Anbieter die Eignungskriterien? ja nein Welches Angebot erfüllt die Zuschlagskriterien am besten? Erfüllt das Angebot die zwingenden Leistungsanforderungen? nein

15 Daniela Lutz15 7. September Schritt Eignungsprüfung 6. Schritt: Prüfung der Angebote gemäss Zuschlagskriterien

16 Daniela Lutz16 7. September 2005 Matrixmodell zur Prüfung der Zuschlagskriterien Gewichtung und Skalierung – ein paar Tipps Unterkriterien...zwischen Ermessensspielraum und Manipulation

17 4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken 3= gut, erfüllt die Anforderungen mit kleinen, unwesentlichen Lücken 2= genügend, erfüllt die Anforderungen eher knapp, grössere Lücken 1= ungenügend, erfüllt die Anforderungen ungenügend, grobe Lücken 0= nicht vorhanden oder völlig ungenügende Erfüllung Erfüllungsgrad Pflichtenheft Gewichtung 40% Dienstleistungen Gewichtung 30% Preis Gewichtung 30% Total Punkte Punkte x Gewichtung Punkte Punkte x Gewichtung Punkte Punkte x Gewichtung Anbieter A Anbieter B Anbieter C

18 Daniela Lutz18 7. September 2005 Die Bewertung des Preises Berücksichtigung von Skonti? Veränderung von Angebotspreisen Das Zürcher Modell Hinweise auf andere Preisbewertungsmodelle

19 Daniela Lutz19 7. September 2005 Berücksichtigung von Skonti VB vom 12. Januar 2005, E. 4; HBA Kanton Zürich, Vergabe von Elektroinstallationen Erstmalige generelle Stellungnahme des VGR ZH: Vergleichbarkeit muss gewährleistet sein Berücksichtigung von Skonti ist zulässig, wenn Zahlungsfrist bekannt gegeben wird oder eine allgemeine Zahlungsfrist genannt wird und ein Skonto nicht ausgeschlossen wird. Im letzteren Fall sind nur Skonti für die nicht gekürzte Zahlungsfrist zulässig. Offen gelassen, ob ein Skonto von 6% (für Zahlungsfrist 60 Tage) unüblich sei.

20 Daniela Lutz20 7. September 2005 Veränderungen von Angebotspreisen VB vom 13. Oktober 2004 Bleibt in den Ausschreibungsunterlagen für Belagssanierungen eine mögliche Etappierung vorbehalten und ist im Leistungsverzeichnis aber nur 1 (gesamthafte) Baustelleneinrichtung aufgeführt, handelt es sich um ein unzulässiges Abgebot, wenn der Anbieter einer Globale im Rahmen des Unternehmergespräches und bei Zusicherung, dass keine Etappierung erfolge, seine Globale um CHF reduziert.

21 Daniela Lutz21 7. September 2005 Berücksichtigung eines Skonto ist nicht zulässig, wenn er von Zahlungsmodalitäten abhängt, die nicht den Ausschreibungsunterlagen entsprechen (RB 2003 Nr. 59). Tipp: Festlegung in den Ausschreibungsunterlagen, ob und unter welchen Voraussetzungen (Zahlungsfrist) ein Skonto angeboten werden kann.

22 Daniela Lutz22 7. September 2005 Allgemeines zur Bewertung Mindestgewichtung des Preises? BGer 2P.34/2005 vom : Dass des VGer des Kantons GR bei einer Pistenmaschinenbeschaffung eine minimale Gewichtung von 60% des Preises verlangte, ist nicht willkürlich. BGE 129 I 313: Mindestgewichtung des Preises: 20% VB vom : Bei komplexen Sanitäringenieurarbeiten ist eine Gewichtung des Preises von 11.1% zulässig.

23 Daniela Lutz23 7. September 2005 Bewertung des Preises Das Zürcher Modell (umfassend in VB vom ) Erheblicher Ermessensspielraum bei der Bewertung Bewertung muss der Gewichtung Rechnung tragen Es ist nur die tatsächlich in Frage kommende Bandbreite möglicher Werte zu berücksichtigen. Definition einer realistischerweise zu erwartenden Preisspanne

24 Daniela Lutz24 7. September 2005 Bewertung des Preises Wird die Bandbreite erst nach dem Vorliegen der Angebote festgelegt, könne auch die tatsächlich offerierten, ernsthaften Preise als Anhaltspunkte berücksichtigt werden. Bei Aufträgen nach Zeitaufwand ist die Methode nur beschränkt anwendbar.

25 Punkte (4= Max.) 100% = billigster seriöser Preis %110%120%140%130% Festlegen einer Preisspanne Minus- punkte?

26 Daniela Lutz26 7. September 2005 Bewertung des Preises Andere (zulässige) Preisbewertungsmodelle Bildung von Quotienten Unterschiedliche Bewertung verschiedener Preiselemente (Einheitspreise-Regieansätze, Life Cycle Costs, Preisangebote für verschiedene Phasen eines Projektes, Optionen etc.). Bildung von Durchschnittswerten Plausibilitätsabzüge?

27 Daniela Lutz27 7. September 2005 Bewertung des Preises Andere (zulässige) Preisbewertungsmodelle z.B. Tiefstes Angebot + Preisspanne - beurteiltes Angebot __________________________________________________ x Gewichtung Tiefstes Angebot + Preisspanne – tiefstes Angebot

28 Daniela Lutz28 7. September 2005 Publikation des Zuschlags VB vom in BEZ 2005 S. 20f.

29 Daniela Lutz29 7. September 2005 Umgang mit Varianten Der Vergabestelle steht bei der Beurteilung von Varianten ein weites Ermessen zu. Es ist Sache des Anbieters, die Vorzüge seiner Variante klar darzustellen. VB vom (Ausrüstung Regenklärbecken)

30 Daniela Lutz30 7. September 2005 Umgang mit Varianten Auch eine Variante ohne gleichzeitiges Grundangebot ist nicht von vornherein ausgeschlossen (ausser dies sei aus Gründen der Vergleichbarkeit erforderlich oder verlangt). Ist die Variante nicht ausschreibungskonform, ist das Angebot auszuschliessen (VB vom ). Reduziert eine Vergabestelle aufgrund einer Variante ihre Leistungsanforderungen, muss den anderen Anbietern die Gelegenheit für eine Anpassung ihrer Offerte gegeben werden.

31 Daniela Lutz31 7. September 2005 Umgang mit Varianten Auf dieses Erfordernis darf aber verzichtet werden, wenn die Aufrechnung des Preisvorteils zu keinem anderen Ergebnis führt (vgl. dazu den m.E. schwer nachvollziehbaren Entscheid VB vom 20. Juli Lieferung von PCs)

32 Daniela Lutz32 7. September 2005 Lose und Teilangebote Klare Angaben in den Ausschreibungsunterlagen Ausschlussgründe definieren Gemeinsame und separate Los- Ausschreibungen – Umgang mit Kombirabatten?

33 Daniela Lutz33 7. September 2005 Fragerunden während der Offerterstellungsphase Fristen, Form Kommunikation der Antworten Persönliche Besprechungen Workshops Zulässigkeit und Massnahmen Gleichbehandlung – Geschäftsgeheimnisse/Vertraulichkeit – Gefahr von Abgeboten

34 Daniela Lutz34 7. September 2005 Besonderheiten des selektiven Verfahrens Wann ist Wahl des SV sinnvoll? Instrument für langjährige Partnerwahl? Zulässigkeit langgezogener selektiver Verfahren Vorteile-Nachteile Doppelprüfung von Elementen der Eignung Selektive Verfahren und Kommunikation Selektive Verfahren und aufschiebende Wirkung in einem Beschwerdeverfahren

35 Daniela Lutz35 7. September 2005 Blick in die Zukunft? Wettbewerblicher Dialog (Art. 29 RL 2004/18/EG) Auswahl geeigneter Anbieter Dialog mit Anbieter A Abschluss Dialog Dialog mit Anbieter B Dialog mit Anbieter C Dialog mit Anbieter D Aufforderung für endgültiges Angebot Angebots- ausarbeitung

36 Daniela Lutz36 7. September 2005 Herzlichen Dank! RA Daniela Lutz Lindtlaw Anwaltskanzlei Hauptstrasse 39, 8280 Kreuzlingen Klausstrasse 43, 8008 Zürich

37 FragestellungBeurteilungs- instrument Art der Beurteilung ProduktWas soll beschafft werden? Zwingend einzu- haltende Produkte- anforderungen gemäss Leistungs- verzeichnis erfüllt/nicht erfüllt AnbieterWelche Fähigkeiten muss der Anbieter haben? Eignungskriterien erfüllt/nicht erfüllt AngebotWie gut ist das Angebot? Zuschlagskriterien+++/--- besser/schlechter erfüllt

38 4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken 3= gut, erfüllt die Anforderungen mit kleinen, unwesentlichen Lücken 2= genügend, erfüllt die Anforderungen eher knapp, grössere Lücken 1= ungenügend, erfüllt die Anforderungen ungenügend, grobe Lücken 0= nicht vorhanden oder völlig ungenügende Erfüllung Erfüllungsgrad Pflichtenheft Gewichtung 40% Dienstleistungen Gewichtung 30% Preis Gewichtung 30% Total Punkte Punkte x Gewichtung Punkte Punkte x Gewichtung Punkte Punkte x Gewichtung Anbieter A Anbieter B Anbieter C

39 4= sehr gut, erfüllt sämtliche Anforderungen, keine Lücken 3= gut, erfüllt die Anforderungen mit kleinen, unwesentlichen Lücken 2= genügend, erfüllt die Anforderungen eher knapp, grössere Lücken 1= ungenügend, erfüllt die Anforderungen ungenügend, grobe Lücken 0= nicht vorhanden oder völlig ungenügende Erfüllung Erfüllungsgrad Pflichtenheft Gewichtung 40% Dienstleistungen Gewichtung 30% Preis Gewichtung 30% Total Punkte Punkte x Gewichtung Punkte Punkte x Gewichtung Punkte Punkte x Gewichtung Anbieter A Anbieter B Anbieter C


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