Dr. Ulrich Kampffmeyer Keynote Tag der offenen Tür, Looks & Vogel GmbH

Präsentation zum Thema: "Dr. Ulrich Kampffmeyer Keynote Tag der offenen Tür, Looks & Vogel GmbH"—  Präsentation transkript:

1 Rechtsfragen im Umfeld von Dokumentenmanagement und elektronischer Archivierung
Dr. Ulrich Kampffmeyer Keynote Tag der offenen Tür, Looks & Vogel GmbH Ellerhoop, P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

2 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance?
Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

3 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance?
Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

4 Das elektronische Original
Nahezu alle Dokumente im Geschäfts- und Behördenumfeld entstehen originär digital – erzeugt von Anwendern und Systemen. Ausdrucke auf Papier sind häufig nur noch eine mögliche Form der Repräsentation des ursprünglich elektronischen Dokuments. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

5 Das Dokument und seine rechtliche Bedeutung
Mit dem Begriff des Dokuments ist sehr eng eine implizierte Bedeutung verknüpft: es dokumentiert eine Vereinbarung oder ein Geschäft es überliefert eine wahre, unverfälschte Information durch eine Unterschrift identifiziert es den Verfasser und authentifiziert den Inhalt es stellt einen Wert dar etc. Im angloamerikanischen Sprachgebrauch ist der Dokumentbegriff in elektronischen Systemen nicht mit dieser rechtlichen Bedeutung und Wichtigkeit verknüpft Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

6 Elektronisch signierte Dokumente
Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

7 Der neue Dokument-Begriff
Ein Dokument kann heute alles sein: gescannte Faksimiles s mit Attachment Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002

8 Medienbruch Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrüchen: Weder die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollständig. Die Chance, Ordnung und Vollständigkeit zu gewährleisten ist mit Unterstützung elektronischer Systeme in der elektronischen Welt deutlich größer. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

9 Medienbruch Elektronische Informationen stellen die Geschäftsgrundlage und die Wissensbasen der Unternehmen dar. Die Aufbewahrung geschäftlicher Aufzeichnungen ist eine Kardinalspflicht des Kaufmanns. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

10 Agenda Was ist Compliance? Worum geht es?
Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

11 Compliance Compliance ist die Gesamtheit aller zumutbaren
Maßnahmen, die das regelkonforme Verhalten eines Unternehmens, seiner Organisationsmitglieder und seiner Mitarbeiter im Hinblick auf alle gesetzlichen Ge- und Verbote begründen. Compliance ist die Übereinstimmung mit und die Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

12 Compliance: Grundsätzliche Kriterien
Authentizität Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Zugriffssicherheit Geordnetheit Integrität Auffindbarkeit Reproduzierbarkeit Unverändertheit Richtigkeit Prüfbarkeit Portabilität Vertrauenswürdigkeit Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

13 Compliance: 10 Merksätze
Compliance-Themen gehören auf die Entscheider-Ebene, die die Verantwortung für die Einhaltung und Umsetzung der Anforderungen haben. Compliance-Anforderungen sind ein Bestandteil jedweder Corporate Governance Strategie. Unternehmen benötigen eine Richtlinie zum Umgang mit Informationen, eine Information Policy, die die Compliance-Anforderungen und die Lösung zur Umsetzung der Anforderungen beinhaltet. Compliance muss durchgängig im Unternehmen implementiert werden um wirksam zu sein. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss regelmäßig nach definierten Verfahren überprüft werden. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

14 Compliance: 10 Merksätze
7. Information Management Compliance betrifft nicht nur Software und Systeme sondern die Prozesse im Unternehmen, die Organisation und den Umgang mit den Systemen. Compliance-Anforderungen betreffen nicht nur elektronische Archive sondern alle Systemkomponenten in denen aufbewahrungspflichtige Daten, Informationen und Dokumente erzeugt, genutzt und verwaltet werden. 9. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen muss auch für den eigenen Nutzen im Unternehmen genutzt werden, um mehr Transparenz und Sicherheit zu schaffen und um das Unternehmen auf das Informationszeitalter einzustellen. 10. Man darf sich nicht durch den Begriff Compliance verunsichern oder gar verängstigen lassen, sondern muss zunächst im Unternehmen prüfen, welche Regelungen für welchen Anwendungsfall überhaupt relevant sind. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

15 GRC GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance,
Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell: Unternehmensführung: Richtlinien und Verantwortung Unternehmensführung: Abschätzung der Risiken Einhaltung der Richtlinien im gesamten Unternehmen Governance Compliance Risk Management Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

16 Agenda Was ist elektronische Archivierung? Worum geht es?
Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

17 Elektronische Archivierung
Elektronische Archive erlauben datenbankgestützt den Zugriff auf langzeitig, unveränderbar archivierte elektronische Informationen. Elektronische Archive sind keine Datensicherungs- oder Backup-Systeme. Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Records, Dokumenten und Content mit direktem zielgerichtetem Zugriff. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

18 Langzeitarchivierung
Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Archivare in historischen Archiven verstehen unter Langzeitarchivierung die ewige, dauerhafte Archivierung. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

19 Revisionssichere Archivierung
Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

20 Revisionssicherheit: Kriterien
Folgende grundsätzlichen Kriterien gelten für die Revisionssicherheit von Archivsystemen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

21 Revisionssicherheit: Kriterien
Revisionssicherheit ist kein technisches Merkmal. Es gibt daher auch keine revisionssicheren Speichermedien! WORM – d.h. nur einmal beschreibbare und dann nur noch lesbare Speicher – unterstützt die Revisionssicherheit, ist aber selbst und für sich allein genommen nicht revisionssicher! Man kann bei Einsatz geeigneter Verfahren auch auf wiederbeschreibbaren Speichern revisionssicher archivieren! Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

22 Revisionssicherheit: Kriterien
Die Revisionssicherheit wird in einer Verfahrensdokumentation nachgewiesen. Prozesse, Organisation und Betrieb sind auf die Erfüllung der Revisionssicherheit auszulegen und die Einhaltung der Vorgaben und beschriebenen Verfahren ist regelmäßig zu prüfen. Die „Abnahme“ der Revisionssicherheit hat durch einen unabhängigen Dritten bzw. durch die entsprechende Aufsicht zu erfolgen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

23 Anforderungen an die elektronische Archivierung
Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

24 Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert:
Standards Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert: Architektur Metadaten (Indizierung, Klassifikation) Schnittstellen Formate Verfahren Speichermedien usw. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

25 ISO 17421 Open Archive Information System OAIS-Referenzmodell
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26 OAIS-Referenzmodell Eingang Indizierung PROJECT CONSULT
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27 Logik Verwaltung Datenbank
OAIS-Referenzmodell Logik Verwaltung Datenbank Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

28 OAIS-Referenzmodell Archiv- Speicher PROJECT CONSULT
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29 Zugriff Bereitstellung
OAIS-Referenzmodell Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Zugriff Bereitstellung

30 eXtensible Access Method XAM
Initiative des Dachverbands der Speichersystemhersteller (SNIA). Alle wichtigen Anbieter sind beteiligt. Schnittstelle zur Vereinfachung der Datenspeicherung. Abbildung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance, Erlaubt die Nutzung unterschiedlicher Speichersysteme für die Archivierung: Festplattensubsysteme Netzwerkspeicher Bandroboter u.a. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

31 Standards Formate TIFF
Tagged Image File Format verschiedene Spezifikationen einschließlich Farbe PDF Portable Document Format PDF/A als Norm ISO PDF selbst wird ebenfalls durch die ISO normiert Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

32 Viele Standards … Dies heißt aber nicht, dass jeder Standard auch für die individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist! Standards ändern sich über die Zeit. DEN universellen Standard für Schnittstellen oder Formate gibt es nicht! Die Einhaltung von Standards gibt jedoch größere Sicherheit und macht Migrationen einfacher. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

33 Architektur von elektronischen Archivsystemen
Index Datenbank Archivsystem Management Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivsystem Speicher

34 Grundsatz „Nur ein dummes Archiv hat lange Bestand!“ Logik, Verwaltung und Speicher sind von einander zu trennen, damit sie auch getrennt gepflegt und weiterentwickelt werden können. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

35 Archivverwaltung Datenbank
Architektur Vergangenheit Monolith Fach-Client Archiv-Client Fachanwendung Archivanwendung Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Speicher Archivspeicher

36 Architektur Heute Recherche Anzeige Nachindizierung Indizierung QS
Fach-Client Scan-Client Administration Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Temporärer Speicher Cache Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher

37 Universal-Archiv für alle
Architektur Heute Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Workflow-Client Fach-Client Scan-Client Administration Workflow Fachanwendung Scan- anwendung Archivlogik & Dienste Speicher Temporärer Speicher Cache Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

38 Universal-Archiv für alle
Architektur Heute Dienstkonzept einer IT-Infrastruktur Portal Office ERP kauf- männische Anwen- dungen Administration Archivlogik & Dienste Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Archivverwaltung Datenbank Archivspeicher Universal-Archiv für alle Informationsobjekte

39 10 Grundsätze der elektronischen Archivierung
1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein. 4. Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

40 10 Grundsätze der elektronischen Archivierung
7. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO, etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Anm.: Im Mai 2009 wurde eine Neufassung als „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ vom VOI e.V. veröffentlicht. Diese Version basiert auf der Veröffentlichung Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Darmstadt 1997, ISBN

41 Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

42 Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement dient zur datenbank- gestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Dokumentenmanagement im engeren Sinn Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinn sind solche Lösungen zu verstehen, die ursprünglich aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs- und Kontrollfunktionen für die wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen Dokumentenmanagement im weiteren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, Imaging, Scannen, COLD Workflow, Groupware, elektronische Archivierung und andere. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

43 Unterschiede Dokumentenmanagement, Records Management und Archivierung
Dokumentenmanagement unterstützt den dynamischen Teil des Lebenszyklus einschließlich Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Records Management übernimmt die Verwaltung der Dokumente, sobald sie archivierungswürdig oder archivierungspflichtig werden und sichert die Konsistenz, Authentizität und andere Merkmale. Archivierung dient zur sicheren und unveränderbaren Speicherung der Informationen, die mit einem Records Management verwaltet werden. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

44 Was ist Records Management?
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. (ISO Part 1) Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

45 ECM - Definition “Enterprise Content Management is the Strategies, Methods and Tools used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes.” (AIIM Association for Information and Image Management International, 2008) Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

46 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

47 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Erfassung STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

48 ECM: das 5-Komponenten-Modell
Verwaltung MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

49 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE Klassisches Dokumentenmanagement CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

50 ECM: das 5-Komponenten-Modell
Collaboration Groupware MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

51 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Web Content Management STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

52 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM Records Management Schriftgutverwaltung RM PRESERVE

53 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Workflow Vorgangsbearbeitung Business Process Management STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

54 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Bereitstellung Output Management STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

55 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE Ablage Zwischenspeicherung Zwischenarchiv STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE

56 ECM: das 5-Komponenten-Modell
MANAGE CAPTURE DELIVER Collab DM STORE STORE WCM Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 WF/BPM RM PRESERVE Langzeitarchivierung

57 Agenda Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Worum geht es?
Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

58 Rechtliche Anforderungen
Alle rechtlichen Anforderungen aus der „Papier-Welt“ gelten auch in der elektronischen Welt. Die elektronische Welt ist intransparent und eröffnet mehr Möglichkeiten der Verarbeitung, Kommunikation und Nutzung. Gesetze und Verordnungen werden suksessive und immer tiefgreifender der Anforderungen der elektronischen Welt angepasst. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

59 Rechtliche Anforderungen
Alle Unternehmen sind betroffen. neben generellen Vorgaben für alle gibt es immer mehr rechtliche und regulative Vorgaben für Branchen und bestimmte Geschäftstransaktionen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

60 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1)
Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

61 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1)
Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz Schriftform §§ 126, 127 BGB Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

62 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1)
Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz Firmierungsangabe in s EHUG s sind Geschäftsbriefe Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

63 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1)
Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz Aufbewahrungspflichten § 257 HGB Abgabenordnung § 146, 147 AO Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

64 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (1)
Abk. Name Jahr AktG Aktiengesetz 2007 AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz BDSG Bundesdatenschutzgesetz BGB Bürgerliches Gesetzbuch BBankG Bundesbankgesetz EHUG Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister EStG Einkommensteuergesetz EGG Elektronisches Geschäftsverkehrsgesetz 2000 GwG Geldwäschegesetz 1997 GmbHG Gesetz betreffend die GmbH HGB Handelsgesetzbuch IuKDG Informations- und Kommunikationsgesetz Datenschutz BDSG Bundesebene Ländergesetze Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

65 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (2)
Abk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts UStG Umsatzsteuergesetz UmwG Umwandlungsgesetz VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften ZPO Zivilprozessordnung Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

66 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (2)
Abk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts UStG Umsatzsteuergesetz UmwG Umwandlungsgesetz VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften ZPO Zivilprozessordnung Verantwortung der Geschäftsleitung GmbHG, KonTrag und UMAG Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

67 Gesetzesgrundlagen in Deutschland (2)
Abk. Name Jahr InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich 1998 ProdHaftG Produkthaftungsgesetz 2002 SigÄndG Signaturänderungsgesetz SigG Signaturgesetz 2005 TDG Teledienstegesetz 2006 TDDGS Teledienstedatenschutzgesetz 2001 TKG Telekommunikationsgesetz 2007 UMAG Gesetz zur Unternehmensintegrität und Modernisierung des Anfechtungsrechts UStG Umsatzsteuergesetz UmwG Umwandlungsgesetz VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz VwVfRÄndG 3. Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher Vorschriften ZPO Zivilprozessordnung Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009 Beweiswert vor Gericht § 282 ZPO

68 Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999 Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

69 Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999 Vorgaben für die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen GoBS Neu in 2009: GoBIT Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

70 Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999 Steuerprüfung GDPdU Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

71 Verordnungen in Deutschland
Abk. Name Jahr GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 2002 GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme SigV Signaturverordnung 2001 SRVwV Allg. Verwaltungsvorschrift über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung 1999 Steuerprüfung Verrechnungspreisdokumentation Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

72 Agenda Was sind die aktuellen Brennpunkte? Worum geht es?
Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

73 GDPdU: E-Mail im Kontext der GDPdU
Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist nicht ausreichend. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

74 GDPdU: E-Mail im Kontext der GDPdU
Organisatorisches Problem: theoretisch kann nahezu jeder mit einer -Adresse in einem Unternehmen steuerrelevanten s empfangen; er muss diese als solche erkennen und einer geordneten, revisionssicheren Ablage zuführen. Ein Ausdruck qualifiziert elektronisch signierter s ist nicht ausreichend. Dies gilt insbesondere für die elektronische Abrechnung auf der Grundlage des § 14 Abs. 3 UStG, für welche die GDPdU erweiterte Aufbewahrungsvorschriften vorsehen. Generelles Problem: -Management Geschäftscharakter Attachments und Formate Zusammenführung im Geschäfts- vorfalls-Kontext Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

75 GDPdU: Steuerrelevante Daten
Was sind steuerrelevante Daten? Im Prinzip alle Daten mit Informationen, die relevant sind für Kosten und Ertrag Problemfelder: Technische Abgrenzung Daten außerhalb FiBu, z.B. Anlagenbuchhaltung, Lohndaten, Zeiterfassung, aus Registrierkassen, Mail-Dokumente, Konstruktionsdaten Daten aus verschiedenen Speicherorten Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

76 Verschärfung der GDPdU
Bestätigung der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahmerecht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

77 Bundesfinanzhofs vom September 2007
Bundesfinanzhof vom 26. September 2007; BFH I B 53, 54/07 „Bestätigung“ der Urteile des FG Düsseldorf zur Ausweitung der GDPdU Ausweitung des Zugriffsrechts der Finanzbehörde auf Konten der handelsrechtlichen Buchhaltung, auf denen steuerlich nicht abzugsfähige Betriebsausgaben verbucht sind. Eingescannte Belege, deren Original vernichtet wurde, müssen digital vorgehalten werden; Organisation der Datenbestände mit Trennung geschützter Daten, die nicht dem Einsichtnahme-recht unterliegen, ist Aufgabe des Steuerpflichtigen. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

78 Urteil des FG Münster vom Mai 2008
Nach einem Urteil des Finanzgerichtes Münster vom 16. Mai 2008 ist der Datenzugriff auf die Finanzbuchhaltung auch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zulässig. Der Datenzugriff, im konkreten Fall die Verpflichtung zur Datenträgerüberlassung, kann sich demnach auch auf die Daten der aufbewahrungspflichtigen Finanzbuchhaltung erstrecken, da diese lohnsteuerrelevante Daten beinhaltet und somit Gegenstand der Lohnsteueraußenprüfung ist. Nur so kann der Prüfungsauftrag in vollem Umfang durchgeführt werden. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

79 Verfügung der OFD Rheinland
Verfügung S St 141 der OFD Rheinland vom Rückstellungen für Aufwendungen zur Anpassung des betrieblichen EDV-Systems an die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) überhaupt sind nicht zulässig. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

80 GDPdU jetzt mit „Preisschild“: Verzögerungsgeld
Erweiterung des § 146 der Abgabenordnung (AO) im Jahressteuergesetz 2009 (JStG 2009) um Absatz 2b Steuerpflichtiger kommt der Aufforderung zur Einräumung des Datenzugriffs innerhalb einer angemessenen Frist nicht nach Gemäß Absatz 2b Festsetzung von Verzögerungsgeldern von Euro bis Euro im jeweiligen Einzelfall Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

81 Agenda Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen?
Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

82 Anspruch & Herausforderung Dokumentationsanforderungen
Archivierung ist kein Nebenkriegsschauplatz. Die Verantwortung für den ordnungsmäßigen Betrieb und die Nutzung von Informationssystemen liegt bei Geschäftsführern und Vorständen. Eine einheitliche, durchgängige und nachvollziehbare Regelung für das Informationsmanagement ist unerlässlich. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

83 Anspruch & Herausforderung Wirtschaftlichkeit & Sicherheit
Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkömmliche Papierarchive. Bei entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkömmliche Papierarchive. Die Einführung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des „Wie“ und nicht mehr des „Ob“ und „Wann“. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

84 Anspruch & Herausforderung Abhängigkeit
Die Abhängigkeit von elektronischer Information wird unterschätzt. Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von elektronischer Information wächst ständig. Ganze Bereiche unseres öffentlichen Lebens, unserer Wirtschaft und unserer Verwaltung arbeiten nur noch mit elektronischer Information. Ist sie nicht verfügbar, sind wir nicht arbeitsfähig – oder in Zukunft – nicht überlebensfähig. Die Frage nach der Verfügbarkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit von Information ist längst eine Existenzfrage geworden. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

85 Was erwartet uns in der Zukunft?
Agenda Worum geht es? Was ist Compliance? Was ist elektronische Archivierung? Was ist der Unterschied zu Dokumentenmanagement, Records Management, Content Management etc. ? Welche rechtlichen Anforderungen gibt es? Was sind die aktuellen Brennpunkte? Welche Relevanz hat die Archivierung für die Unternehmen? Was erwartet uns in der Zukunft? Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

86 Anspruch & Herausforderung Dokumentationsanforderungen
Ständig neue Gesetze & Verordnungen: Die rechtliche Welt wird dem Informationszeitalter angepasst. Was elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt, muss auch elektronisch nachvollzieh- bar und prüfbar sein. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

87 Informationswachstum
Wir ertrinken in der Flut von Informationen. Es wird immer aufwändiger, die richtigen Informationen zu ermitteln. Die Kosten für Informations- management steigen un- kontrolliert. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

88 Informationswachstum
Elektronische Information wächst exponentiell. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

89 Informationswachstum
Elektronische Information wächst exponentiell. Annahme bis 2008: Wachstum 50% bis 70% im Jahr. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

90 Informationswachstum
Bestand 2009: ca. 250 Milliarden TeraByte Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

91 Informationswachstum
Elektronische Information wächst exponentiell. Annahme 2009: Jedes Jahr werden mehr als doppelt so viele Daten wie im Vorjahr generiert. Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

92 Informationswachstum
Wir sprechen nicht über ein Speicherproblem! Information muss organisiert werden, um nutzbar und nachvollziehbar zu sein! Nur so kann Information wirtschaftlich vorteilhaft genutzt und zugleich die Compliance-Anforderungen erfüllt werden! Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

93 Herausforderung Archivierung
Es geht nicht nur um die Archivierung geschäftlicher Daten und Dokumente - wir haben auch eine historische Verantwortung! Zukünftige Archäologen werden unsere Zeit als das „Dunkle Zeitalter der frühen Informationskultur“ bezeichnen.“ Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

94 Verantwortung Die elektronische Archivierung ist das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. (Erkki Liikanen, EU-Kommissar für die Informationsgesellschaft, auf dem DLM Forum Brüssel, 1999) Keynote Looks & Vogel DM und Archivierung Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg © PROJECT CONSULT 2009

95 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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