BmLeistung 2016 b&m Informatik GmbH Geschäftshaus Dorf 38 9044 Wald AR 071 878 60 00

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1 bmLeistung 2016 b&m Informatik GmbH Geschäftshaus Dorf 38 9044 Wald AR 071 878 60 00 www.bm-informatik.ch Info@bm-informatik.ch

2 bmLeistung2 Benutzerverwaltung 1 = Passwort ändern 2 = Daten- Import, Export von Vorerfassung 3 = Menü Wartung 4 = Grundeinstellungen 5 = Benutzer-Eigenschaften 6 = Neuer Benutzer erfassen 7 = Benutzer löschen 8 = Programm-Darstellung 9 = Fernwartung Benutzer können jederzeit gelöscht werden. Auf den Datenbestand hat das keinen Einfluss. Auch Sitzungszimmer können als Benutzer erfasst werden. In der Agenda sind sie anschliessend planbar. 87654321 9

3 bmLeistung3 Benutzer-Eigenschaften, mutieren 1 = Name Vorname des Benutzers 2 = Schnellzuteilung 3 = Einstiegspasswort 4 = Berechtigung übernehmen 5 = Benachrichtigung Mit der Leerschlagtaste kann man einzelne Berechtigungen wechseln (rot/grün). Mit dem roten Button „Zauberstab“ ändert man den Namen eines Benutzers. Oben im Suchfeld kann man einen Suchbegriff, z.B. Agenda eingeben. 3 2 1 4 5 Agenda

4 bmLeistung4 Firmen-, Abteilungsauswahl 1 = Freischaltbutton 2 = Neue Firma (Mandant eröffnen) 3 = Firma entfernen 4 = In die Firmendaten 5 = gelöschte Firmen anzeigen Löscht man „aus Versehen“ eine Firma (Mandant), werden keine Daten gelöscht. Die gelöschte Firma oder Abteilung kann wiederhergestellt werden. Klicken Sie dazu zuerst den Freischaltbutton 1 und klicken dann das Markierfeld 5. 1 2345

5 bmLeistung5 Firmendaten bearbeiten 1 = Branche (Auswahl Leistungsarten) Sobald Buchungen existieren, kann und darf die Branche nicht mehr geändert werden. 2 = Wenn sich Firmen den Adressbestand teilen, können diese Markierfelder gesetzt werden. In der Regel sind diese gesetzt. 3 = In diesen Ordner legt bmLeistung die Word- Fakturen ab. Jede Firma kann einen eigenen Ordner haben. 4 = Beachten Sie auch die Möglichkeit Zutritts- berechtigungen vergeben zu können. Wichtig, ändern Sie die Branche nicht mehr wenn schon Leistungen erfasst wurden. 1 2 3 4

6 bmLeistung6 Hauptmenü 1 = Mitarbeiter erfassen, mutieren 2 = Verschiedene Erfassmöglichkeiten 3 = Mehrfach Projekt 4 = Adressen und Projekte 5 = Projekte 6 = Hauptdruckmenü 7 = Diverse Einstellungen 8 = Agenda, Firmenplaner Notizen 9 = Pendenzen Mail und Favoriten 10 = Automatischer Programmeinstieg 11 = Tagesinformation Geburtstag etc. Mit dem Button 10 automatisiert man den Programmeinstieg. Ein Rechtsklick löscht den automatischen Einstieg 1 10 2 4 5 6 7 8 9 11 3

7 bmLeistung7 Adressverwaltung 1 = Link auf E-Mail und Webseite 2 = Kundennummer 3 = Briefanrede 4 = Versandsperre 5 = Projekte dieses Kunden 6 = Umbenennen eines Suchcodes 7 = Ins Druckmenü 8 = Diese Adresse drucken 9 = Adresse importieren 10 = Angaben für die Fristenkontrolle 11 = Undelete-Funktionen 12 = Ansprechpartner 13 = Kundendatenbank 14 = Dokumente dieses Mandanten Mit dem „Zauberstab“ siehe Button 6, werden Suchcodes geändert Es ist auch möglich Vcards einzulesen. Beachten Sie auch die Funktion Online aktualisieren. Dazu muss der Kunde in local.ch unter der Telefonnummer 1 eingetragen sein. 5 12 3 2 4 1 678 13 14 10 9 11

8 bmLeistung8 Adressverwaltung drucken Mit der Funktion Codierung oder Selektionsliste kann man eine ganz bestimmte Adress-Gruppe selektieren. Start UND alle Bedingungen müssen zutreffen. Start ODER, mindestens ein Codierfeld muss markiert sein und zutreffen.

9 bmLeistung9 Projekte bearbeiten 1 = Mandant (Treuhand, Revisionsstelle) 2 = Suchcode ändern 3 = Projektstopp 4 = Auslandkunden ohne MWST 5 = Buchungen auf diesem Projekt 6 = Unterprojekte 7 = Gelöschte Projekte anzeigen 8 = Internes Projekt nur codierte LA verwendbar 9 = Mandatsleiter dieses Projektes 10 = Projekt-Liste drucken 11 = Fixe Honorare definieren Leistungen werden immer auf Projekte rapportiert. Projekte selber sind jeweils mit einer Adresse verknüpft. Eine Adresse kann beliebig viele Projekte besitzen. 1 3 2 5 78 4 6 9 10 11

10 bmLeistung10 Unterprojekte Damit in den Projekten das Menü Unterprojekte erscheint, muss im Menü Branche die entsprechende Aktivierung gemacht werden. Der Umgang mit der Budgetierung und den Unterprojekten bedarf spezieller Kenntnisse. Lassen Sie sich besser beraten.

11 bmLeistung11 Diverse Einstellungen 1 = Planer-Menü 2 = Leistungsgruppen 3 = Leistungsarten 4 = BESR Definitionen 5 = Zeitachse Prozentualer Spesenanteil 6 = Telefonanwahl definieren (TAPI) In den Projekten unter Ansätze, lässt sich ein prozentualer Spesenanteil aktivieren. Siehe auch Punkt 5. 1 2 3 4 5 6

12 bmLeistung12 Leistungsarten (LA) 1 = Leistungsart umbenennen 2 = Übersicht 3 = Std. Spesen LA 4 = In die Gruppendefinition 5 = Einheit 6 = MWST-Code mit Zeitachse 7 = Codierung (siehe auch Planer) 8 = Undelete (löschen rückgängig) 9 = Leistungsarten verbergen 10 = Budget-Leistungsart 11 = Leistungsarten-Katalog drucken 12 = Akonto-Leistungsart 13 = Erweiterte Leistungsart-Einstellungen 14 = Leistungsart abhängige Ansätze Interne Leistungsarten werden codiert. Siehe Punkt 7. Nummern 50 für interne Arbeiten. 2 6 1 3 8 9 5 4 7 10 11 12 13 14

13 bmLeistung13 Erfassen 1 = Mitarbeiter, Datum, Mandant, Projekt 2 = Stoppuhr 3 = Leistungsart (Eingabe 200 oder Steuer...) 4 = Uhrzeit von bis 5 = Erweiteter Buchungstext 6 = verbuchen 7 = Erfass-Journal Versuchen Sie einmal ohne Maus zu arbeiten. Das geht ganz einfach. 1 3 2 7 6 4 5

14 bmLeistung14 Tagesrapport 1 = Eingabezeile 2 = Datum via Kalender eingeben 3 = Tagestotal 4 = Buchung mutieren Doppelklick auch möglich 5 = Ins Hauptjournal 1 3 2 4 5

15 bmLeistung15 Präsenzzeitkontrolle (Stempeluhr) Findet bmLeistung in der Mitarbeiterauswertung an einem Tag Stempeleinträge aus dieser Präsenzzeitliste, werden die Stunden an dem Tag daraus ermittelt. Andernfalls wird die Ist-Zeit anhand der Erfassungen ermittelt.

16 bmLeistung16 Mehrfach Projekt 1 = Kontext Menü (rechte Maustaste) 2 = Neues Projekt anfügen 1 2

17 bmLeistung17 Erfassung fixe Honorare im Projekt Im Buchungstext oder bei den Mengen, sind Platzhalter für das Jahr zugelassen: @jahr @jahr+1 @jahr-1 Im Hauptmenü Fixe Honorare, kann man Listen ausdrucken. 1 = Änderungsmodus Ein/Aus 2 = Neuer Eintrag erstellen 3 = Eintrag löschen 123

18 bmLeistung18 Fixe Honorare 1 = Stichdatum 2 = Fixe Honorare verbuchen 3 = Listenauswahl 4 = Word-Faktura 5 = Listen-Ausgabe starten 6 = Einen Verbuchungslauf stornieren 7 = In die Projektverwaltung 1 4 3 2 5 6 In den Projekten werden die Fixen Honorare eingetragen. Im Buchungstext der fixen Honorare kann man mit Variabeln @jahr etc. arbeiten.

19 bmLeistung19 Planer 1 = Symbole gem. Planercode-Tabelle 2 = Mitarbeiter scrollen 3 = Planereinträge drucken 4 = Datum eingeben (Juli, heute etc. möglich) Planereintragungen werden mit einem Rechtsklick mutiert! 2 13 4

20 bmLeistung20 Agenda 1 = Wochentag anklickbar 2 = Agendaeintrag 3 = Mitarbeiterauswahl 4 = Datumeingabe (heute etc. auch möglich) 5 = Agenda durchsuchen, Daueralarme etc. Diese Agenda ist netzwerkfähig, d.h. somit Mitarbeiterübergreifend anwendbar 1 5 3 4 2

21 bmLeistung21 Login Tool 1 = Mögliche Zugänge 2 = Zugang definieren Stern(*) = Kommentar RUN http://www..... {TAB} = Tablulator {ENTER} = Enter 1 2

22 To-Do-Liste Der Zugang auf Exchange-Server ist nicht möglich. Im Button @ definieren Sie Ihren E-Mail-Account und geben an, welche Ordner mit aufgenommen werden sollen. Man kann mit Symbol [+] eigene Einträge erstellen. Unten links kann die To-Do-Liste anderer Mitarbeiter gezeigt werden. bmLeistung22

23 bmLeistung23 Mailsystem 1 = Mail schreiben oder beantworten 2 = Posteingang drucken 3 = Erhaltene Mails 4 = vom Empfänger noch nicht gelesen Eine gute Alternative zum Telefon 3 1 4 2

24 bmLeistung24 Dokumentenverwaltung 1 = Clear (löscht alle Eingaben) 2 = Vorlage 3 = Link zur Adresse 4 = Betreff, Suchbegriff 5 = Zum Dokumenten Import 6 = Erstellt das Dokument in Word 7 = Ins Vorlagenmenü 8 = Netzwerkscanner Man kann auch anstelle der Adresse einen Kontakt angeben. 4 6 2 5 1 3 7 8

25 bmLeistung25 Dokumentenvorlagen 1 = Bezeichung der Vorlage 2 = Schnellstartsymbol 3 = Vorlage öffnen oder Ordner öffnen 4 = Hilfe zu möglichen Textmarken 5 = Eine Vorlage zuordnen 6 = Befehle.... 1 2 3 4 5 6

26 bmLeistung26 Gescannte Dokumente zuteilen 1 = Dokument löschen 2 = Einstellungen 3 = ok Dokument einlesen 4 = PDF-Vorschau.... 1234

27 bmLeistung27 Hauptdruckmenü Auswertungen 1 = Ausgabenmedium 2 = Mitarbeiter und Zeitbereich 3 = Journal Optionen 4 = Mitarbeiterauswertungen 5 = Einstellungen speichern 6 = Spesenabrechnung 7 = Präsenzzeit (Stempeluhr) Das Symbol mit der Palme, druckt das Mitarbeiterblatt. Darauf ersichtlich sind Stunden, Überzeit und die Ferienkontrolle. 2 1 5 3 4 6 7

28 4 7 2 1 3 5 6 bmLeistung28 Auswertungen Projekte 1 = Ausgabemedium 2 = Projektübersicht 3 = Angefangene Arbeiten 4 = Einzelprojektübersicht 5 = Debitoren-, Fakturaliste 6 = Gestoppte Projekte ausblenden Gestoppte und interne Projekte können mit Markierfeld 6 ausge- blendet werden.

29 bmLeistung29 Fakturation 1 = Ausgabemedium, Anzahl Ausdrucke 2 = Probedruck / Definitive Faktura 3 = Fakturavorschlag auslösen 4 = Word-Faktura 5 = Einzahlungsschein 6 = Fakturadatum 7 = Buchungen bis Stichdatum 8 = Zu-, Abschlag vorab verbuchen 9 = Akontofaktura erstellen Akonto-Fakturen erstellt man über den Button Akonto oder man bucht diese ein. Dabei verwendet man die Leistungsart Akonto welche entsprechend markiert ist und erfasst den Betrag negativ. 1 6 7 8 3 5 4 2 9

30 bmLeistung30 Kiss (Kunden-Informations-System) 1 = Projekt (Kunde) 2 = Filterbegriff 3 = Verrechnete Positionen 4 = Debitoren, Fakturen 5 = Öffnen einer Faktura Alles auf einen Blick 1 3 4 5 2

31 bmLeistung31 bmTree (Baumstruktur) 1 = Projekt (Kunde) 2 = Adresse 3 = Dokumente in der Dok-Verwaltung 4 = Projekte 5 = Fakturen, Zahlungen 6 = Buchungen Mit Doppelklick auf ein Objekt öffnet man dessen Link 1 2 3 4 5 6

32 bmLeistung32 Akonto-Faktura erstellen 1 = Neue Akonto erstellen 2 = Mitarbeiter und Projekt auswählen 3 = Nettobetrag eingeben 4 = Zahlstelle 5 = Faktura auslösen 6 = Leistungsart auswählen Alle gelben Zellen müssen ausgefüllt werden bei der Neuerstellung! 2 1 3 5 4 6

33 bmLeistung33 Zahlungseingang erfassen, Zahlungs-File einlesen 1 = Mandant 2 = Zahlstelle 3 = Datum, Projekt, Fakt.Nr. 4 = Sollbetrag 5 = Istbetrag 6 = Zahlung auslösen 7 = Zahlung stornieren 8 = DTA-File einlesen Im Menü diverses Einstellungen werden die Zahlstellen verwaltet. 1 2 8 3 4 5 6 7

34 bmLeistung34 Fristenkontrolle 1 = Kunde (Fristprojekt) 2 = Auftraggeber z.B. EStV 3 = Fristart 4 = Auftrag drucken 5 = Packzettel für Dossier 6 = Fristprojekt löschen 7 = Fristprojekt mutieren 8 = Neues Fristprojekt erstellen 9 = Fristarten mutieren 10 = Diverse Eingrenzungen 1 23456789 10

35 bmLeistung35 Archivverwaltung Die zu archivierenden Unterlagen, werden in bmLeistung erfasst und mit einer entsprechenden Etikette versehen, welche direkt aus der Archivverwaltung gedruckt werden kann. Das Auffinden von Unterlagen, die Pflege und Entsorgung wird damit sehr vereinfacht.