Tabellenkalkulation.

Präsentation zum Thema: "Tabellenkalkulation."—  Präsentation transkript:

1 Tabellenkalkulation

2 Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel
Formeln und Bezüge Funktionen Arbeiten mit Datenlisten Sortieren und Filtern

3 Inhalt (2) Funktionen Diagramme Interaktion Pivot-Tabellen SVERWEIS
Wenn Diagramme Interaktion Pivot-Tabellen Pivot-Tabellen-Assistent Layouteinstellungen,Feldeinstellungen

4 Einführung

5 Zweck einer Tabellenkalkulation
Datenblatt enthält Text, Zahlen und Berechnungsvorschriften (Formeln) Dynamische Berechnungen Bei Eingangsdatenänderungen ändern sich automatisch die Ausgangsdaten Speichern von Daten in einer Matrix

6 Einführung (1) Spalten werden in Excel mit Großbuchstaben bezeichnet z.B. „D“ Zeilen werden mit Zahlen bezeichnet z.B. „23“ Eine Zelle ergibt sich aus der Kombination von Zeile und Spalte z.B. „D23“ wird als Zellbezug bezeichnet „Adresse“, wird in Formeln verwendet

7 Einführung (2) Inhalt einer Zelle Formatierung
Text (mit Formatierungen analog zu Word) Zahlen Formeln (Berechnungsvorschriften) - ergeben wieder Text oder Zahlen Formatierung über Format/Zellen - insbesondere für Zahlenformate

8 Einführung (3) Zelle: Bestehend aus Zahl der Zeile und Buchstaben der Spalte

9 Formeln und Bezüge

10 Formeln und Bezüge(1) Berechnungen werden in Excel mit Formeln durchgeführt z.B.=B6*B8 Multiplikation der Zellen B6 mit B8 Jede Formel beginnt mit einem „=„-Zeichen Komplexe Formeln werden von Excel automatisch über den Funktionsassistenten bereitgestellt enthalten Funktionen, Bezüge, Werte

11 Formeln und Bezüge (2) Formeln können in der Bearbeitungszeile oder in der betreffenden Zelle selbst eingetragen werden

12 Formeln und Bezüge (3) Bezüge sind die „Adressen“ der Zellen
Es gibt drei verschiedene Bezüge relative Bezüge absolute Bezüge gemischte Bezüge

13 Formeln mit relativem Bezug
Schreibweise: z.B. D5 Formeln mit relativem Bezug können problemlos kopiert werden beim Verschieben von Formeln wird diese angepasst

14 Formeln mit relativem Bezug
Die Formel aus B7 wird nach C11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des relativen Bezuges an 9 =B5*2 12 =D9*2

15 Übung Das Unternehmen „Web-Content“ hat sieben Angestellte. Berechnen sie das Gehalt der jeweiligen Angestellten. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“

16 Formeln mit absolutem Bezug
Schreibweise: z.B. $D$5 Dollar Zeichen vor dem Spaltenbuchstaben und vor der Zeilennummer Kopiert man eine Formel mit einem absoluten Bezug verändert sich diese nicht

17 Formeln mit absolutem Bezug
Die Formel aus C7 wird nach D11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des absoluten Bezuges nicht an 17 =$F$5*7 =$F$5*7

18 Übung Im Unternehmen „Web-Content“ ist es üblich das jeder Mitarbeiter € 20/Monat in die Betriebskassa einbezahlt. Berechen das Gehalt jedes Angestellten nach Einbezahlung der € 20 in die Betriebskassa. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“

19 Formeln mit gemischtem Bezug
Schreibweise: z.B. $C6 Dollarzeichen vor Spaltenbuchstabe oder Zeilennummer Kopieren einer Formel ist möglich – absoluter Teil der Formel ändert sich nicht

20 Formeln mit gemischtem Bezug
Die Formel aus B8 wird nach C12 kopiert. In Zelle B8 wird die Zahl aus Zelle D6 mit 3 multipliziert. Die Formel kann kopiert werden, da die zu multiplizierenden Zahlen in der Spalte D stehen, welche als absolut angeben wurde 9 =$D6*3 13 =$D10*3

21 Funktionen

22 Funktionen - allgemein
Excel verfügt über mehr als 300 Funktionen Eingeben von Funktionen erfolgt mittels Funktionsassistenten Einfügen Funktionen oder über Shortcut

23 Funktionsassistent Auswahl der einzelnen Funktionen nach Name und Kategorie

24 Syntax (1) Neben dem Funktionsassistenten bietet Excel auch die Möglichkeit Rechen-operationen durch Eintippen der entsprechenden Formel durchzuführen. Formeln können entweder in die Befehls-zeile oder in die Zelle, in der später das Ergebnis erscheinen soll, eingegeben werden.

25 Syntax (2) Die zur Berechnung verwendeten Zeichen werden als Operatoren bezeichnet die wichtigsten Operatoren: „+“ Addition „-“ Differenz „*“ Produkt „/“ Division „^“ Potenz

26 Syntax (3) Jede Funktion kann Argumente besitzen, werden in Klammer angegeben (oder bei Assistenten in die entsprechenden Felder). Die Trennung aneinandergereihter Argumente erfolgt durch „ ; “, z.B. =Summe(1;2;3;) Zellbereiche werden z.B. durch „D23:D45“ dargestellt.

27 Funktionen – „Summe“

28 Funktion – „Summe“ (1) Summenbildung der Gewinne:

29 Funktion – „Summe“ (2) summieren von Zahlen Vorgehensweise:
aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“ auswählen der Funktion „Summe“ oder einfach die Formel eintippen

30 Funktion – „Summe“ (3) Auswahl der benötigten Funktion „Summe“
Auswahl der Funktionskategorie „Math. &Trigonom.“

31 Funktion – „Summe“ (4) Ergebnis der Summenbildung:
Formel mit der die Summe errechnet wurde

32 Funktionen – „Mittelwert“

33 Funktion – „Mittelwert“ (1)
Berechnung des mittleren Gewinns

34 Funktion – „Mittelwert“ (2)
Bildung von Durchschnittswerten z.B. Durchschnittsgewinn mehrerer Filialen Vorgehensweise: aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Statistik“ auswählen der Funktion „Mittelwert“ oder Eingabe der Formel

35 Funktion – „Mittelwert“ (3)
Ergebnis aus der Berechnung des mittleren Gewinns Formel mit der der Mittelwert errechnet wurde

36 Übung Öffnen Sie die Datei „Umsatz.xls“ und berechnen Sie für jeden Kunden den Gesamtumsatz sowie den mittleren Umsatz aller drei Jahre, und den Gesamtumsatz und den mittleren Umsatz aller drei Jahre über alle Kunden.

37 Funktionen – „Summewenn“

38 Funktion – „Summewenn“ (1)
findet Anwendung, wenn aus einer Datenbank Daten nach einem bestimmten Kriterium summiert werden sollen z.B. Summe der Gehälter bzw. Summe der Löhne Vorgehensweise aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“ auswählen der Funktion „Summewenn“

39 Funktion – „Summewenn“ (2)
Zellbereich, welcher berechnet werden soll Kontaktfenster des Funktionsassistenten Kriterium nach dem die Summe gebildet werden soll Zahlenbereich der addiert werden soll Manuell einzugebende Formel

40 Funktion – „Summewenn“ (3)
3 auszufüllende Felder im Kontaktfenster Das erste Argument gibt den Bereich an für den bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen Das zweite Argument gibt an welche Merkmalsausprägungen vorliegen sollen Das dritte Argument gibt die Feldbezeichnung für die Werte an, die addiert werden sollen

41 Übung Ergänzen Sie die Datei „Umsatz.xls“ um den Umsatz in Wien und den Umsatz in Linz im Jahr 2001.

42 Sortieren

43 Sortieren (1) Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht das Sortieren von Daten in einer Tabelle nach bestimmten Kriterien Vorgehensweise: Selektieren des Bereiches Daten Sortieren Auswahl des „Sortierschlüssels“

44 Sortieren (2) Sortieren der Filialen in der folgenden Tabelle nach dem Alphabet:

45 Sortieren (3) Angabe des zu sortierenden Feldes in Excel
Angabe der Sortierrichtung

46 Sortieren (4) Vorgehensweise: Daten Sortieren Aufsteigend

47 Sortieren (5) Ergebnis des Sortiervorganges:

48 Übung Sortieren Sie die Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ aufsteigend nach ihrer Kundennummer.

49 SVERWEIS

50 Funktion – „SVERWEIS“ (1)
Der SVERWEIS ist eine Suchfunktion sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Matrix liefert den Wert einer beliebigen Spalte als Ergebnis

51 Funktion – „SVERWEIS“ (2)
Vorgehensweise aufrufen des Funktionsassistenten auswählen der Kategorie „Matrix“ auswählen der Funktion „SVERWEIS“

52 Funktion – „SVERWEIS“ (3)
Angabe des Bereiches in dem gesucht werden soll Eingabe des Objektes nach welchem in Spalte 1 der nachfolgend angebenen Matrix gesucht werden soll Eingabe des Wortes „FALSCH“ notwendig, da eine exakte Übereinkunft gewünscht ist Angabe der Spalte, welche die gewünschten Werte enthält.

53 Funktion – „SVERWEIS“ (4)
Die Funktion sucht immer den größten Wert, der in einer aufsteigend sortierten Tabelle kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist

54 Funktion – „SVERWEIS“ (5)
Im Falle einer gewünschten exakten Übereinstimmung muss die automatische Sortierfunktion des „SVERWEIS“ ausgeschaltet werden: Attribut „Bereich Verweis“ auf FALSCH

55 Übung In der Datei „Mitglieder.xls“ finden Sie eine Liste von Mitgliedern. Finden Sie heraus wie hoch der Mitgliedsbeitrag ist den Vogel bezahlt, wie viel ihm das Abonnement kostet und ob und wie viel Geld er noch für eine Spende erübrigt.

56 Wenn

57 Funktion – Wenn (1) „Wenn“ dient zur logischen Unterscheidung
überprüft, ob eine Bedingung erfüllt ist, und gibt je nachdem etwas aus Ausgabe kann Text (in „“), Zahl oder eine Formel sein

58 Funktion – Wenn (2) Bestandteile (Argumente)
Prüfung: logischer Ausdruck, z.B. D5>10 Dann_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung erfolgreich Sonst_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung nicht erfolgreich

59 Übung Geben Sie zu jedem Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ an, ob der Gesamtumsatz aller 3 Jahre ausreichend ist oder nicht. Dies ist er, wenn er EURO überschreitet.

60 Diagramme

61 Grundsätzliches Diagramme sollten übersichtlich und gut lesbar sein
Farbliche Abstimmung – keine zu bunten und somit nicht mehr aussagekräftigen Diagramme Diagrammüberschriften sollten immer den gezeigten Inhalten entsprechen

62 Verwendung Diagramme werden immer zur grafischen Veranschaulichung von Daten verwendet Komplexe Sachverhalte können anhand von Diagrammen vereinfacht gezeigt bzw. präsentiert werden Diagramm bleibt mit den Daten verbunden: Daten ändern sich - Diagramm ändert sich

63 Vorgehensweise (1) Einfügen Diagramm (od. Shortcutsymbol )
Der Diagrammassistent erscheint Auswählen eines geeigneten Diagrammtyps Markieren des Datenbereiches aus dem das Diagramm erstellt werden soll

64 Vorgehensweise (2) Dient zur Auswahl des einzelnen Diagrammtyps

65 Diagrammbeispiele Ausgangstabelle:

66 Säulendiagramm

67 Balkendiagramm

68 Kreisdiagramm

69 3D - Balkendiagramm

70 Übung Erstellen Sie ein Diagramm zu den Daten in der Datei „Umsatz.xls“.

71 Interaktion

72 Interaktion Verwendung von insbesondere Diagrammen, die mit Excel erstellt wurden, in anderen Programmen wie z.B. Word 2 grundsätzliche Möglichkeiten mit Verbindung ohne Verbindung

73 Interaktion Kopieren Verknüpfen
in Excel markieren und Bearbeiten-Kopieren (STRG-C) bzw. in Word Bearbeiten-Inhalte Einfügen reine Kopie, keine Verbindung mehr Verknüpfen wie kopieren, jedoch beim Einfügen Option Verknüpfen aktivieren, Änderungen wirken sich aus

74 Übung Fügen Sie das Diagramm aus der vorangegangenen Übung in ein neues Word-Dokument ein. Es soll dabei mit den Daten verbunden bleiben.

75 Pivot-Tabellen

76 Verwendung Pivot-Tabellen sind Häufigkeitsauszählungen
Pivot-Tabellen lassen eine komfortable Datenanalyse zu

77 Pivot-Tabellen-Assistent
der Pivot-Tabellen-Assistent unterstützt bei der Erstellung von Pivot-Tabellen Vorgehensweise: Daten Pivot-Tabellenbericht

78 Erstellen einer Pivot-Tabelle (1)
Auswahl der Datenquelle, die analysiert werden soll

79 Erstellen einer Pivot-Tabelle (2)
Auswahl des zu analysierenden Datenbereiches.

80 Erstellen einer Pivot-Tabelle (3)
Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle bestimmt werden

81 Erstellen einer Pivot-Tabelle (4)
Zeile Kategorien mehrere Elemente: Sub-Kategorien Spalte analog zu Zeilen Daten zusammengefasste Werte (durch Doppelklick kann Art geändert werden)

82 Erstellen einer Pivot-Tabelle (5)
Wählen Sie aus wo (in welchem Datenblatt) das Ergebnis der Analyse dargestellt werden soll

83 Erstellen einer Pivot-Tabelle (6)
Datenfeld Beschriftungsfeld Pivot-Tabelle als Ergebnis der vorangegangen Schritte

84 Sortieren einer Pivot-Tabelle

85 Sortieren einer Pivot-Tabelle (1)
Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht es Daten welche in einer Pivot-Tabelle dargestellt sind zu sortieren Vorgehensweise: Beschriftungsfeld markieren Daten Sortieren oder Shortcut

86 Sortieren einer Pivot-Tabelle (2)
Kontaktfenster in welchem die Sortieroptionen eingegeben werden können

87 Layout- und Feldeinstellungen

88 Layouteinstellungen (1)
Felder können im nachhinein leicht entfernt oder hinzugefügt werden Wenn nötig ändert Excel automatisch die zugrundeliegende Funktion (z.B. die Funktion „Summe“ wird in die Funktion „Anzahl“ umgewandelt)

89 Layouteinstellungen (3)
Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle verändert werden

90 Feldeinstellungen (1) Dient der Veränderung der in der Pivot-Tabelle verwendeten Felder Vorgehensweise markieren des betreffenden Datenfeld klicken des rot markierten Buttons

91 Feldeinstellungen (2) Mit der Schaltfläche „Ausblenden“ kann das aktuelle Datenfeld entfernt werden Mit der Schaltfläche „Zahlen“ kann der Wertebereich der Pivot-Tabelle formatiert werden Um den rot markierten Bereich zu erhalten muss die Schaltfläche „Optionen“ gedrückt werden

92 Feldeinstellungen (3) Zum prozentuellen Vergleich vorhandener Werte mit einer bestimmten Variable interessierende Ausprägung der Variable Vergleichsvariable

93 Feldeinstellungen (4) Aufrufen des Kontaktfensters durch Doppelklick auf das entsprechende Beschriftungsfeld Änderung der Feldbeschriftung Ausblenden des aktuellen Beschriftungsfeldes

94 Übung In der Datei „Kunden.xls“ finden Sie Kunden und deren Einkäufe. Erledigen Sie die auf den weiteren Datenblättern zu findenden Aufgaben.