PROJEKTMANAGEMENT 11. Projektdurchführung WS 2008/2009 Prem.

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1 PROJEKTMANAGEMENT 11. Projektdurchführung WS 2008/2009 Prem

2 Projektdurchführung Als Durchführung bezeichnet man jene Phase in der Projektarbeit, in der die festgelegten Ziele realisiert werden. In der Durchführungsphase werden die verschiedenen Ressourcen eingesetzt, um die Absichten des Vorhabens zu verwirklichen. Anleitungs- und Steuerungsaufgaben Führung und Motivation Kommunikation Konfliktlösung Überwachung des Projektverlaufes Koordination Kontrollaufgaben Projekt-Controlling Korrekturen und Verbesserungsmaßnahmen Erfolgsfeststellung Projektabschluss und Nachbereitung Ziel STEUERUNGS- MASSNAHMEN KONTROLLE AUSFÜHRUNG PLANUNG START Start WS 2008/2009 Prem

3 Projektumfeld Der Fokus der Projektplanung und -durchführung sollte nicht nur auf den eigentlichen Projektinhalt gerichtet sein  “Über den Tellerrand hinausschauen” Eine Methode, um die Abhängigkeiten und die relevante Umwelt eines Projekts zu durchleuchten, stellt die so genannte Umfeldanalyse (auch Kontextanalyse) dar. Definition gemäß ICB (Projektmanagement-Standard IPMA Competence Baseline) „Projektumfeld ist die Umgebung, in der das Projekt formuliert, bewertet und durchgeführt wird und die das Projekt direkt oder indirekt beeinflusst und/oder von dessen Auswirkungen betroffen ist. Diese äußeren Einflüsse können physische, ökologische, gesellschaftliche, psychologische, kulturelle, politische, wirtschaftliche, finanzielle, juristische, vertragliche, organisatorische, technologische und ästhetische Faktoren sein“. WS 2008/2009 Prem

4 Soziales Projektumfeld
Auftraggeber Steuerungs-gremium . . . Politiker Zielgruppe/Kunden des Projekts Anrainer Projektleiter, Projektmitarbeiter etc. Externe Spezialisten/ Dienstleister WS 2008/2009 Prem

5 Stakeholder Definition gemäß ICB
„Stakeholder sind Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen für das Projektumfeld“. Inhaber und Aktionäre, Investoren Banken und Gläubiger Partner und Lieferanten Käufer, Kunden und Interessenten Management Angestellte, Belegschaftsvertret-ungen und Arbeitnehmerverbände Konkurrenten Politik (lokal, staatlich, national, international) Berufsverbände, Industriehandelsgruppen Medien NGOs Öffentliche, soziale, politische, religiöse Interessengruppen WS 2008/2009 Prem

6 Stakeholderanalyse Identifizieren der Stakeholder
Verstehen der Bedürfnisse und Interessen Integrieren der individuellen Bedürfnisse in Strategien und Aktivitäten Stakeholder können ein Projekt zum Erfolg führen oder auch zum Scheitern bringen Denn Stakeholder können: unterschiedliche Vorkenntnisse besitzen, unterschiedliche Fachsprachen sprechen, von ihrer betrieblichen Stellung her unterschiedliche Positionen einnehmen, unterschiedliche Prioritäten setzen, unterschiedliche Interessen verfolgen. WS 2008/2009 Prem

7 Das Eisbergmodell Psychosoziale Ebene
SICHTBARE Strukturen und Verhalten Projektmanagement, Sachproblem, EDV-Tools… Psychosoziale Ebene Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit etc. WS 2008/2009 Prem

8 Informelle Projektrollen
Entdecker Verbinder Überzeuger Kreativer Berater Bewahrer Prüfer Macher Entscheider Bewerter Ratschlaggeber Organisierer Kontrolleur WS 2008/2009 Prem

9 Konstruktive Projektrollen
Initiator Informations- beschaffer spender Ermutiger Aufklärer Harmonisierer Konsens- Konstruktive Projektrollen WS 2008/2009 Prem

10 Destruktive Projektrollen
Angreifer Herrscher Falsch- spieler Themen- springer Aufmerksam- keits Suchender Bremser Blocker Destruktive Projektrollen WS 2008/2009 Prem

11 Rollenzuteilung – Teambildung
Formelle und informelle Rollen ergeben unterschiedliche Zugänge und Meinungen Kernaufgaben müssen definiert sein (für jeden klar erkenntlich) Auswahl der Mitarbeiter Sachliche Kompetenz Teamfähigkeit Projektvorerfahrung Zeugnisse Vereinstätigkeit (spiegelt Gruppenzusammenhalt wieder) Leute müssen zusammenpassen Es sollte eine ausgewogene Mischung aus informellen Typen bestehen introvertiert/penibel spaßig/oberflächig graue Maus extrovertiert WS 2008/2009 Prem

12 Führungsstil (=zeitl. konsistentes Führungsverhalten)
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13 Mitarbeitermotivation
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14 Motivationsbeeinflussende Faktoren
Motivatoren (Einflussgrößen, die motivieren oder demotivieren können) Chance zur Selbstverwirklichung Selbstbestätigung Möglichkeiten zur Mitgestaltung Entscheidungsfreiheiten Sinngebende und erfüllende Aufgaben Beförderungen Eigene Verantwortungsbereiche Anerkennung Erfolg  Eine gute Führungskraft hat erfolgreiche Mitarbeiter und lässt den Mitarbeitern auch ihre Erfolge. Motivationssteigerer Information Integration Identifikation Initiative WS 2008/2009 Prem

15 Kommunikation und Konfliktmanagement I
Wo Menschen interagieren gibt es Meinungsverschiedenheiten, Auseinandersetzungen, Interessensgegensätze  Konflikte Konflikt: Kampf gegensätzlicher oder gleichartiger aber konkurrierender Handlungstendenzen. Wichtig im PM: Im Vorfeld zur bestimmende klare Spielregeln! WS 2008/2009 Prem

16 Kommunikation und Konfliktmanagement II
WS 2008/2009 Prem

17 Kommunikation und Konfliktmanagement III
Verhaltensoptionen bei Konflikten und mögliche Ergebniskonstellationen - reaktives Verhalten: auf die Angriffe des anderen reagiert man mit gleicher Heftigkeit; der Konflikt eskaliert; beide verlieren - aggressives Verhalten: der andere wird bezwungen, man selbst gewinnt – Gewinner- Verlierer-Konstellation - passives Verhalten: zielt darauf ab, die eigenen Verluste zu minimieren, der andere siegt; Verlierer-Gewinner-Resultat - positives Verhalten: der andere wird nicht dominiert, beide sind kompromissbereit – Gewinner-Gewinner-Situation; Die Gewinner-Gewinner-Situation („win-win“) führt dazu, dass durch eine Zusammenarbeit ein größerer Gewinn für beide Parteien erreicht werden kann, als es im Alleingang möglich gewesen wäre. Konfliktbehandlungsmöglichkeiten: Vermeidung/Umgehung, Angriff, Leugnen/Flucht, Bagatellisieren/Relativieren, Kampf, Delegation, Kompromiss, Konsens WS 2008/2009 Prem

18 Kommunikation und Konfliktmanagement IV
WS 2008/2009 Prem

19 Kommunikation und Konfliktmanagement V
Konfliktlösungskaskade: Ist eine rasche, einvernehmliche Lösung des Konfliktes nicht möglich  Konfliktlösungsmittel Gruppen- oder Einzelgespräche mit den Konfliktbeteiligten Einbindung eines neutralen „Schiedsrichters“ Rote Karte für den Konfliktverursacher Projektabbruch Praktische Hinweise zum Umgang mit Konfliktsituationen Vermittelnd eingreifen, aber nicht verharmlosen. Schuldzuweisungen vermeiden. In der Sache klar argumentieren, Sachverhalt und Person trennen. Klären der verschiedenen Standpunkte, z.B. durch Feedback-Runden, Versuch, in die Rolle des anderen zu schlüpfen Verdeutlichen der unterschiedlichen Positionen durch Festhalten auf Flip-Chart etc. Mögliche Ursachen des Konflikts herausarbeiten Bei stark emotional vorgebrachter Kritik: Von der Sachebene weggehen, Beweggrund und Wirkung besprechen. Niemanden zum Sündenbock machen In erster Linie in Lösungen denken und nicht in Problemen. Projektteams müssen sich nicht lieben! Wichtig ist, Konsens über die Sache. WS 2008/2009 Prem

20 Kommunikation und Koordination
Kommunikation dient dem qualifizierten Informationsaustausch und stellt ein unabdingbares Element des operativen Projektmanagements dar. Prinzipiell gilt: je besser die Kommunikation, desto reibungsloser der Projektverlauf. Kommunikation sorgt für den Zugang zu den erforderlichen Projektinformationen und setzt gegenseitiges Feedback voraus. WS 2008/2009 Prem

21 Erstellen sie eine Tagesordnung für ein Projekt – Kick-Off - Meeting
Gruppenarbeit Erstellen sie eine Tagesordnung für ein Projekt – Kick-Off - Meeting WS 2008/2009 Prem