BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung Stand:

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1 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung Stand: 17.10.2006

2 2 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - I Fragen der Kunden Kann das SMC in Vertreter-funktion Benutzerdaten für Kunden ändern ? Was ist zu tun, wenn für eine Dienststelle kein Kostenträger im Webkatalog hinterlegt ist? Der Kunde schildert dem SMC und/oder über das Kontaktformular auf der Homepage des BLB NRW unter Service / „anlassbezogene Materialbeschaffung“ sein Anliegen. Die Zentrale kümmert sich anschließend um die Einrichtung eines Kostenträgers. Ja, der Leitfaden unterstützt i.d.R. den Kunden bei der Änderung von Benutzerdaten. Sollten sich darüber hinaus Probleme ergeben steht dem Kunden das SMC telefonisch, per E-Mail oder per Fax zur Verfügung. Was ist zu tun, wenn sich der Kunde nach erfolgter Passwortänderung nicht mehr am Katalogsystem anmelden kann? Das SMC informiert die IT der Zentrale des BLB NRW. Die IT der Zentrale setzt sich umgehend mit der IT des Kunden in Verbindung, um den Katalogzugang wieder zu ermöglichen.

3 3 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - II Fragen der Kunden Was ist zu tun, wenn die bestellte Ware nicht fristgerecht eintrifft? Was ist zu tun, wenn beim Kunden sonstige Anwenderprobleme auftauchen? Der Leitfaden unterstützt den Kunden bei Anwenderproblemen. Sollten sich darüber hinaus Probleme ergeben, wenden sich die Kunden an das SMC. Der Kunde benachrichtigt das SMC. Das SMC kontaktiert den Lieferanten und informiert den Kunden anschließend. Was ist zu tun, wenn die Warenlieferung defekt ist? Der Kunde benachrichtigt das SMC. Das SMC kontaktiert den Lieferanten und informiert den Kunden anschließend.

4 4 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - III Fragen der Kunden Was ist zu tun, wenn meine Dienststelle noch über laufende Bezugsverträge verfügt? Wie sind die vertraglich vereinbarten Zahlungs-bedingungen bei Bestellungen im Webkatalog? 30 Tage netto / 14 Tage 3 %Skonto Die laufenden Bezugsverträge sind der Zentrale des BLB NRW, Geschäftsbereich Gebäudemanagement, zu übergeben. Die Verträge werden bis zur Beendigung der Vertragslaufzeit durch den BLB NRW weitergeführt. Bis zum Vertragsende bedient sich die jeweilige Dienststelle aus dem Vertrag. Wie erfolgt die Rechnungs-prüfung beim Webkatalog? Im BLB NRW wird eine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung durchgeführt: Voraussetzung dafür ist, dass der Mieter den Erhalt der fehlerfrei gelieferten Ware elektronisch im Webkatalog bestätig. Auf Basis dieser elektronischen Lieferbestätigung erfolgt eine Wareneingangsbuchung im SAP des BLB NRW, auf deren Basis die Rechnungsprüfung und -begleichung getätigt wird.

5 5 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - IV Fragen der Kunden Was ist zu tun, wenn einzelne Passagen des Leitfadens nicht verstanden wurden oder es generelle Fragen zur Bedienung des Katalogsystems gibt? Was ist zu tun, wenn das Passwort vergessen wurde? Was ist zu tun, wenn die Kundenadresse (postalische Anschrift) nicht mit der gewünschten Lieferanschrift übereinstimmt? Der Kunde hat über das Freitextfeld „Information für den Lieferanten“ im Webkatalog die Möglichkeit seine abweichende Lieferanschrift anzugeben. Der Kunde wendet sich an das SMC. Das SMC setzt das Passwort zurück und erteilt dem Kunden ein neues Passwort. Der Kunde wendet sich an das SMC.

6 6 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - V Fragen der Kunden Was ist zu tun, wenn bestimmte Artikel nicht über den Webkatalog bestellt werden können, da diese im Vorfeld nicht ausgeschrieben wurden? Der Ausschreibung und Produkterweiterung liegen nur Artikel zu Grunde, die der Zentrale des BLB NRW übermittelt worden sind. Artikel, die nicht Webkatalog zur Verfügung stehen, sind durch den Kunden selbst zu beschaffen. Bitte melden Sie diese Artikel der Zentrale des BLB NRW über das Kontaktformular auf der Homepage des BLB NRW. Diese Artikel werden dann bei der nächsten Ausschreibung in 2007 berücksichtigt. Wie erfolgt die Freigabe des Warenkorbes wenn der verantwortliche Administrator beispielsweise urlaubsbedingt abwesend ist? Der Administrator ist für die Zeit seiner Abwesenheit für die Benennung eines Vertreters zuständig. Nur der Administrator oder der Vertreter dürfen Warenkörbe freigeben. Wer vergibt untergeordnete User- Kennungen? Die untergeordneten Userkennungen (Unterbenutzer) können ausschließlich durch den Inhaber der Administrationskennung in den jeweiligen Dienststellen vergeben werden.

7 7 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - VI Fragen der Kunden Wie sehen einzelne Lieferbe- dingungen aus: Lieferung frei Verwendungsstelle, Mindest- bestellwert, Mengenrabatt? Die über den Webkatalog bestellten Artikel werden frei Verwendungsstelle (z.B. Lagerraum) geliefert. Liegt der Wert einer Bestellung im Webkatalog bei unter oder gleich 34,80 EUR brutto, erhebt der Lieferant eine Versandkostenpauschale von 5,80 EUR brutto. Der BLB NRW hat die Artikel des Katalogs A zentral ausgeschrieben und durch die Bündelung des Beschaffungsvolumens Preisvorteile für den Kunden erzielt. Einen darüber hinausgehenden Mengenrabatt gibt es nicht. Wirkt sich eine dezentrale Be- schaffung über den Webkatalog negativ auf die Preisverein-barungen aus? Nein. Der BLB NRW hat die Artikel des Katalogs A zentral ausgeschrieben und damit besteht der größtmögliche Synergieeffekt auf Landesebene. Jede einzelne Bestellung partizipiert von den erzielten Konditionen. Die Konditionen können sich nach einer weiteren Ausschreibung aufgrund der besseren Datenlage nur weiter verbessern. Wie sind die vertraglich vereinbarten Zahlungs-bedingungen beim Einkauf in Baumärkten? 21 Tage netto ohne Skonto

8 8 BLB NRW Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale © 2005 BLB-NRW FAQ – Häufig gestellte Fragen der Kunden des BLB NRW im Zusammenhang mit der Materialbeschaffung - VII Fragen der Kunden Was ist zu tun, wenn ein Web- zugang nicht besteht, Baumarktkarten fehlen oder Adressen bzw. Dienststellen falsch hinterlegt wurden? In allen Fällen ist die BLB NRW Zentrale nach Möglichkeit schriftlich (Kontaktformular) zu kontaktieren. Das Kontaktformular finden Sie hierzu auf dem Link zur „Anlassbezogenen Materialbeschaffung“ auf der BLB-Homepage www.blb.nrw.de/service.htm. Ihre Anfrage wird in der BLB NRW Zentrale umgehend bearbeitet. Wer ist berechtigt die Baumarktkundenkarte zu unterschreiben? Kann auch eine andere Person dann noch mit dieser Karte einkaufen (personenbezogene Karte)? Die Baumarktkundenkarte ist von der / dem jeweiligen DienststellenleiterIn zu unterschrieben. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit eine Untervollmacht zu erteilen. Der Kunde kann die Artikel auf Basis einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (§55LHO) auch in anderen Baumärkten, Fachmärkten oder Großhandelsunternehmen beschaffen. Was ist zu tun, wenn der jeweilige Baumarkt zu weit entfernt ist? Wo können die benötigten Artikel beschafft werden?