Gäste, Organisationsdaten und interne Adressen

Präsentation zum Thema: "Gäste, Organisationsdaten und interne Adressen"—  Präsentation transkript:

1 Gäste, Organisationsdaten und interne Adressen
Giorgio Broggi, ID-Betriebsinformatik Matteo Corti, ID-Basisdienste Armin Wittmann, ID-Kommunikation © ETH Zürich |

2 Neue Datenhaltung und Datenpflegeprozesse
Bisherige Datenhaltung historisch gewachsen bzw. technisch bedingt (Telefonie-System «Aladin») Prozesse wenig nachvollziehbar und lückenhaft Veränderungsfaktoren: ETH vom Bund verpflichtet die interne Adressen vollumfänglich zu erfassen Entwicklung Sprachkommunikation zu VoIP

3 Neue Datenhaltung und Datenpflegeprozesse
Projekt «GOA» (ID, HR, CO) soll die Situation verbessern und die neue Technologien unterstützen Datenhaltung vereinheitlicht im OIS Neue Prozesse mit einheitlichen Supportstellen Interne Adressen: Nutzung des neuen Antrittsworkflow (ab Dezember 2011) und Möglichkeiten der Eigenmutation Gäste: Unterscheidung zwischen Tagesgästen und Telefonie-Gästen Umsetzung in 2 Schritten: Umstellung der Datenflüsse und - Pflegeprozesse(Frühsommer); Einführung HR-Antrittworkflow und neuer nethz-Client (Herbst)

4 SOLL-Prozesse - Personen - interne Adressen
Ersterfassung , Mutation Personalabteilung, Stab Professoren Selbstdeklaration Zusätzliche Adresse ETH-Angehörige Selbstdeklaration Mutation ETH-Angehörige KarteMA / Sempro+ Erfassung Person bei Eintritt mit interner Adresse eAdressen eAdressen Mutation interner Adresse inkl. Rufnummern Zuweisung Anfrage zusätzliche neue interne Adresse ohne Rufnummern 1 1 1 OIS Formular OIS 2 Anfrage neue interne Adresse 6 2 2 Rufnr. URL nethz nethz 3 Rufnr. 5 KomCenter OM 4 Tel.-Nr. wird zugeteilt/konfiguriert

5 SOLL-Prozesse – Organisationseinheiten und Gäste - interne Adressen
Controlling OrgDB Erfassung und Mutation interner Adresse von OE Inkl. Rufnummern, sowie Erfassung und URL OE hat genau 1 interne Adresse! OIS nethz OM Rufnr. URL 1 2 3 6 5 KomCenter Tel.-Nr. wird zugeteilt/konfiguriert 4 (Telefonie-) Gäste ISGs, ID-Helpdesk/SDL, OIS-Support ID Ticket System Ticket erfassen mit Gastdaten 7 KarteMA Erfassung Gastdaten mit interner Adresse

6 Neue Datenhaltung und Datenpflegeprozesse
Unpersönliche Telefonnummern: werden neu zu einer Organisationseinheit zugeteilt. Die Verwaltung erfolgt durch die Telefonsupportgruppen dieser Einheit. Für die Suche auf wird zusätzlich ein kurzer Text zur Verfügung stehen, der von den ISG bei Bedarf eingegeben werden kann.

7 Neue Datenhaltung und Datenpflegeprozesse
„Eintragung im Telefonbuch“ von ETH-externen Personen (Zuteilung einer ETH-internen Telefonnummer und Registrierung der Person) Dafür wird nicht mehr ID-Kommunikation (Frau Irene Furrer) zuständig sein, sondern ID- Service Delivery (OIS- Support). Die Beauftragung erfolgt am besten via ID Support-Ticket.