SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke.

Präsentation zum Thema: "SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke."—  Präsentation transkript:

1 SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze
Helmut Reinke

2 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

3 Die MindBusiness GmbH IT-Dienstleister für Microsoft Trainings & Projektberatung (Kommunikation, Controlling) Portfolio: gesamtes Spektrum an SharePoint- und Office-Know-how Effiziente Software-Werkzeuge Praxisnahe Portal-Lösungen Unternehmensweite SharePoint- & Office-Rollouts Auf den Arbeitsablauf bezogene Wissensvermittlung in Workshops oder Events Microsoft Gold Partner (InformationWorker- & Software Solutions)

4 Über mich 1949 im Saarland geboren
Studierter Betriebswirt, staatlich anerkannter Organisationsprogrammierer Fokus liegt auf der Verbindung zwischen Betriebswirtschaft und EDV Steckenpferde: Projekt- & Prozessmanagement in SharePoint Rollout EDV-gestützter Lösungen Management-Informations-Cockpits Veröffentlichung zahlreicher Publikationen

5 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

6 Was ist SharePoint – Ein Überblick
Genial einfach und nützlich SharePoint ist auf dem Server, was Office auf dem Client ist Bill Gates Nischenprodukt Teufelswerk SharePoint is the Glue Jeff Teper Intranet Portal Teamarbeitsbereich DMS System von Microsoft Info-Lego: Baukasten für Informationslösungen

7 Was bietet SharePoint? Einfache und intuitive Benutzeroberfläche
Office-Integration Optimale Besprechungsarbeitsbereiche Effizienteres Arbeiten Integration des Systems und Zusammenarbeit mit Servern Arbeitsabläufe werden prozessorientiert über Programmgrenzen hinweg abgebildet Teams arbeiten ortsunabhängig gemeinsam an Dokumenten Integrierte Lösungen für Zusammenarbeit und Kommunikation

8 Dokumentenmanagement vor & mit 2007
Früher Inhaltsgenehmigung Einstufige Versionierung Ein-/Auschecken Metadaten über Spalteneigenschaften Berechtigung auf Bibliotheksebene Heute Versionierung Keine Versionskontrolle Hauptversionen Haupt- und Nebenversionen Grenzwert für die Anzahl von Versionen Entwurfselementsicherheit Erzwungenes Auschecken Papierkorb Zweistufige Wiederherstellung von Dokumenten Workflow

9 Kreislauf & Kernpunkte
Erstellen Bearbeiten Prüfen Signieren Freigeben Veröffent-lichen Archivie-ren Kernpunkte/Möglichkeiten im SharePoint für ein effizientes Dokumenten-Management? Metadaten Einheitliches Schlagwortsystem Tracking Gesetzliche Anforderungen Workflow Abbildung & Arbeitsabläufe Archivierung Lebenszyklus der Dokumente

10 Effizient: Die Metadaten in SharePoint
Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments Sie werden in der Dokumentbibliothek als Spalten definiert Es gibt eine Reihe von Metadaten-Typen (Text, numerisch, Datum, Auswahlliste, Verweise…) Sie können Pflicht- oder optionale Eigenschaften besitzen Metadatenmanagement über: Websitespalten Websiteinhaltstypen Dateieigenschaften Dokumentvorlagen Workflows Eingebaute Workflows Eigene Workflows mit SharePoint Designer

11 Rechte in SharePoint 2007 Rechte auf 4 Ebenen
Websitesammlung Website Liste/Bibliothek Dokumente/Elemente Vererbung von Websitesammlung auf Website und tiefer Prozess dauert an bis Vererbung deaktiviert wird In 2007 werden eigene Gruppen bei der Erstellung der Seite angelegt Personen hinzufügen durch »People-Picker« Websiteübergreifende Gruppen (2003) gibt es nicht mehr!

12 Darum ist MOSS die richtige Technologie
Einfache, übersichtliche Dokumentenverwaltung Schnelle Erfassung von Formularen Webbasiert und zukunftssicher durch ständige Weiterentwicklungen von Microsoft Passt sich an Office Client-Software Höchste Flexibilität Ortsunabhängig XML und Web-Services Voll erweiterbare Benutzeroberfläche Umfangreiche Schnittstellen (API’s = Application Programming Interfaces)

13 Vorteile im Überblick 1 Einheit-liche Benut-zerober-fläche für den Anwen-der 2 Einheit-liche Entwick-lungs-platt-form 3 Einheit-liche tech-nische Infra-struktur 4 Zentrale Admi-nistra-tion 5 Einheit-liches Berech-tigungs-system 6 Inter-opera-bilität durch allge-meine Stan-dards

14 Die Idee von SharePoint: Collaboration
Enterprise Abteilung Teams Individual Inseln der Produktivität Konsistente Zusammenarbeit, Administration, Entwicklung

15 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

16 Technologie hinter SharePoint: Eine integrierte Lösungsplattform
Integrierte, rollenbasierte Workflows Manuelle und automatisierte Workflows mit Statusberichte, Formular Management Teamübergreifende Zusammenarbeit Diskussionen, Wiki, Blogs, Umfragen, Projekte, Besprechungen, Aufgaben, Portale und Arbeitsbereiche (Mitarbeiter, Kunden, Partner, …) Proaktive Analysen und effizientes Berichtswesen Dashboards, Cockpits, Scorecards, KPI-Analysen Integriertes Enterprise Content Management Reguliertes Dokumenten Management mit Versionierung, Audits und Historienverlauf Records Management Compliance Management Unternehmensweite Suche Web Content Management Unternehmens-weite Suche Federierte Suche Indexsuche Personensuche & Expert Finder LOB-Daten-Suche (ERP, CRM, SCM) Suche im Intranet, Extranet und Internet Crawling, Ranking, Security Trimming

17 Technologie hinter SharePoint: Erweiterte integrierte Lösungsplattform
Integrierte, rollenbasierte Geschäftsabläufe Collaboration Business Intelligence Enterprise Content Management Unternehmens-weite Suche Unified Communication Projekt & Portfolio Management Performance Management

18 Integrations- & Optimierungsmöglichkeiten
Mobile Endgeräte Collaboration und Präsentation Geschäftsprozesse und Orchestrierung Geschäftsprozessmodellierung, Architekturentwurf, Entwicklung, Test und Projekmanagement Sicherheitsaspekte, Betrieb, Überwachung der Infrastruktur Legacy-Anbindung J2EE-Anbindung Applikationen und Dienste IBM SAP Basisdienste IBM

19 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

20 InfoPath: Was ist das? InfoPath ist eine digitale Formular-Software
Vereinfachung der Arbeit mit Formularen Erstellung flexibler und dynamischer Formulare Teams bzw. alle Mitarbeitern im Unternehmen haben jederzeit Zugriff darauf InfoPath basiert auf XML, so kann mit den vorhandenen Daten weitergearbeitet werden Relevante Informationen können einfach zusammengeführt werden Vorteile: Vermeidung von Fehlern, einfach Anwendung, flexibel, Integration in SharePoint, gemeinsame Sprache, Verfügbarkeit!

21 Allgemein: Zusammenspiel Office 2007
Bessere Ergebnisse schneller erzielen durch: Effizientes Zeit-, Prozess- und Informationsmanagement Einfache Verarbeitung und Visualisierung von Informationen Präzise Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen Einfache Adaption neuer Lösungen Intuitives Arbeiten mit weniger Anwendungen Kommunikation in Echtzeit Transparente Organisation & verbesserte Teamarbeit

22 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

23 SharePoint-Workflows – Was ist das?
Workflow = „vordefinierte Abfolge von IT-gestützten Aktivitäten“ Unterstützung bei Geschäftsprozessen wie Bestätigungen, Anträge, Rechnungen etc. Mensch-orientierte Workflows werden vom Menschen angestoßen und sind eher unstrukturiert Systemorientierte Workflows werden von technischen Prozessen angestoßen und enthalten eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten Beispiel: Genehmigungsworkflow (Approval)

24 Einfacher SharePoint Workflows aus der Praxis: Der Urlaubsantrag

25 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

26 Anforderungen am Richterarbeitsplatz
Erfassung aller relevanter (rechtlicher) Informationen Elektronische Darstellung der Sachverhalte (= Aktenauszug) Möglichkeit zur Beurteilung komplexer Sachverhalte Kopplung von Informationen zur Darstellung von Abhängigkeiten Logische, dynamische Bearbeitung der Akten und Prozessschritte Schnelle Entscheidungsfindung und -Begründung Optimales Wissensmanagement (Rechtssprechung/Literatur online)

27 Allgemeine Anforderungen
Bereitstellung eines umfassenden Werkzeugs, dass Geschäftsprozesse unterstützt Ergonomische und selbsterklärende Benutzeroberfläche Elektronische Aktenführung Integration des elektronischen Rechtsverkehrs Ablage und Archivierung des Schriftverkehrs Intelligente Suchmechanismen

28 Herausforderungen am Richterarbeitsplatz
Produktivitätssteigerung der Wissensarbeiter Nahtlose Integration externer erledigter Arbeiten Innovationsfähigkeit beschleunigen Zusammenarbeit fördern (intern/extern) Standard-Prozesse beschleunigen Richtlinien einhalten Publizieren von Inhalten

29 Hindernisse & Lösungen
Mögliche Probleme Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint-Plattform Lösung: Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen Widersacher gewinnen, die konkret mitarbeiten Klare Linie der Geschäftsführung Weniger ist mehr!

30 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo am Bsp. des LAG Hamm Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

31 Demo - Startseite Unterschiedliche Illustrationen im Einsatz
Farbraum Grün (=Akten grün, Bücher): Etage 1: Richter, Rechtspfleger, Service Farbraum Orange (=Vorgang Orange, Globus): EG: Verwaltung, Personal, IT

32 Demo – Mein Arbeitsplatz

33 Demo – Mein Arbeitsplatz

34 Demo – Mein Arbeitsplatz

35 Demo – Mein Arbeitsplatz

36 Demo Die Suche in der Praxis

37 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung Ihrer Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

38 Fazit – Umsetzung Musterakte
Mit MOSS und einer ergonomischen Darstellung können Ihre Prozesse umgesetzt werden Bsp. „Erstes elektr. Musterverfahren“ Antragsaufnahme (Erbschein) durch den Rechtspfleger (RPfl) per Formular  InfoPath Die weiterverwertbaren Daten werden für weitere Arbeitsschritte gespeichert  XML-Daten RPfl veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter und eine Wiedervorlagefrist  per automatischem Workflow

39 Fazit: Umsetzung Musterakte
Gewährung rechtlichen Gehörs Richter verfügt ein Anschreiben zur Gewährung rechtlichen Gehörs  per InfoPath-Formular Adressdaten & Akteninformationen werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) Richter veranlasst die Vorlage der Akte und eine Wiedervorlagefrist  per automatischem Workflow

40 Fazit: Umsetzung Musterakte
Postaus- und Eingang Servicekraft fertigt das von Richter verfügte Anschreiben aus und verwaltet den Postaus- und eingang Persönliche Schreiben sind einzuscannen und in die elektronische Akte mit aufzunehmen Servicekraft veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter  automatische Weiterleitung per Workflow

41 Fazit: Umsetzung Musterakte
Erbschein Richter erlässt einen Erbschein. Hierfür stellt das System ein Formular zur Verfügung  InfoPath Daten werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank) Richter veranlasst die Vorlage der Akte auf der Geschäftsstelle  automatische Weiterleitung per Workflow

42 Umsetzung der Musterakte in der Praxis
Antrag auf Prozesskostenhilfe mit Hinweis, dass ein neuer Antrag gestellt wurde, der genehmigt werden muss.

43 Umsetzung der Musterakte in der Praxis
Genehmigung oder Ablehnung des Antrags mit Hinweis, dass ein neuer Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde & Hinweis auf Erstellung des nun folgenden Anschreiben

44 Umsetzung der Musterakte in der Praxis
Erstellung des Anschreibens zum Antrag Prozesskostenhilfe mit Hinweis, dass das Anschreiben verschickt wurde und nun auf Wiedervorlage liegt Erinnerungsmail am Tag der Wiedervorlage

45 Nutzen unser Lösung Zeitersparnis durch einfach Abläufe
Ablösung des papiergebundenen Schriftverkehrs Einfache Verarbeitung der Daten Besseres und schnelleres Arbeiten / SUCHE! Zusammenfassung von Arbeitsprozessen unter einer Benutzeroberfläche Selbstredende Begleitung der User durch eine selbsterklärende Benutzeroberfläche Transparenz, Übersicht und Struktur durch Ergonomie und Visualisierung Unterstützung bei komplexen Geschäftsprozessen durch im Hintergrund laufenden Workflows Allgemein: Erhöhung der Produktivität durch automatisierte Geschäftsprozesse Treffen von qualitativ besseren und rascheren Entscheidungen

46 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

47 Was ist XML? Universelles Datenformat, um Informationen wieder zu verwenden und zusammenzuführen Kerntechnologie der Microsoft .NET Strategie Plattform-übergreifend, Applikations-übergreifend, Client-unabhängig, Prozess-übergreifend

48 Die XML-Familie XPath – Lokalisieren von Knoten in einem XML-Dokument über eine Pfadabfragenotation (gib alle Knoten zurück, die ein Kriterium erfüllen) XSLT – Transformation eines XML-Dokument in ein anderes "Format" (also eine Übersetzung der Knoten in andere Textelemente) anhand von auf Xpath-Ausdrücken basierenden Regeln) XSD – Schemadefinition – legt die Anordnung und die Details zu einzelnen XML-Knoten fest (XML-Dokumente werden damit validiert)

49 Hinter den Kulissen: der technische Ablauf I
Beschlüsse, Urteile, Vorladungen, Anträge, Erbscheine usw. werden in InfoPath erfasst Beispiel: Antrag auf Prozesskostenhilfe InfoPath gibt reines XML aus XSLT wandelt in einem Transfor- mationsprozess XML-Daten in ein beliebiges Format um

50 Hinter den Kulissen: der technische Ablauf II
Daten können so als PDF, in Word, OneNote usw. zur Verfügung gestellt werden So könnte eine Akte entstehen bspw. eine Klägerschrift. Demo – Lieferung einer Akte Durch die Transformation wird zunächst ein Teilbaum aller XML-Elemente gebildet, die ausgegeben werden sollen. Dabei werden auch bestimmte Forma-tierungselemente ergänzt. Im zweiten Schritt wird beispielsweise ein PDF-Dokument erzeugt.

51 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

52 Zukunftsaussichten SharePoint & Office
Applikationen sind webbasiert (Office 14) Keine Clientinstallation mehr Off- & Onlinesynchronisation (SharePoint Workspace) Erleichterung der Workflowerstellung OneNote als Wiki-Client Erleichterung von Arbeitsabläufen

53 Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick
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54 Diskussionsrunde Ihre Fragen – unsere Antworten
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