Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien 11.03.2010.

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1 Der Datenraum Ablage, Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten im Projekt Hauptbahnhof Wien

2 ZWEI Kopfbahnhöfe Südbahn Ostbahn Historisch: ZWEI Kopfbahnhöfe
Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

3 EIN Durchgangsbahnhof
Hauptbahnhof Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

4 Verwertung nicht mehr benötigter Flächen
Hauptbahnhof Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

5 Reisen, Wohnen, Arbeiten, Einkaufen
Mehr als ein Bahnhof Geschäftsviertel (Büros, Geschäfte, Hotels, Dienstleisung) Gewerbe Wohnen Park Bildungscampus Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

6 Das Gesamtprojekt ab Sep. 2009 (Bauphase)
Teilprojekt Lenkungsausschuss ÖBB, Stadt Wien, BMVIT, Investoren Gesamtprojektleitung [0] [0] Koordination ÖBB Koordination Stadt Wien Bahninfrastruktur [1] Teilprojekte Arbeitsgruppen Verkehrsstation [6] Teilprojekte Arbeitsgruppen Immobilien [2] Teilprojekte Arbeitsgruppen Stadtplanung [3] Teilprojekte Arbeitsgruppen Stadt Infrastruktur [4] Teilprojekte Arbeitsgruppen Immorent [5] Teilprojekte Arbeitsgruppen Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

7 Datenraum – die Ausgangslage

8 Verteilung von Daten und Information
Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

9 Verteilte Information
? Struktur <1> ? ? Struktur <3> ? ? ? ? ? Version <x> ? Version <y> Struktur <2> Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

10 Dezentrale Datenhaltung
Jeder Mitarbeiter hat seine eigene favorisierte Struktur (Ordner, Dateinamen, …) In einer Projektgruppe/Abteilung stehen Fileserver („Laufwerke“) für die gemeinsame Nutzung von Daten zur Verfügung Zugriff von extern (Berater, Planer, andere ÖBB Gesellschaften) ist nur eingeschränkt oder gar nicht möglich Suchen und finden ist nur unter sehr hohem Zeitaufwand möglich Unsicherheit bezüglich aktueller Versionen Änderungen in Dokumenten sind sehr schwer nachzuvollziehen Größe von Dokumenten behindert den Datenaustausch via Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

11 Zentral strukturierte Datenablage
Integration und Prozess-Optimierung Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

12 Zentral strukturierte Datenablage
 Wo ist die letzte überarbeitete Version vom Vorstandsbericht ??? Gibt es noch andere Versionen und welche Änderungen wurden gemacht? Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

13 Datenraum = Zentrale Datenablage
Eine für alle gültige Ablagestruktur Zeitersparnis durch Volltext- und strukturierte Suche Zugriff über jeden Browser möglich (auch extern oder Secure ID Card) Versionierung (Nachvollziehbarkeit) Dokumente können nach bestimmten Kriterien kategorisiert werden (Stati, Beschreibungen, …) Benachrichtigung bei Änderungen Hohe Integration in MS-Office Bearbeitung und Verteilung ist nicht mit Mehraufwand verbunden!!! Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

14 Die Grundidee: Integration
Gesamtprojekt Projekt Teilprojekt Grundlage: IT-Basissystem der ÖBB-Infrastruktur AG Beispiel: Präsentation Huber: Bereitstellung der Präsentation auf MySite Mitarbeiter Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

15 Die Grundidee: Integration
Gesamtprojekt IT-Basissystem der ÖBB-Infrastruktur AG Projekt Teilprojekt Beispiel: Präsentation Huber: Bereitstellung der Präsentation auf MySite Geschäftsprozesse, Web Services, Intranet, VS-Berichte, Termine, Managementsystem, Projektablagen, … Mitarbeiter Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

16 Der Weg zum Ziel

17 Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
Das Ziel Erstellung einer für alle Projektmitarbeiter zugänglichen Daten-Infrastruktur aufbauend auf dem Basissystem der ÖBB-Infrastruktur Bau AG (MS-Sharepoint) Sicherer und transparenter Zugriff auf sämtliche projektrelevanten Daten an zentraler Stelle Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen den Personen, Teams, Bereichen und Unternehmen So einfach wie möglich – so kompliziert als nötig integrierten Daten-, Informations-, Kommunikations- und Kollaborationsplattform Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

18 Der Weg zu strukturierter Information
Datenraum Transformation disloziert – integrativ dezentral – zentral (Suche, Kategorisierung, …) ineffizient – effizient multi sign-in – single sign-in Metapher viele Seen (nicht verbunden) Ein „See“ durch Kanäle verbunden (tw. mit Schleusen) Benutzer des Systems können sowohl Mitarbeiter als auch externe Benutzer sein Transformation verteilt  integriert Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

19 Der Datenraum Hauptbahnhof Wien
Die Transformation „Den Fortschritt verdanken die Menschen den Unzufriedenen“ Aldous Huxley Von einer verteilten unstrukturierten zu einer Web-basierten integrierten Datenhaltung Vom kreativen Daten-Chaos zu strukturierter Information Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

20 Die Überwindung des Widerstands
Aufwand Widerstand Widerstand gegenüber Prozessanpassung. z.B..: Umgang mit Protokollen Verkleinerung des Widerstandes durch konkrete Vorzeigeprojekte (Vision, Erste Schritte) Aufwand für einen bestimmten Prozess. z.B..: Umgang mit Protokollen, Dokumentationen, .. Innovation, Gewinn, Erfolg aufgrund der Prozessanpassung + Anpassung klingt nicht so „hart“ wie Veränderung Zeit Idee Entwicklung / Realisierung Konzept Vertiefung Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

21 Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand
Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation Vision positive Möglichkeit Erste Schritte in Richtung der Vision Widerstand gegenüber Veränderungen Suche Schnelles Finden Volltextsuche, strukturierte Suche Aufgabe gewohnter Prozesse und Strukturen Unterschiedliche Ablagesysteme, erhöhter Aufwand bei Datenhaltung Ein einheitliches Ablagesystem Zentrale Dokumente einheitlich ablegen, längerfristig alte Systeme „abschalten“ (Laufwerke) Zu wenig Kenntnis anderer Möglichkeiten Zufriedenheit mit vorhandenem Mit gleichem Aufwand bessere Ergebnisse erzielen Hinterfragen des derzeitigen Prozesses im Hinblick aus neue Technologien Unwille sich mit Neuem auseinanderzusetzen, neue Technologien sind nicht bekannt Keine transparente Zugriffsberechtigungen Jederzeit sichtbar, wer auf welche Daten Zugriff hat Anzeige de Berechtigung in jeder Dokumentbibliothek Dokumente werden aufgrund von ungeklärten Zugriffs-berechtigungen nicht eingestellt Transfer von großen Datenmengen via (> 10MB) nicht möglich Kein Limit, da ein Hyperlink versendet wird Dokumente können schnell für bestimmten Personenkreis zugänglich gemacht werden Unwissen, Unsicherheit („Was ist ein Hyperlink?“) Immer wieder „Neuerfindung“ der Struktur Konfigurierbare Strukturen durch Vorlagen Bereitstellung von „Bibliotheken“ für zentrale Dokumente (Protokolle) Wartung unterschiedlicher Ablagesysteme Wo ist die aktuelle Version eines Dokumentes? Automatische Versionierung, Nachvollziehbarkeit Schulung der Versionierungs-möglichkeiten; Prozessanpassung (explizit-machen der Möglichkeiten) Zu wenig Kenntnis anderer implizit vorhandener Möglichkeiten verlinkte excel-Liste Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

22 Veränderung: Unzufriedenheit > Widerstand
Unzufriedenheit mit derzeitiger Situation Vision positive Möglichkeit Erste Schritte in Richtung der Vision Widerstand gegenüber Veränderungen Welche Daten gibt es überhaupt? Eine gemeinsame Struktur, Mehrfachzuweisung von Daten zu Themenbereichen Zugriff auf verschiedene Ablagesysteme ermöglichen (Active Directory), Schlüssel-daten verfügbar machen Herausgabe „vertraulicher“ Daten Zu viel Daten: „Ich kenne mich nicht mehr aus!“ Nur die Daten, die ich benötige, sind für mich sichtbar (konfigurierbar) Bereitstellung von verschiedenen Ansichten auf dieselben Daten Zu komplex? Das Management steht nicht dahinter Management sieht den Vorteil und propagiert bzw. verwendet das System selbst Verständlichmachen der Notwendigkeit, vermitteln eines Bildes (Vision). Positives Beispiel geben (zB: schnelle Suche) Unverständnis, unklare Darlegung des Bedarfes, zu detalliert, Verwendung von Fachbegriffen… Keine Zeit für „Zusatzaufwand“ Zeitersparnis, Mehr Zeit für „höherwertige“ Leistungen Bewusstmachen (Präsentation) eines möglichen Zeitgewinnes durch eindeutige Beispiele. „Verlorener“ Zeitaufwand um sich mit etwas neuem zu beschäftigen verlinkte excel-Liste Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

23 Eine mögliche Umsetzung
Projekte, Prozesse und Strukturen  Ein langwieriger Weg? ev. Titel „Die Argumente“ Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

24 Umsetzung Hauptbahnhof Wien
IT Basissystem der Bau AG (Sharepoint) ext <1> ext <2> ext <n> WHBF [0] WHBF [1] WHBF [2] IT Vom Prototyp zum Unternehmen Vom … zum Richtungsbetrieb Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

25 Umsetzung im Unternehmen
IT Basissystem der Bau AG (Sharepoint) ext <1> ext <2> ext <n> WHBF [0] WHBF [1] WHBF [2] IT Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement) GBL-K Mgmt Syst. Intranet Immo MSP Projekt(e) innerhalb der ÖBB-Infrastruktur AG Strategie Vom Prototyp zum Unternehmen Vom … zum Richtungsbetrieb Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

26 Integration abgeschlossen
IT Basissystem der Bau AG (Sharepoint) ext <1> ext <2> ext <n> Transfer von Information und Prozess-Wissen (Wissensmanagement) IT GBL-K Mgmt Syst. Intranet Immo MSP Projekt(e) innerhalb der ÖBB Infrastruktur Bau AG Strategie WHBF [0,1,2] Vom Prototyp zum Unternehmen Vom … zum Richtungsbetrieb Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

27 Schulung, Lernprozesse, Wissenstransfer
Sharepoint Experte (Technologiezentriert) Schulung, Lernprozesse, Wissenstransfer Dokument Upload Versionierung Benachrichtigung Rechte Listen Kalender MySite Dokumentbibliotheken Bildbibliotheken News Bearbeiten in Office „Normaler“ Benutzer (Prozessorientiert) Beschreibung anhand konkreter Beispiele, wie bestimmte Prozesse und Anforderungen durch Technologieeinsatz vereinfacht werden können. Ziel: Unterstützung bei SEINER Tätigkeit und als Folge davon : Steigerung der Effizienz, Prozessverständnis, Wissenstransfer, Lernen Beispiel: Vorgehen bei der Erstellung und Verteilung von Protokollen Der Datenraum Hauptbahnhof Wien

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