Rechtsfragen elektronischer Kommunikation und Dokumentation Referat von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis im Rahmen des Seminars an der Universität Jena am 12.Juni.

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1 Rechtsfragen elektronischer Kommunikation und Dokumentation Referat von Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis im Rahmen des Seminars an der Universität Jena am 12.Juni 2008

2 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis2 Inhalt 1.0 Übersicht 2.0 IT Compliance 3.0 Rechtswirksamkeit der E-Mail 4.0 Elektronische Archivierung 5.0 Beweisqualität 6.0 Elektronische Rechnungen 7.0 Private Nutzung 8.0 Web 2.0

3 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis3 1.0 Übersicht Die Leitung einer Organisationseinheit ist für die E-Mail-Kommunikation verantwortlich: für die Rechtswirksamkeit, die elektronische Archivierung, die Beweissicherheit und die Erlaubnis oder das Verbot privater Nutzung des E-Mail- Accounts. Mit dem Web 2.0 hat die elektronische Kommunikation eine weitere Qualitätsstufe erreicht. Die Klärung der Rechtsfragen steht erst am Anfang.

4 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis4 2.0 IT-Compliance Compliance als Organisationspflicht Pflicht des Vorstandes nach KontraG: Gefahren für den Fortbestand der Gesellschaft erkennen, § 91 Abs. 1 AktG Schadensersatzpflicht gegenüber der Gesellschaft, § 93 Abs. 2 AktG Organisationspflicht für die IT-Sicherheit.

5 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis5 2.0 IT-Compliance IT-Sicherheit: § 2 Abs. 2 BSIG Verfügbarkeit: Schutz vor Informationsverlust Unversehrtheit: Schutz vor Veränderung der Information Vertraulichkeit: Schutz vor Zugriff Unberechtigter

6 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis6 3.0 Rechtswirksamkeit 3.1 Grundsatz der Formfreiheit 3.2 Pflichtangaben nach EHUG 3.3 Zugang der E-Mail

7 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis7 3.0 Rechtswirksamkeit 3.1 Grundsatz der Formfreiheit Rechtswirksamkeit der E-Mail, die den Erklärenden erkennen lässt. Rechtsrisiko des Absenders: - Erklärungen Unberechtigter, die Unternehmen zugerechnet werden. - Organisationspflicht: Zugriffssicherheit des E-Mail-Accounts.

8 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis8 3.0 Rechtswirksamkeit 3.2 Pflichtangaben Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG). Angaben: Anschrift, Gesellschaftsform Handelsregisternummer, Registergericht Geschäftsführer/Vorstand/Aufsichtsrat

9 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis9 3.0 Rechtswirksamkeit 3.3 Zugang der E-Mail Wirksamkeit im Zeitpunkt des Zugangs, § 130 BGB Das Risiko geht auf den Empfänger über, wenn die E-Mail abrufbar ist. Mail-Box des Empfängers. Organisationspflicht: Abruf von E-Mail während der Geschäftszeiten.

10 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis10 4.0 Archivierung 4.1 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

11 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis11 4.0 Archivierung 4.1 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Datenzugriff der Finanzbehörde auf originär elektronische Dokumente. Steuerlich erhebliche eMail ist maschinell auswertbar elektronisch zu archivieren.

12 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis12 4.0 Archivierung 4.2 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Allgemeingültige Anforderungen an die elektronische Archivierung, um die Integrität sicherzustellen durch Speichermedien Speicherformate Indexierungsverfahren.

13 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis13 5.0 Beweissicherheit 5.1 Freie Beweiswürdigung der Beweisqualität elektronischer Dokumente. 5.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweissicherheit.

14 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis14 5.0 Beweissicherheit 5.1 Freie Beweiswürdigung elektronisches Dokuments als Objekt des Augenscheins, § 286 ZPO abhängig von: Qualität der Authentizität und Qualität der Integrität

15 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis15 5.0 Beweissicherheit 5.2 Ordnungsmäßige Archivierung als Indiz für die Beweisqualität. GDPdU: Zugriff Berechtigter sichergestellt. GoBS: Integrität sichergestellt. Beweisqualität im Rahmen der freien Beweiswürdigung. Qualifizierte elektronische Signatur: wie eine Urkunde.

16 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis16 6.0 Elektronische Rechnungen 6.1 Zustimmung des Empfängers 6.2 Übermittlung durch E-Mail

17 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis17 6.0 Elektronische Rechnungen 6.1 Zustimmung des Empfängers Keine besondere Form erforderlich Möglich ausdrücklich oder stillschweigend durch elektronische Übermittlung. § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG.

18 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis18 6.0 Elektronische Rechnungen 6.2 Übermittlung durch E-Mail Qualifizierte elektronische Signatur, um Authentizität und Integrität zu sichern. Signieren durch Rechnungsaussteller oder in automatisiertem Massenverfahren. Zulässig Rechnungen in einer Datei zusammenzufassen. § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG.

19 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis19 7.0 Private Nutzung 7.1 Erlaubnis und Verbot 7.2 Betriebsvereinbarung

20 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis20 7.0 Private Nutzung 7.1 Erlaubnis und Verbot: die Rechtsfalle Private E-Mail-Nutzung erlaubt: Unternehmen als TK-Diensteanbieter. Verletzung strafbar nach § 206 StGB. Private E-Mail-Nutzung verboten: Informationelles Selbstbestimmungsrecht Verletzung strafbar nach § 303a StGB.

21 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis21 7.0 Private Nutzung 7.2 Betriebsvereinbarung Recht zum Filtern von E-Mail, die nicht dem Unternehmenszweck noch der angemessenen privaten Nutzung entspricht. Recht zur Kontrolle der angemessenen privaten Nutzung. Zugriffsrecht bei Abwesenheit.

22 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis22 8.0 Web 2.0 8.1 Die Web 2.0 Welle 8.2 Web 2.0 und Telemedien 8.3 Datenschutz und Web 2.0 8.4 Störerhaftung 8.5 Fazit

23 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis23 8.0 Web 2.0 8.1 Die Web 2.0 Welle Social Networking und Freinding Bloggen als Bestandteil traditioneller Websiten. Probleme: Schutz der Nutzerdaten und Verantwortlichkeit für Inhalte.

24 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis24 8.0 Web 2.0 8.2 Telemediendienste Informations- und Kommunikationsdienst Telemediendienst, § 1 Abs. 1 TMG. Diensteanbieter nach § 2 Nr. 1 TMG. Datenschutzvorschriften: §§ 11-15 TMG und BDSG.

25 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis25 8.0 Web 2.0 8.3 Schutz der Nutzungsdaten Gestaltung der Plattform zum Schutz der Nutzungsdaten 8.3.1 Löschung der Nutzungsdaten 8.3.2 Einwilligung des Nutzers 8.3.3 Privacy Policy

26 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis26 8.0 Web 2.0 8.3.1 Löschung von Nutzungsdaten Nutzungsdaten: Merkmale über die Dauer der Nutzung und die genutzten Dienste, Pflicht zur Löschung nach Ende des Nutzung. Ausnahme: Abrechnungszwecke. Werbezwecke: Einwilligung des Nutzers.

27 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis27 8.0 Web 2.0 8.3.2 Einwilligung des Nutzers für die Verwertung der Nutzungsdaten für Werbezwecke, § 12 Abs. 2 TMG. Elektronische Einwilligung, § 13 TMG. Freie Entscheidung, § 4a Abs. 1 BDSG, als informierte Einwilligung durch Privacy Policy.

28 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis28 8.0 Web 2.0 8.3.3 Privacy Policy Registrierungsdaten: Nutzung des Portals ohne Registierung, Ausnahmsweise Registrierung für Blogs. Nutzerdaten: Pseudonymisierte Erhebung, keine Verknüpfung zu den Registrierungsdaten.

29 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis29 8.0 Web 2.0 8.4 Störerhaftung (I) Das Lehrerbewertungsportal Konflikt zwischen allgemeinem Persönlichkeitsrecht und dem Recht auf freie Meinungsäußerung. Schmähkritik und Beleidigung verletzten das Persönlichkeitsrecht.

30 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis30 8.0 Web 2.0 8.4 Störerhaftung (II) Haftungsprivileg des § 10 TMG gilt nur für Strafrecht und Schadensersatzhaftung nicht für Unterlassungsansprüche. Nach der Gesetzeslage müssen Forenbetreiber Inhalte auf ihre Rechtmäßigkeit prüfen.

31 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis31 8.0 Web 2.0 8.4 Störerhaftung (III) Reduzierung des gesetzlichen Haftungsrisikos durch Nutzungsbedingungen. Identität des Blog-Verfassers durch Vor- und Nachname. Für Inhalte ist der Blog-Verfasser verantwortlich nicht der Plattformbetreiber.

32 Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis32 8.0 Web 2.0 8.5 Fazit Auf Web 2.0 Plattformen ist das staatliche Recht verflüchtigt und ersetzt durch eine Privacy Policy, die von den Betreibern der Plattform bestimmt ist.